物品管理规定.docx
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物品管理规定
Q/KFFGS
科技工程与服务产业分公司管理标准
Q/KFFGS201.00.14-2012
物品管理规定
2012-08-06发布2012-08-06实施
科技工程与服务产业分公司发布
前言
为贯彻执行国家、行业、地方有关标准化的法律、法规和方针政策；组织实施技术法规、国家标准、行业标准和地方标准；根据公司发展战略和经营管理目标，制定和实施企业标准，建立、健全公司标准化体系，以确保各项工作在规范的程序下运作。
本标准起草人：
吴頔
本标准初审人：
方剑
本标准会审人：
郑百尧徐世杰方剑赵建华赵益民杜春晓葛强吴宏福
本标准审核人：
潘志强
本标准审定人：
黄伟建
本标准批准人：
黄伟建
本标准由科技工程与服务分公司办公室负责解释。
物品管理规定
1使用范围
本办法适用于由办公室负责采购和管理的相关办公物品、固定资产与服务。
2原则
2.1计划内采购和计划外采购相结合的原则
2.1.1为保证物品与服务的充分及时供应，实行计划内和计划外采购相结合的管理方式。
2.1.2根据上一年度物品及服务利用情况，测算和制定本年度的采购计划。
2.1.3年度计划难以概括的，或其他原因导致需求计划改变的，可在年度中安排计划外采购。
2.2招标采购与询价采购相结合的原则
2.2.1应根据批量和额度分别采取招标采购与询价采购相结合的方式。
2.2.2采取招标采购方式的，根据集团相关规定，由集团公司制定的物流公司统一组织实施。
2.2.3采取询价采购方式的，必须有三家以上供应商提供报价，在充分比较质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商议定最终价格。
2.2.4需要根据实际耗用情况经常性添置的小额物品，为简化采购程序，提高工作效率，可以通过三家以上比较确定一段时间内（一年或半年）的供应商，并定时考核。
2.3一致性原则
定购的物品或服务必须与采购申请所列要求规格、数量相一致。
在市场条件不能满足申请部门要求的情况下，及时反馈信息供申请部门决定是否变更要求。
如确实由于特定原因导致定购的物品不能完全与采购申请一致，经审核批准后，方可采购。
3组织与职责
3.1办公室设置采购小组。
采购小组由办公室资产专职管理员、监审部委派的人员及申请部门需要参与的相关人员组成。
3.2采购询价、综合评估、会签合同、采购审批，由采购小组协调财务及使用部门共同完成，报分管领导审批。
3.3采购小组的工作职责：
3.3.1负责与供应商签订采购合同，督促合同正常如期的履行，并处理催讨欠、退货或索赔事宜。
严把物品服务的质量关，负责组织申请部门对所购物品进行验收和财务结算，并监督物品的入出库工作，协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题。
3.3.2负责收集物品供货信息，对采购策略、物品结构调整改进，积极提出各项合理化建议。
3.4办公室资产专职管理员工作职责：
3.4.1根据上一年度物品耗用量及各部室提出的《物品领用计划调整表》等，编制本年度采购计划，采购计划应当与资金预算相衔接。
3.4.2根据物品使用情况和库存变化以及各部门上报的物品领用计划、采购申请，相应制定月度的具体采购计划。
3.4.3根据谈判情况拟定采购合同并编制用款申请，报办公室主任、办公室主任、主管副总经理、总经理根据权限签批核准。
3.4.4负责办理物品验收、清点交接、结算等手续。
4采购计划
4.1采购小组根据规定的物品领用计划编制采购计划进行采购。
4.2各部室需对下一年度物品领用计划进行调整的，应当根据实际情况提出书面申请，经部室负责人审核批准后，于每年10月底前送达办公室采购小组。
4.3维修和其他服务，由各使用部门提出书面申请，写清所需服务的数量规模、质量标准、技术指标、要求日期等，由部室主任签字交办公室。
5计划外采购
5.1各部室在领用计划以外申购价格超过200元的办公用品，应提出书面申请，申请需写清楚用途、名称、规格、数量等，经本部室领导签名后，报办公室主任审批、若金额较大应报分管领导审批后由办公室采购小组负责采购。
