如何规范整理照片档案.docx

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如何规范整理照片档案

档案室照片档案的收集

一、照片的归档制度

建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。

照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。

（一）照片的归档范围

照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：

1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。

3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。

5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。

6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。

（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。

8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。

9.其他具有保存价值的照片。

注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。

需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。

这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。

（二）照片的归档时间

照片的归档时间有两种：

一种是随时归档，另一种是年终归档。

传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。

随时归档的优越性在于：

能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。

因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。

照片拍摄、冲洗完成之后，由摄影者或承办部门先行登记，年终再归档。

照片的归档一般不应跨年度。

由于采取此种方法，照片容易散失，所以仅适用于一些零散产生或制作过程相对较长的照片。

（三）照片的归档要求

2.齐全完整

照片与底片和文字说明要齐全完整，纸质与数码及其信息要齐全完整。

3.结构合理

对一组照片要选择具有典型性、代表性的照片进行归档。

5.格式规范数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，对高质量和特殊用途的数码照片可采用TIFF或者RAW格式。

在一个单位内，对数码照片的格式要实行统一标准，保证归档的数码照片的像素不低于300万，扫描照片的线数不低于600dpi，且要保存有原始拍摄数据。

对于不同的格式，必须转化为统一的格式，通常可使用ACDSee、Photoshop等常用软件，借助电脑自动进行数码照片格式的转换，但在转换过程中要保证分辨率不变和EXIF信息不被丢失。

档案馆照片档案的收集

一、照片档案的收集范围

档案馆馆藏照片档案来源于四个方面：

一是现行机关、团体、企事业单位的照片档案；二是撤销单位的照片档案；三是散存于组织和个人手中的照片档案；四是档案馆之间交换的照片档案。

二、接收移交单位的照片档案

（一）接收现行单位的照片档案

依据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定：

机关、团体、企事业单位和其他组织，应定期向有关的国家档案馆移交档案。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

据此，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。

在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

（1）进馆照片档案应按全宗整理，保证全宗的完整性

（2）进馆照片档案应进行鉴定

（3）进馆照片档案应齐全完整

（4）进馆照片档案应清点核对

（二）接收撤销单位的照片档案

三、征集散存于社会的照片档案

（一）征集的途径

（二）征集的方式

接受捐赠、购买和翻拍。

（三）征集的方法

照片档案鉴定工作

第一节照片档案鉴定工作的内容和意义

一、照片档案鉴定工作的内容

照片档案的鉴定包括判定照片档案的真伪，判定照片档案的价值和保管期限，划定照片档案的密级等内容。

（一）判定照片档案的真伪

传统照片档案的真伪，就是要判定其是否是伴随着社会活动的开展而直接拍摄完成的；而数码照片档案真伪的辨别，则是确保其必须是数码相机直接拍摄或扫描完成、未经修改加工的原始数据，即保证数码照片图像和EXIF等信息的真实性。

（二）判定照片档案的价值

（三）确定照片档案的保管期限

（四）划定照片档案的密级

二、照片档案鉴定工作的意义

（一）鉴定是决定照片档案存亡命运的基本手段

（二）鉴定是提高照片档案管理效益的科学措施

第二节照片档案鉴定的方法

一、判定照片档案的真伪

（一）照片档案的历史真实性

一般可以采取通过文字档案与史料考证、通过实地调研考察以及对照比较考证等方法，从而鉴别出照片档案是否是伴随着事件或人物活动的开展而直接形成的原版原件。

在判定数码照片的内容、构图、人物、地点、时空、背景、色彩等方面的在后期有没有进行电子技术处理与改变时，要依赖于信息部门的技术支持和设备保障。

要慎重对待电脑影像处理技术，从追求原始记录性、真实性的角度出发，尊重从现场拍得的第一影像，尽可能不作修改，同时加强宣传，使摄影工作者还是把功夫主要花在拍摄而不是技术处理上，更不能用“数码科技”来弄虚作假。

