合同管理办法暂行稿.docx
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合同管理办法暂行稿
合同管理办法（暂行稿）
第一章总则
第一节一般规定
第一条为促进依法制企，规范合同管理工作，明确合同管理流程，界定局各部门、区域分公司及项目经理部之间工作接口，根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及相关法律、法规、总公司及局的其他相关规章制度，结合实际情况，制定本办法
第二条本办法适用于以局名义对外签署的所有合同，包括但不限于投资合同、并购与转让合同、工程联营体协议、工程标前合作协议、咨询协议、总承包合同以及补充协议、分包合同、物资采购合同、设备租赁合同、借款合同、担保合同等合同或法律效力等同于合同、协议、承诺书的商业文书。
第三条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立，互相制约的原则。
任何合同均需按照合同评审程序、权限和职责进行评审，并经相应权级部门的书面批准后，方可订立。
第四条凡属本办法第二条规定的合同，一律采用书面形式签订。
严禁履行在先、签订在后的行为。
第五条本办法所称“特殊或复杂工程”是指具有下列情形之一的工程项目：
（一）承包合同额在1亿元及以上；
（二）承包合同额在1亿元以下但涉及国家级优质工程及以上的质量约定，且质量罚款总额在300万元及以上；
（三）承包合同额在1亿元以下但较工期定额相比工期提前40%及以上，且工期罚款在0.05%/天及以上，或工期罚款总额达到合同额的3%及以上；
（四）累计为业主垫资赊销额在1000万元及以上或在开工前预缴一定数额的工程保证金到业主指定账户；
（五）工程竣工时尾款（指截止至工程竣工验收通过之日，我方实际完成的工作量与业主实际支付的款项相比剩余的部分，扣除保修金）比例在10%及以上，且偿还期限超过竣工后6个月；
（六）合同关系复杂的BT、BOT、BOOT方式或类似的方式筹建；
（七）工程总承包序列中EPC、BD等类似方式建造；
（八）其他具有新型、疑难法律关系。
第六条本办法所称“一般性工程”是指本办法第五条所涉及范围之外的工程项目。
第七条本办法所称“客户”是指具有发包工程项目主体资格和支付工程价款能力的当事人。
第二节管理职责
第八条各类合同的主办单位为按照业务职责组织业务实施的部门和机构，如公司、局职能部门等。
第九条局工程项目管理部负责材料采购、工程施工机械采购、机电设备采购、劳务基地建设等行为的审批，组织招议标，参与合同谈判、会签、审查、签订、交底及实施；
第十条局投资部负责固定资产采购行为的审批，并与局长办公室分别负责组织本部门权限内的固定资产采购合同的草拟、谈判、会签、签订、交底及实施；负责本部门签订的合同文件的管理。
第十一条局人力资源部负责组织对局各类劳动用工合同、用工协议等合同文件的草拟、谈判、会签、签订、交底及实施；负责本部门签订的合同文件的管理。
第十二条局资金部负责组织各类借贷合同、信贷协议、担保合同等资金业务合同的草拟、谈判、会签、签订、交底及实施，负责本部门签订的合同文件的管理。
第十三条其他部门职责工作范围内的合同文件，包括投融资合作、订阅信息刊物、购买软件、委托制作、租赁等各类合同，由部门组织草拟、谈判、会签、签订、交底及实施，负责本部门签订的合同文件的管理，法务合约部参加评审。
第十四条局法务合约部主要负责业主合同的管理。
其职责是：
（一）负责处理局与合同有关的合同授权管理、合同法律风险评估及法律事务等工作；
（二）负责制定全局合同管理工作规划，修订完善局合同管理制度，并组织实施；
（三）负责制定及修订局的标准合同文本；
（四）负责局总部参加守合同重信用等级评比及年审工作；
（五）参与特殊或复杂工程招标文件的评审工作及合同的评审、洽谈、签约工作；
