机关行文根据.docx

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机关行文根据

机关行文根据

事物的根据是事物之所以产生的前提和基础，是该事物必须具备的要素。

机关行文也是如此，必须有其前提和基础，不然就会出现无的放矢、漫无边际等不规范现象。

机关行文的前提，是其隶属关系；机关行文的基础，是其职权范围。

（一）隶属关系

    隶属关系是指本级机关在其组织系统中所处的位置及其与上级机关、下级机关之间的工作关系，即通常所说上级机关与下级机关之间的“块块”关系或上级业务主管部门（即职能部门）与下级业务主管部门之间的“条条”关系。

这种隶属关系在行文工作中决定着行文关系和行文方向。

    1．行文关系

    隶属关系体现在行文工作中即为行文关系。

隶属关系决定行文关系，但行文关系比隶属关系更为复杂，因其既包括具有隶属关系的上、下级机关之间的行文关系，又包括不具有隶属关系机关之间的行文关系。

行文关系主要有以下四种，即：

（1）同一组织系统中，上、下级机关的领导与被领导关系；

（2）同一组织系统中，上级业务主管部门与下级业务主管部门之间的关系，这种关系有的是领导与被领导关系，大多是业务指导关系；

     （3）同一组织系统中，同级机关或同级部门之间的平行关系；

     （4）非同一组织系统的任何机关或部门之间的不相隶属关系。

    2．行文方向

    各机关（含部门，下文中凡不与部门相对而言者均同）按照一定的行文关系向不同层级机关运行公文，即构成一定的行文方向。

公文运行的方向千变万化，但概括而言，行文方向可分为以下三种：

（1）上行，即下级机关向上级机关运行公文，该公文为上行文，或曰下级公文。

（2）下行，即上级机关向下级机关运行公文，该公文为下行文，或曰上级公文。

     （3）平行，即在同一组织系统中同级机关之间运行公文或在非同一组织系统中不相隶属机关之间运行公文，该公文为平行文。

（二）职权范围

    职权是指本机关在其组织系统中所负有的职能和所具有的权力。

职权既是各级机关处理本机关管理范围内有关公务的必要条件，又是处理与有关公务相关公文的根据。

在本机关的职权范围内，应当行文而不予行文即是失职；不在本机关职权范围内，不应行文反而行文即是越权。

二者都是错误的。

各机关职权范围千差万别，但概括而言，职权有以下两种：

    1．本机关职权

    这种职权是一个机关依照法律规定或依照法律程序确定而负有的职责和具有的权力，因是其完成本职工作经常性使用的职权，故称经常性职权。

    2．上级机关授权

    授权是上级机关为进行某一项工作或完成某一项任务而有条件或有限制地把原属上级机关的部分职权在一定时间内授给下级机关的行为。

这种职权，作为下级机关因是临时代行，某一工作结束或某一任务完成，所接受的职权即不复存在，故称临时性职权。

    在公文处理过程中，各级机关授权，大多为以下两种：

（1）授权其办公厅（室）行文，即党委机关、行政机关授权本机关的办公厅（室）根据本机关领导层意见向本机关各部门或下级机关正式行文。

（2）授权其部门行文，即党委机关、行政机关授权本机关有关业务主管部门根据本机关领导层意见就重要业务问题向下级机关正式行文，多为答复下级机关的请示。

对一封倡仪书的评改

文章标题：

对一封倡仪书的评改

一、原文

倡议书

标准化堤防建设是我局今年防洪工程建设的重中之重，工程集中、投资集中、时间集中，迁占难度大，任务十分艰巨。

╳╳、╳╳两局施工现已全面铺开，工程建设人员正开足马力、排除万难、风餐露宿、夜以继日地奋战在一线。

目前工程建设正处在黄金季节，工地上分分秒秒千金难买，时时刻刻都在需要支持和帮助。

为了让标准化堤防建设有一个良好的工作环境，确保工程建设的顺利进行，我们谨向局属各单位、机关各部门提出如下倡议：