（二）照片档案内容的真伪

对各种内容的照片档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些照片档案内容存有问题，就简单地视为无用和有害的照片而销毁，人为地造成历史空白，更不能把有错误内容的照片，“改造”成为反映现实观点的照片档案，影响研究和利用。

对内容有问题的照片档案，必要时可以在照片册内的备考表加以说明。

二、判定照片档案的价值

要考虑以下四个要素：

1.照片的形成年代年代久远的

2.照片反映的内容真实的、独特点、全面的

三、确定照片档案的保管期限

一般情况下，在同一活动中形成的照片档案与纸质档案，其保管期限应是一一致的，如：

记录某次重要活动的文书档案需永久保存，那么反映这次活动的照片档案也需永久保存。

在实际工作中，无论记录性照片还是艺术性照片，一般是在拍摄过程中就已经过选择，在印、放或冲洗过程中，还要进行筛选，因此，对保存下来的照片档案的保管期限，一般划分为永久或长期（30年）保存比较妥当。

购进的或与外单位之间互相赠送的照片，如果和本地区、本单位的工作无直接联系，只是作为互相学习、宣传交流情况之用，则可作为资料存放。

而底片具有原始性和唯一性的特点，更为珍贵，所以一般将底片划分为永久保存。

四、划定照片档案的密级

照片档案的整理

第一节照片档案工作的内容和意义

一、照片档案整理工作的内容

照片档案的整理工作是在对照片档案鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系整体的过程。

照片档案的整理包括传统照片档案整理和数码照片档案整理两大方面内容。

（一）传统照片档案的整理分为两部分：

一是底片的整理，二是照片的整理。

对底片的系统化整理，其具体工作环节包括：

底片的分类、排列与编号、底片的装袋与插册、填写底片册有关项目等项内容。

对照片的系统化整理，其具体工作环节包括：

照片的分类、排列与编号、照片的装册、编写照片文字说明、填写照片册有关项目、编目等有关内容。

（二）数码照片档案整理的内容

对数码照片的系统化整理，其工作环节包括：

数码照片的分类、排列与编号、编写文字说明、著录与编目、存储等项内容。

二、照片档案整理工作的意义

照片档案整理工作的基本任务是建立照片档案的管理秩序，使所保存的照片档案有序化、条理化，它是照片档案管理工作的一个重要环节，是实现照片档案科学管理和有效利用的一项基础工作。

（一）照片档案系统整理是有效发挥照片档案作用的前提

（二）照片档案整理工作是照片档案管理工作的基础

第二节照片档案整理的原则

依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的有关规定，照片档案的整理首先要区分照片档案的不同价值，遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务的原则。

一、区分照片档案的不同价值

二、保持照片档案的有机联系

（一）在来源方面的联系

（二）在时间方面的联系

（三）在内容方面的联系

（四）在形式方面的联系

三、便于保管和提供利用

在整理照片档案时，要注意以下具体要求：

（一）传统照片

1.照片和底片应分别整理和存放。

归档保存的照片和底片影像要一致，但由于使用目的、使用频率以及保管的条件不同，且底片具有原始性和唯一性，所以要求将照片与底片分开整理与存放，否则，容易造成底片的损毁与丢失。

