Excel高级使用技巧.docx
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Excel高级使用技巧
Excel高级使用技巧
1.编辑技巧
2.单元格内容的合并
3.条件显示
4.自定义格式
5.自定义函数
6.自动切换输入法
7.批量删除空行
8.如何避免错误信息
9.宏的使用
10.图标的应用技巧
1、编辑技巧
（1）分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：
先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2）序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：
首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
（3）日期的输入
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。
如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。
（4）填充条纹
如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，能够利用对齐方式中的填充功能。
先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。
图１
（5）多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，能够选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。
输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。
（6）不连续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。
在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这个数据。
（7）在单元格中显示公式
如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，能够这样做：
用鼠标左键单击“工具”菜单，选择“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。
这时每个单元格中的分工就显示出来了。
如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。
图２
（8）利用Ctrl＋*选择文本
如果一个工作表中有很多数据表格时，能够通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。
Ctrl＋*选定的区域为：
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
这样我们能够方便准确地选择数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选择较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。
（9）快速清除单元格的内容
如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。
要彻底清除单元格,可用以下方法：
选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。
2、单元格内容的合并
根据需要，有时想把B列与C列的内容实行合并，如果行数较少，能够直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：
在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。
选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。
这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。
这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。
有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。
存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：
=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
图３图４
3、条件显示
我们知道，利用If函数，能够实现按照条件显示。
一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。
这样的效果，利用IF函数能够很方便地实现。
假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。
那么在A3单元格中输入公式：
=if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还能够嵌套IF函数或其它函数。
例如，如果输入：
=if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"））就把成绩分成了三个等级。
如果输入=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。
再比如，公式：
=if（SUM（A1：
A5>0，SUM（A1：
A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。
还有一点要提醒你注意：
以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。
4、自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。
Excel的自定义格式使用下面的通用模型：
正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：
大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。
我们还能够通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。
Excel识别的颜色名为：
[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。
Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色（如图5）。
图５
（2）添加描述文本要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：
＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：
@＂文本内容＂。
@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式能够使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：
>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。
因为自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相对应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。
如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：
[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。
下面给出一个例子：
选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数：
"（$#,##0.00）;"负数：
"（$#,##0.00）;"零";"文本：
"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。
这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：
（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：
（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“thisisabook”，就会在单元格中显示“文本：
thisisabook”。
如果改变自定义格式的内容，“[红色]"正数：
"（$#,##0.00）;[蓝色]"负数：
"（$#,##0.00）;[黄色]"零";"文本：
"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。
如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色（如图6）。
图６
再举一个例子，假设正在实行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，能够创建如下的格式：
“[蓝色][>50000]$#,##0.00_）;[红色][<0]（$#,##0.00）;$#,##0.00_）”使用条件运算符也能够作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时能够定义下面的格式：
“[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"”能够看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就能够改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还能够使用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。
自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。
灵活使用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
5、自定义函数
虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。
假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？
下面就说一下如何创建这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在VisualBasic模块中创建一个函数。
在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。
首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“VisualBasic编辑器”，进入VisualBasic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下：
Functionrrr（tatol,rr）Ifrr="上班"Thenrrr=0.6*tatolElseIfrr="加班"Thenrrr=0.5*tatolElseIfrr="休息日"Thenrrr=0.9*tatolEndIfEndFunction（如图9）。
（应是total）
图９
这时关闭编辑器，只要我们在相对应的列中输入rrr（F２，B２），那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10
6、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。
如果你要输入的东西很有规律性，比如这个列全是单词，下一列全是汉语解释，你能够用以下方法实现自动切换。
方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。
这样，当光标在前一列时，能够输入英文，在下一列时，直接能够输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
7、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。
如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。
我们能够利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。
做法：
先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。
这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图13
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。
这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。
插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，能够先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相对应位置上。
8、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能准确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。
下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
１）错误值：
＃＃＃＃
含义：
输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。
或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：
增加列的宽度，使结果能够完全显示。
如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，能够改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：
＃DIV/0!
含义：
试图除以0。
这个错误的产生通常有下面几种情况：
除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：
修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：
＃VALUE!
含义：
输入引用文本项的数学公式。
如果使用了不准确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!
。
解决办法：
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数准确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。
例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为准确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!
。
４）错误值：
＃REF!
含义：
删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：
恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５）错误值：
＃N/A
含义：
无信息可用于所要执行的计算。
在建立模型时，用户能够在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。
任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：
在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：
＃NAME?
含义：
在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：
如果是使用了不存有的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存有；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：
）。
例如：
SUM（C1：
C10）。
注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：
＃NUM!