经批准的特殊物品采购小组也可以委托相关部门自行采购，相关部门应自采购后3日内到办公室采购小组办理相关登记报销手续，未批准的将不予报销。
5.2各部室在领用计划以外申购价格不超过200元的办公用品，应提出书面申请，写清采购物资的数量、型号、质量标准、要求到货日期等，由部室领导签字后报办公室批准后由采购小组负责采购。
5.3超预算采购的，按分公司相关规章制度办理。
6采购实施
6.1采购小组在洽谈某项物品时，原则上供应商不得少于三家。
如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低成本。
6.2对于经常需要且规格繁杂的物品，由采购小组向三家以上供应商询价，经综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，要求供应商按需供货并定期结算。
6.3供应商必须证照齐全，具有生产产品和合法证件。
供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
6.4对于大宗和经常使用的商品或服务，采购小组应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同相关部门对供应商定期进行评估。
6.5所属营运企业应减少对个别供应商的过分依赖，分散采购风险。
为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于必须的商品，应有两家或两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
6.6采购合同经双方签章生效后，办公室资产专职管理员按合同约定的付款和交货进度，办理付款和验收货。
6.7如发现物品的品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合用预定标准不符，办公室资产专职管理员可拒绝接受或将物品退回，并及时告知供应商，就退货、经济补偿、赔偿等事宜进行谈判。
6.8购入的办公用品（低值易耗品）必须经办公室资产专职管理员验收质量和数量后办理入库登记，并对库存物品分类建立明细账，标明“物品名称”、“规格型号”、“供货单位”、“进货日期”、“出入库数量及库存量”等数据，以便库存盘点和存量预警机制的建立。
7办公家具与办公设备领用管理
7.1在配置标准范围内领用办公家具与办公设备只需在出库单上签字即可。
7.2申请购置设施、设备，应填写物品领用申请或提交购置申请报告，注明名称、规格、推荐品牌、价格范围、数量等，经部门负责人同意后，报办公室（服务中心）审核，总价3000元以上的（含3000元），报分管领导审批同意后纳入采购流程。
7.3资产专职管理员应该按照“以旧换新、离岗交接、损失赔偿”的原则对办公家具与办公设备的领用进行管理。
7.4资产专职管理员要定期统计办公家具与办公设备的入库、出库和库存数量，以便有目的有计划的购置。
7.5由于领用人原因造成家具、设备损坏、丢失的，由其本人承担设备的赔偿责任；具体赔偿金额按折旧后的余值计算。
7.6办公用品（低值易耗品）领用发放时，应为领用人建立个人领用档案，记录“领用物品名称”、“领用数量”、“领用金额”、“领用日期”等数据，做到物品流向清晰。
8办公设备配置标准
8.1分公司领导（副总师及以上）：
8.1.1台式电脑：
按采购当年的高端品牌机型配置CPU、主机、内存、硬盘、DVD刻录光驱等；17＂宽屏液晶显示器。
8.1.2打印机、喷墨。
8.1.3笔记本电脑：
根据工作需要选择品牌配置，笔记本电脑配备无线网卡一张。
8.1.4程控直线电话。
8.1.5碎纸机。
8.1.6当年主流容量配置的U盘一个。
8.2部门公用办公设备配置标准：
8.2.16人以上（含6人）的部门配置1台笔记本电脑，笔记本电脑配置无线网卡一张。
8.2.2每个大办公室配置打印机（网络）、复印机、碎纸机、饮水机各1台。
8.2.3当年主流容量配置的U盘1个。
8.3部门领导：
8.3.1台式电脑：
按采购当年的主流品牌机型配置CPU、主频、内存、硬盘、DVD刻录光驱等；17＂液晶显示器。
8.3.2激光A4打印机。
8.3.3笔记本电脑：
根据工作需要选择品牌配置，笔记本电脑配备无线网卡一张。