2.照片和文字说明要一同整理和存放。

由于照片与文字说明是相辅相成、密不可分的整体，所以归档保存的照片和文字说明要集中整理和存放。

（二）数码照片

数码照片档案的整理需充分利用计算机硬件软件的设备和技术，保证数码照片的真实、完整和有效，确保长期安全保存和提供利用。

为安全起见，所有拍摄的原始素材应在拍摄后立即多套、异地备份。

对数码照片档案来讲，所有的整理工作，不得改变原始素材的数据，所以应先行对所有的数码照片档案进行备份，以保证档案部门始终保存有一套原始、珍贵的数码照片档案。

第三节照片档案整理的方法

一、底片档案整理

底片档案的整理包括底片的分类、排列、装袋、编号、入册、填写底片编号和类型、填写底片册内容和编制底片档案案卷目录等工作环节。

（一）底片的分类与排列

底片类型、数量较多的立档单位，可将底片分为黑白底片和彩色底片，也可分为原版底片和翻版底片，还可分为硬底片（玻璃片）和软底片（页片和卷片）。

底片类型单一、数量较少的立档单位，可以不分类。

如有特殊类型的底片，在底片册的“底片类型”栏目中注明即可。

在底片册中，底片应按照时间的顺序排列。

首先按照底片形成的不同年度区分开排列，然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。

底片数量较多的，可将一年形成的底片排列在数本底片册中；底片数量较少的，也可将数年形成的底片排列在一本底片册中。

（二）底片的装袋与编号

底片要装入专用的底片袋中保存。

底片袋一般采取45mm×55mm大小的纸袋。

为了避免使底片受到磨损、划伤，从而造成影像不清晰，对于连张的底片要裁剪开，装袋时必须一张一袋，不能将多张底片放入同一个底片袋中。

大幅底片应在乳剂层面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，或放入专门的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

为固定和反映底片在案卷内排列的顺序和位置，需对每张底片编写底片号。

底片编号采用两段式编号方法，即底片号由底片册号和张号组成，其格式如下：

底片册号—张号。

通常情况下，需将底片号标注在两个地方：

一是标注在底片袋的右上方，在底片装袋时同时进行；二是标注在底片册内的“底片编号”栏目中，在底片入册时填写。

为防止底片散失，可以在不影响底片画面的前提下，用铁笔将底片号刻写在底片乳剂面边沿，或是在不污染胶片的前提下，采用其他方式将底片号粘附在胶片乳剂面边沿，以便底片脱离写有底片号的底片袋后能够归还回原底片袋。

（三）底片插册

底片册中，在每张底片的插口下方，标有两个栏目：

底片编号和底片类型。

如果是同一种类型，如：

彩色底片，这时，底片类型栏目可不填写；但如果有两种以上类型的底片，则需要填写底片类型。

（四）填写底片册内容

底片册内封面内容包括：

单位名称、类目名称（可省略）、案卷标题、案卷号、卷内底片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。

例如：

XX市档案局1995-1996年底片档案册内封面填写方法如下：

底片册内封面

XX市档案局

（类目名称）

XX市档案局1995-1996年的底片

案卷号

卷内底片共360张

保管期限

永久

自1995年1月起至1996年12月止

全宗号

目录号

案卷号

底片册内备考表，位于底片册的最后位置，项目包括：

本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。

其中本册情况说明，需填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况，对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

其格式如图所示：

底片册内备考表

本册情况说明：

本册第1-15号的底片经过修复。

立册人：

XXX

检查人：

XXX

立册时间：

XXXX年X月X日

底片册册脊项目包括：

全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。

（五）编制底片档案案卷目录

一般情况下，不需对底片编制案卷目录。

但对于底片数量非常多的单位，需要编制底片的案卷目录。

其内容包括：

案卷号、题名、起止年月、底片张数、保管期限等栏目。

其格式如图如示：

底片档案案卷目录

案卷号

题名

起止年月

底片张数

保管期限

备注

XX市档案局1990-1991年的底片

360

永久

XX市档案局1992-1994年的底片

421

永久

……

二、照片档案的整理

照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录等工作环节。

照片档案的整理是按“组”进行的。

所谓一组照片，是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个事件、一项工程、一个人物等形成的若干张照片。

（一）照片的分类排列与编号

照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—专题进行分类。

跨年度肯不可分的照片，也可在全宗内按照保管期限—专题—年度进行分类，即在同一保管期限内，可以采取以下两种分类方法：

（1）保管期限—专题—年度分类法

保管期限—专题—年度分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，根据照片所反映的内容，把照片分成若干个专题，如会议类、外事类、业务类、基建类、党团活动类、荣誉与实物类等；然后在每个专题下面再按照片形成的年度时间顺序进行排列和组合。

