晋业普及版操作指南1120.docx
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晋业普及版操作指南1120
晋业普及版操作指南20121120
晋业软件
普及版操作指南
广州市晋新软件有限公司
GuangzhouJinXinSoftwareCo.,Ltd
第1章普及版安装后怎么用
1.1怎么进入软件
双击运行桌面图标
，进入登录界面如下图所示：
第一次使用软件，操作员不需要输入密码，直接点击【确定】进入新建账套程序。
系统将会建立一个空白账套。
注意：
账套就是存放各种进销存数据的专用文件，也就是整套进销存账的总称。
系统完成新建账的准备工作后。
进入新建账套向导界面如下图所示：
上图带“*”号的内容为必填项目。
输入必填的内容后，按【下一步】，进入建立账套名称界面可以修改账套名称。
如下图所示：
上图中输入账套名称（建议录入公司名）后按【下一步】键，进入设置进销存的起始月份界面，即使用软件管账的开始月份。
如下图所示：
进销存起始月份设置完毕后按【下一步】，进入修改总仓名称界面，如下图所示。
如需建立多个仓库的，则需完成新建账套后再进入软件，建立其它仓库。
修改仓库名称后按【下一步】，软件自动弹出新建账套完成界面，点击完成即可进入软件。
1.2进入软件后该怎么做
新建的账套是一个没有数据的空白账套，必须先输入进销存的基本资料，包括：
客户资料、供应商资料、商品资料、操作员等基本资料。
然后，再输入财务初始数据，包括：
期初库存、客户的期初应收款、供应商的期初应付款等期初数据。
基础数据输入完毕，并开账后，软件才可以进行业务操作。
第一次进入新建的账套系统会自动弹出“进销存初始化向导”界面。
如下图所示：
下面介绍如何通过进销存初始化向导完成基础数据的录入。
怎么修改公司名称
（1）点击“资料→公司机构设置→公司信息资料”，进入公司资料信息界面，点击【修改】打开公司机构资料设置界面，可以修改公司名称、地址等信息，输入修改/填写资料完毕后点击【确定】即可。
如下图所示：
怎么设置操作员
点击初始化向导图第一步中的“操作员及权限设置”图标，或点击菜单“系统——操作员及权限管理”，进入设置界面：
首先，设置普通操作员的权限
点击角色表中的“普通操作员”，然后，在“菜单权”窗口设置普通操作员的菜单权和专项权，在专项权窗口设置普通操作员的专项权（勾选表示有该项的操作权）。
设置完毕后，按【保存权限】保存普通操作员的权限建立即可。
其次，设置普通操作员
在角色表中选中“普通操作员”角色，点击工具栏上的【新增操作员】，在弹出“操作员管理”窗口中输入操作员编码、姓名、密码等信息后按【保存】即可，如下图所示：
注意：
默认总管操作员为“sys”与已经发生业务的操作员不能被删除。
1.2.3怎么录入基本资料
进销存初始向导中，选择“第二步：
进销存基本资料”，如下图所示：
（1）、增加仓库（除总仓外）
需要建立多个仓库，可点击【仓库设置】图标，进入下图所示的仓库资料界面，点击【新增】，然后输入编码、仓库名称再按【保存】即可。
注意：
已经使用的仓库不能删除
（2）、录入客户资料
在进销存初始化向导第二步中，点击“客户资料”图标，打开客户资料管理界面，如下图所示：
首先，设置客户分类。
在上图的客户资料选项卡界面工具栏中，点击【新增】后可添加分类、输入编码、名称等等。
添加或修改客户分类后，选项卡标题会变成红色，表示修改的数据还没有保存。
点击【保存】按钮保存数据。
注意：
删除分类的方法是先删除最后一级分类才能删除上级分类，而且，分类下有编码资料时，需先将该分类的所有资料移到其他分类中，才能删除。
设置好客户分类后，再录入客户资料。
点击客户资料界面的“客户资料”选项卡，如下图所示：
先选一个分类，然后点击【新增】后进入客户新增界面，如下图所示：
注意，如果不先选择分类，直接点击【新增】，则上图中的“分类”和“编码”栏均为空。
上图中带“*”号的内容为必填项目，输入名称后按回车键，软件自动生成五笔助记码和拼音助记码，以便操作员开单时快速查找客户资料。
新建的客户资料可以删除，已经使用过的客户资料不能删除，只能停用。
客户资料被停用后，开业务单据时就先不到该客户，但在业务和报表查询时可以选择已停用的客户。
（3）、录入供应商资料
在进销存初始化向导第二步中，点击“供应商资料”图标，打开供应商资料管理界面，如下图所示：
设置供应商分类的方法与建立客户分类的方法相同。
