GEGFI1200财务管理功能手册.docx
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GEGFI1200财务管理功能手册
目录
第1章凭证管理4
1.1凭证处理4
1.1.1凭证录入4
1.1.2凭证查询11
1.1.3凭证审核13
1.1.4科目汇总表14
1.1.5辅助项分解15
1.1.6凭证统计15
1.2凭证设置16
1.2.1打印格式设置16
1.2.2套打格式定义18
1.2.3凭证公用设置18
1.2.4凭证个性设置21
1.3自动凭证生成22
1.3.1自动转账凭证22
1.3.2系统内凭证转入25
1.4外币汇兑损益25
1.4.1总账汇兑损益25
1.4.2应收汇兑损益27
1.4.3应付汇兑损益28
1.5月结29
第2章账簿管理29
2.1普通明细账29
2.2科目余额表（弹出式）32
2.3总分类账33
2.4明细账33
2.4.1多栏明细账格式一33
2.4.2栏式明细账格式二34
2.4.3栏式明细账格式三35
2.4.4栏式明细账格式四35
2.4.5栏式明细账格式五、35
2.5汇总表35
2.5.1总分类账（老版本）35
2.5.2科目余额表（老格式）36
2.6外币数量账36
2.6.1数量结存表36
2.6.2外币余额表36
2.7部门账簿管理36
2.7.1部门普通明细账36
2.7.2部门日报表37
2.7.3部门流水账38
2.7.4部门余额表38
2.7.5部门总分类账38
2.8日记账簿39
2.8.1现金银行日记账39
2.8.2日报表40
2.8.3科目流水账41
2.9个人账管理41
2.9.1个人普通明细账41
2.9.2个人日报表41
2.9.3个人流水账42
2.9.4个人总分类账42
2.9.5个人余额表42
2.10辅助账管理42
2.10.1辅助项科目明细账43
2.10.2科目辅助项明细账44
2.10.3辅助项多栏明细账44
2.10.4辅助项科目余额表45
2.10.5科目辅助项余额表45
2.10.6辅助项科目统计表46
2.10.7科目辅助项统计表47
2.10.8辅助项收支统计表47
2.11应收账簿48
2.11.1客户往来总分类账48
2.11.2客户往来余额表48
2.11.3单客户往来明细账49
2.11.4多客户往来明细账50
2.11.5客户辅助项明细账51
2.11.6客户辅助项余额表51
2.11.7辅助项多栏明细账51
2.11.8客户部门往来余额表52
2.11.9客户供应商往来账53
2.11.10客户数量余额表53
2.11.11客户数量明显账54
2.11.12客户辅助项数量余额表54
2.11.13客户辅助项数量明细账54
2.11.14应收显示风格55
2.12应付账簿56
2.12.1供应商往来总分类账56
2.12.2供应商往来账余额表56
2.12.3单供应商往来明细账56
2.12.4多供应商往来明细账56
2.12.5供应商辅助项余额表57
2.12.6供应商辅助项明细账58
2.12.7供应商部门往来余额表58
2.12.8供应商辅助项多栏明细账59
2.12.9供应商数量余额表60
2.12.10供应商数量明显账60
2.12.11供应商辅助项数量余额表61
2.12.12供应商辅助项数量明细账61
2.12.13应付显示格式62
第3章预算管理63
3.1预算设置63
3.1.1预算组设置63
3.1.2预算基本设置63
3.1.3年度预算设置64
3.1.4月度预算设置66
3.1.5主预算设置67
3.2预算报告67
3.2.1科目预算报告67
