商务函电翻译的用词技巧汇总.docx
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商务函电翻译的用词技巧汇总
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商务函电翻译的用词技巧
Businessletterstranslationskillsforusingwords
摘要
商务英语函电是国际贸易活动的最要载体，涉及到建立业务关系、询盘、报盘、还盘、保险、包装、运输、赔偿、信用证付款及其他付款方式等国际实务贸易的各个环节中的多种情况和不同问题的处理。
如果函电译文出现错误，定会引起双方的误解从而造成贸易的失败，而一篇好的译文则可以使贸易很好地完成，使双方获益。
关键词：
商务英语函电翻译用词技巧
Abstract
BusinessEnglishLettersareinternationaltradeactivitiestothecarrier,involvingestablishingbusinessrelations,enquiry,offer,counter-offer,insurance,packing,shipment,insurance,paymentbyL/Candotherpaymentmethodsfordealingwiththeinternationaltradepracticeeverylinkofmanykindsofconditionsanddifferentissues.
Thewrongletterswillcausethemisunderstandingofthebothsidesandthefailureofthetrade,andagoodtranslationcanmaketradeperformwell,makebothpartiesbenefit.
Keywords:
BusinessEnglishletterstranslationwordsskills
一、商务函电的现实意义
商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一，是以英语为载体而进行的函电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。
它是函电发出者编码和接受者解码的过程。
只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。
商务英语函电包括：
商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函。
它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介的作用;它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、报盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。
随着信息技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，很大程度上传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段代替了传统的信函通讯手段。
商务函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要作用，目的是索取传递信息，进行有效地交流、处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和进行正常的商务往来。
其具有效率高、经济性与简洁性的特点。
在国际贸易的操作中，所有函电都有重要的法律依据。
当产生贸易纠纷时，商务函电可能左右纠纷解决的结果。
商务贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。
二、商务函电的特点
商务函电与一般的交流信息不同，它的特点鲜明，并有固定的翻译原则，其目的是维持良好的业务关系，促进商务沟通，保证正常的商务往来，其撰写原则归纳起来有7个“C”，即Courtesy（礼貌）、Conciseness（简洁）、Clearness（明了）、Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Consideration（体谅）、Correctness（正确），具体叙述如下：
礼貌（Courtesy）：
礼貌在商务信函中有其特殊而丰富的内涵，一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。
在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。
此外，在撰写商务信函时，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上尽可能站在客户的立场上，考虑到对方的意愿和背景，做到互利互惠。
简洁（Conciseness）：
所谓简洁就是指要言简意赅地表达所需要表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。
在书写英文商务信函时，要摒弃那些陈旧的商业术语，做到简洁明了。
通过去掉不必要的词和冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可以把最重要的信息呈现给对方。
明了（Clearness）：
商务信函应使读者一目了然，没有晦涩难懂或容易产生误解之处，在确定了所要写的内容后，选择使用简短、熟悉和口语化的词语，构建简单、有效的句子和段落，来清楚地表达目的，避免使用产生歧义或意义不明确的词汇。
如有需要，可以使用样例、插图以及其它在视觉上有助于理解的东西。
完整（Completeness）：
商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况或是回答来信所提出的全部问题和要求。
一封完整的商务信函不仅可能会带来预期的结果，还可能建立起更好的商务关系。
具体（Concreteness）:
商务信函必须写得生动、具体和明确，要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。
在写商务信函的过程中，应尽量运用具体的事实和数字，选择形象的及通过想象所创造的字和词，一般使用主动语态来陈述内容。
体谅（Consideration）：
体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。
发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。
简言之，体谅就是做到为对方着想，移情于对方，在人性层面上来理解对方。
此处，体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度。
正确（Correctness）：
商务信函必须写得正确，因为其牵涉到双方的权利和义务，而且它还是商业单据的凭证。
正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数据无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。
（一）文体特点
在信息重新分配和组合的过程中，要首先考虑语言的结构，尤其是文体。
事实上，文体主要分5类，即专业文体、正式文体、非正式文体、随意文体和亲密文体。
由于商务函电直接涉及到国家之间的贸易往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系，所以应归纳为专业文体或正式文体。
具体叙述如下：
1.词汇使用特点
用词规范正式。
a、商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如inform或advise代替tell，duplicate代替copy，dispatch代替send等。
b、以介词短语代替简单的介词，如about可以用asfor,inrespectto,inconnectionwith和withregardingto等代替。
例如：
我们很高兴地通知你们：
第105号订单货物已遵照你方指示运出（dispatch）。
WearepleasedtoadviseyouthatyourorderNO.105hasbeendispatchedinaccordancewithyourinstruction.