（六）负责一般性工程合同的审查工作；
（七）负责使用局资质承接工程的合同管理资料建帐、归档工作；
（八）负责局合同专用章的管理工作；
（九）负责对各公司及总部机构合同管理实施提供支持服务。
第十五条局设立合同评审委员会。
局合同评审委员会是在法人授权委托下，对局对外签署的特殊或复杂工程合同进行综合分析评价，为总部决策机构提供主导性意见的一个咨询机构。
局合同评审委员会由负责市场营销的副局长、局总经济师以及部分职能部门的负责人组成，实行主任负责制。
第十六条公司负责组织一般性工程的标前合作协议、联营体协议、承包施工合同拟定、评审、谈判和实施；负责本公司合同文件的管理，包括建立公司合同台账、合同履行过程中文本修订与保管。
第十七条项目经理部设置项目合约经理，按照局《项目合约经理管理办法》负责项目的合同履行，办理项目具体合同事务。
第二章合同前期管理
第一节客户信用管理
第十八条局市场营销部门是局的信用主管部门。
其主要职责是：
（一）确立局客户资信政策原则，建立局客户资信评估体系和客户信用审批程序；
（二）对客户资信进行年度总结，定期或不定期更新客户资信评级及资信政策，发布客户风险预警报告；
（三）收集和更新各公司提供的项目信用信息、客户资信信息，定期在局内部以适当方式公布不良客户名单；
（四）为具体工程项目提供信用资询；
（五）负责在局内部进行客户资信管理工作的督察和培训；
（六）对接总公司市场部，及时报送或反馈局的重大信用事件、资信恶劣客户、不良客户名单；
（七）其他。
第十九条各公司市场营销部门是公司的信用主管部门。
其主要职责是：
（一）对接局市场部，接受局市场部指导和监督；
（二）收集并上报本公司的项目信用信息、客户资信信息、资信恶劣客户、不良客户名单。
第二十条信用管理的内容为收集到的具体客户、项目信用信息，信息采集应尽量做到全面准确、真实、合法、关联一致。
第二十一条客户资信等级作为交易的参考：
资信“好”的客户可以交易；“一般”的应当作进一步的调查，在有了更加全面翔实的了解后方可交易；具有下列情形之一的客户为“差”的，列入不良客户名单，客户未提交较为有利的担保措施的，不可交易：
（一）采用诈骗、隐瞒、抵赖等恶劣手段，给局系统单位造成经济损失；
（二）恶意、单方面毁约，给局系统单位造成经济损失；
（三）对局系统单位进行非正常索赔，累计金额较大，情节严重的；
（四）拖欠局系统单位款项期限较长的或金额较大的；
（五）在与局系统单位以外的第三方进行的业务活动中，采取诈骗、隐瞒、恶意毁约等恶劣手段谋取经济利益，并给对方造成较大经济损失的；
（六）由于诉讼、仲裁、欠还贷款、欠缴税费等原因，其资产或帐户被法院、银行或税务部门封存或冻结，对其生产经营产生较大影响的；
（七）由于经营不善，经营环境或财务状况有恶化趋势的；
（八）存在着其他资信恶劣行为和潜在的资信危机；
（九）总公司及局规定不得与之进行交易的其他客户。
第二十条分供方的信用管理，由局工程项目管理部负责建立健全合格分供方考评程序、制度，对接公司工程管理部门进行管理。
第二节授权管理
第二十一条本节中所涉及的授权适用于使用局资质承建的工程前期经营、业主合同及投标文件、分供方合同的审批和签订。
第二十二条合同管理授权体系按局组织系统分为：
局长、局主管领导、局职能部门、公司经理、公司主管领导、公司职能部门、项目经理七个层次。
第二十三条合同管理实行法人授权委托制度。
二十一条适用范围内的审批和签订行为由法定代表人或凭法人的委托授权书方可行使，委托代理人必须在授权范围内行使权利，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。
无法人授权委托，任何人无权签订合同。
第二十四条授权必须采用书面形式，由局法定代表人向受托人签发授权委托书。
法人授权委托书应当表明以下内容后由局法定代表人签章及加盖局印章：
（一）受托人的姓名、性别、年龄；