3.2.2部门预算报告68
3.2.3辅助项预算报告68
第4章数据协同68
4.1从外部数据源转入凭证68
4.1.1外部数据源定义68
4.1.2从外部数据源转入凭证69
4.1.3外部单据凭证生成71
4.1.4临时凭证转入71
4.2金税发票记账72
4.2.1初始化设置72
4.2.2导入已开发票传出文件73
4.2.3物料科目对应关系设置73
4.2.4购货单位对应关系设置73
4.3薪资记账74
4.4审计接口74
第5章基础设置74
5.1.1总账基础设置74
5.1.2科目导入76
5.1.3科目设置77
5.1.4凭证类型设置78
5.1.5辅助项类型设置79
5.1.6辅助项设置80
5.1.7打印格式设置81
5.1.8凭证套打格式定义83
5.1.9凭证公用设置83
5.1.10凭证个性设置86
5.1.11币种设置87
5.1.12浮动汇率88
第1章凭证管理
凭证处理是总账的核心，会计工作的大部分内容都在这里进行。
因此，凭证处理在本系统中有着举足轻重的作用。
1.1凭证处理
主要是进行日常凭证维护，凭证处理时可以在权限中心设置凭证类型限制域功能，用户只能看到和操作未限制的凭证类型。
1.1.1凭证录入
凭证录入是日常凭证维护中最基础最主要的工作，账务的一切数据均来源于此。
而录入凭证信息的正确性将直接影响到生成的各种报表及各项财务分析指标的准确性，所以要十分重视凭证录入工作。
单击“凭证处理\凭证录入”子菜单，弹出“凭证录入窗口”如图2.11所示：
图1.11凭证录入窗口
在录入凭证时，必须录入的数据包括：
科目、借贷方金额、凭证类型及相关辅助核算信息。
系统提供了便捷的凭证操作功能，其支持会计科目的快速定位，能根据科目的代码定位也能根据科目的名称定位，也支持根据科目的助记码定位，从而加快科目的录入速度。
会计科目按其中五大会计要素分类，可使用户快速定位到需要的科目。
系统支持灵活的摘要策略，在凭证的摘要栏中只需输入摘要的代码，系统就能将对应的摘要自动填入摘要栏中，同时支持多摘要的处理。
系统也提供了快速凭证（常用凭证）以加快一些常用凭证的录入速度。
系统完全支持小键盘的录入，并提供了很多的快捷键，如：
按Ctrl+C（V）复制上一条分录，以提高数据录入效率。
F11
凭证保存
F8
调用快速凭证模板
F9
自动计算差价
Shift+F1/k
调用光标定位列的帮助。
例如：
光标定位在科目代码列，则调用科目帮助。
回车
将光标跳转至下一列，若当前定位于最后一列，则自动跳转至下行，若为末行末列，则新增一行。
↓
若当前定位于非末行，则光标跳转至下一行；若当前定们于末行，则新增一行。
空格
若光标定位在金额列，则将借贷方金额调换方向。
J
外币核算的科目，在辅助核算信息录入界面中，支持点击J换算外币金额或汇率。
具体设置见下文相关操作。
K
数量核算的科目，在辅助核算信息录入界面中，支持点击K换算数量或单价。
具体设置见下文相关操作。
F12
在录入凭证分录时,查看分录的明细账
Alt+G
录入当前凭证的附件信息
Alt+A
当前凭证生成草稿
Alt+K
科目选择
Alt+S
凭证保存
Alt+P
当前凭证打印
F2
快速调用计算器
Alt+C
快速调用现金流量表的录入
Alt+X
快速调用现辅助核算的录入
提示:
1.凭证录入时，双击借贷金额列可调用计算器
2.当输入一个科目后，屏幕上方会有一黄色区域用于显示当前科目的余额及借贷方发生、累计金额。
见图2.11
3.选择凭证类型
系统会根据所选凭证类型自动生成凭证号。
凭证号现在根据权限控制,在有修改凭证号权限的情况下,可以自行修改凭证号.
