校研会部门工作细则.docx
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校研会部门工作细则
第一章部门工作细则
第一节常委会工作细则
一、常委会工作细则
第一条校研究生会常务委员会是全校研究生代表大会闭会期间的最高权力机关，代表全校广大研究生同学的根本利益，有权提议或决定有关全校研究生的重大活动事宜。
第二条校研究生会常务委员会在全校研究生代表大会闭会期间，由校研究生会主席团成员、各学院研究生会主席组成。
校研究生会常务委员会设主席一名、副主席若干、常委若干、秘书长一名。
第三条为了加强联络，便于开展工作，校研究生会主席团成员按照文、理、工、医学科分类方式，分别联系各位常委会委员。
第四条校研究生会常务委员会在全校研究生代表大会闭会期间，接受校党委学生工作部领导。
校党委学生工作部派出指导老师具体指导校研究生会常务委员会的工作。
常务委员会开展工作的同时，应坚决完成校党委学生工作部交给的任务。
第五条校研究生会常务委员会职权
（一）在校研究生代表大会闭会期间，执行代表大会的决议，决定校研究生会的重大事项；
（二）组织召开校研究生代表大会；
（三）选举校研究生会主席团；
（四）审议和批准校研究生会主席团的工作报告。
第六条校研究生会常务委员会会议制度
校研究生会常务委员会实行例会制度。
校研究生会常务委员会于教学月份每月第一个星期一下午17：
20在东校园学术活动中心召开例会。
校研究生会常务委员会会议由校研究生会主席团召集和主持。
校研究生会常务委员会会议内容主要包括商议和部署有关全校研究生重大活动事宜、沟通和交流各学院研究生分会工作情况等。
校研究生会常务委员会进行选举和通过决议实行表决制，选举和决议应在实到委员三分之二以上同意后方可通过。
第七条校研究生会常务委员会联络制度
校研究生会常务委员会常委通过电话、短信、E-mail、QQ群等工具加强联络。
校研究生会常务委员会通过举办定期的联谊活动，加深彼此的情感交流和相互信任。
第八条校研究生会常务委员会常委应按时参加每月一次的常务委员会会议，积极主动参与校研究生会的各项工作。
校研究生会于届末根据干部管理制度和常务委员会常委考核细则对各位常委进行考核。
经考核合格的，校研究生会予以颁发《广西大学研究生会干部任职证书》。
第二节主席团工作细则
第一条广西大学研究生主席团（以下简称主席团）对全校研究生行使其权力，负责统筹、安排广西大学研究生会的日常工作。
主席团实行集体领导、分工负责的原则，是校研究生会的决策领导机构，对校研究生会重大事务进行集体决策、分工管理与监督落实。
第二条校研究生会主席团接受校党委学生工作部领导。
在学工（部）处、团委具体指导和帮助下的研究生自治组织，各学院研究生分会受校研究生会的指导，并安排主要日常工作和策划组织开展有意义的活动。
第三条主席团由校研究生会常委及各学院研究生会主席组成。
各院研究生会干部换届须由至少一名校研究生会常委参加。
每次换届结果要及时报校研究生会办公室存档。
第四条在每学期开始，广西大学研究生会主席团需在例会上，对上学期工作进行总结，并拟定该学期工作计划和活动安排。
第五条校研究生会和各学院研究生会受广西大学研究生主席团指导，各学院研究生会受校研究生会常委指导。
第六条主席团例会制度
通过例会可以及时的总结现阶段的工作，讨论未来工作计划，及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时准确有效地向各学院传达学校的工作安排和有关通知精神。
一、主席团例会由广西大学研究生会常任理事主持。
参加主席团例会的人员由校研究生会常委和各学院研究生分会主席组成。
二、主席团例会每个月召开一次，时间为周二下午17:
30，地点为广西大学研究生学术活动室。
在有特殊需要或重要工作部署时可召开协调会议。
