行政接待管理制度完整篇doc.docx
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行政接待管理制度完整篇doc
行政接待管理制度1
行政接待管理制度
1.目的
为了保障接待工作有序、顺利、进行，建立系统、规范且行之有效的接待流程，确保相关政府领导及客户满意。
2.范围
相关政府领导及客户接待。
3.责任者
来访部门及行政部
4.程序：
4.1接待会前
4.1.1客人来访部门首先提出需求，填写《来访客人接待申请表》，报部门领导审核后转行政部审批。
4.1.2来访客人接待申请内容要明确来访人姓名、人数、单位、来访事由、是否用餐、有否住宿、其它（含民族禁纪）等。
具体内容见《来访客人接待申请表》
4.1.3行政部按照《来访客人接待申请表》有内容，安排接待，如有未达到要求的事项，需与来
访部门协商，确定替代方案。
4.1.4行政人事部提前准备咖啡，茶水，水果等其他受访部门所需物品；
4.1.5需要制作欢迎横福、欢迎牌需提前与来访部门确定内容，并委托设计部制作。
4.2接待会中
4.2.1接待室在接待前半个小时要做好清洁，桌椅摆放整齐，.水果、茶水杯清洁完毕后提前摆
放于会议室内，待来访者即将到来时（5分钟内），将茶水、咖啡斟满，及时关注茶水、咖啡若变凉，应及时更换；
4.2.2会议地点保证温度适宜，提前打开空调，将桌椅摆放整齐；
4.2.3来访者到来后，由受访部门迎接并将其带入原定会议地点。
4.2.4提前通知与会人员时间、地点。
4.2.5会议中要做好会议记录，
4.2.6重要领导要进行摄像。
4.2.7.每隔10-20分钟进入会议地点，将领导及客户之茶水斟满。
4.3接待会后
4.3.1会后通知保洁人员并配合行政人事部同将剩余茶水、咖啡、水果等其他垃圾清理完毕，桌面擦拭干净，桌椅摆放整齐；关闭空调、照明设备及投影仪等。
4.3.2会后需要参观的地点要在会议进行时做好准备工作，会后结束后可马上参观。
4.3.3做好车辆安排，及时做好客人用餐、住宿。
4.4接待礼仪
4.4.1接持人员统一穿正装。
衣着大方，庄重。
女员工化淡装。
4.4.2接待要用礼貌用语，如：
请、谢谢、不客气等
4.4.3座车有用最尊贵的客人座司机后座，另外后座坐客人。
前座可接持人员坐。
4.4.4用餐时主位让客人座。
4.5接待礼仪注意事项
4.5.1接待中注重细节，各项准备工作提前完成；
4.5.2注意接待中可能发生的情况，做好应急措施；
4.5.3与相关部门做到经常沟通；
附表1《来访客人接待申请》
申请人：
审核人：
审批人：
行政接待管理制度12101
贝发〔2013〕12号签发人：
行政接待管理制度
第一条目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范行政接待管理事务，使内部管理有据可依，使来访和参观有章可循，以便塑造公司良好外部形象，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制订本制度。
第二条适用范围
本制度适用于南昌贝欧特医疗科技股份有限公司各部门行政接待管理工作。
第三条职责分工
（一）、总经理办公会
负责审核和批准公司接待与参观管理。
（二）总经理或主管副总经理
负责特殊接待情况和特殊接待费用的事前和事后审核。
（三）行政运营部
1、负责公司规定的行政接待管理；
2、负责安排协调参观工作；
3、负责本部门接待费用报销管理和其他部门费用报销审核工作。
（四）相关部门负责人
1、负责本部门的接待管理；
2、负责部门的参观管理；
3、负责本部门接待费用报销管理。
第四条对外接待部门及接待范围
1、公司行政运营部为公司负责接待的职能部门。
2、遇到重大接待工作和活动，可由总经理办公会协调若干部门共同做好此项工
作，有关部门要积极主动配合。
3、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
第五条一般接待管理
一、一般接待范围
适用于办公区域前台对一般性来访人员的登记与接待管理。
（一）一般接待程序
1、来访人员进入工作场所前台要求来访时，由前台文员进行常规的临时性接待，同时按来访人要求与公司内被访者联系。
2、被访者接受来访要求后，前台文员或被访者安排具体接待时间与地点。
3、前台文员要求来访人员填写《来访接待登记表》见附件一，前台文员登记访客身份证；
4、来访人员按要求填写完毕后，引见访客证进入公司接待区或会议室；
5、前台文员将《来访接待登记表》按时间妥善存档，并提供事后单据的查找和内容查证。
二、来宾接待管理
（一）接待来宾的范围
1、地方政府、主管部门或单位到公司视察、检查指导工作的领导及其他人员；
2、兄弟单位、合作单位、供应商、采购商到公司商洽业务或协同办公的人员；
3、参加上级单位在公司召开的有关会议的会议代表；
4、来公司进行技术合作、交流的人员；
5、领导安排的其他来宾和需要接待的人员。
（二）来宾接待程序
1、公务接待工作实行统一管理，统一安排，统一标准，对口负责，分级接待，除公司领导指定由行政运管部负责的公务接待任务外，其他公务接待以对口业务部门为主，行政运管部给予配合；
2、公司副总以上领导的公务接待，由总经理管理办公室统一安排。
公司业务部门需要行政运营部安排接待时，必须事先填写《接待费用审批表》（一式两份，见附件二），经公司主管领导审批后，报行政运管部安排接待（包括食宿、
会议地点、车辆等）。
3、《接待费用审批表》在业务接待最终获批后交行政运营部存档，《接待费用审批表》一份申请部门自行保存，用于业务招待费的报销；
4、由总经经理办公会负责接待的费用归总经理办公会负责，由业务部门招待发生的费用业务部门自行负责，具体招待费报销流程参见本制度第十二条。
第六条接待职责分工
1、接待B级别以上客人，由主要相关部门或总经理助理提出接待方案，经
公司主管领导审批后，由总经理办具体组织实施；
2、其他人员的接待，由部门提出接待方案，经主管领导审批，与行政运管
部联系后，由部门组织实施，行政运管部配合；
第七条接待原则------遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使来宾“高兴而来、满意而去”。
1、对等原则：
对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2、对口原则：
各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调，“谁出面接待谁结帐”。
3、保密原则：
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题。
4、节约原则：
招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出；
5、服务原则：
接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传公司及产品，提升公司知名度及美誉度；
6、优先原则：
重大接待活动优先安排。
第八条、接待标准
1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级
2、宴请
1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会、工作进餐。
2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。
4）各类宴请中酒水、饮料和水果等费用，不得超过其全部费用的20%；根据相
关规定和实际需要严格控制陪餐人数。
5）接待用餐标准（含烟酒水费用）
①招待重要官员、关系户（A级）——150元/人·餐以上
②较重要官员、关系户（B级）——100～150元/
人·餐
③主管部门一般干部、供应商、经销商（C级）——50～100元/人·餐
④外单位来人、常客（通常指工作进餐）（C级）——10～50元/人·餐
5）住宿安排与标准
第九条接待内容和程序
1、接待来宾：
1）接受任务——弄清来宾的基本情况：
单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
2）布置接待——提出接待意见：
接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
3）迎接安排——根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
4）看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
5）安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
会见时、会谈时，身份一般对等。
6）组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
7）送别——根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站或机场。
8）小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
第十条接待涉及部门相应职责及要求
1、申请部门：
提前3天填报《接待申请单》，交由行政运营部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。
2、按行政接待流程办理。
3、行政运营部：
负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。
1）行政运营部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：
来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2）行政运营部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3）行政运营部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影
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