（二）受托人所在单位、职务；
（三）授权委托的权限范围；
（四）授权委托有效期、签发日期。
第二十五条对二十二条所涉及的人员任命后自动生成授权，并随相关正式任免文件的下发而自动生效或失效。
第二十六条除二十二条所涉及人员外，当需要其他人员代理事宜时，由局法定代表人视情况择定人选并对其授权，签发授权委托书。
此类受托人应具备以下条件：
（一）具有一定的专业水平和法律知识；
（二）应当是本单位的正式职工；
（三）了解并能妥善处理委托事务；
（四）具有所属单位开具的委托申请。
第二十七条前期经营的授权
（一）前期经营是指工程承揽阶段与业主的接洽，包括与业主接触、为业主提供前期服务以及项目信息评审、资格预审、投标和中标前的经营谈判与业主往来工作等。
（二）正常情况下，被授权负责前期经营的受托人为公司经理和公司主管市场营销的副经理。
（三）特殊情况下，局法定代表人根据工作需要和工程具体情况确定前期经营代理人的人选及其代理事项，代理的权限范围和代理权的有效期限。
第二十八条投标文件的审批权限见（附表）。
第二十九条业主合同的审批权限见（附表）。
第三十条劳务分包合同的审批权限见（附表）。
第三十一条专业分包合同的审批权限见（附表）。
第三十二条物资采购合同的审批权限见（附表）。
第三十三条租赁合同的审批权限见（附表）。
第三十四条局市场一部、二部、三部、山东分局、北京办事处分别负责各自归口管理地区的前期经营及投标文件审批的法人授权委托管理，并监督授权委托事务的处理；局法务合约部负责合同文件法人授权委托管理并监督授权委托事务的处理。
第三节合同评审
第三十五条本节中的评审适用于使用局资质承建工程的招标文件、投标文件以及合同文件的评审。
第三十六条一般性工程，各公司经过评审后，报局审批；特殊或复杂工程，各公司经过初评后，报局相关职能部门组织再次评审和审批，再次评审采取召开合同评审委员会或者成员会签的形式。
各公司必须执行局的评审决定。
第三十七条合同在正式签订前必须按照分级管理权限及职责进行评审，办理合同盖章手续时必须具备书面的招标文件、投标文件及合同文件的书面评审记录，局法务合约部有权根据情况决定盖章或不予盖章。
（一）招标文件的评审
第三十八条工程招标前，市场营销部门应对建设单位的综合情况进行审核，保存有关资料，并定期报局市场营销部。
各级市场营销部门要注意审查下列因素：
（一）开发项目的真实性、合法性；
（二）建设单位注册情况、项目资金的来源；
（三）建设单位经营业绩、履行合同的能力以及资信情况。
第三十九条评审职责划分：
局市场营销部门负责组织特殊或复杂工程的招（议）标文件评审，局相关部门配合。
区域分公司市场营销部门负责组织一般性工程的招（议）标文件评审，公司相关部门配合。
作好特殊或复杂工程的招标文件评审的前期准备工作，进行初评后报局市场营销部门。
第四十条评审的内容：
各部门在对以下内容评审时不仅要提出问题，陈明厉害，还必须提出解决措施和方案。
（一）市场营销部门负责工程项目背景的评审，应阐明招标文件的基本规定，工程项目的规模及特点、业主的资质条件、投资的可靠性，对市场影响的分析，竞争情况分析及投标优势分析。
（二）合同管理部门负责合同条件的合理性、合法性和明确性的评审。
（三）结算管理部门负责工程结算方式及结算期限的合理性评审。
（四）工程技术管理部门负责施工现场条件、施工组织、技术要求、工艺可行性、工程质量标准及满足工期要求能力的评审，应阐明施工难点及非常规要求。
（五）安全环境管理部门负责安全与文明施工、环境保护能力的评审。
（六）物资设备部门负责材料供应调配能力及机械设备提供能力的评审。
（七）财务资金部门负责付款条件、担保、保险、保函（保证金）合理性的评审。
（八）人力资源部门负责项目管理人员保证能力的评审。
（九）局、区域分公司分管领导负责分级招标文件评审的审批。
第四十一条评审工作要求
