会计电算化管理办法.docx

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会计电算化管理办法

**

规章制度控制表

制度名称

**会计电算化管理办法

制度编号

CPIHH〔YW〕-04-18

版本

签发日期

下次评估时间

起草人

部门审核

分管领导审核

签发人

是否修订

此

次

修

订

的

主

要

内

容

1、结合公司财务信息化建设规划要求进行修订。

2、结合公司体制改革后实际管理结构和企业结构以及会计电算化现状进行修订。

解释

部门

财务产权部

实施

及完

善执

行人

会计

会计电算化管理办法

1目的

为进一步提高会计基础工作水平，加强对会计电算化工作的管理，实现**（以下简称：

公司）财务信息化建设规划目标，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

2适用范围

本办法适用于公司所属各单位（含分公司、全资或控股子公司、辅业公司），各单位可根据本办法，制订本单位的实施细则。

3定义

会计电算化就是将系统工程、电子计算机技术、网络技术等先进学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其他有关信息的输入、存储、运算和输出，以电子计算机取代手工完成会计核算和财务管理工作，并提供计划和控制经济运行过程中所需的会计信息。

会计电算化是核算手段、分析手段和管理手段的现代化，是实现公司财务信息化和企业管理现代化的基础。

4组织机构

4.1公司成立会计电算化工作领导小组，正、副组长分别由公司财务总监和财务产权部主任兼任，成员由各单位财务部门负责人和会计电算化系统管理人员组成。

会计电算化工作领导小组负责制定全公司会计电算化工作的总体规划，负责全公司会计电算化工作的组织、协调和建设。

各单位应根据本单位实际，建立相应的组织机构。

4.2公司财务产权部为公司会计电算化工作的日常管理部门，公司财务产权部设置（或兼设）会计电算化管理岗位，负责全公司会计电算化工作的推广实施和制度制定，并对公司所属各单位的会计电算化日常工作进行指导、监督和考核。

4.3各单位应至少指定一名会计人员担任（或兼任）本单位会计算化系统管理员，负责本单位会计电算化日常管理工作，以保证会计电算化系统的安全、可靠和稳定运行。

5软、硬件配置要求

5.1电子计算机和会计软件是实现会计电算化的重要条件。

各单位应根据高效稳定的系统运行要求，在认真分析本单位财务数据总量大小，未来年度数据量膨胀的限度及财务信息化发展规划的基础上，遵循经济效益和资源综合利用并重原则，进行系统硬件平台的配置。

5.2会计软件应使用由公司财务产权部统一指定，经财政部评审通过，符合《会计核算软件基本功能规范》要求的会计软件。

5.3会计软件的全套文档资料和安装程序必须妥善保管，非经授权，不得对会计软件程序进行修改和编译操作。

5.4各单位要从硬件配置和系统运行方式两方面着手，努力提高会计电算化系统的整体安全性。

要配置先进的数据备份设备，建立完善的备份工作机制，实现对数据的及时备份，保证会计数据安全完整。

5.5会计电算化系统应配备在线式不间断电源，后备时间应大于2小时，从而避免因意外断电造成会计数据的丢失和系统的损坏。

5.6会计电算化系统应安装杀防病毒软件，并经常进行杀防病毒软件系统主程序和病毒库文件的更新，实时监控和杀灭系统中发现的病毒，以确保会计软件运行环境的安全。

5.7计算机网络系统是信息交换、共享的前提条件，公司将认真考虑财务网络的发展趋势，以建成与各单位财务部门无缝连接，安全、稳定、高效的会计电算化系统专用网为最终目标。

各单位内部财务网络，应做到专网专用，要采用先进的网络连接设备和技术，实现网络高速、稳定连接。

财务专网与本单位MIS系统及Internet相连的，必须采用防火墙、VPN等网络安全措施，并对网络设置参数及各级登录口令严格保密，防止非经授权的登录。

5.8财务服务器及网络连接设备等应安装在专用机房内，机房内各项安全技术指标必须达到计算机机房建设标准要求。

各单位会计电算化系统的各类硬件设备在系统建设初期可由财务部门或信息、技术管理部门负责管理，随着全公司财务信息化进程的不断深入，应对会计电算化系统各类硬件设备逐步实现专业化管理，可由本单位信息或技术管理部门全面负责系统硬件和网络的安全、维护和建设工作。