设置好供应商分类后，再录入供应商资料。
点击供应商资料界面的“供应商资料”选项卡，如下图所示：
先选一个分类，点击【新增】后进入供应商资料新增界面，如下图所示：
供应商资料的录入方法与客户资料的相同。
（4）、录入商品资料
商品资料录入顺序是先建立商品分类，再在分类中录入商品资料。
在进销存初始化向导第二步中，点击“商品资料”图标，打开商品资料管理界面，如下图所示：
设置商品分类的方法与设置客户分类的方法相同。
设置好商品分类后，就可以录入商品资料了。
点击上图中的“商品资料”选项卡，打开商品档案管理界面，如下图所示：
先选一个分类，然后，点击【新增】进入商品资料新增界面，如下图所示：
上图带“*”号的内容为必填项目。
输入名称后按回车键，软件自动生成五笔助记码和拼音助记码；
价格资料中，最后进价、零售价必须录入，不录入最后进价，则没有参考成本，不录入零售价在零售开单时就取不到价格。
批发价、会员价可以不录入。
如有多种包装规格，还需要录入大小包装的包装单位、内装数、零售价、条形码等信息。
新建立的商品资料可以删除，已使用过的商品资料不能删除，只可以停用。
注意：
商品资料保存后，其编码不能修改，所以，在正式录入商品时，要设计好商品的编码规则。
1.2.4怎么录入期初库存、应收款和应付款数据
进销存初始化向导中，选择“第四步：
账本初始化”。
如下图所示：
1、录入期初库存
在上图中点击
进入单据一览表界面，选择【新增】打开库存期初录入界面，如下图所示：
先选择仓库，再录入商品，然后录入数量。
完成一个商品的录入后，按“↓”增加新行录入下一个商品。
录入一批商品的库存后，点击【保存】将数据保存到账套中。
如此重复开单，直到录完所有商品的初库存为止。
2、录入期初应收款
点击
进入单据一览表界面，选择【新增】打开应收款期初单录入界面，如下图所示：
输入客户编码或名称后回车，或下拉选择客户，再录入该客户的应收款，然后保存。
逐个客户录入，直接录完所有欠款客户的应收款数据为止。
录入完成后，再回到应收期初单一览表检查一下是否有错漏。
3、录入期初应付款
点击
进入单据一览表界面，选择【新增】后进入应付期初单，如下图所示：
供应商期初应付账的录入方法与客户应收账的相同。
怎样才能正式使用
所有的期初作业完成，核对无误后，点击初始化向导界面的
选项卡，点击
进入开账确认界面，选择开账即可（进销存日期可以修改）。
系统开账后，就表示可以正式使用，可在营业过程中处理各种业务单据了。
1.3怎么调试打印格式
在没有指定单据打印格式对应的打印机的情况下，单据打印指向的打印机为windows默认打印机。
在安装的调试好打印机后，就可以调试单据的打印格式了。
下文以销售出库单为例，说明常用的几种调试操作：
首先，打开销售出库单的开单界面，点击界面工具栏中的
→
，看看单据的内容是否合适。
再按打印预览界面工具栏中的
，打印一张单据，看打印格式与打印纸张是否匹配。
如果内容要修改，或与纸张不匹配，则需要另行设计打印格式。
设计打印格式的步骤如下：
1、新建打印格式
点击开单界面右上角的打印格式窗口
→
，在下拉选项中选择“设计打印样式”，打开如下图所示的窗口：
列表中的格式为系统内置的格式模板，不能修改和删除的。
点击【复制】，打开新报表名录入窗口，如下图所示：
→
修改报表名称，例如改为“销售出库单（二分纸）”（注：
二分纸是指窄行二等分电脑打印纸），然后按【确定】，完成复制，如下图所示：
2、设置打印纸规格
在上图的“报表样式设计”列表中，选中新增加的打印格式，按【修改】按钮打开打印格式修改界面，如下图所示：
点击
→
，打开页面设置选项界面：
选择第二项“打印机”：
上图中“打印机”栏会默认为windows系统设置的默认打印机，不需要修改。
需要根据实际需要修改纸张大小。
先将“纸张方向”改为“纵向”，再点击上图中的“纸张大小”栏，将“A4”改为“自定义大小”，填写打印纸的宽度和高度（注：
市面用于单据打印的电脑打印纸一般为二等分或三等分纸，规格大约分别为24cm×14cm、24×9cm），如下图所示：
再设置页边距，如下图所示：
设置完成后按【确定】退出设置界面。
返回打印格式设计界面，再按工具栏中的
按钮保存设置。
3、修改打印内容
假设复制过来的格式如下图所示：
需要改成如下格式：
某某公司销售出库单NO：
xxxxxxxxxxx
客户：
收款期限：
开单日期：
备注：
应收金额：
收款金额：
商品条码
商品名称