此种分类方法是按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一册中，以保持其在内容的内在联系。

（2）保管期限—年度—专题分类法

保管期限—年度—专题分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，将一个年度内归档的全部照片结合不同的内容或专题依次排列组合。

一个年度的照片档案可形成一册或若干册。

此种分类方法是按照照片所形成的时间顺序进行分类，使同一年度的照片归入同一册，以保持其在时间上的内在联系。

无论是采取哪一种分类方法，均应保持前后一致、相对固定，不应随意变动。

照片排列是与照片的分类方案紧密相连的，一般应在分类方案的最低一级类目内，按照接收的时间顺序，先排一组照片，后排单张照片。

组与组的照片是按照该组照片产生的时间顺序进行排列。

每组照片的顺序确定后，再进行组内的每张照片的排列。

一组照片往往有数张，其排列方法是按照照片图像所反映内容的重要程度进行排列。

为了便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑其保密等级因素。

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号—保管期限代码—照片册号—张号组成，其中保管期限代码用字母Y、C、D分别表示永久、长期、短期；照片册号是指照片册的流水编号；张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号。

一般情况下，照片档案可用后两段号码表示，即照片册号—张号。

照片编号要标注在两个地方：

一是照片的背面；二是照片册内分说明栏目中的照片号位置上。

（二）照片装册

照片册一般由297×210mm大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。

照片装册时需将照片按照片号顺序依次固定在照片册芯页上，组成照片档案册。

对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。

如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的摆放高度不宜超过5cm。

以竖直放置为宜。

（三）编写照片的文字说明

照片的文字说明是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。

总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。

对一组照片编写了总说明，组内单张照片的分说明可以从简。

（1）总说明的内容

编写照片档案的总说明，共内容要求具备六个要求，即：

事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。

各个要求的内涵分别为：

事由：

指照片影像所反映事件、事物的情由；

时间：

指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

地点：

指被摄物所在的具体地点；

人物：

指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置；

背景：

指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；

摄影者：

指照片的拍摄单位和拍摄人。

（2）总说明的编写要求

编写总说明要综合运用上述六个要素，概括地提示照片影像反映的全部信息。

照片档案总说明的文字要通顺简洁，不要按六个要素将总说明机械地断开。

一般照片档案的总说明不超过200个汉字，用阿拉伯数字表示时间。

总说明一般采取打印并粘贴的方式，可放在本组照片第一张的上方，也可放在本册反有照片之前的“照片档案总说明”处。

整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在总说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

例如：

1997年北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其总说明为：

1997年5月25日，北京市档案局（馆）在馆第二会议室接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式，北京市档案局（馆）局（馆）长徐俊德、副局（馆）长方旭，北京铁路分局领导等20余人出席了捐赠仪式。

本组照片共4张，张历生拍摄。

为了与单张照片的文字说明分开，照片档案的总说明不宜采取如下的分段式表述方式：

事由：

北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式

时间：

1997年5月25日

地点：

北京市档案馆第二会议室

人物：

北京市档案局（馆）局（馆）长徐俊德、副局（馆）长方旭，北京铁路分局领导等20余人

摄影者：

张历生

（1）分说明的内容

分说明是指每一张照片的说明，在照片册的芯页上，每一张照片旁边都提供分说明需填写的内容。

（2）分说明的编写要求

照片题名：

应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应尽可能齐全。

照片题名以20-30个字为宜。

一组照片的题名应完全相同。

照片号：

即该照片的编号，表示为：

照片册号—张号。

底片所在：

即该张照片的底片号，表示为：

底片册号—张号。

由于在日常利用工作中，往往是通过照片来查找底片，所以这里的底片号一定要填写清楚。

参见号：

即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号，表示为：