酒店采供部采购程序.docx

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酒店采供部采购程序

物资

采购程序

（一）部门新增物品、更新替换旧有设备和物品的采购程序与相关规定

1．日常物资的采购由各部门先查库存，查看是否有库存或替代品；

2．部门提请采购申请单交采供部，如是更新替换旧有设备和物品的采购需附物品报损单；

a.物资申购要有计划性；

b.申购单要按规范填写并有明确使用目的；

c.申购物资有特殊要求需注明；

d.各部门有推荐产品和供货商请在申购单上注明，否则按酒店拟定标准采购。

3．采购员根据酒店拟定物资标准和申购单要求询价；

a.所有物品要有三家以上报价进行对比，在申请单上要注明询价结果和选定供应商联系地址、电话等，采购员须对自己采购物品的价格和品质负责；

b.像电器设备、布草等有技术含量的物品需相关部门提出建议，以确保质量型号符合要求；

c.大宗物资的采购详见大宗物资采购管理办法；

d.固定资产的购买需附专题报告，详细说明申购原因，报总经理批准后按大宗物资采购管理办法购买；

e．不能及时供应物资要第一时间通知使用部门给出意见。

4．报采供部经理审批；

5．报计财部经理---财务总监---部门分管领导---总经理审批；

应急低值经营物资和维修材料采购，须经使用部门经理和采供部经理同意后,先保证供应再补申请单按正常程序审批；

6．申请单经最后批准后，通知供货商交货到仓库并提供相关服务；

7．仓库保管员按要求验收入库；

a.所有采购物品的品质须保持一惯稳定，要严格按拟定酒店标准和申请单要求验收；

b.采购员同库管员、使用部门要明确各自权责并互相协作；

c.大宗物资和有技术含量物资需相关部门一同签字验收。

8．将货物发票、入库单、申请单一并交计财部办理报销手续；

属采供部协议付款须按协议要求及时支付，否则违约责任由相关责任人负责。

9．采供部要主动接受各部门监督，成本控制小组有责任和义务对采供部所购物资进行监督核查，并定期召开采供物资质量、价格分析会，提出意见，改进采购工作。

大宗物资采购管理办法：

一、大宗物资采购指一次性支付金额较大或年累计采购量较大的采购行为，具体范围如下：

1．一次性采购价值超2000元或一性性采购虽低于2000元但全年累计采购超过10000元的采购行为。

2．基本建设、设备及技术改造、固定资产购置以及一次性采购价值超过10000元或一性采购虽低10000元但全年累计采购超过100000元的采购行为。

二、组织机构

1．由酒店部门分管领导和财务总监负责，由采购、计财部、使用部门等人员组成比价工作小组，负责对酒店的物资采购进行比价和监督。

2．符合集团公司招投标管理办法的采购物资由招投标领导小组负责。

三、工作程序

1．工作时效：

a.一般性大宗物资采购各部门应提前三天上报，采购比价员应在两个工作日内给予回复。

b.符合招标条件的大宗物资采购应提前十天上报，采购比价员应在两个工作日内给予回复，并上报招标工作小组进入招投标工作程序。

c.紧急或临时性采购随时上报，采购比价员应在12个小时内回复

2.大宗物资采购要在合格供应商的范围内选定，具备招标采购条件的实行招标采购。

3.采购人员在采购时应至少两人以上共同采购，做到采购过程公开化、透明化。

对合格供应商需赴厂考察的，采购比价员可以单独考察，也可以会同有关单位的采购人员共同考察。

4．采购比价工作程序：

a.采供部根据各部门年度计划做出物资批量采购计划，并广泛寻找供应商，对供应商按相关采购控制程序进行综合评价，建立合格供应商名录。

b.采供部提报采购计划报总经理批准，附合格供应商的详细资料和价格情况等报送采购比价员，如采购比价员认为采购部门提供的合格供应商不能完全说明市场情况时，可自行搜寻并增加供应商。