三、会议议程先由广西研究生会常任理事对前期工作进行总结，同时在校研究生会常委会的统一协调下安排下一阶段的工作；各学院研究生分会主席需汇报近期工作情况，及通报工作计划。
会上要求与会成员能在自由发言阶段各抒已见，积极参与讨论话题，并可提出自己的独特见解。
四、凡是涉及到广西大学研究生会全局的问题，以及其他重大问题均需通过主席团会议讨论并形成一致决定。
与会成员应按时出席当天会议，若确实因故不能到会，须向校研究生会主席请假，经批准方可。
五、坚决杜绝迟到、缺席现象，迟到或早退累计超过两次，或无故缺席一次者，给予警告并作大会通报批评；累计无故缺席2次者，给予严重警告并作大会通报批评；累计无故缺席3次以上者，取消该院年度申报“十佳研究生会”资格并予以通报。
第七条常任理事制度
为了更好的履行校研究生会指导和服务各学院研究生分会的职责，加强各学院研究生分会之间的交流，落实整个研究生会的规范化管理，指导各学院研究生分会更顺利地开展工作，更好地服务于广大研究生。
经讨论决定，在广西大学研究生会主席团中设常任理事。
具体制度如下：
一、常任理事选拔条件
（1）在各学院研究生分会担任主席职务的全日制在校研究生；
（2）在学校相关部门管理规章制度范围内，接受学院团委和校研究生会的统一指导管理，积极配合学院院团委和校研究生会组织开展相关工作；
（3）德、智、体全面发展，有扎实的群众基础和较强的领导管理能力；能够正确处理好专业学习和学生工作之间的关系；
（4）有适应研会工作需要的兴趣、爱好和专长，愿意为广大研究生服务。
（5）以身作则，严以律己，有吃苦耐劳、艰苦奋斗的精神；工作态度积极，做事认真负责；
（6）有较强的团队合作能力，善于收集不同意见并加以总结、提出自己的观点。
能够准确有效地传达广西大学研究生会主席团的会议精神或其他重要会议内容。
善于交际，能够紧密的联系校研究生会与各个学院研究生会，充分发挥纽带的作用，便于校研究生会以及个各个学院分会开展工作。
二、常任理事的罢免
（1）受到校纪校规处分者；
（2）在职期间，由于违反研会管理相关制度或其他问题，查明情况并且属实者；
（3）不服从学院团委或广西大学研究生会的管理与指导，给学院团委、广西大学研究生会的工作和形象造成严重影响或其他不良后果者；
（4）工作能力严重不足，影响到日常工作的开展；或个人品质出现重大问题，不适宜担任学生干部者。
三、常任理事的选拔程序
广西大学研究生会常任理事从院研究生分会主席中选拔产生。
根据各学院人数规模以及专业范围的不同，现将所有学院分成以下五个部分：
第一组：
机械学院、电气工程学院、土木建筑工程学院、物理科学与工程技术学院、轻工与食品工程学院
第二组：
材料科学与工程学院、资源与冶金学院、环境学院、化学化工学院
第三组：
农学院、林学院、生命科学与技术学院、动物科学技术学院
第四组：
公共管理学院、数学与信息科学学院、计算机与电子信息学院、商学院
第五组：
教育学院、政治学院、外国语学院、文学院、新闻传播学院、法学院
（1）首先在各学院小组范围内，以自愿报名为原则，填写广西大学研究生会常任理事候选人审批表。
（2）候选人将在广西大学研究生委员会组织的选举大会上，参加学院小组内部的选举演讲，集中展现自己竞选该职务的优势。
本着“公开透明，民主选拔，择优录取”的原则，竞选出可以代表整个小组的候选理事。
选举环节共设5组，抽签决定顺序，每一组由该小组所有学院研究生分会主席投票选举，校研究生会常委出席，得票多者当选为候选理事。
（3）由校学工（部）处、团委及校研究生会常委组建选举考核小组对候选理事进行资格审查，组织考察其工作能力，并最终公布当选理事名单。
四、常任理事任用及说明
（1）常任理事每届任期一年，同一个学院的研究生分会主席至多连任两届；
（2）常任理事由校学工（部）处、团委颁发广西大学研究生会常任理事聘用证书。
（3）在任期内，因院研究生分会换届等缘故，常任理事可申请转职给下一任院研究生分会主席，经校研究生会常委会讨论，报校学工（部）处、团委批准。
五、常任理事的职责
