RM1501合同管理程序.docx

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RM1501合同管理程序

　　　　　　　　　　　　　　　发行版本：

A

合同管理控制程序　　　　　修改次数：

0

　　　　　　　　　　　　　　　文件编号：

QG/XNXS517－2005

1　适用范围

本程序规定了公司合同管理内容及要求。

本程序适用于公司、分公司对外签订的合同。

公司对有关合同的管理有专项规定的，从其规定。

2　规范性引用文件

下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件，然而，鼓励根据本细则达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本程序。

2.1《中华人民共和国合同法》

2.2石油法授字[2002]120号《授权委托书》

2.3油炼销授字〔2005〕第4号《法人授权转委托书》

2.4《中国石油天然气股份有限公司合同管理暂行办法》

3术语和定义

本文件采用以下定义：

3.1　三项审查：

是指审查合同的技术可行性、经济合理性、法律合法性。

4风险

4.1　重大合同未按规定程序进行申报立项。

4.2　合同未按规定程序进行审查审批。

4.3　合同签订人XX签署合同，授权范围和期间不明确，被授权人

中国石油西南销售分公司2005—05—20发布2005—05—25实施

不符合授权条件。

4.4　合同专用章被盗用。

4.5　合同没有按规定程序履行或没有及时履行且没有得到及时处理。

4.6　合同的修订未经过有效审批。

4.7　合同的相关信息未被完整、准确地传送到财务部门。

5职责

5.1　综合管理与法律事务处是合同的归口管理部门，其具体职责是：

5.1.1　负责合同管理制度的制订、监督和执行。

5.1.2　负责对分公司的合同管理工作进行指导、监督、检查、考核。

5.1.3　参与公司重大合同项目的谈判、合同文本起草、法律论证和审查。

5.1.4　负责承办公司直管合同的审批或授权委托手续。

5.1.5　负责公司合同管理信息的汇总、编制、统计分析。

5.1.6　负责公司合同管理人员的培训、考核。

5.1.7　公司合同管理规章赋予的其他职责。

5.1.8　负责组织拟订提供公司各项业务的标准合同文本。

5.1.9　负责合同管理信息系统的运行、维护。

5.2　财务部门负责合同经济方面的审查。

5.3　审计部门负责对合同管理的全过程进行监督。

5.4　合同承办部门职责

5.4.1　负责所承办合同内容的谈判，合同法律关系的确立，并组织合同的技术可行性审查。

5.4.2　负责所承办合同的审核、签订、并对合同履行情况进行跟踪，负责协调解决合同履行过程中存在的问题。

5.4.3　负责按照合同会签审查程序提供所需资料，并组织审查会签。

5.5　分公司要配备专职的合同管理人员，按照管理权限，依据本程序管理各类合同。

6控制内容及要求（控制）

6.1　合同管理权限

6.1.1　下列合同须上报股份公司审签或请求股份公司给予授权进行签订，包括：

涉外合同；担保合同；贷款合同；合资合作合同；特大合同（指工程类合同单项标的金额在1亿元人民币以上、非工程类合同单项标的金额在5000万人民币以上的合同）；需要以股份公司名义签订的合同。

签订此类合同的程序是：

云南地区的由公司直接初审后报炼油与销售分公司；广西、贵州、新成分公司的由各分公司初审后，由公司转报炼油与销售分公司，再由炼油与销售分公司报股份公司审签。

6.1.2　下列合同报炼油与销售分公司审批，包括：

新建或收购油库项目合同；以控股、参股形式设立公司以及以控股、参股公司名义提出的投资项目合同；新建、收购和长期租赁加油站投资额在2000万元以上（含2000万元），油库改（扩）建投资额在500万元以上（含500万元）、加油站改（扩）建投资额在200万元以上（含200万元）的项目合同。

签订此类合同的程序是：

云南地区的由公司直接初审后报炼油与销售分公司；广西、贵州、新成分公司的由各分公司初审，再由公司审查后报炼油与销售分公司审批。

6.1.3　公司直接管理下列合同：

除上述合同外公司本部及云南地区经营单位对外签订的所有支出类合同。

云南地区经营单位可对外签订收入类合同，但必须使用公司统一制作的标准合同文本。

且根据相关经营权限需报公司核准的，报公司核准。

6.1.4　分公司管理除以上合同外本单位管理范围内的合同。

支出类合同必须以分公司为签约主体；收入类合同可由片区公司签订，但必须使用公司制作下发的标准合同文本。

且根据相关经营权限需报分公司核准的，报公司核准。

6.1.5　公司机关各处室、分公司各部门不得以处室名义对外签订合同。

6.2　合同申报

6.2.1　公司的网络投资合同及其他投资类合同由合同承办部门按照项目管理程序对合同项目考察调研，并进行申报。

6.2.2　按相关规定需进行招投标的，严格按照招投标管理程序，组织招投标。

6.2.3　所有支出类合同，由承办部门组织相关部门负责人参加商务谈判，并出据由参加谈判人员签字的商谈记录。

6.3　合同审批审查

6.3.1　分公司网络建设合同及其他投资类合同由分公司初审后报公司审签。

6.3.2　合同承办部门负责合同文本的拟订，收集相关资料，包括：

合同相对人的营业执照、组织机构代码证、银行开户许可证、税务登记证、资质证书、质量认证书、与合同标的相关的证照等证明材料，编制资料清单，并审查合同技术可行性，由部门负责人在合同会签单上签署意见，同时确定其他需对合同进行技术审查的部门，相关部门配合进行技术审查并签署意见。

