OA系统日常管理制度8docWord格式文档下载.docx
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3.4.信息中心负责根据部门提出的流程需求，进行调研、开发新流程，改进已经运行的流
程。
3.5.OA流程管理员负责流程日常运转的监督工作。
4.
定义
5.工作程序
5.1.员工上班就应当打开OA系统，查看是否有业务需要处理，信息化中心负责不定期的
检查，对于上班不打开OA系统的，可以提请人力资源部处罚。
5.2.OA帐号申请
5.2.1.申请人填写《网络资源申请/变更/注销单》以申请OA帐号，经部门经理和主管领导
审核通过后，送信息化中心；
信息化中心审核通过后，根据OA帐号命名规则添加帐
号，并通知申请人。
操作过程应写入《OA服务器操作日志》。
5.1.2增加完帐号后，OA管理员应手动同步该人员的个人文件夹。
5.3.OA帐号的删除
5.3.1.信息中心在收到《人员离职办理单》后，OA系统管理员删除离职人员OA组织机构
帐户及LOTUS通讯录相关帐号信息，并填写《OA服务器操作日志》。
5.4.OA权限管理
5.4.1.流程权限管理
OA管理员根据部门需求，新建、删除流程管理员，并填写《流程管理员明细》表中。
OA管理员、流程管理员具有对流程的解锁、删除、特送个人、特送环节、催办等权
限，流程管理员应每天关注所负责的流程流转情况，对于在某环节滞留时间超过3
天的流程，应该电话核实。
核实后对于没有流转意义的流程进行删除，否则电话催
办。
流程管理员的操作应该填写《流程管理员操作日志》。
流程管理员应于每周周五下班前把《流程管理员操作日志》提交到OA管理员汇总
归档。
OA管理员应检查、指导流程管理员工作，并评估其工作成绩。
5.4.2.论坛权限管理
OA管理员根据部门需求可建立新版块，并增加、删除论坛版块版主。
同时填写《论
坛版主明细》。
论坛版块版主具有对帖子的固顶、锁定、删除等权限，版主应对论坛内容负责，负
责检查论坛帖子，对于有不健康、危害国家利益、危害公司利益的帖子进行删除。
5.4.3.电子公告权限管理
OA管理员根据部门需求，添加、删除电子公告发布人。
OA管理员和电子公告发布人都有发表电子公告的权限
，对其所发的电子公告内容负
责。
OA管理员具有编辑、删除电子公告的权限。
5.4.4.在线新闻权限管理
OA管理员根据部门需求，添加、删除在线新闻发布人。
OA管理员和在线新闻发布人都具有发布在线新闻的权限，对其所发的在线新闻负
OA管理员具有编辑、删除在线新闻的权限。
5.4.5.文件库权限管理
OA管理员具有新建文件库和文件夹的权限，同时具有指定文件库、文件库的管理者、
编辑者、作者、读者的权限。
操作需填写《文件库设计文档》。
文件库的管理员具有新建文件的权限，同时具有指定文件的管理者、编辑者、作者、
读者的权限。
5.4.6.手机短信权限管理
OA管理员根据部门需求，添加、删除手机短信发布人。
手机短信发布人具有发布手机短信的权限，同时删除已发短信、待发短信的权限。
手机短信发布人对其所发短信内容负责
5.5.OA流程设计管理
5.5.1.信息中心在收到相关部门提出的流程设计需求的时候，申请部门需填写《流程需求文
档》，并提供表单、流程图。
5.5.2.信息中心根据《流程需求文档》设计流程。
5.5.3.需求部门的试用通过后，信息中心负责发布流程，并整理出《流程设计文档》，并由
申请部门在OA发布公告。
5.6.OA系统文档管理
5.6.1.流程设计文档管理：
对于新设计或更改的流程，应整理并归档《流程需求文档》、《流
程设计文档》。
5.6.2.文件库设计文档：
对于新流程增加的文件库、文件夹的信息及时追加到文件库设计文
档。
5.7.OA系统升级管理
5.7.1.信息中心接到OA厂商升级通知后，首先了解新版本性能，并且向信息总监汇报，得
到信息总监同意后，提供《OA系统改动登记表》给OA厂商，要求OA厂商提供针
对目前使用系统的针对性升级文档及升级程序。
5.7.2.OA管理员应该在熟悉升级文档，在测试服务器上构建与当前OA服务一样的软件环
境，根据升级文档进行升级，并且逐一核对《OA系统改动登记表》内容，保证所有
5.7.3.在测试服务器测试一周，OA管理员监控流程流转归档情况，在保证所有模块都正常
工作的情况下，备份当前OA服务器，发布系统升级公告，在OA服务器升级。
5.8.OA问题处理
5.8.1.OA管理员负责收集整理试用期及日常使用期间系统问题及员工使用问题，提交给厂
商，并且要求厂商提供解决文档。
5.8.2.OA管理员拿到OA厂商的问题解决文档后，必须在测试服务器上进行测试，确保达
到预期效果后，才能在OA服务器上进行修改，事前必须进行数据备份。
对OA服
务器系统的改动，必须进行登记《OA