（1）根据广西大学研究生代表大会和校研究生会的决议，共同参与决定校研究生会的重大事项。
（2）筹备和召集广西大学研究生会主席团例会。
（3）领导和协调各学院研究生分会开展工作，帮助其解决各种实际困难。
（4）到各学院研究生分会调研，负责向校党委、行政部门及相关职能部门反映各学院研究生分会近期工作情况，如有困难的或其他特殊情况，可以及时提出。
（5）听取和采纳各院研究生分会对广西大学研究生会提出的各种正确的意见和建议，接受广大学生干部和同学的监督与批评。
（6）代表广西大学研究生会开展与各兄弟院校的联系与交流工作。
六、常任理事例会制度
常任理事会议每两周召开一次，由校研究生会主席组织召开，时间为周二下午17:
30，地点为校研究生会办公室。
七、常任理事议事规则
（1）在举行重大问题的投票时，每个代表只有一票。
（2）在内部讨论结果时，可根据少数服从多数的原则进行，若有较大分歧，报校学工（部）处、团委决定。
常任理事例会中应对所议事项的决定做成会议记录，出席会议的常任理事应在记录上签名，要求会议记录全面详细。
第三节办公室工作细则
第一条校研究生会办公室是在主席团领导之下负责校研究生会综合协调工作的综合职能部门。
第二条办公室实行主任领导下的副主任分工合作制。
办公室内设公文处理组、日常事务组、通信联络组三个职能组，每组设组长一名。
每个部员联系若干学院研究生会办公室或秘书部工作，负责与院级研究生会办公室或秘书部的联络、交流；收集、整理相关活动资料及建议和要求。
第三条办公室基本工作
一、校研究生会知识培训，让新委员了解校研究生会的历史、组织结构、组织文化、规章制度等知识，增强他们对校研究生会的亲切感和使命感。
二、委员素质拓展培训，让委员们直接互相接触、互相交流、建立彼此间良好合作关系，提高委员的自我管理能力，掌握完成目标的正确方法，克服心理惰性，锻炼战胜困难的毅力与恒心。
同时，让他们掌握多种思维方式，克服传统思维方式的局限性，多角度看问题，全面把握问题实质. 塑造团队精神、增强团队凝聚力、其迅速地融入新团队。
三、主管项目管理培训，主要包括研究生全体大会、干部培训等品牌项目的培训，使各个项目在实施过程中起到科学协调作用，保证项目效果、制约实施时间、控制经费等。
四、校研会全体委员文件学习，在通过此次学习，加强新老干部间学习工作经验的交流，培养干部的协调工作能力，注重团队合作精神的发挥，教育全体干部提高个人思想觉悟,提高学生干部的服务意识、自我约束能力、组织管理能力，并全面提高学生干部的综合素质,加强学生骨干队伍建设，使我校研究生委员会工作制度化，规范化。
五、全校研究生会办公室或秘书处干部培训：
为进一步提高我校研究生会和各学院研究生会办公室或秘书处干部基础理论知识和业务能力，促进办公室系统工作科学化、制度化、规范化，不断提高办公室工作人员理论和业务水平，努力培养和造就一支理论先进，业务扎实，有组织、有安排、有纪律的办公室或秘书处干部队伍。
第四条、管理分工
办公室是校研究生会的日常办事机构，事情繁杂，工作繁多，为加强对委员的管理与培训，提高部门办事效率，提升委员的责任意识，特实行分组管理并明确各组职责，以跟进各项工作，实行“逐级汇报”制度。
一、公文处理组
组员：
陈晨陈丽聂双喜卢智泉熊珊霞
主要职责：
（1）负责文件处理，接收、传阅、督办主席团文件、外来信函材料，起草、印发研会文件、通知、报告、总结汇报材料和对外信函等；
（2）完善研会日常办公室制度：
制定和完善研究生会工作管理条例、公章管理制度、财务制度、文档管理制度、常委制度、会议制度等，并确定每项制度的监督部门，保证制度的贯彻落实；
（3）整理和保存各类文件，编写文件号码并集中归档；
（4）收集活动前的工作计划、活动后的总结、经费预算等资料的电子版统一保存；
（5）完善部门委员培训制度，并负责具体的培训工作安排。
二、通讯联络组
组员：
姬永杰黄哲赵娇玲刘昱毛彦
主要职责：
（1）制作研究生会成员的通讯录，做好会前的通知工作。