鉴于（inviewof）我们之间长期愉快的业务关系，本公司将酌情考虑（meetyouhalfway）给予5%的折扣（discount）。
Wewillmeetyouhalfwaybyofferingadiscountof5%inviewofourlongpleasantrelations.
表意准确、专业性强。
长期的函电交往使人们在使用术语上形成共识，本来意义差异很大的词汇在特定的预警中所表达的内涵和外延却非常相似。
Offer,quotation“报盘，报价”
Pamphlet,brochure,booklet,salesliterature表示商家用于宣传介绍自己公司或产品的“说明材料”
Shipment和consignment表示“所发出的货物”
Financialstanding/reputation/condition/position用于表示公司的“资信财务情况”
Fulfill/complete/executeanorder用于表示“执行订单”
Adraftcontract或aspecimencontract表示“合同样本”
以下表格显示出了商务函电中一些常用词汇的普通意义和商业意义的不同：
Word
普通意义
商业含义
Article
文章
商品的编码
Bear
忍受
支付
Clause
从句
条款
Collection
收集
托收
Cover
覆盖
投保
Credit
信任
赊欠
Dispatch
派遣
运送
Document
文件
单证
Enquire
询问
询价
Extension
延伸
展延
Inspection
检查
商检
Insure
确保
保险
Issue
发出
签发
License
执照
许可证
Literature
文学
说明书
Alot
许多
一批货
Mark
标志
唛头
Negotiable
可谈判的
可议付的
Order
命令
订购
Policy
政策
保单
Principal
校长
委托人
Quote
引语
报价
Reference
参考
资信证明人
Returns
回来
收益
Specialize
专业化
专营
Standing
地位
财政情况
Subject
主语
标题
Title
题目
所有权
Transfer
转移
转让
volume
量
贸易额
用语朴素、淡于修饰。
商贸信函的主要功能是传递信息，使收、发信函双方发生贸易往来、达成交易，因此除了必须使用专业术语等手段准确传达自己的信息意图外，还要求信函语言明白易懂，朴实平易。
例如：
DearSirs,
Thankyouforyourinterestinourfireworks.
InreplytoyourenquiryofNovember15,wearereallysorrytosaythatwecannotdivulgeanyofoursalesinformation.Wehopethiswillnotbringyoutoomuchinconvenience.
Yourstruly,
敬启者：
承蒙贵方对我们的烟花感兴趣，十分感谢。
兹复贵方11月15日询价函，我们非常抱歉地奉告，我们不泄我方任何销售情况。
我们希望这不会给贵方带来太多的不便。
敬上
DearSirs,
Wethankyouforyourpromptnessindeliveringthecoffeeweorderedon20th,July.Thenumberofbagsdeliveredbyyourcarrierthismorningwas,however,160whereasourorderwasforonly120.
Unfortunately,ourpresentneedsarecompletelycoveredandaswecannotmakeuseofthe40bagsinexcessoforder,wehaveputtheminourwarehousetobeheldforyouuntilwereceiveyourinstructions.
YoursTruly,
敬启者：
收到我方7月20日订购的咖啡，并对你方迅速交货表示感谢。
但是，你方承运人上午交来160袋，而我们只订购120袋。
遗憾的是，我方需求已满，无法接受你方多交得40袋。
我们已将此货入库保存，等候你方指示。
敬上
2.语法使用特点
英语句子按使用目的可以分为四类，即陈述句、疑问句、祈使句和感叹句。
商务信函主要使用陈述句
例如：
DearSirs,
WethankyouforyourletterofJanuary1.Asrequest,weenclosethecataloguesforyourreference.
Wewouldbeverygladtoofferanyfurtherassistance.Pleasecontactusifyouneedanyadditionalinformation.
Yourssincerely,
祈使句表示请求、劝告、命令等，用祈使句可避免生硬刻板，比陈述句更有礼貌。
例如：
a请理解我们的处境
Wehopeyouwillunderstandoursituation.