一、树立大局意识和全局一盘棋思想，人人为工程建设争做贡献。

标准化堤防建设是全局的大事，全体职工理应全力支持。

×××省长说得好，“黄河标准化堤防建设是一项千秋伟业，如果这项工作因工作不力而造成拖延，我们将愧对后人”。

尽管我们由于分工不同不能人人都到一线，但在本职工作岗位上为工程建设自觉地尽一份力量，自觉地做一些力所能及的事情是完全可以办得到的。

所以，我们要人人为标准化堤防建设争做贡献。

二、转变机关作风，创新工作方法，全力支持标准化堤防建设。

机关各部门应结合各自的职能，一切为工程施工着想，一切服从和服务于工程建设。

减少一切可能影响工程建设的活动吧！

时刻想着多促进、多帮忙、不添乱。

安排活动应优化创新，尽量不牵涉工程建设各级领导的工作时间和精力，让他们集中精力抓好工程建设；确有必要到工地去的人员，应避免形式主义，注重实际效果，尤其不要影响他们的正常工作，不要耽误他们的宝贵时间，不要分散他们的工作精力。

三、机关部门应结合自己的工作职能，积极为工程建设服好务。

今年的标准化堤防建设任务本身是一场艰难的硬仗，我们的服务工作也应该深挖潜力，对涉及标准化堤防建设的请示和需要研究的事项，要切实做到不推诿，不扯皮，不拖延，以最快的速度答复和办理，真正做到急事急办，特事特办，为工程建设排忧解难。

四、参加工程建设的××系统内单位，应对施工人员加强领导、加强教育，做到同心协力，团结一致；密切配合好建设单位的工作，处理好与当地群众的关系；保质量，促进度，文明施工，安全施工；树立××施工队伍的良好形象，为所有参战企业带个好头。

局属各单位，应自觉树立大局意识，积极服从安排，工地一旦需要，随时提供力所能及的支援。

五、宣传先进，典型带动。

根据标准化堤防建设的各个环节，应抓住宣传重点，大造支持防洪工程建设、为防洪工程建设让路的舆论，力促各项工作的顺利进行。

要加强与新闻媒体的联系，扩大对标准化堤防建设的宣传空间；抓好先进人物和好人好事的宣传，抓好建设成就和综合经验的宣传，努力营造强有力的支持标准化堤防建设的良好舆论。

同志们，让我们携起手来，为黄河标准化堤防建设增砖添瓦。

相信在我们的共同努力下，××黄河标准化堤防建设会如期完成，让我们携起手来，共同为这座“绿色长城”做出贡献！

╳××局办公室

二○○四年三月十五日

二、评改

1、标题不鲜明。

标题是文眼，可传出文章“内在之神”。

标题起好了，等于文章成功了一半。

原文用“倡议书”三字作标题未尚不可，事实上大多数倡议书都是用这样的题目，但稍嫌平淡。

如在倡议书前面加上概括倡仪内容的主题，改为“人人争为标准化堤防建设做贡献倡议书”，这样一来，标题就鲜明多了。

2、称呼不该省，也不恰当。

倡议书是一种广而告之的书信，可以发给单位、集体，也可以发给个人，都得根据倡议对象来确定恰当的称呼，也有在正文里出现称呼而省略的。

原文把第一段最后一句话中的“局属各单位、机关各部门”作称呼，似有不妥，原因有二。

一是单位、部门作为倡仪对象，有“公事公办”的味道，与受信人关系不直接，不易引起受信人思想上的共鸣，进而自觉积极地去响应倡议。

二是明明是对单位、部门发出的倡议，但在第二自然段里又出现了“全体职工应如何如何”的倡仪，明显前后不照应。

因此，将原文的称呼改为“全局广大干部职工”，并放在正文之前，这样针对性强，比较容易引起注意和重视。

3、背景交待单薄。

倡仪书是发动群众，齐心协力，配合、促进重大工作，急、难、险任务完成的一种有效手段。

一封好的倡仪书，往住能起到意想不到的作用。

倡仪书要想发挥作用，只有交待清楚倡仪活动的原因及各种背景，人们才会理解信服，才会自觉地响应。

原文在这方面交待偏少，只说了任务艰巨，建设工地的紧张、繁忙，说服力不强。

改为从标准化堤防建设的重要意义，工程建设的难度，领导的重视程度谈起，加上当前施工进入关键时期，行文至此，表现出了全局上下都在为这一中心工作而紧张忙碌的气氛，从而引出人人争为标准化堤防建设做贡献的倡议，水到渠成。