（2）迅速高效准确的将主席团的文件精神传达各部门，并做好对各部门的监督，及时将有用信息反馈给上级；
（3）做好部门内部和部门之间的沟通与协调工作，上传下达，做到相关信息的及时汇报和传达；
（4）协助常委搞好跟各学院研究生分会的联系，与各学院研究生会的办公室或秘书处做好对接工作，建立完善联系制度，并树立良好的形象。
（5）协助常委搞好对外联络与接待工作，为加强高校间研会联系做好铺垫。
三、会务财务组
组员：
彭恩琴钱键孟高原罗光利何小峰
主要职责：
（1）做好会前布置工作，精心布置会场，并准备好会议的相关材料；
（2）定期整理办公室内的废旧物品，做好办公室环境的美化工作；
（3）做好办公用品的购置计划以及购买预算，妥善管理办公室相关物品，完善物品入库制度与外借制度；
（4）协助办公室主任做好账务核算以及财务管理工作，建立健全财务管理办法。
（5）负责会议记录以及整理会议文件，并及时做好电子版会议记录发放到网上共享；
第五条办公室管理制度
为了方便研究生会成员对办公室的合理使用，为研究生会提供一个良好的办公环境，特制定本制度：
一、办公室为开会办公的场所。
各部门使用办公室需提前一天以上申请，由办公室人员统一安排使用时间，避免冲突。
二、研究生会是研究生会成员之家，使用办公室时要爱护研究生会的财产、保持办公室的卫生清洁。
使用完毕注意关好门窗、电灯。
三、办公室的钥匙除相关人员配备外，其他人员不再配备，不允许私自配钥匙，一经发现，没收并处罚。
第六条公章管理制度
校研会办公章是研会职责、权力的象征，是研会管理的标志，为加强公章的管理和使用，使研会管理更加井然有序,特制定本制度：
一、研会办公章由档案管理人员专人管理（办公室主任）。
二、公章使用本着既严格又不影响工作原则进行有序管理。
如因工作需要加盖公章，需由各部部长亲自办理。
三、每次使用公章应由使用人填写公章使用记录，公章使用记录由研会办公室主任保管。
四、避免在同一活动、事由中重复加盖公章，以提高公章的利用率。
五、特殊情况经口头向副主席以上领导请示同意可先使用公章，事后经办人及时补办有关手续，否则后果由公章使用保管人员自负。
六、公章不能因为任何私事使用。
第七条文档资料管理制度
为了加强学生会工作档案的系统性和科学性并使学生的工作形成一定的历史资料，为今后的学生会工作提供必须的依据、经验和教训，研究生会将以加强工作档案的管理，作为实现干部个人资料和工作资料管理合理化、制度化的必要手段。
为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度：
一、由办公室统一进行档案管理，建立、健全、保管研究生会及各部档案。
二 、办公室应注意保存一切具有审阅价值、参考价值、历史价值、纪念价值的相片、文件、资料、实物等。
三、办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
四、经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。
五、办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。
经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
六、利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
七、借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。
不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。
八、办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。
填写好查阅档案登记表。
九、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。