4.系统会自动给出一个默认凭证日期,默认凭证日期在凭证个性设置中设置,用户根据需要自行修改。
注意：
1、凭证存盘前系统会对会计期、借贷方金额、凭证类型以及与科目有关的部门、个人、辅助项、币种、数量、科目余额和默认方向等辅助信息进行检测，并弹出警告或提示窗口，有一项不通过就不予存盘。
如果用户进行了预算控制，则科目金额超出预算也会给予提示或警告。
系统会根据用户在基础设置中定义的凭证类型信息，自动纠正所录入的凭证类型。
2、总账中也允许用户录入现金银行及客户供应商特征的控制科目，并把相应单据存放到现金中心、客户中心或供应商中心。
（详见“凭证录入控制”部分的介绍）。
3.在本系统中，支持有条件的录入非当前会计期的凭证。
但有下列情况的，将被系统禁止：
1、录入已经月结的会计期的凭证；2、当前会计期为非本年最后一个会计期时录入下年的凭证；3、基础设置中不允许录入以前年度凭证时录入以前年度凭证。
4.默认凭证日期设置:
在“凭证处理”\“凭证设置”\“凭证个性设置”中的“系统日期为非当前会计期时，凭证日期的取值”选项，系统提供三种日期供选择，分别是“当前会计期当前系统日”、“当前会计期最后一天”、“系统日期”
5.外币汇率设置：
若科目属性为外币核算，那么，在凭证的辅助核算属性中，就需要设置外币的金额、汇率，如果是多币种科目，那么还需要选择外币币种。
在本系统中，会根据设置自动取汇率（只取直接汇率）。
采用的汇率方式在“基础数据”\“基础数据初始”\“选项设置”中的“本单位采用的汇率方式”中选择。
有“固定汇率制”及“浮动汇率制”两种。
“固定汇率制”的汇率在“基础设置”\“外币列表”窗口中设置；“浮动汇率制”的汇率在“基础设置”\“浮动汇率设置”窗口中设置。
辅助核算:
录入科目信息后,如果该科目特征不是一般,或者设定了辅助核算属性,则系统会自动打开辅助核算窗口。
辅助核算窗口有下列信息:
部门个人:
若当前科目特征是"个人"或者设置了"部门核算",就需要在本属性页中设置个人或部门信息。
外币数量:
若当前科目特征是"数量"或者设置了"外币核算",就需要在本属性页中设置数量,单价,外币金额。
若为多币种核算,则还要提定外币币种。
系统会根据设置自动取到汇率。
设置了数量单价或或者外币金额汇率后,系统会自动计算本币（外币金额*汇率）或金额（数量*单价）值填入凭证金额。
辅助核算中数量单价的换算设置：
在“凭证处理”\“凭证设置”\“凭证个性设置”中的“金额修改时是否重算单价”选项，若选择“是”，则系统可以在分录金额被修改后，根据金额和数量重算单价。
辅助核算中金额汇率的换算设置：
在“凭证处理”\“凭证设置”\“凭证个性设置”中的“本币金额修改时是否调整外币”选项，若选择“调整外币金额”，则系统可以在分录金额被修改后，根据本币金额和汇率重算外币金额；若选择“调整外币汇率”，则系统可以在分录金额被修改后，根据本币金额和外币金额重算汇率。
辅助项核算:
若当前科目属性为"辅助项核算",就需要在本属性页中设置辅助项信息。
如果辅助项大于一个,那么在凭证保存后,还需要在"凭证处理"\"辅助项分解"系统中将当前科目的金额分别分解到各个辅助项。
通过“辅助核算”录入会计科目辅助核算辅助项，软件支持一个科目选择多个辅助项，同时还可对辅助项数量金额即时分摊，无须返回到辅助项分解菜单，如图2.12所示：
图1.12科目辅助核算-辅助项核算窗口
概念说明：
平行辅助项：
分别属于不同辅助项类型的两个或多个辅助项之间互称为平行辅助项。
分摊辅助项：
同一辅助项类型内的不同辅助项之间互称为分摊辅助项。
辅助项的备注与简单基础数据整合，允许自己输入备注的内容，并实现“备注”的名称可以自己改成其他的称呼，如“统计”等
在图2.13户可通过“增行、删行”按钮进行辅助项的添加和删除操作，同时录入该辅助项的具体金额。
