秘书实务性质介绍（共5页）3100字.docx

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秘书实务性质介绍

　　《秘书实务》性质如下

　　《秘书实务》以秘书职业素质与能力需求为核心，以岗位职业标准为依据构建四大贴近企业、贴近岗位，实操性强的教学模块。

模块设计以秘书的角色认知、办文、办会、办事为主体，每个模块有&;工作过程分解&;，每个教学模块的展开均由秘书工作项目支撑，工作项目中有&;能力目标&;、&;知识目标&;、&;素质目标&;的分析，每个工作项目又以工作任务为驱动，设计了&;工作情景、技能训练、知识梳理、超级链接、实战演练&;等。

&;工作情景&;以工作任务作为切入点，让学习者真正作为企业秘书进入角色。

&;技能训练&;则通过工作任务中的角色模拟明确该项秘书工作所应具备的岗位技能。

　　《秘书实务》是文秘及相关专业一门重要的专业基础课程，这门课程应用性强，要求从秘书工作实际出发，通过介绍秘书实务的各项工作内容、基本要求、操作规范、实施程序以及注意事项等，使学生了解秘书实务的工作方法和技巧，具备从事现代通用秘书工作的素质和能力，达到各企事业单位、社会团体的办公室人员相应岗位的要求，进而使秘书专业的学生具备过硬的职业能力和较高的操作水平。

主要内容包括：

办公室事务管理、会议管理、商务文书运用及信息管理、差旅安排、商务活动组织与管理、秘书沟通与协调、秘书财务管理等。

　　《秘书实务》文摘

（一）介绍的含义

　　见面介绍是社交场所和接待活动中常用的礼仪礼节，也是彼此不熟悉的人们开始交往、相互了解的基本方式。

通过介绍，可以缩短人们之间的距离，扩大社交范围，促使彼此不太熟悉的人与人之间更多地进行了解与沟通。

　　提起介绍，有人会认为比较简单，因为在日常生活中，只要是正常的成年人，谁都充当过介绍的角色，或者是把自己介绍给别人，或者是在朋友们之间作介绍。

就是说，简单的介绍大家都懂。

但是，怎样才能介绍的得体，能够引起大家的注意。

介绍是一门艺术，得体的介绍，既可以沟通情感、活跃气氛，也同样能显示出介绍者的个人修养、水平。

XXXX年10月，英国女王伊丽莎白访华。

邓小平接见了女王及丈夫。

当时，邓小平是中央顾问委员会主任，大家公认的中国改革开放大业的总设计师。

外宾来访都能以见到他为最高礼遇。

伊丽莎白来访受到邓小平的接见，心中自然非常高兴。

邓小平是怎样作自我介绍的呢?

邓小平见到伊丽莎白女王的第一句话就是：

&;见到您很高兴，请接受一位中国老人对您的欢迎和敬意。

&;&;中国老人&;这个称呼太普通了，普通到任何一位中国的老年人都可以用它，但这普通的称呼却包含着极不平常之处，用它和&;我代表中国人民&;相比较既显现出邓小平自觉地遵守党的纪律、退居幕后的平静心境，也反映出邓小平虚怀若谷的大将风度。

邓小平在当时中国的领导作用可以说是世界公认、举世瞩目。

而他却能如此谦虚地称自己是一位普通的中国百姓，可见其胸怀之博大，与人民关系之密切。

而这样的自我介绍对伊丽莎白女王来说，也同样显得亲切、诚挚、富有人情味。

①这是一个自我介绍运用的十分得体的范例。

得体的介绍，犹如优秀的戏曲演员，一出场亮相就博得满堂彩。

它的作用不仅仅是使双方相识，而且还能制造出一种亲切的、轻松的、融洽的气氛，为以后的交往打下良好的基础。

　　秘书人员作为内外交往的中间环节，作介绍的机会很多，尤其要注意掌握介绍的艺术。

那么，秘书人员应该如何掌握好分寸，得体地进行自我介绍和为他人作介绍呢?

首先需要了解一下关于介绍的类型、技巧等问题。

（二）介绍的类型

　　根据介绍的场合、对象的不同，可把介绍分为三种类型。

一是按照社交场合是否正式来划分，可以把介绍分为正式介绍和非正式介绍。

如秘书人员所在的单位要举办某项活动，活动开始前，随着客人的陆续到来，所在单位的领导人及负责接待工作的秘书人员会随时为到来的客人三三两两地作介绍，这就是非正式介绍;而当活动开始时，负责此项活动的主持人向出席活动的全体成员逐一介绍特邀嘉宾，这就是正式介绍。

按照常规，非正式介绍相对比较随便，正式介绍则应规范，必须严格遵守介绍的礼仪与程序。

二是按照被介绍者的人数多少来划分，可分为集体介绍和个人介绍。

集体介绍是指对多数人的介绍，一般在会议上、宴会上较多见;个人介绍就是向别人介绍某个人。

　　秘书实务具体工作

（一）拟定会议工作方案。

一般应包括以下内容：

会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）选定、安排议题。

会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。

大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。

日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

　　安排会议议题应注意以下问题：

　　一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论;

　　二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别;

　　三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见;

　　四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量;

　　五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，

　　六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论;

　　七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

　　（三）拟定会议议程、日程和程序。

　　（四）准备会议文件、报告。

日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。

会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

　　（五）提出与会人员名单。

　　（六）编排分组。

多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。

编组的基本方法有：

根据地域编组;根据系统或行业编组;完全按人数编组。

在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。

编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

　　（七）选定、布置会场。

　　（八）制发会议证件。

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

会议证件可分为两类：

一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等;另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。

各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。

有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

　　（九）发布会议通知。

各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。

一般分书面通知和口头通知两种。

书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。

口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。

重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

　　（十）制定会议须知。

会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

　　（十一）负责会议报到。

会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。

报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。

对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。

报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

　　（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。

日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。

规模较大且又较重要的会议，组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。

明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。