若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
十、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
十一、凡研会集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，办公室必须妥善处理，不得遗失。
十二、各部门每学期初必须交一份详细的工作计划，每次活动和每学期末后交一份工作总结由办公室存档。
十二、各部门每学期初必须交一份详细的工作计划，每次活动和每学期末后交一份工作总结由办公室存档。
十三、研会干部每学期末必须递交一份详细的述职报告介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案。
第八条会议制度
研究生会会议是为促进交流、协商对策、探讨研究生会日常工作，达到规范、及时、高效的会议目的，特制定如下制度：
一、研究生会会议分研究生会全体会议、部长联席会议、部内会议。
全体会议由主席或副主席召集；部长联席会议及其扩大会议，由主席召集，或者由主席指定的副主席召集；各部内部会议，由各部长召集。
二、研究生会全体会议一般举行一次。
部长联席会议召集一次，定于，地点为，如有任何变动，办公室提前通知。
各部内部会议一次。
三、研究生会全体会议，由研究生全体成员参加；部长联席会议，由各部部长参加；各部门会议，由各部门人员参加。
与会人员因特殊原因不能到会时，应提前请假，并安排相关人员代替本人列席会议，会后确保会议精神可以很好的传达。
四、研究生会全体会议、部长联席会议及其扩大会议由办公室负责会议记录，并由办公室统一保管。
各部会议由各部门负责会议记录。
五、会议应有明确的议题，与会人员应做认真准备；开会时与会人员应当严肃认真，并就会议议题积极主动发表建设性意见和建议；会议应充分发扬民主，对各项议题的讨论，应充分听取各种不同意见，并记录在案；除依规定须由个人负责的事务外，会议的决议应遵循少数服从多数的原则。
六、凡需参会的人员，如不能到会须事先请假；部长需向主席请假；副部长需向各部门的负责主席请假；在开会前10分钟，批准请假的干部应将请假人的姓名、请假事由上报办公室。
七、与会人员应准时到会；考勤人员提前5分钟考勤，与会人员无正当理由不得迟到、早退；会后，由办公室负责将请假、迟到及缺席人员名单备案。
八、办公室须在会后两天内整理出会议记录并存档。
第九条值班制度
一、值班人员为广西大学校研究生会部长或者委员（至少两人），由办公室安排值日表并负责监督。
二、值班时间到。
三、值班人员必须准时到岗，积极处理有关研究生会工作事宜或及时转告有关人员，并做好记录。
工作记录主要内容如下：
1、值班人员姓名和时间
2、值班时间内办公室的情况
3、人员采访接待情况
四、认真整理、打扫办公室，离开办公室时要关好门窗、电灯、风扇、等设备。
值班人员值班结束离开办公室时，应保证办公室清洁
五、值勤人员不得以致、早退、缺席，有事必须向负责人请假
六、在工作、公众场合，注意学生会干部仪表形象、行为，违者将严格按学生会的有关制度处理。
七、值勤人员不得在办公室吵闹、嘻骂，对工作必须认真负责。
八、杜绝“软”、“懒”、“散”的工作作风，认真做好值班工作，尽力去解决其问题，并作好记录。
九、值班期间值班人员必须履行以下职责：
衣着整齐，对因公来访的人员应热情接待，妥善处理，如有收到外校邀请函应先交至办公室，再由办公室安排至外联部。
十、办公室的钥匙除有关人员外，其他人员不得私自配制，一经发现严肃处理
十一、相关部门将严格按此制度负责对值勤者进行执行。
同时作为年终评奖优先依据。
第四节、纪检部工作细则
第一条校研究生会纪检部是在主席团领导之下负责校研究生会纪检工作的综合职能部门。
第二条纪检部实行部长领导下的副部长分工合作制。
纪检部内设日常事务组、爱心基金组、干部培训组三个职能组。