（一）市场营销部门在获得招、议标信息或接到招（投）、议标通知、投标邀请书或委托信息后，应及时与业主沟通，明确业主要求，按管理权限组织招（议）标文件的评审，各部门的评审结果应形成评审记录表。
评审记录表必须阐明以下内容：
1.约责任及风险分析；
2.门对是否参加投标的意见和建议；
3.部门对投标报价和谈判签约工作的建议。
必要时，可由市场营销部门和合同管理部门直接进行评审：
1.时间紧迫来不及组织相关部门进行评审时；
2.程项目在技术、质量、工期、环境保护、设备、价格、资金等方面没有特殊要求，确有保证能力时。
（二）市场营销部门应编制承揽项目相关的可行性分析报告，并对各相关部门的评审意见进行综合整理，填写评审综合意见表，报分管领导决策是否参加投标以及报价或签约谈判中应考虑的因素。
评审表应分别传递至报价部门及合同管理部门。
可行性分析报告主要内容：
1.业主的资信（包括企业性质、注册资本、企业信誉、建设资金来源等）；
2.本单位的投标优势；
3.工程规模、特点是否适合本单位的技术专长，是否存在明显的技术难度，以往承揽类似工程的承包经验及社会信誉；
4.工程项目的社会影响；
5.工程项目的预期经济效益情况；
6.对新开辟的施工市场，要分析交通运输条件、经济发达程度及该地的市场前景；
7.该工程项目的现金流量分析表，本单位对工程资金的解决途径；
8.合同存在的风险及化解措施；
9.其他需要报告的内容。
（三）特殊或复杂工程，承揽项目的单位应当在接到招（议）标文件即刻或投标文件递交七日前向局市场营销部门提交招标文件、承揽项目相关的可行性分析报告以及公司初评的评审综合意见表，以及本单位对该工程招标文件（合同条件）的认可程度、是否同意投标的意见及建议（上述资料须由承揽项目的单位负责人签字并加盖单位公章）。
由局市场营销部门组织局合同评审委员会召开评审会或会签。
（四）子公司使用局资质承揽工程，应报局市场营销部门按审批权限审批，并随附承诺书。
（五）局总部在对资金及技术方案的评审中视情况由相应业务主管部门组织召开专家委员会或资金管理委员会等专业委员会进行论证。
（二）投标文件的评审
第四十二条职责划分
局报价中心负责组织自行完成或组织报价的投标书评审，局相关部门视情况参与配合。
区域分公司报价部门负责组织自行完成报价的投标书评审，公司相关部门配合。
第四十三条评审的内容
（一）报价部门负责报价的合理性评审并出具成本测算书。
（二）工程管理部门、技术部门、资金部门负责投标文件中承诺书的评审。
（三）工程管理部门与技术部门负责投标施工方案的合理性评审。
（四）局、区域分公司分管领导负责分级投标书的审批。
第四十四条评审工作要求
确定参加投标后，报价部门依据上述分析的情况，根据要求编制投标书并按管理权限组织评审。
投标书承诺超出招标文件要求，且符合本办法第五条所设限制条件之一的，应报局市场营销部门进行可行性的评审。
评审结果应以评审记录表的形式传递至合同管理部门。
评审记录表必须阐明以下问题：
（一）报价组成的合理性；
（二）施工方案的合理性；
（三）投标承诺的可行性。
（三）合同文件的评审
第四十五条评审的内容
（一）报价部门负责合同价款与报价的符合性评审。
（二）其他部门负责合同中相关内容与招标文件、投标承诺书及投标施工方案的符合性评审。
（三）法律事务部门出具合同审查意见书。
（四）局、区域分公司分管领导负责分级合同评审的审批。
第四十六条评审工作要求
接到工程中标通知书后，合同管理部门按自身管理权限组织评审。
中标后的评审应比照投标阶段的评审结果，并应确保：
（一）合同依法签订，用语规范，内容详尽，条款严谨；
（二）前表述不一致的合同要求已经解决；
（三）本单位有能力满足约定。
第四节合同专用章的使用
第四十七条洽谈中标工程的施工合同时，要认真熟悉招标文件、投标书、中标书、纪要、往来致函等文书。
合同管理部门要认真组织合同洽谈准备会，根据营销的策略和意图、招标文件的评审意见、报价交底资料制定谈判原则和方案，与对方进行谈判。