Pleaseunderstandoursituation.
b请立即调查此事，并尽快电告确切答复。
Pleaselookintothematteratonceandletushaveyourdefinitereplybycablewithoutanyfurtherdelay.
疑问句也可以用来表达写信人的观点或想对方提议，疑问句给对方留有更大的余地，更有礼貌，它的使用频率比祈使句相对要多。
例如：
能否向我公司邮寄一份贵公司的产品目录？
Wouldyoupleasesendusacopyofyourcatalogue?
感叹句虽然可以渲染气氛，增强语势，但与英语函电讲求客观、严谨的文体不符，因此感叹句在函电英语中极少使用。
句式结构
从结构看，英文句子可以分为三中类型：
简单句、并列句和复合句。
而英语函电采用大量的并列句和复合句。
复合句与简单句结合，以复合句为主：
为了保证考究的句式和严密的逻辑性，英语函电往往需要将连续的短句结合成一个独立的主从复合句或并列句。
此项贷款可支付当地费用的85%，但此项费用必须是英国承包商直接负责支付的，并必须在合同付款的幅度以内，即最高不得超过合同金额的15%。
Thecreditcouldcover85%ofthelocalexpensesiftheyaremadeundertheresponsibilityoftheBritishContractorandwithinthelimitofthedownpaymentspaidontheContract,i.e.,15%asamaximum.
该句是主从复合句，由从属连词if引导的状语从句包含了两个前提条件，使主句的行为范围受到严格限制，从而使全句逻辑严密。
（注：
复合句结构复杂，表达完备周密；简单句则结构简单，简洁明快。
英语函电对严谨和简洁都有要求，目的在于追求严谨的语言风格，因此复合句的使用虽普遍，但不排斥简单句的使用。
）
常用并列结构：
a用and连接并列结构，使表达更精确
如：
双方签订合同。
Thiscontractismadebyandbetweenthetwoparties.
b用or引导的选择性并列结构，使内容更严谨全面
如：
在本合同执行中引起的或与本合同有关的争议应有双方通过友好协商解决。
Anydisputearisingfromtheexecutionof,orinconnectionwiththeagreement,shallbesettledthroughfriendlyconsultationsbetweenthetwoparties.
状语位置独特
商务函电中，较长的状语经常出现在主语和谓语之间，一般文体的主谓语间不放长状语。
如：
TheContractorshall,ifcalleduponsotodo,enterintoandexecutetheContract,tobepreparedandcompletedatthecostoftheemployer,intheformannexedtotheseconditionswithsuchmodificationasmaybenecessary.
在被邀签约时，承包人应同意签订并履行合同，该合同是由业主按照本合同条件所附格式拟定的，如有必要可对其进行修改，该合同的拟定和签订费用由业主承担。
商务函电的状语从句中，if，when，incase等连词与从句的主体之间可放谓语，一般文体的状语从句中则不可。
如：
If,after30daysfromthecommencementofsuchinformalconsultations,thepartiesfailtoresolveamicablyacontractdispute,eitherpartyheretomayrequirethatthedisputebesubmittedtoarbitrationforresolution.
在非正式协商开始30天后，如果双方仍不能友好地解决合同争端，任何一方都可以要求将争端提交仲裁解决。
3.虚拟语气的使用
英语中共有三种语气：
陈述语气、祈使语气和虚拟语气。
虚拟语气可表主观愿望和假想虚拟的情况，并可使语气委婉，谓语有should,would,could,might加动词原形构成。
如：
Weshallbepleasedifyouwillsendusyourlatestcataloguewithapricelist,informingusofyourfulldiscountratesandtheperiodofcreditforasubstantialamountoforders.
若你方能寄来附有价目表的最新商品目录，并告知我方大宗购买的全部折扣率及信用证的有效期限，我们将甚为欣慰。
（二）语言特点
随着国际贸易市场竞争的日益激烈，国际间的贸易往来更加频繁，而商务英语就成了国际间来往的桥梁，它也是国际贸易活动中不可缺少的沟通工具。
实际上，商务英语控制着国际交流，国际交流离不开商务英语，这也必然导致商务函电风格和语言上变化，曾经那些千篇一律的陈旧词汇已经无法跟上新时代的发展了。
而今商务交流中的信息来往要求内容简单，重点突出，并已经成为一种交流趋势。
如：
收到来信，表示感谢。
过去：
Weacknowledgewiththanksreceiptofyourletter.