系统改动登记表》。
5.8.3.对于已经解决的问题，OA管理员必须把问题和解决文档合并生成文档，并归档。
5.9.OA服务器的日常管理按照《服务器管理制度》执行。
OA系统如何实现从OA报销到预算费控全程管理的时代跨越4
OA系统如何实现从OA报销到预算费控全程管理的时代跨越OA系统以其“见长于工作流”的显著优势区别于ERP、CRM、HR等专业系统，成为众多大中型组织IT系统中不可或缺的管理软件之一，然而多年来在费用支出与财务管理领域，OA系统仍旧仅仅扮演着对费用报销流程进行管理的角色，没有充分发挥其应有的潜力。
那么，OA系统作为具有高性价比优势的管理软件，如何实现功能定位与应用边界的有效突破？
如何实现内在价值的本质提升？
如何实现从“费用报销”到“预算费控全程管理”的时代跨越？
在此，华天动力协同OA系统给出了自己的答案。
对费用支出与资金财务进行全流程的预算费控管理，并非OA系统中的某个功能模块所能解决的，华天动力协同OA系统专门为“预算费控的全程管理”构建了一个完整的支撑体系，其中包括前期计划阶段的预算大纲编制，预算执行过程中的费用管控，和对预算执行情况的分析与数据呈现。
如下图：
“预算费控的全程管理”支撑体系，
从上图不难看出，一个科学完整的预算费控管理体系涵盖了从确认费控范围、预算科目编制、预算申报、预算审批，到费用申请与支出审批、预算预警，再到预算调整与结转、预算分摊与预提，然后生成预算分析与数据报表。
华天动力用OA系统构建“预算费控全程管理平台”的亮点
1.确认费控边界与预算科目
依据未来1-3年的发展战略与未来1年的经营计划，财务部门负责编制年度预算大纲报请高层管理者审批，预算编制的工作往往从确定费控范围开始。
确定费控的部门边界
在实际操作中，不论超大型集团、大中型组织，还是小微企业，其内部并非所有的部门或分支机构都需要被纳入到预算费控的范围，
如上图所示，对于像金信集团这样的大型集团公司来说，其个别三级单位就可以不被纳入到费控管理的范畴，比如集团总部的总经办、人力资源部、财务部，除此之外的其它二级单位和三级部门都将被统一纳入到预算费控的管理范畴。
确定费控的预算科目
财务部门在编制预算科目时，都会根据自身的特点对预算科目分级并确认哪些费用需要进行预算费控，哪些支出则不需要进行费控，一般会将费用支出大致分为两大类，一类是管理费用，主要包括工资、奖金、保险公积金、房租、水电，广告费、活动费、业务招待、差旅、交通、会务、培训等各类费用；
二是非管理费用，比如营业税、增值税、所得税等各类税费。
如下图，
导入预算数据
财务部门分别就“费控的部门边界”和“预算科目”反复与高层管理者沟通确认后，可以通过华天动力协同OA系统的数据导入接口，直接把预算数据从Excel预算模板或金蝶、用友、ERP等管理软件导入OA系统中。
2.预算申报与审批
依据年度工作计划申报年度预算
费控范围和预算科目确定之后，财务部门会在华天动力协同OA系统中以“重要文件”的形式发布年度预算大纲，各部门或分子单位可在OA系统里及时收到新消息提醒，按照预算大纲的
要求和本部门/分子单位的年度/月度工作计划与资金需求编制年度与月度预算，
从上图“生产事业部年度/月度预算申报”可以看出，生产事业部在2018年申报的预算总额是400000元，预算科目分别为“差旅费、管理费、培训费以及其他费用”，同时生产事业部也对各月度预算进行了申报。
年度预算的汇总与审批
各部门/分子单位在华天动力协同OA系统中完成各自的预算申报后，OA系统随即汇总各部门/分子单位所申报的预算数据，并开启年度预算的审批流程，CFO、CEO/董事长会结合年度财务指标、年度经营计划里的信息，以及各部门提交的年度工作计划，研究并确定其年度与月度预算额度，如下图。
3.费用申请与报销审批
预算内费用申请
基于华天动力协同OA系统的预算费控全程管理平台，可以实现一般费用申请，如差旅费、
招待费等各类费用的申请流程，
上图中，市场部在申请发布会广告费时，可以在华天动力协同OA系统中提交请款单，在填写表单时，可以添加相关附件“发布会广告投放明细”和关联表单“项目立项申请表”。
当然，不同的单位对于预算费用的管控强度不同，有的单位个别科目超预算不可追加，有的单位则对个别科目在超出当月预算且在该科目项下年度预算尚未用完的情况下，仍可以成功提交费用申请。
预算内费用报销审批
对于已经发生的实际费用支出，可以在OA系统中提交费用报销单，比如市场部在市场推广活动中产生的招待费用，在OA系统中提交“业务招待费报销单”，如下图，
财务部门负责人和其他领导在审批时，可以查看该笔申请是否在预算内，该科目项下预算的可用余额是多少。
特别地，在华天动力协同OA系统中，正在审批中的预算额度会被暂时冻结，
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