8.3.4程控直线电话。
8.3.5碎纸机。
8.3.6当年主流容量配置的U盘一个。
8.4部门副职及主任师：
8.4.1台式电脑：
按采购当年的主流品牌机型配置CPU、主频、内存、硬盘、DVD刻录光驱等；17＂液晶显示器。
8.4.2笔记本电脑：
根据工作需要选择品牌配置。
8.4.3程控直线电话。
8.4.4当年主流容量配置的U盘一个。
8.5普通员工：
8.5.1台式电脑：
按采购当年的主流品牌机型配置CPU、主频、内存、硬盘、DVD刻录光驱等；17＂液晶显示器。
8.5.2程控直线电话。
8.5.3当年主流容量配置的U盘一个。
8.6对于借聘半年以上的工作人员，由资产专供管理员在收到人力资源部书面通知后，按相关标准配置或调配办公设备；借聘半年以内的工作人员根据工作需要酌情配置或调配办公设备。
9办公用品领用管理
9.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。
个人领用个人使用保管的用品，部门领用本部门共同使用的用品。
9.2员工个人领用办公用品实行限额管理，单件不得超过200元，该领用限额由服务中心根据实际情况定期修订。
9.3个人在限额内领用办公用品只需在领用单上签字即可，代他人领取的，由代领人在领用单上签字说明。
超过限额领用办公用品的，应提出书面申请，经部室负责人签字后报服务中心主任审批。
9.4部门领用的办公用品应明确保管人。
9.5员工应当自觉爱护公司财产、节约使用各办公用品，严禁用于私人用途。
部室负责人读出本部门员工合理使用，不得浪费，办公室不定期进行抽查盘点。
10员工办公用品配置标准
10.1新员工办公用品配置标准：
（见下表）
序号
办公用品
单位
配置标准
序号
办公用品
单位
配置标准
1
笔筒
只
1
15
橡皮擦
块
1
2
签字笔（红色）
支
1
16
便条纸（带盒）
本
1
3
签字笔（黑色）
支
2
17
文件夹
个
4
4
圆珠笔
支
1
18
记事本（大）
本
1
5
铅笔
支
2
19
记事本（小）
本
1
6
剪刀
把
1
20
回形针
盒
1
7
卷笔刀
只
1
21
信笺纸
本
1
8
美工刀
把
1
22
9
订书器
只
1
23
10
订书针
盒
5
24
11
起钉器
只
1
25
12
胶水（固体）
只
1
26
10.2专职管理员在收到人力资源部新员工（聘、借用年限超过半年的）调入通知单后，按标准配置办公用品。
借用半年以内的人员根据工作需要酌情发放。
11仓储保管
11.1入库物品应分类合理堆放，避免防止损坏，确保库内物品存好，及时清理挤压物品，并提出处理意见。
11.2妥善管理仓储物品，领用时按“先进先出”原则，减少损耗，及时清理挤压物品，并提出处理意见。
11.3每年6月底和12月底对库存物品进行盘存，统计进货量、消耗量及损耗量。
盘点工作由办公室办公用品专职管理人员进行，并由办公室主任指派的人员进行监督。
盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。
11.4根据办公用品仓储情况，制定相应物品的损耗指标，并据此考核仓储管理绩效。
12存量预警机制和信息反馈机制
12.1根据办公用品（低值易耗品）的类别和使用情况，制定相应物品的最低、最高存量标准，并据此及时填报常备办公用品采购计划。
12.2对领用人提出的未储备的常规办公用品予以登记，然后编报采购计划。
12.3印刷制品与各种用纸的管理依照盘点的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算余量。
一批用完，立即编报采购计划。
12.4经常对领出的办公用品回访，及时接受员工反馈的使用意见，以便调整采购方案，对办公用品和供应商的选择考核提供建设性建议。
13附录
13.1附录A（资料性附录）浙江省能源集团有限公司科技工程与服务产业分公司办公用品领用管理流程图
13.2附录B（资料性附录）浙江省能源集团有限公司科技工程与服务产业分公司物品与服务采购流程图
附录A
（资料性附录）
物品与服务采购流程图
办公室主任审批
附录B
（资料性附录）
办公用品领用管理流程：
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