现在:
Thankyouforyourletter.
商务函电语言所要求的三个原则是：
准确、简洁、清楚。
这些都是对语言方面的要求，而体贴、礼貌则是针对态度和角度方面的要求；同时要求格式的完整，函电内容也要丰富具体，内容要避免一些无实际意义的多余词汇，内容要严格地把握重点。
商务函电不仅有特殊的背景，还要求翻译人员要有实际的商务工作技能。
主要的语言特点可以归纳为两点：
商务函电涉及范围有贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域，其行业特征比较明显，因此需要对语言进行合理选择；商务人员的思维模式具体、谨慎，讲究语言表达的分寸。
具体的表现是，语言表达要简洁明了，突出重点，用词规范，语法结构严谨，句子排列一般固定有序，语篇连贯、逻辑性强。
商务函电翻译的目的是要体现函电的实际效用，能准确及时的传达信息，而绝非是为了单纯的美感和语言的华丽。
按照贸易的不同类型，其翻译目的也是不一样的，采用不同手段处理不同的内容；翻译过程是固定的，严格控制错误。
因此，翻译人员不仅要熟悉专业知识，还要有合理的发挥。
翻译的根本在表达准确地意思，还要求专业术语的精确；同时要善于运用语言，用有限的词汇表达出更精准的意思，将有关信息更为精炼准确地表达出来。
由于商务函电涉及英、汉语言的翻译与运用，且函电又有其语言、语法、句子结构等方面的特殊性，再加上中西文化的差异，这也导致了商务函电翻译可能无法精确地表达其意思，只能是相对的精确。
因此，我们必须认识到这一点，对今后商务函电的翻译起着重要作用。
（三）翻译特点
1.词语方面
选词方面不刻意追求华丽的词藻，而尽可能地选用正规、庄重或表现力强的专业词语。
在汉译时，要根据英、汉两种语言的文字特点加以妥善处理，不必要对等地对重复词进行重复翻译，遵循习惯译法，用行话译行话，术语译术语等对等方法。
如：
信函中Dearsirs不译“亲爱的先生们”而译“（执事）先生”或“径启者”，；pleasedon'thesitateto…译为“尽可以…、务请…”等。
另外，在商务函电中词的重复和省略现象较为常见。
当出现一些关键性的词时经常会采用同义词连用的现象。
如：
Thepackingandwrappingexpensesshouldbebornebythebuyer.包装费应由买方负担。
句中packing和wrapping同义，意为“包装”，在原文中重复使用，为确保所用词不被曲解，然而翻译时只译成“包装”一词即可。
再次，用词要准、注意多义。
如TheproductwillfindagoodmarketinNewYork.“此产品在纽约将有很好的销路”。
ChinesetoyproductsareverypopularinEurope.WewouldliketoworkwithyoutomarkettheminCanada.“中国的玩具产品在欧洲很受欢迎，我们愿同你方合作在加拿大销售”。
从以上二例中，market既有市场、销路，又有营销、出售之意。
翻译时要根据上下文忠实准确译出原文，仔细推敲避免误解。
2.句子方面
句子表达固定。
为表达明确，商务英语函电在实践中已形成了固定套语：
商务函电首段首句，常见套语有：
Thankyouforyourletterof;weareinreceiptofyourletterof等。
如Wethankyouforyourletterof18thFebruaryandconfirmourcableoftoday'sdate,whichreadsasfollows.（兹复贵方2月18日来信并确认我方今日发出的电报，电文如下）。
翻译时使用等值翻译，译成“X月X日来函收悉，不胜感谢，兹复函如下”。
商务函电结尾句：
英语表达有固定方式如Inaccordanceasyourrequest,wesendyouherewithastatementofyouraccountwhichwehopeyouwillfindcorrect.（兹按贵方要求奉上结算报告书一份，请查收）。
译成符合汉语习惯的“随函附上…请查收”。
请求对方做某事的汉语句式为“请…将不胜感激”，函电英语常用：
Wewouldappreciate;Itwouldbeappreciated等。
如Itwouldbeappreciatedofyoucouldq
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