6会计电算化岗位职责

6.1公司财务总监负责对公司财务信息化发展方向、规模以及重大硬件、软件、系统的建设项目进行决策，负责审批会计电算化有关制度规定，保证会计电算化工作的健康发展。

6.2公司财务产权部会计电算化管理岗位人员协助财务产权部主任完成全公司财务信息化发展规划及会计电算化管理制度的制订，合理配置软硬件，负责完成对全公司会计电算化工作的推广、指导、监督和考核。

6.3各单位财务负责人是本单位会计电算化工作的第一责任人，负责本单位会计电算化的具体实施，根据公司制订的财务信息化发展规划和会计电算化管理办法，结合本单位特点，合理设置会计电算化系统管理专责岗位，配备岗位人员，检查岗位人员工作情况，并严格按岗位职责进行绩效考核。

6.4会计电算化操作人员岗位职责

6.4.1会计电算化操作人员，应是经过会计电算化知识培训的在岗会计人员。

6.4.2会计电算化操作人员应在财务负责人授权后，按照所分配的会计软件操作内容和工作权限进行工作，严禁XX进行操作。

对于由个人保管的登录、操作等各级密码以及有关的系统设置参数要严格保密，不得泄露。

6.4.3会计电算化操作人员必须严格执行国家有关会计制度和公司会计电算化管理的各项规定，遵照会计软件操作规程进行工作，切实保护系统和会计数据的安全完整。

6.4.4会计电算化操作人员在编制会计凭证和会计记帐过程中，发现差错时，如属于会计差错的，应按照会计制度和会计工作规范要求予以更正；如属于系统异常或错误的，应及时向系统管理人员反映，不得自行打开系统数据库进行操作。

6.4.5会计电算化操作人员要及时打印出书面会计凭证，同时还要进行对帐、记帐、结帐以及帐页打印等工作。

6.4.6要及时对有关会计资料进行备份，备份了数据的存储介质及其他书面会计档案资料，要按照档案管理要求，办理档案移交手续，由会计档案管理人员归档保存。

6.5会计电算化审核人员岗位职责

6.5.1负责审核会计电算化凭证编号的连续性，摘要的规范性，内容的合法性，要求数据及科目代码的正确、完整。

对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还有关会计人员予以更正、补充。

6.5.2对打印输出的会计凭证、帐簿报表进行审核并签章确认。

对发现的会计凭证错误，应及时通知有关会计人员按会计制度和规范进行修改。

6.6会计电算化系统管理人员岗位职责

6.6.1负责本单位会计电算化工作的具体开展及本单位会计电算化管理办法的制订和落实，在精通财会业务知识的基础上，刻苦学习掌握现代计算机技术知识和网络技术知识。

6.6.2负责依据每位会计电算化操作人员的工作内容，确定各电算化工作人员在会计软件中的操作内容和权限。

负责设置和管理系统运行、维护、控制等各种安全密码，对已设定的密码建立定期更换制度，确保密码的安全有效。

6.6.3负责通过会计电算化系统所提供的平衡校验、主辅帐户余额检验、清理帐户余额检验等技术手段检查输入、输出数据准确性、有效性和可靠性，及时进行数据的备份。

6.6.4负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况，建立系统管理运行日志制度，确保会计电算化系统的安全、稳定、高效运行。

6.7会计电算化维护人员岗位职责

6.7.1负责本单位会计电算化系统的建设工作。

在系统建成运行后，负责系统软、硬件的日常维护和安全运行，逐步完善会计电算化系统软硬件基础平台的安全性和稳定性，切实保障系统内会计数据的安全、完整。

6.7.2负责建立健全会计电算化系统防病毒机制和网络安全机制。

6.7.3认真观察系统运行状况，定期开展系统维护，积极消除系统运行隐患。

进行系统维护工作时，应填写《系统维护登记表》，内容包括采用的维护方法、维护的效果及发现的异常现象等。

系统维护中发现故障的要及时处理，并根据故障发生时间、原因及处理情况填写《上机故障记录表》。

6.7.4负责制定本单位会计电算化系统灾难性事故发生的应急预案，防止灾难事故的发生。

一旦发生重大的系统故障时，应及时向本单位财务负责人和公司财务产权部进行汇报，争取多方支援，将损失减少到最小。

6.8根据我公司财务工作实际，会计电算化操作人员为各单位实际在岗会计人员，财务部门审核岗位人员同时履行本单位会计电算化审核人员岗位职责，会计电算化系统管理人员和系统维护人员由各单位财务部门自行安排在岗会计人员兼任，不再单独设岗。