含义：
提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：
确认函数中使用的参数类型准确。
如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：
＃NULL！
含义：
在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。
比如输入：
“=SUM（A1：
A10C1：
C10）”，就会产生这种情况。
解决办法：
取消两个范围之间的空格。
上式可改为“=SUM（A1：
A10,C1：
C10）”
9、宏的应用
宏是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定的动作。
宏类似于计算机程序，但是它是完全运行于EXCEL之中的，我们能够使用宏来完成枯燥的、频繁的重复性工作。
宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。
例如，我们能够创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。
我们还能够创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
因为宏病毒的影响和对编程的畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么时候能够找宏来帮忙。
其实你即使放心大胆地去用，如果仅仅用“录制宏”的方法，根本就没有什么难的，仅仅把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。
下面给出了宏的应用场合，只要用“录制宏”就能够帮你完成任务，而不需要编程。
如果想对所录制的宏再实行编辑，就要有一定的VBA知识了。
*设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
*将单元格设置成一种有自己风格的形式；
*每次打印都固定的页面设置；
*频繁地或是重复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、人员名单等；
*创建格式化表格；
*插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是绝对的），所以在涉及到与位置相关的操作时，要格外注意。
如果相用相对引用，能够借助于Offset方法，比如下面的语句：
ActiveCell.Offset（1,0）.range（"A1"）.select宏的应用是很广的，上面提到的仅仅一点点，如果真的用起来，你会发现它有更丰富的内容和更灵活的应用方法。
10、图表的应用技巧
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都具有多种组合和变换。
在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？
根据数据的不同和使用要求的不同，能够选择不同类型的图表。
图表的选择主要同数据的形式相关，其次才考虑感觉效果和美观性。
下面给出了一些常见的规则。
面积图：
显示一段时间内变动的幅值。
当有几个部分正在变动，而你对那些部分总和感兴趣时，他们特别有用。
面积图使你看见单独各部分的变动，同时也看到总体的变化。
条形图：
由一系列水平条组成。
使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸具有可比性。
比如：
它能够比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数量。
条形图中的每一条在工作表上是一个单独的数据点或数。
因为它与柱形图的行和列刚好是调过来了，所以有时能够互换使用。
柱形图：
由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个项目的相对尺寸。
例如：
不同产品季度或年销售量对比、在几个项目中不同部门的经费分配情况、每年各类资料的数目等。
条形图是应用较广的图表类型，很多人用图表都是从它开始的。
折线图：
被用来显示一段时间内的趋势。
比如：
数据在一段时间内是呈增长趋势的，另一段时间内处于下降趋势，我们能够通过折线图，对将来作出预测。
例如：
速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输距离曲线等，都能够利用折线图来表示，一般在工程上应用较多，若是其中一个数据有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运动员在万米过程中的速度变化，就有五条折线，能够互相对比，也能够对添加趋势线对速度实行预测。
股价图：
是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最低价和收盘价。
通过在最高、最低数据点之间画线形成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。
股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价格、货币兑换率和温度、压力测量等，当然对股价实行描述是最拿手的了。
饼形图：
在用于对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。
整个饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。
比如：
表示不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。
饼形图虽然只能表达一个数据列的情况，但因为表达得清楚明了，又易学好用，所以在实际工作中用得比较多。
如果想多个系列的数据时，能够用环形图。
雷达图：
显示数据如何按中心点或其他数据变动。
每个类别的坐标值从中心点辐射。
来源于同一序列的数据同线条相连。
你能够采用雷达图来绘制几个内部关联的序列，很容易地做出可视的对比。
比如：
你有三台具有五个相同部件的机器，在雷达图上就能够绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：
展示成对的数和它们所代表的趋势之间的关系。
对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。
过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标记。
当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。
散点图的重要作用是能够用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都能够利用它快速准确地绘制出曲线，所以在教学、科学计算中会经常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，仅仅条形图和柱形图变化而来的，没有突出的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。
这里要说明的是：
以上仅仅图表的一般应用情况，有时一组数据，能够用多种图表来表现，那时就要根据具体情况加以选择。
对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L允许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不允许的组合图表类型，比如不可能将一个二维图同一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，系统就会显示错误信息。
怎么建立混合图表呢？
单击“图表向导”按钮，选择“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合形式。
如果你对这些内部定义的形式还不满意，就单击“自定义”选项钮，按照向导自己定义全新的图表类型。
Excel初级应用
一、引用
1、相对引用：
如：
在C2中输入＝B5，则表示C2单元格引用B5值。
拖放时C3就引用B6的值了。
2、绝对引用：
如：
在C2中输入＝$B$5,则表示C2单元格绝对引用B5值。
拖放时C3还是引用B5的值而不是引用其它值。
3、混合引用：
如：
（1）在C2中输入＝$B5,如：
（2）在C2中输入＝B$5,则表示C2单元格混合引用B5值。
在
（1）的情况下拖放时C3＝$B6，行由5变6,列没有变。
在
（2）的情况下拖放时C3=C$5，列变行不变。
二、函数应用（函数插入直接点击FX实行添加）
1、sum求总数函数
语法：
＝sum（A5：
F5）,表示横向求a5+b5+c5+d5+e5+f5这六个连续单元格的和。
＝Sum（A5：
A10）表示纵向求a5+a6+a7+a8+a9+a10这六个连续单元格的和。
＝Sum（A5,B5,F5）表示求不连续的A5、B5、F5这三个单元格的和。
注意：
连续单元格用冒号分隔，不连续的单元格用逗号分隔。
在需要计算的单元格内输入上面的公式。
2、COUNTA统计函数（用来记录没有空值的单元格数，即填有数据的单元格数）
语法：
＝COUNTA（K2：
K6）表示统计从K2到K6连续单元格中有数值的数量（纵向）
＝COUNTA（A2：
E2）表示统计从A2到E2连续单元格中有数值的数量（横向）
3、COUNTIF条件统计函数（用来统计符合一定条件的单元格数）
语法：
＝COUNTIF（K2：
K8,”副经理”）表示统计从K2到K8单元格中有副经理字符的单元格数。
4、MAX最大值函数
语法：
＝MAX（K2：
K6）表示求K2到K6单元格中的最大值。
5、MIN最小值函数
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