4、内容比较空泛。

倡仪内容要实事

求是，具体实在，切实可行，不要说大话、空话、套话，更不能哗众取宠，信口开河。

原文除三、四自然段对机关各部门发出的倡议有些具体内容外，其余有很多都是大而化之、笼而统之的道理。

如原文第二自然段，从工程建设是全局的大事，某领导人评价很高，我们都要干好本职工作，得出人人为标准化堤防建设做贡献的结论。

绕来绕去几句话，说理浮浅，苍白无力，不能入心入脑，效果不好。

另第六自然段“宣传先进、典型带动的倡议”，这是具体工作部门、人员的份内之责，列入倡仪内容，似有不妥。

5、结构安排混乱。

原文第二自然段是针对全体职工发出的倡议，第三、四自然段是针对机关各部门发出的倡议，第五自然段是对系统内参加施工单位和局属各单位发出的倡议。

从构思意图看，是按总——分的结构来写的。

但三、四自然段都是针对机关各部门发出的倡仪，完全可以合并为一段。

第五自然段工程把参建单位和局属各单位合在一起，看不出有什么恰当的理由，不如分开更为合适。

为此，将原文结构仍按照总——分的模式调整如下：

一是对全局干部职工发出人人参与争做贡献的倡议，二是对机关部门发出强化服务意识，为工程建设搞好服务的倡仪。

三是对局属各单位发出强化保障意识，自觉安排好本职工作，随时听从调派支援的建议。

四是对施工单位发出大搞科技创新、实行苦干加巧干的建议。

6、倡仪口气生硬。

倡仪书是发出建议，提出倡导，不能端起架子，发号施令，那样的口气只能用在文件或领导讲话里。

作为单位的一个部门，与全局广大干部职工都是平等的，发倡仪应多使用“请怎样怎样”的句子，少用“要如何如何”的句子。

原文里多处出现“要怎样怎样”、“不要怎样怎样”的字句，给人以强制的感觉，让人听起来很不舒服。

可改换口气，变“命令式“为”“鼓动式”，让人感到亲切，易于接受。

7、语言不够精炼。

有些语句重复出现，如第二自然段里“人人争为标准化堤防做贡献”出现二次；最后一段里“让我们携起手来”出现两次。

个别语句用词不当，如第一自然段里说建设人员“开足马力”不妥，不如改为“全力以赴”。

还有的语序不当，“参加工程建设的××系统内单位”，可改为“系统内参加工程建设的施工单位”。

再如，原文第一次出现的“我们”，与其后多次出现的“我们”所指范围不同，为避免混淆，将第一个“我们”改为“我办”。

8、结尾无力。

结尾只是喊了两句干巴巴的口号，没有力量。

可改为从工程建设的重要意义谈起，激发参建人员的荣誉感、自豪感，再次发出抓紧付诸实际行动的倡议，与开头遥向呼应。

三、改后文

人人争为标准化堤防建设做贡献倡议书

全局广大干部职工：

××作出强力推进标准化堤防建设的决定，是针对当前黄河防汛严峻形势，为确保黄河堤防安全，实现黄河长治久安而实施的重大举措。

标准化堤防建设工程量浩大，涉及迁安群众多，一期工程今年年底必须完成，任务异常艰巨。

省局党组对此高度重视，把标准化堤防建设作为今年工作的第一要务，重中之重，成立了由局长任组长的领导小组，实行每周研究调度的工作例会制度，并向有建设任务的××、××两局派出了由局领导带队的工作组。

当前，工程施工现已全面铺开，进入了争分夺秒的紧张时期，三千多名工程建设人员正全力以赴、排除万难、风餐露宿、夜以继日地奋战在一线。

为给标准化堤防建设创造良好的工作环境，确保工程建设顺利进行，我办谨向全局广大干部职工发出如下倡议：

一、强化参与意识，人人争为标准化堤防工程建设做贡献。

标准化堤防建设是全局的大事，尽管我们由于分工不同，不能人人都到一线，但都应围绕标准化堤防工程建设这一全局的中心开展各自业务工作，特别是对省局统一组织的抓标准化堤防建设的各种活动，都应积极主动地参与，更多地关心、了解、支持工程建设。