7会计电算化操作要求

7.1会计电算化会计科目及核算体系应按照公司有关制度并结合本单位实际和对应式总帐要求进行设置。

会计科目在每年年初帐务初始化时，进行一次性增删变动，原则上年度内不得随意变动，确需变动的，需报公司财务产权部批准。

7.2记帐凭证的类别，可根据本单位实际，采用一种凭证形式或收、付、转三种凭证形式，按照经济业务性质和财务软件要求编制记帐凭证。

7.3各单位对每日发生的经济业务要及时入帐，期末按期结帐并打印输出会计报表。

要运用会计电算化数据进行综合分析，定期不定期的向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

7.4以计算机打印输出的书面会计凭证、帐簿、报表应符合会计制度的要求，电算化会计档案（含电子档案）立档、归档及保存期限按相关会计档案管理办法执行。

8会计电算化上机要求

8.1会计电算化系统上机人员要依照会计软件操作规程完成预定任务，避免非法舞弊行为的发生，保障系统内各类资源信息的安全完整和系统的正常运行。

8.1.1会计电算化管理人员、操作人员、维护人员及经财务负责人和电算化管理人员批准的其他人员，经过培训，方可上机操作。

8.1.2上机操作人员在会计电算化系统中使用操作姓名必须为真实姓名，对系统内要求设置的各级密码，必须一一设置，不能采用省略方式。

要采用大小写字符和数字相混合的样式，避免使用出生日期、电话号码等容易被猜中的密码，确保密码的随机性和长度。

操作密码要注意保密，一旦泄露，操作人员应该及时修改，否则，发生问题，由操作人员承担相关责任。

8.1.3上机人员必须按照各自分配的权限操作，不得越权。

操作人员在登录会计电算化系统后不得擅自离开工作现场，完成操作内容时，应及时退出系统。

8.1.4不得上机制作、处理、使用和安装与会计业务无关的软件，确因工作需要，使用外来存储介质的，必须首先进行病毒检查，切实防止病毒入侵。

8.1.5不得随意修改、删除系统文件和打开数据库进行操作。

系统文件目录不应存放任何非系统文件，会计数据文件存放的目录要加设密码。

8.1.6上机人员应确保个人所使用计算机、打印机等硬件设备的安全和完整，在设备使用中严格遵守设备操作规程。

上机过程中，发现问题或异常时，应及时登记《上机故障记录表》，并向系统管理人员反映。

9会计电算化系统维护与管理

9.1会计电算化系统是由系统管理和操作人员、计算机硬件、会计软件及各类会计信息等组成的一个有机整体。

为保证已建成的会计电算化系统实现安全、可靠和稳定运行，在运行过程中不断提高运行效率，增强系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理。