6.3.3　财务部门负责审查合同项目的资金来源及落实情况是否到位，合同的价款、费用、付款方式和期限是否合理，由部门负责人在合同会签单上签署意见。

6.3.4　合同管理部门负责审核合同相对人的资质和具体合同条款。

围绕合同标的是否存在排他性或优先性的权利，签约当事人主体资格和代理人资格、对方资信状况及履约能力情况是否真实，双方权利义务、担保方式、违约责任、纠纷处理方式等内容是否明确、合法，合同文本、条款词义是否规范、完备和准确等，由部门负责人在合同会签单上签署意见。

6.3.5　经上述技术、经济、法律三项审查，由合同承办部门根据审查意见对合同进行修改后报主管领导和总会计师审批，需报总经理审批的，报总经理审批。

6.4合同签订

6.4.1　签约授权

6.4.1.1　长期授权。

综合管理与法律事务处根据股份公司相关授权管理制度，办理公司总经理对公司其他领导或处室负责人主管业务范围内的授权委托书，对授权的事项、权限、时间等内容进行审查,审查通过的,报公司总经理审批。

6.4.1.2单项授权。

经过技术、经济审查符合条件的合同，需申请单项签约授权的，由申请人将合同送法律事务管理部门进行审查的同时附上单项授权申请材料，综合管理与法律事务处完成法律审查后将相关申请材料（含授权书和合同文本）呈报公司总经理审批。

6.4.1.3　其他授权。

若需委托相关人员以公司名义办理其他事项，需由申请单位提交书面授权申请报告，写明委托事项、权限、期限、申请授权的原因及受托人的基本情况，并附受托人身份证复印件，由法律事务管理部门审核后报具有委托授权的领导审批。

6.4.1.4超过公司管理权限和授权范围的合同，需上级公司授权的，向上级公司的主管部门提交授权申请，办理授权手续。

6.4.1.5　需签订的合同只能由具有签约权的人员签订，否则公司不予认可，相关部门可拒绝履行，产生纠纷由签约人员承担。

6.4.2　合同专用章管理

6.4.2.1合同专用章由公司、分公司各刻制一枚，由使用单位的合同管理人员负责保管，专用章应放在加锁安全的地方存放。

6.4.2.2　根据合同签字和《授权委托书》使用合同专用章，加盖合同章后，合同经办人在《合同专用章使用登记表》上签字备查。

6.4.2.3　签订各类合同一律加盖合同专用章，严禁以行政印章、党委印章或其他印章代替合同专用章；严禁以合同专用章代替其他印章加盖其他文件。

6.4.2.4　合同专用章若被盗用，专管人员应立即向部门负责人汇报，进行处理。

6.5　合同履行

6.5.1　支出类合同履行。

合同承办部门经办人、负责人负责审核合同是否具备付款条件，并在合同付款申请上签字，按照财务结算的相关程序办理。

6.5.2　收入类合同履行。

合同承办部门应按合同约定的质量、数量、标准、规格等履行合同，归口把关，并按照财务结算的相关程序做好货款回收。

6.5.3合同承办部门对合同履行情况进行检查。

对已履行但尚未结算或未进行帐务处理的合同，提出处置意见，财务部门进行帐务处理。

6.5.4　合同履行过程中的重大变更、中止和解除，协议必须采用书面形式，其程序与合同审批审查程序相同。

非重大变更（不包括合同标的、款项等合同实质性内容的变更）由综合管理与法律事务处审查，由主管领导审批。

6.6　合同归档。

公司管理范围内的合同，由综合管理与法律事务处保存；分公司管理范围内的合同，由分公司合同管理部门保存；分公司承办，报公司审签的合同，由两级公司合同管理部门保存；公司上报股份公司的合同，综合管理与法律事务处保存；分公司承办，上报股份公司的合同，分公司、公司两级保存。

合同管理部门按照档案管理的要求定期移交归档。

6.7综合管理与法律事务处负责本制度的监督执行，负责公司、分公司合同管理工作的检查与考核。

7相关文件（相关制度）

7.1《档案管理程序》

7.2　《收入结算管理程序》

7.3　《支付结算管理程序》

8控制证据或记录

8.1　合同审查会签表（综合管理与法律事务处设置，公司及所属各单位使用并保存，保存期长期）

8.2　合同用印登记表（综合管理与法律事务处设置，合同章管理部门使用并保存，保存期长期）

8.3　授权委托书（综合管理与法律事务处设置，公司及所属各单位使用并保存，保存期长期）

8.4　合同（各部门、单位根据业务需要设置，各部门、各单位使用，各部门、各单位及合同管理部门保存，保存期长期）

9　控制证据示范（见附录）

9.1　合同审查会签表

9.2　合同用印登记表

编写部门：

中国石油西南销售分公司综合管理与法律事务处

编写人：

吉超

审核人：

朱明刚

审批人：

刘杰

附录A

合同审查会签表

年月日编号：

申请单位（盖章）

联系人

合同标的金额

联系电话

合同名称

申请单位意见

意见：

并请相关处室提出技术审查意见（请确定相关处室并打“√”）。

□经理办公室□人事处□审计监察处□调运处□投资计划处　□加油站管理处□综合管理与法律事务处□信息化管理处

□财务处□质量安全环保处□营销处□无

申请单位负责人签字：

技术审查意见

法律审查意见

意见：

签字：

财务审查意见

意见：

签字：

审计审查意见

意见：

签字：

申请单位主管领导

审查意见

总会计师

审查意见

备注

注：

申请单位提交本会签表时，请一并附上合同文本及合同谈判选商相关资料。

附录B

合同用印登记表

序号

登记日期

合同名称

经办部门

签订人员

份数

登记人员

附录C合同管理流程图

附录D合同管理风险控制文档