对于已录入相同科目的辅助项以及该科目对应的所有辅助项可通过点击鼠标右键进入录入。
如图2.13所示：
图1.13
如用户对辅助项不熟悉可通过辅助项帮助按钮进行录入，“辅助项列表”窗口如图2.14所示：
图1.14辅助项列表窗口
辅助项帮助列表既可按辅助项代码也可按辅助项类型进行筛选。
票据单位:
若当前科目特征为"客户"或"供应商",或者现金银行类科目设置了必须输入结算方式,那么就需要在本属性页中设置"票据号","票据日期","结算方式","客户代码"或"供应商代码","发票类型","订单号","结算部门","业务员"。
其中,如果当前客户或供应商卡片中设置了分管部门及业务员,系统会将相应值自动填入"结算部门"及"业务员"栏。
票据单位的业务日期与“凭证录入窗口”中的凭证日期默认一致。
合同信息:
若当前科目为合同核算,就需要在本属性页中输入"合同编号","执行计划序号"信息。
弹性域信息：
若当前科目绑定弹性域信息，需要录入弹性域页面中的信息，其中弹性域设置为必输的，一定要录入。
点击保存,存入凭证。
若设置了凭证存盘时打印（详见凭证个性设置）,那么,在完成存盘操作后,系统会根据打印设置打印一张凭证。
其它:
图1.15弹出式菜单
菜单项
功能介绍
科目列表
切换到“科目列表窗口”中进行科目的维护。
凭证类型列表
切换到“凭证类型列表窗口”中进行凭证类型的维护。
摘要维护
切换到“摘要维护窗口”中进行摘要的维护。
凭证模板
从设置好的凭证模板中选择一张模板写入当前凭证。
界面风格
用于设置凭证录入界面的风格。
字体、字号、对齐方式、列宽、行高、背景研色等都可由用户自行指定。
生成模板
将当前凭证设置成凭证模板。
用户在制作凭证过程中如果感觉到这种凭证重复量比较大，就可以在录完凭证信息之后保存之前用该方法把它生成凭证模板。
在凭证模板的生成过程中，“快速凭证代码”由系统自动生成，用户需要输入“名称”，并且选择哪些凭证属性需要写入凭证模板，具体有“凭证摘要”、“凭证类型”、“部门代码”、“项目代码”、“个人代码”、“凭证借贷方金额”、“数量单价”、“外币信息”八个属性项。
计算器
调用计算器。
明细账
查看当前行科目的明细账簿。
在弹出式菜单中选择某子菜单后即可进行相应的维护操作。
如若选择“科目列表”和“凭证类型列表”子菜单，就可在弹出的“科目列表窗口”和“凭证类型列表窗口”中进行科目和凭证类型的维护；若选择“凭证模板”子菜单，就可进行快速录入凭证模板的维护和选择操作。
由此可见，弹出式菜单为用户更快更好地录入凭证信息提供了很大的方便。
在实际业务中，经常有很多相似的凭证。
如每月计提利息，通常就是：
借：
财务费用-利息
贷：
预提费用
如果我们预先设置一些凭证模板，定义好它的通用信息，如借贷方科目代码、相关辅助信息，在下次制作该类凭证时只要调用所需的凭证模板即可。
而的“凭证模板”子菜单就是专门用于帮助用户制作快速凭证的。
单击该子菜单，弹出“快速凭证编辑与选择”窗口，如下图2.16所示：
图1.16快速凭证编辑与选择窗口
在工具栏中，“增加”、“删除”、“修改”按钮用于凭证模板的编辑制作，“确认”按钮用于选中某一设置好的快速凭证分录后调用该凭证模板。
生成凭证模板可以有两种方式，即点击弹出式菜单中的“生成模板”子菜单，弹出如下图2.17所示的“生成凭证模板条件”窗口：
图1.17生成凭证模板条件窗口
用户在制作凭证过程中如果感觉到这种凭证重复量比较大，就可以在录完凭证信息之后保存之前用该方法把它生成凭证模板。
生成之前，系统会让你自由选择一些保留属性，使生成的凭证模板更具有通用性。
在凭证录入后也可以生成凭证草稿，功能类似凭证模板，并可保留原凭证科目的票据单位信息。
由于很多用户对于凭证的录入界面都有不同的需求，因此系统为用户提供了凭证录入界面的自定义功能，如下图所示：