尤其是各级党员干部，更应发挥模范带头作用，以身作则，率先垂范。

二、强化服务意识，全力为标准化堤防建设搞好服务。

请机关全体职工结合各自工作职责，进一步转变作风，一切为工程施工着想，一切服从和服务于工程建设。

对涉及标准化堤防建设的请示和需要研究的事项，做到不推诿，不扯皮，不拖延，以最快的速度答复和办理。

尽量不到两局检查调研与标准化堤防建设无关的工作，时刻想着多促进、多帮忙、不添乱，不牵涉他们的时间和精力。

三、强化保障意识，不误工程建设之需。

全局有行政、事业、企业三类单位，都有相对独立的业务工作，完成各自的工作任务都需要一定的人力、物力、财力和时间。

但当标准化堤防工程建设需要时，请局属各单位领导同志统筹安排好本单位的工作，为中心工作让路，舍得把精兵强将拿出来，把顶打管用的设备拿出来。

也请有关职工时刻做好准备，随时听从调谴，做到召之能来，来之能战，战之能胜。

四、强化创新意识，安全、文明、优质施工。

系统内参加工程建设的施工人员，请发扬“特别能吃苦、特别能战斗，特别能忍耐，特别能奉献”的黄河铁军精神，创新思维，打破常规，大胆探索使用新机具、新工艺，苦干加巧干，坚持用科学的施工方法保质量，促进度，文明、安全施工，树立××系统施工队伍的良好形象。

×××省长说“黄河标准化堤防建设是一项千秋伟业”，能有幸参加这项造福子孙后代的工程建设，我们倍感光荣和自豪。

同志们，让我们携起手来，团结一致，同心同德，艰苦奋战，从现在做起，从自我做起，以实际行动争为黄河标准化堤防建设贡献，保证按时完成上级交给我们的工程建设任务！

╳╳××局办公室

二○○四年三月十五日

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收文处理。

一般包括登记、分办、拟办、催办等程序。

一、主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密级的简报、资料等，均应统一进行登记。

二、来文可按办件、阅件进行分类。

办件一般包括上级机关对本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答复的来文。

阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关办理的其他参阅文件。

三、需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或送领导人批示后办理。

需要送领导人批办的公文，承办人应提出具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出明确批示。

紧急公文应明确承办期限。

文书部门应根据时限要求对承办单位和承办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。

四、抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门阅存，重要的应送有关领导人传阅。

五、需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范围或领导批示，安排传阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。

第二十二条发文处理。

一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

一、草拟公文的要求：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。

（二）行文所依据的事实要确实，行文的指导思想和解决问题的主要意见、原则、方针、措施要明确，办理事项的时间、地点、范围、原因、理由要交代清楚。

（三）根据行文目的和内容，确定适当的公文种类，要注意区分请示与报告、通知与函。

（四）草拟文稿应根据行文目的与公文种类，构思公文的层次结构，选择适当的文字，力求层次分明，结构严谨，文字朴实精炼，书写工整。

引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。

使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。

要使用规范的汉字。

公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者内，一般用汉字书写。

同一公文中，数字的使用应前后一致。

（五）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。

公文稿纸一般为十六开、横写。

其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。

二、公文审核。

文稿在送领导人审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。

审核的重点：

（一）是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当；

（二）文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与本机关发过的公文是否衔接；

（三）依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行；

（四）处理程序是否完备，涉及其他部门的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否条例规定；

（五）文字叙述是否符合文法的逻辑，标点符号是否正确。

审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。

属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。

不必行文的，应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。

三、公文签发。

各级国家行政机关发出的公文，应由机关领导人签发；重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

有的公文（如会议通过的公文等），可由秘书长或办公厅（室）主任根据授权签发。

联合行文，应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。

机关领导人签发公文，要在签发人栏内写明具体意见和签署姓名、时间，不要以划圈代替签发。