9.2会计电算化系统投入运行后，为及时发现和解决存在的问题，进一步增强系统功能，满足财务工作的发展要求，必须加强对系统的维护。

系统的维护包括：

维护任务、人员配备、维护人员的权限及硬件和软件的维护等内容。

9.3系统维护的任务

9.3.1实施对系统的日常检查和维护，保证系统的正常运行。

9.3.2在系统发生故障时，应及时排除故障，恢复运行。

进行数据恢复工作的，需报经财务负责人同意，防止利用系统恢复修改数据。

9.3.3根据会计电算化工作实际需要提出系统扩展报告，上报财务负责人，并在系统扩展时，负责安装、调试、直至运行正常。

在系统环境发生变化时，还要随时做好适应性的维护工作。

9.4系统维护人员的权限

9.4.1系统维护只能由系统维护人员或指定的专人负责，其他人员不得实施。

9.4.2必须按规定的程序进行软件的维护操作，对其他操作人员的违规操作，维护人员有权指正。

9.5硬件系统的维护

9.5.1硬件设备是指专门用于会计电算化工作的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。

9.5.2会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行。

一般维护工作需登记《系统维护登记表》，大的硬件维护工作需编写系统维护报告，报财务负责人及系统管理人员。

9.6会计软件的维护是指为保证会计软件设计功能的正常实现，所实施的程序修正、软件参数调整、会计数据的更正与恢复等工作。

9.6.1会计软件的维护和升级工作，要保证会计数据的连续和安全。

9.6.2会计软件的升级工作应书面上报公司财务产权部审批后方可进行，由本单位系统管理人员组织，维护人员具体实施，并将升级资料归档。

9.7机房管理要求

9.7.1机房由系统管理人员和系统维护人员负责管理，随时保持机房环境和硬件设备的卫生整洁，非工作人员严禁入内。

9.7.2机房内严禁杜绝水源和火源，并配备灭火设备。

机房内所有电器设备的安装须经机房管理人员同意后方可进行同。

机房应安装防盗门、防护窗，确保系统的安全完整。

10会计电算化档案管理

10.1会计电算化档案是指存储在硬盘和软盘、光盘或其他存储介质上的会计数据和程序，以及打印输出的凭证、帐簿、报表等书面资料和系统开发运行中的全套文档资料。

10.2加强会计电算化档案管理工作，严格执行相关会计档案管理办法中的有关规定，确保会计电算化档案的安全完整。

10.3会计电算化档案管理的任务

10.3.1收集和整理应入档的会计电算化资料。

10.3.2保管和利用好会计电算化档案。

10.3.3遵守会计档案保存期限的有关规定。

10.4认真填写会计凭证封面，做到书写清晰，项目齐全。

会计凭证装订平整，附件完整，没有缺漏号，在经财务负责人和审核人审核签章后，归档保存。

10.5各类会计帐簿按科目编号和时间顺序归类，加装封面后装订成册，封面的有关内容要填写齐全。

“单位名称”、“帐簿名称”要写全称，“帐簿页数”要写帐簿的有效页数，在经单位主管、财务负责人审核签章后，归档保存。

10.6会计电算化系统开发文档资料由系统开发人员根据系统开发进程统一收集整理并在系统验收运行后移交存档。

10.7会计电算化系统存储在硬盘上的会计数据必须建立备份。

帐务数据和报表数据的备份由系统管理人员统一负责，备份次数每月不得少于一次。

备份的存储介质可选择硬盘、光盘等，应同时保存至少二份拷贝，编号存放在不同地点。

备份存储介质应存放在远离潮湿、磁性、辐射性的安全环境，并定期转储，确保备份数据的可恢复性。

要建立起备份文件档案及档案库，详细记录备份数据的信息，包括编号、运行环境、备份日期、备份内容、备份人等。

10.8会计软件也要作为会计档案妥善保管。

财务部门必须妥善保管会计软件安装光碟和授权码，并分别存放，存放在档案室的备份由档案管理人员管理，存放在其他处的备份由系统管理人员负责。

10.9会计电算化档案的保管和利用

10.9.1会计电算化系统形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等资料，在经单位主管、财务负责人等审核签章后，才能作为正式的书面档案资料保存。

10.9.2会计电算化档案在移交存档时，必须办理档案移交手续，以明确责任。

10.9.3查阅已入档的会计电算化档案必须按规定进行会计档案查阅登记，不得在档案上做任何记录、勾划和涂改，更不能抽撤单证。

10.9.4会计电算化档案一般不得外借，磁介质和光介质会计数据外借使用时，须经单位主管领导和财务负责人书面批准，只能使用备份的副本，硬盘和正式备份严禁外借使用。

10.9.5因恢复历史数据而借用会计电算化档案的，不得对档案内容进行非法删除和修改，归还时应认真检查病毒，防止病毒感染。

10.9.6经常检查会计档案查阅的登记情况，对未如期归还的会计电算化档案资料要积极催收，对已入档的档案资料认真管理。

10.10会计电算化档案的保存期限

10.10.1对于书面会计凭证、会计帐簿和会计报表保存期限按相关会计档案管理办法执行。

10.10.2对以软盘形式或其他磁介质、光介质储存的会计电算化档案的保管期限仍按相关会计档案管理办法执行，做到每两年重新备份一次，其中，会计科目和总帐数据必须永久保存。

11支持性文件

11.1《中华人民共和国会计法》

11.2财政部《会计核算软件基本功能规范》

11.3财政部《会计电算化工作规范》

11.4财政部《会计档案管理办法》

11.5《**会计电算化管理办法》（**财字［2004］121号）

11.6《**财务管理信息系统建设规划》（**财字［2004］198号）

12相关图表

12.1系统维护登记表

12.2上机故障记录表

12.3会计电算化系统建设管理流程图（附件一）

12.1

系统维护登记表

维护日期

参与维护人员

具体内容：

备注：

12.2

上机故障记录表

年月日

上机时间

操作员姓名

运行时间

故障特征内容：

解决办法：

备注：

12.3　会计电算化系统建设管理流程图

会计电算化工作领导小组　

公司财务产权部

会计电算化实施单位

否

是

否

是