行政办公规范管理制度完整篇doc.docx

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行政办公规范管理制度完整篇doc

行政办公规范管理制度1

行政办公管理

行政办公管理是现代成功企业有效运作的有力保障，其内容就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动。

管理的目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化，从而提高办公室的运作效率，最大限度地达到办公室的工作目的。

1、行政办公工作规范

行政事务管理办法（制度）

总则

第一条为加强公司行政事务管理，提高办事效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政事物包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊

及邮发管理等。

档案管理

第三条归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资

料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条档案的借阅与索取

1、总经理、副总经理、行政综合部主任借阅非密级档案

可通过档案管理人员办理解阅手续，直接提档。

2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，

并办理借阅手续。

3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全

和保密，严禁擅自翻阅、抄录、转借、遗失、如确属工作

需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可

摘录和复制，一般内容档案经总经理办公室主任批准方可

摘录和复制。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方

可销毁，一般内部档案，须经行政综合部主任批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。

档案人员要认真填写、编制销毁

清单，由专人监督销毁。

印鉴管理

第七条公司印鉴由财务科负责保管。

第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员

负责。

第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。

公文打印管理

第十二条公司公文的打印工作由行政综合部负责。

第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。

办公及劳保用品的管理

第十五条办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制

定计划提交总经理办公室。

2.总经理办公室指定专人制订每月办公用品计划及预算；经主

管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要由计划地分发给各个部、室。

由部室主任签字领回。

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理

办公室主任批准后方可领用。

4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。

5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。

6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字。

7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

第十六条劳保用品的购发

劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。

、

库房管理

第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现事务与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。

第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，

经公司办公室主任批准后方可出库。

第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

第二十二条严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

报刊及邮发管理

第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。

有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，须经总经理办公室主任批准。

行政办公规范管理制度

第一条

为使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定本制度。

第二条办公仪表规范

1、员工在工作期间，如配有工作服的，一律着工作服，禁止穿背心、短裤、拖鞋上班。

行政办公规范管理制度1

行政办公规范管理制度

为使公司办公管理和文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。

第一条办公区规范：

1、办公桌：

桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；

2、辅桌：

放文具盒，少量工具书；

3、座椅：

靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；

4、电脑：

主机上方有显示器，电脑置写字台左前角；

5、卡座屏风：

内外侧不允许有任何张贴；

6、垃圾篓：

罩塑料袋，置写字台下右前角。

第二条办公室规范：

1、办公桌：

桌面除公司购置案头用品及电脑外无其它用品；

2、电脑：

桌面呈45°角贴墙放置，横式主机显示器下，竖式主机置桌面下；

3、辅桌：

桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品；

4、拖柜：

置办公桌下右角或辅桌后部，面朝办公椅；

5、垃圾篓：

置辅桌后；

6、饮水机：

放指定地点，不得随意移动；

7、报刊：

必须上报架，或阅读完后放入办公桌内；

8、外衣手袋：

请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅上。

第三条接待礼仪

1、当面接待礼仪

上级来访，接待要周到；对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意；领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。

下级来访，接待要亲切热情。

除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。

来访结束时，要起身相送。

2、电话接待礼仪

电话接待的基本要求：

（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。

（2）电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。

（3）应备有电话记录本，重要的电话应做记录。

（4）电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。

对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。

3、引见时的礼仪

到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。

在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。

在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。

在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。

进入后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。

介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。

介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。

4、递物与接物（手势）

递物与接物是生活中常用的一种举止。

礼仪的基本要求就是尊重他人。

因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。

例如递交名片：

双方经介绍相识后，常要互相交换名片。

递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的正面应对着对方。

在接受他人名片时也应恭敬地用

双手捧接。

接过名片后要仔细看一遍或有意识地读一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。

第四条行为规范：

1、坚守工作岗位，不要串岗；

2、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；

3、办公桌上应保证整洁，并注意办公室安静；

4、上班时间不要在办公室化妆；

5、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在办公区停留；

6、使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；

7、不要因私事使用公司电话拔打长途，凡因私事打电话，发现一次罚款30元；

8、不要在公司电脑上发私人邮件或网上聊天，发现一次罚款50元；

9、不要随意使用办公室电脑，私客未经副总经理批准，不准使用公司电脑；

10、所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的电子邮件须经副总经理批准；

11、未经副总经理和部门经理授意，不要索取、打印、复印公司及其他部门的资料；

12、严格遵守考勤制度，违者按《员工手册》相关规定处罚；

13、凡出远勤达一天以上者应填写领导批准的出差证明单；

14、无工作需要，不要擅自进入档案室、打字室、财务部、会议室、接待室；

15、不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。

本制度待副总经理审核、批准后开始执行，望公司全体员工自觉遵守。