图1.18凭证录入界面风格设置窗口
用户在此可对“凭证字体风格、栏宽、行高、背景颜色以及格式”进行相应的设置，为用户的凭证录入工作带来方便与快捷。
用户完成凭证录入并保存后，可直接进行凭证打印操作，只需单击“凭证录入窗口”的“打印”按钮，系统随即弹出提示窗口如图2.19所示：
图1.19打印提示窗口
用户还可通过单击“高级”按钮来设置凭证打印的份数。
注意：
1、用户必须在“凭证个性设置”的“存盘提示”选项卡中选中“凭证或单据保存是否打印凭证”下的“提示是否打印凭证”选项才会在打印凭证时出现如图2.110所示的提示窗口。
2、凭证录入增加了允许录入下年第一会计期凭证，录入调整凭证的权限控制。
3、凭证录入时在借贷列对应输入金额处，双击可弹开系统计算器，计算后确定把计算值自动过渡到科目的借贷方。
4、凭证录入往来核算科目时，可以录入业务日期，信用期限，应收日期，在客户中心和单据信息是同步的。
5、凭证录入时自动复制上条分录的科目及辅助信息，当更改科目时系统也支持保留辅助信息，辅助项的值可以继承上个分录的值，通过一定的核算比例得到当前科目的辅助项值。
6、当系统为当前财政年度的最后一个会计期，在总账会计期定义下个财政年度的会计期，系统支持在不年结的情况下，用户可以录入所定义的会计期的下年度凭证。
7、部门冻结后，在凭证录入时自动过滤，在报表查询时显示冻结的部门供查询。
8、总账系统录入的凭证，支持凭证的删除，开关按钮在凭证公用设置的凭证处理维护，当有删除的凭证，在凭证录入时，可以选择断号录入凭证。
9、其它组织员工在当前组织发生业务时，在基本选项的凭证录入控制勾选选项，只有在勾选时，在个人账查询时，才能选择其它组织的员工查询其相应的明细账及总分类账。
图1.110凭证公用设置
10、凭证录入时，当辅助核算为部门或个人时，支持模糊定位功能，完成匹配时，自动赋值，模糊时，自动筛选满足条件的内容供用户选择。
11、在凭证录入的窗口，支持成批录入科目核算的辅助项，及辅助项对应的余额结转，用户可以按类型选择辅助项结转，在录入辅助项的窗口右键，如下图所示意。
图1.111凭证录入的窗口
12、当用户录入凭证过程中，系统的网络异常断开时，系统能自动保存一份临时文件在用户的客户端，当网络恢复正常后，系统通过交互导入临时文件让用户可以继续录入凭证。
13、涉及科目特征的为个人的科目在录入凭证的时候能够提醒某人已被停用或禁用
1.1.2凭证查询
系统具备强大的模糊凭证查询功能，用户可快速查询到自己想要的凭证，另外从查询得的凭证中可追踪至相关单据，从而大大提高审计效率。
凭证查询条件窗口如下图2.112所示：
图1.112凭证查询条件窗口
1、在凭证查询功能菜单中用户可根据自己的需要设置条件进行组合查询。
若点击条件窗口中的“简洁”按钮，详细条件栏将隐藏起来；若点击“连续打印”按钮可以一次打印出所有符合查询条件的凭证；若点击“确认”按钮，即弹出“凭证查询”窗口，如图2.113所示：
图1.113凭证查询窗口
在该窗口中将显示符合查询条件的所有业务记录。
另外，通过“凭证查询”窗口工具栏中的“冲红”按钮可以对总账录入的一般凭证进行冲红；通过“凭证”按钮除了能够展现原始凭证外，还能根据发生的业务类型找到其原始单据。
在业务类型凭证中还能查询指定科目的明细账。
2、“凭证修改”对应那些从总账录入的凭证可通过凭证修改功能进行修改，另外系统被设计成业务财务一体化软件，因此很多业务模块的业务交易均会通过自动会计接口自动生成凭证并过至总账，对于这些凭证只能通过凭证修改菜单修改一些凭证摘要信息，不能修改凭证日期。
修改时不允许把凭证日期改为其它会计期的日期，操作方法同凭证录入。
系统允许对他人制定的凭证进行修改，保存后制单人将变成修改人的名字。