每组设组长一名，组长由部长和分管副部长兼任。
第三条纪检部基本工作
（一）组织开展研究生纪律检查和管理，协助办公室进行会议的准备和会场布置；
（二）负责校研究生会干部招聘、考核与评价的具体工作；负责对各职能部门的工作进行考评；
（三）拟订和完善校研究生会的各项规章制度；开展校研究生会组织文化建设；
（四）负责校研究生会干部的学习培养工作，帮助同学们不断培养良好的组织纪律性；
（五）完成校党委学生工作部、主席团交给的其它任务。
第四条纪检部职能组
（一）日常事务组
组员：
钟婉莹、汤善刚
主要职责：
负责部门内部例会的组织与会议记录、部门内部通知的发放、部门公共电子邮箱及QQ群的管理、部门文书起草与制作、部门档案保管与整理、开展部内的各项联谊活动以其与研会其他部门的联系；
（二）爱心基金组
组员：
朱敏、徐玉婷、陈远萍、郭道君
主要职责：
负责跟我们研会爱心基金有关的事宜，包括芙蓉学子爱心公益奖的申报，爱心协会的成立事宜，爱心基金的募捐和捐助事项等。
（三）干部培训组
组员：
吕悦、杨霄霞、徐婷、林华伦
主要职责：
负责我们研会一系列的干部培训活动，包括新委员的、研会老干部的以其各个学院的有关培训等。
各职能组在分工的基础上应加强合作，在完成本组负责的主要工作的同时，还需承担部长根据具体情况安排的其它工作，实行分工基础上的合作原则。
第五条部门例会制度
为全面贯彻落实各项工作，实行严格的例会制度。
原则上每周三下午5点20召开一次例会。
每次例会进行严格的人员考勤。
请假须做事先情况说明，迟到、早退须做事后情况说明。
例会内容为交流、汇报工作开展状况，总结前期工作；传达校研究生会下达的工作任务，安排后期工作等。
保持良好的会议气氛，强调会议的纪律性，每位干部都应做好会议记录，不讲空话，开会要有效率。
第六条干部激励制度
为激励干部积极工作，实行“以感情留人、以事业留人、以公平竞争为前提的职务晋升留人、以业绩实效为基础的物质精神奖励留人”的干部激励机制。
第七条联谊活动制度
为加强部门成员间的沟通与交流，不定期举行各种联谊活动；活动形式、举行时间和地点由所有成员共同协商决定。
第五节宣传部工作细则
第一条校研究生会宣传部是在主席团领导之下负责校研究生会宣传工作的综合职能部门。
第二条宣传部实行部长领导下的副部长分工合作制。
宣传部内设机动工作组、日常事务组、外部联络组三个职能组。
每组设组长一名，组长由部长和分管副部长兼任。
每个部员联系若干学院研究生分会宣传信息部工作，负责与院级研究生分会宣传信息部的联络、交流；收集、整理相关活动资料及建议和要求。
第三条宣传部基本工作。
（一）负责校研究生会宣传工作的规划和实施；
（二）协助学校相关部门在研究生中开展思想政治教育与宣传工作；结合形势政策开展思想政治教育主题活动；
（三）负责向校内外宣传校研究生会开展的各类活动；
（四）负责凝练、宣扬、传播研究生会的组织文化，扩大校研究生会的影响力；
（五）完成校党委学生工作部、主席团交给的其它任务。
第四条宣传部职能组。
（一）机动工作组：
1、组长：
吴昀。
2、组员：
梁忠军、李忠辉、刘丹羽、吴坚坚。
3、主要职责:
1）负责校研究生会宣传部整体工作的规划和实施；
2）负责部门文书起草与制作；
3）负责专项重要活动的特殊宣传任务的策划与实施，如学术活动月配套宣传、会徽设计大赛配套策划宣传（宣传海报、门票、背景喷绘设计等）。
（二）日常事务组：
1、组长：
吴昀。
2、组员：
刘少东、袁薇。
3、主要职责:
1）负责制作宣传部各成员的通讯录，包括校研会宣传部成员通讯录、各学院研会宣传部通讯录；
2）负责部门例会的会议组织工作，包括会前通知、签到与记录例会内容；
3）负责校研会宣传部公共电子邮箱及QQ群的管理；
4）负责部门档案保管与整理；
5）负责橱窗、展板申请等常规宣传工
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