第四十八条合同主要条款商定前，由合同管理部门负责起草文本，法律事务人员进行审查，做到合同的内容、条款符合法律、法规的规定。
签订的合同，原则上应采用国家、当地主管部门推荐使用的建设工程施工合同示范文本或企业内部文本。
签订的合同必须用字严谨、词意表达清楚、条款齐全、内容符合法律法规的规定。
第四十九条按规定须经上级有关部门批准才能签订的其他合同必须经批准后才能签订。
第五十条签订建设工程施工合同必须使用局合同专用章，合同专用章由局法务合约部专人保管。
非招标部门或业主明确要求，严禁以行政公章代替合同专用章签订合同。
第五十一条签订分供合同必须严格按照程序进行评审后，加盖区域分公司行政公章；指定分供三方合同经区域分公司初评后报局审查并加盖局合同专用章。
第五十二条未加盖局合同专用章或未按规定加盖局行政公章的建设工程施工合同以及未按规定进行审批的分供合同，局资金、财务部门将不予办理保函、结算、拨款手续。
第五十三条各级合同管理部门必须指定专人管理合同用章，并建立合同用章使用申请台帐和登记台帐。
第五十四条合同用章管理人员应严格把关，不得超越委托权限加盖印签，不得利用工作之便徇私舞弊，谋取个人利益。
第五十五条对于按规定应加盖而未加盖局合同专用章或径直加盖局行政公章的项目，给企业造成损失的，按规定追究有关人员经济及法律责任。
第三章合同履行管理
第一节合同交底与合同履行策划
第五十六条中标项目的拟派项目合约经理和营销项目经理必须参与合同洽谈、签订等活动的全过程。
第五十七条合同主要管理人员会同主要谈判人员负责向单位的合同管理部门及工程项目部就合同约定的质量、工期、安全文明施工、合同价款、违约责任；合同中所隐含的法律经济风险、索赔的机会、合同履行过程中重点注意事项等内容进行书面交底，并办理交底手续。
（一）交底的程序：
工程中标后，市场营销部门向合同管理部门和项目经理部出具书面的工程背景及业主背景交底；报价部门向合同管理部门和项目经理部出具书面的报价交底及成本测算交底；合同签订后，合同管理部门向项目经理部出具书面的合同交底。
（二）交底的内容：
1.工程背景的交底（包括承接该工程的出发点、后续工程情况、投标报价情况等），交底人为报价人员、项目营销人员或谈判主谈人；
2.业主背景的交底（包括中介方情况、业主资信、业主方主要相关人员情况、业主方其他信息等），交底人为项目营销人员或谈判主谈人；
3.合同内容的交底（包括合同主要条款、隐藏的风险点、索赔机会、时限要求等），交底人为谈判主谈人或合同管理负责人。
第五十八条合同谈判人员向项目经理部进行书面合同交底后，由项目合约经理组织编制履约方案，制定控制、转移或合理分解合同风险的措施，并责任到人。
履约方案的具体内容如下：
（一）合同目标
（二）履约方案编制依据
（三）履约组织机构及职责
（四）合同交底
（五）各阶段履约工作具体内容、完成的时限、必须达到的目标及责任部门或人员
（六）索赔、反索赔的程序及方法
（七）重要事件履行时效及权利成立提示项
（八）各项工作管理计划及预案
（九）经济档案的组成、收集、存档、记录的程序和方法
（十）其它需要特别说明的事项
第二节合同履行监控
第五十九条各级合同管理部门应建立合同风险条款台账，定期跟踪履行情况，评估风险，制定措施；
第六十条合同履行过程中，项目合约经理应指导督促全体人员严格按合同约定进行工作，随时检查、记录合同的实际履行情况，建立合同履约情况台帐。
区域分公司合同管理部门，应根据合同履行的实际情况制定对策，保证合同的顺利履行，提高合同履约率。
第六十一条各级合同管理部门应根据合同实施过程中所反映的履约问题提出履约警示，交由相关部门立即执行，并将执行情况书面报告上级主管部门。
第三节索赔管理
第六十二条本节所称“索赔”是指：
在工程履行过程中，合同当事人一方因非自身因素或对方不履行或未能正常履行合同而受到经济损失或权利损害时，通过一定的合法程序向对方提出经济或时间补偿的要求。