c.采购比价员根据年度预算审核采购计划，在预算内的进入比价程序，预算外的需报经总经理批准方可执行。

d.采购比价员根据采购物品的性质确定比价方式，即比价或招投标，同时协助采购部门寻找合格供应商。

e.采用比价方式的，采购部门应向比价员报送三家以上合格供应商的详细资料和价格情况等详细说明，比价员通过网络、电话、市场调查等手段进行寻价，最终本着质优、价廉、实用的原则确定厂家及价格。

f.特殊情况下（如仅有唯一的供应商或企业生产经营特殊要求），价格谈判超过最高限价，需报董事长批准后方可执行。

g.通知采供部根据比价或招投标结果与厂商签订合同。

h.采购和财务部门依据合同执行。

大宗物资结算制度：

1.大宗物资采购必须经过采购比价员签批，未经采购比价员签批的采购计划不得擅自实施，财务部不得结算货款。

2.大宗物资采购必须采用示范文本依法签订采购合同，采购人员签订合同应本着权利主动的原则。

3.采购部门要求财务部门付款时，在报送付款审批表时应同时将比价员签字的采购申请单报财务部门留存，财务部门应妥善保管，并注明对应的付款凭证号码以备检查。

4.大宗物资采购付款方式需经财务预算部的同意，财务预算部门付款要严格审查采购合同，凭验收合格证明才能够付款，款项结算应采用票据的结算方式，避免现金交易。

具体如下：

5.长期合作的供应商应与其建立良好的信用关系，款项结算可以按月、按季度、半年分次进行。

6.临时供应商的款项结算按合同的约定执行。

7.对于货款金额在50000元以上的款项应采用承兑汇票的结算方式。

审计监察：

审计监察部门定期或不定期对物资采购过程、结果进行监督检查。

对大宗物资采购预算执行情况，大宗物资采购执行标准、方式和程序的执行情况、大宗物资的采购价格与同类物资的业内价格水平比较情况，公司财务部门测算的对外最高限价的执行情况、大宗物资采购的采购合同的签订和履行情况进行监督检查。

采购罚则：

1.审计监察部门要对发现的违规违纪问题提出处罚建议，报经综合部按情况处理。

2．对于利用利用职权徇私舞弊、假公济私、中饱私囊、贪污受贿、吃回扣的责任人一律给予开除处分，造成经济损失的责令赔偿全部损失，同时对部门主管采购的领导进行责任追究，责任人如构成犯罪行为的移送司法机关处理。

3.对于责任心不强，在工作中造成采购价格明显高于直接询价，造成损失金额轻微的将给予部门负责人及直接负责人警告以上处分，损失金额较大的将扣发部门负责人及直接负责人一个月的绩效工资，直接责任人调离采购部。

对于经采购比价员签批的采购计划，采购比价员同担处罚责任。

4.大宗物资采购必须按照公司制订的采购程序执行，违者将给予直接责任人、部门负责人警告以上处分。

5.对于干预、消极对待比价和审计工作，造成比价和审计工作困难的，给予警告处分，严重的调离采供部门。

（二）仓库补仓物品的采购程序：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库员要填写一份仓库补仓“采购申请单”，采购申请单必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

经成本部初审同意后送采购部，采购部按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经批准后，采供部立即组织实施，一般物品要求3天内完成。

如有特殊情况，要向主管领导汇报。

（三）餐饮原材料定价、采购程序：

为贯彻“既保质保量，又以最优惠的价格购买到酒店所需物资”的原则，制定本程序：

1．对干杂调辅料、粮油实行每月报价一次。

由采供部在每月24日前通知供货商报价,报价后，分别组织相关人员进行市场调查（每月至少3次），采供部、成本部、餐饮前台和厨房要定期和不定期对市场价格进行调查，通过调查，相关成本控制人员和采购员根据酒店拟定标准共同参与定价并签字，采供部作为当月26日至次月25日执行价（节价日延期执行）。

2．对鲜活食品每10天报价一次，每月执行价周期为6日至15日、16日至25日、26日至次月5日，审核程序同上。

所定价格不得高于同标准的市场价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格和拟定的酒店标准提供酒店所需的物料，对部分市场行情变化较大的原料执行随市价格，贵重原材料的采购要严格控制。