必须登陆权限中心,将总账模块的其它权限-修改他人录入的凭证选入。
删除别人的凭证也是通过权限控制。
凭证审核后，不能再修改。
3、由于在系统中很多凭证是从业务模块自动过账而来的，因为我们不能排除对于某笔凭证分录从业务角度与财务角度存在一定程度的微差，为此总账中提供了凭证加工功能以重新修饰从业务模块过来的凭证，当然在凭证加工中有很多限制条件，如科目代码不允许修改、凭证每一笔发生金额不允许修改等，而对于核算的辅助项、摘要信息等则可以进行财务修饰。
提示:
1.凭证号：
查询凭证的凭证号范围。
系统允许凭证号为000001的凭证在查询时录入为1号凭证。
2.科目代码：
查询凭证的科目代码范围。
3.对方科目：
相对于科目代码而言，如果要使用对方科目查询条件，则必须输入（本方）科目代码。
两者作为复合查询条件进行查询。
4.引用号：
查询凭证引用的外方凭证号。
注意，引用号查询条件不支持凭证号查询时的简写。
5.当科目有预算控制设置时，修改科目及金额信息时，系统自动检测是否超出预算。
注意：
1、如果要查询调整期的凭证，只要把凭证起始日期改为0000.00.00。
2、增加只允许查询直接录入的凭证权限控制，在信息限制域里增加操作员的查看某操作员凭证，某类型的凭证权限控制，
3、支持删除总账系统录入的凭证，删除的断号码在凭证录入时可以选择，开关选项在凭证公用设置维护。
4、在凭证查询的列表界面，用户可以新增，修改，将查询的凭证生成凭证草稿。
5、在凭证的查询列表里，也支持连续打印凭证，打印的凭证范围为列表的所有凭证。
6、以前月份的凭证应可设为模板凭证，并且模板凭证的编码顺序可以修改或调整通过查询确定以前月份凭证，提供“生成模板”按键实现
图2.114凭证录入窗口
1.1.3凭证审核
凭证审核是对原始凭证的审查、监督并签字，是会计基础工作的一项重要内容。
包括其它业务模块在内的所有模块生成的凭证都在这里审核。
按会计法规，会计人员只能审核他人制作的凭证，无权审核自己制作的凭证。
审核无误后，审核人员必须签字确认。
本软件提供了两种签字方法，单张签字和全部签字。
签字完成后，系统自动为已签字的记录改以黄色背景。
“凭证审核列表”窗口如下图2.115所示：
图1.115凭证审核列表窗口
提示：
1、凭证审核时，支持录入审核意见，方便根据意见修改凭证。
2、对于收付属性凭证，由于涉及企业现金的收入与支出,为加强对出纳凭证的管理，在凭证审核前，启用出纳签字功能，签字核对出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改，启用选项由财务主管来设置，在凭证审核或凭证查询选择详细条件时，可以选择已签字的凭证或未签字的凭证作为检索条件。
图2.116基础设置窗口
1.1.4科目汇总表
科目汇总表是根据用户的条件把凭证中相同的科目数据汇总到一起的过程。
本系统支持任意区间段的凭证汇总，在进行凭证汇总时也可以附加上很多特定的条件，如凭证类型、制单员、是否已审核等。
另外在凭证汇总中也可以体现外币发生情况、数量发生情况等。
但它只能汇总同一会计期的凭证数据，并且只显示一级科目的汇总数，汇总数据可包括本币、外币及数量等。
对于窗口中显示为黄色的记录（如图2.117所示），单击右键可以按科目特征分解该行数据，如当前选中的黄色记录的科目为多币种核算，则单击右键能进行多币种余额分解；若为部门核算科目，则可进行部门余额分解；若为个人核算科目，则可进行个人余额分解；若为部门核算科目，则可进行部门余额分解，若为辅助项核算科目，则可进行辅助项分解查看科目金额和辅助项金额是否一致，选中某行也可以查看该行科目的明细账。
凭证汇总的日期范围只能在同一个会计期中。
图1.117凭证汇总表
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