第六十三条索赔处理的原则：
（一）依据合同原则；
（二）及时报告原则；
（三）证据充分原则；
（四）分散计算原则。
第六十四条发生下列情形之一的，项目经理部应积极研究合同，寻找索赔机会，办理索赔：
（一）业主未按合同规定的时间和数量交付设计图纸和资料，未按时交付合格施工场地及行驶道路、接通水电等，造成工程拖延和费用增加；
（二）工程实际地质条件与合同规定不一致；
（三）业主或工程师变更原合同规定的施工顺序，打乱了工程施工计划；
（四）设计变更、设计错误或业主、工程师错误的指令或提供错误的数据等造成工程修改、返工、停工或窝工等；
（五）工程数量变更、使实际工程量与合同工程量不同；
（六）业主指令提高设计、施工、材料的质量标准；
（七）业主或工程师指令增加额外工程；
（八）业主指令工程加速施工；
（九）不可抗力因素；
（十）业主未及时支付工程款；
（十一）合同缺陷，如条款不全、错误或前后矛盾，双方就合同理解产生争议；
（十二）物价上涨，造成材料价格、工人工资上涨；
（十三）国家政策、法令修改，如增加或提高新的税费、颁布新的外汇管制条例等；
（十四）合同约定货币为外币时，遭遇货币贬值，使我方蒙受较大的汇率损失等。
第六十五条合同履行过程中，出现上述情形之一的索赔事件，应该按照索赔报告的构成内容，及时向业主提交索赔报告。
索赔报告的主要组成如下：
（一）索赔申请；
（二）情况介绍（叙述施工过程、对方失误等）；
（三）索赔明细表（将索赔总数细分、编号，每一条目写明索赔内容的名称和索赔额）；
（四）索赔时间详述；
（五）索赔事件结论；
（六）合同细节和事实情况；
（七）分包商索赔；
（八）工期延长的计算和损失费用的估算；
（九）各种索赔证据材料等。
第六十六条索赔证据：
索赔证据是用来支持其索赔成立或索赔有关的证明文件和资料。
索赔证据作为索赔文件的组成部分，既要真实、全面、及时，又要具有法律证时效力。
主要包括但不限于以下内容：
（一）各种工程合同文件；
（二）设计变更记录；
（三）工程洽商记录；
（四）现场签证记录；
（五）与合同对方之间的涉及索赔事宜的往来信函、电话记录；
（六）有关会议纪要；
（七）工程进度计划；
（八）工程图纸；
（九）订货单；
（十）气象报告和资料；
（十一）工程照片及声像资料；
（十二）工程结算资料和有关财务报告；
（十三）各种检查验收报告和技术鉴定报告等。
第六十七条索赔工作要求：
（一）对合同履约过程中的违约情况或干扰事件，项目合约经理应及时组织查明原因，核实损失，积极取证，根据事件的特点，按照合同约定以及法律规定，进行费用索赔和工期索赔的详细分析计算，向对方发出书面索赔通知，并及时追究对方的责任；
（二）公司及项目经理部应认真研读合同,要特别注意有关时效和时限的约定,确保签证索赔资料的有效性；
（三）项目合约经理要认真收集、分类保存有关合同履约过程中的与合同有关的上述证据材料，注意所收集证据的合法性、有效性；
（四）在收到对方的信函、文书电报或索赔报告时，应及时审阅并制定对策，及时协商、答疑、举证或反驳。
第六十八条合同条款在执行过程中如发生争议，项目经理部应及时分析查明原因，积极与对方协商解决，若协商解决不成应及时报告区域分公司合同管理部门，重大分歧应同时报局相关部门。
第六十九条发生仲裁或诉讼案件，区域分公司合同管理部门应按照仲裁规则、诉讼程序和合同约定，会同有关部门共同研究应对措施，包括拟递交的仲裁申请书、拟提交的答辩书、拟定的诉讼或应诉方案，报经局法务合约部审批后方可实施。
第四节合同的变更与解除
第七十条发生合同的变更与解除、中止与终止事宜，项目合约经理应当及时书面向区域分公司合同管理部门报告情况，提出相应的处理意见。
第七十一条合同若确需变更或解除时，由合同
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