3．每次报价单审核签字后，由采供部复印交计财部和餐饮部门存档。

4．鲜活品的申购由酒店厨师长在餐饮采购单上签字后交于采供部通知下订单，每晚开单时间不晚于20：

30，原则上每天只采供一次，字迹需清楚并有开单人电话。

采购工作流程中须规范事项:

1、所有采购申请单一共三联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货和财务部成本会计存档

核实用，第二联采购部存档并组织采购，第三联交申购部门留存。

2、审核采购申清单：

收到采购申请单后、采供部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否部门经理签署，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

货比三家工作流程：

每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。

酒店采取三家报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3

个或3个以上供应商报价，然后确定选用哪家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：

1填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名或盖章退回。

2对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。

用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、单位、电话等。

③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审核。

2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。

采购活动的后续须跟进工作

1、采购订单的跟进

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）酒店取消订单

如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报经营班子作出决定。

（2）供应商取消订单

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

3、违反合同

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同要求处理。

4、档案储存

所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响需用部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及经营班子批示。

6.采购物品的维护保养

如所购物品需要日后维修保养，选择供应商需注意这一项。

对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

现金使用的有关规定

现金的使用：

对于小额支出或到外地购物必须使用现金时，100.00元以上，500.00元以下应由采购员填写现金使用单，经采供部经理签字批准后方可进行，500.00元以上的现金使用，须经董事长或授权人批准。

餐饮原料收货管理制度：

1．收货人员要有良好的职业道德，熟练掌握酒店质量标准和要求。

收货员、采购员、收货厨师（每月轮换）按餐饮申请单计划数量对采购的品种、数量、质量等共同参与并及时进行严格验收，当即开具收货单并签字确认，做到票物相符。

部门负责人不直接参与收货，只做好督促工作，严禁避免收货中的个人行为。

2．对于假冒伪劣原料坚决拒收。

按国家卫生法和QS标准、酒店标准对有关食品的商标、厂家和"三期"（出厂日期、保质日期、存放日期）做到严格查验。

3．在收货过程实行权责转移制原则。

对个别需在使用中方能鉴别物品质量的要及时反馈到采供部。

相关责任人要做到高度负责并层层把关，相互制约和监督。

4．供应商要严格遵守酒店管理规定，须凭卫生知识合格证、健康证、酒店出入证在规定时间到指定区域交货和完成售后服务，严禁进入厨房操作间内，肉类食品须出具检验合格证。

5．计财部、采购部、餐饮部相关负责人要定期和不定期进行检查和监督。

对损害酒店利益的违规行为进行从重处罚甚至开除。

6．原材料购进验收后，实行集中保管、分别领料的管理。

对于烟酒、饮料及有关贵重食品原料统一保管，使用时，严格二次出库手续。

对不易存放的食品原料，按当天用餐客情、筹备用料、计划用料情况填写领料单，便于核算和管理。

7．要防止浪费、流失。

节约就是效益，节约就是最好的降低成本。

因此，必须周密计划当天用料。

不易存放的食品原料，计划不得超过一天存放期。

易存放食品原料，计划不得超过三天存放期。

尤其是夏季，避免存放时间过长，造成腐烂、变质浪费。

粗加工过程中，必须合理去舍，节约用料。

8．对进入酒店的物资如属退货需相关人员填写出门单交于安全部核实才予放行。

投诉和责任：

1．采供部保证酒店日常经营的物资需求并接受相应部门的监督。

2．采供部对所有涉及使用部门的投诉建立档案并限期反馈给相关人员。

3．为严把质量关，按采购物品的流程实行权责转移制，验收员必须掌握所收货物品的质量标准，并承担已验收入库的物品质量责任，使用部门领用后承担相应的质量责任，对个别需在使用中方能鉴别物品质量的使用部门要及时反馈到采供部。

4．对涉及价格投诉由财务部牵头组织相关人员联合调查，如有问题按酒店相关制度处理。