规格
单位
数量
单价
金额
//行数与纸张相配
合计
xxxx
xxxx
操作员：
打印日期：
共1页第1页
操作步骤如下：
1）拆分所有合并单元格
点击一个合并单元格，例如：
表题，再点击工具栏中的“取消合并”按钮
，表题合并的单元格就会还原为未合并的状态，如下图所示：
重复上述操作，直到所有合并单元格都被折分完成。
如下图所示：
2）删除不需要的内容
选中不需要的内容，例如：
经办人、部门，再用鼠标右击选中的内容，在弹出的菜单中，选择“清除全部”（一定要选择这项才能删除单元格中的公式），如下图所示：
重复这一操作，将所有不需要的内容全部清除。
清除后如下图所示：
然后，将显示不全的I列施宽，使内容显示全。
3）在数据行中添加需要补充的列
例如，需要增加“商品条码”列。
在B5单元格输入汉字“商品条码”，然后，将光标定位在“B数据行”，点击工具栏中的按钮
（设置单元格明细数据）打开选择数据项窗口，选择“主条形码”或“包装条形码”，然后按【确定】。
如下图所示。
再以同样的方式在商品名称列后增加“规格”列。
4）将单据明细表的列按顺序排好。
将鼠标移到要移位的列名（图例中的D5单元格），按下鼠标左键，纵向施到该列的合计行（图例中的第7行），横向施到整体移动的最后一列，再松开。
这样，要移到的几列就选中了，如下图所示：
将鼠标移到选中区域的边缘，鼠标会变成
，此时，按下鼠标左键就可以左右施动选中区域。
将选中区域向左移施移一列，使之与商品条码列连在一起。
如下图所示：
5）调整好列宽，使最后一列在打印纸边线以内，如下图所示：
6）调整表头表尾内容的位置并添加内容
调整方式与调整列位置的方式类似，但是，不能将表头表尾的内容移到数据行及与数据行相邻的行中（图例中的5-7行）。
移好后，在表尾增加“共页”和“第页”。
将光标定位在表尾打印“共页”的单元格中，按工具栏中的
按钮，打开表头表尾数据项选择窗口。
选择“共#页”，后按【确定】，如下图所示：
用同样的方法设置“第页”。
7）删除多余的行和列
用鼠标右键点击要删除的行号或列号，在弹出的右键菜单中选择“删除表行”或“删除表列”，将多余的行和列删除。
如下图所示：
8）合并表题单元格并修改表题
选择中表题所占的单元格，再点击工具栏中的合并单元格按钮
，合并单元格。
如下图所示：
双击表题单元格，使之进入编辑状态，如下图所示：
修改表题文字后回车（按enter键）。
9）调整字体，对齐方式等
鼠标右键点击要调整单的单元格，在弹出的菜单中选择
打开单元格属性窗口：
可以根据需要调整单元格的字体在小、对齐方式、边框等内容。
调整好后，新的打印格式完成，并按【保存】按钮保存调整后的设置。
4、设置合适的打印行数
保存设置好的格式后，退出打印格式设计界面，回到销售出库单界面，选择新设置的打印格式，
，按
打开打印预览界面，如下图所示：
在预览中可见行数过多，已超出了二分纸的高度。
图例中超出了3行。
关闭预览，再次打开该打印格式的设计界面，按工具栏中的“格式→选项”，如下图所示：
打开如下图所示的打印选项设置窗口，将
减少3行（图例中多出3行）。
→
将明细数据行修改为合适的行数后，按【确定】关闭窗口，再按
保存数据。
回到销售出库单界面，选择新增的打印格式再次打开单据打印预览，如下图所示：
可以看到打印内容没有超出边线了。
第2章采购业务管理
2.1向供应商订货怎么开单？
采购订单用系统中的采购入库单草稿来处理。
点击“采购管理”导航图中的“采购入库”图标，或菜单“采购——采购入库”打开一览表再点击【新增】，打开一张空白的采购入库单，如下图所示：
录入供应商及订货的内容，如果支付了订金的，录入订金的付款方式和金额，保存为草稿即可。
2.2已录入了订单的采购，货到了怎么做入库？
货到后，点击软件菜单“采购——采购入库”打开采购入库单一览表，点击【查询】按钮，打开查询条件录入界面，如下图所示：
将查询条件中的开单日期段的起始日期调到该笔采购业务订单的日期之前，在供应商栏选择该供应商，单据状态选择为“未审核”（即订单），然后，按【确定】查出该批货的采购入库单草稿。
选中该采购入库单草稿后，点击【修改】打开该单据，将开单日期修改为当天的日期（非常重要），商品、数量、单价付款金额修改为实际数据，并保存为审核状态即可。
保存为审核状态后，会增加商品库存，未付清的货款会记入该供应商的应付账中。
2.3收到一批事先没有录入订单的货，怎么入库？
直接开一张采购入库单，开单日期为入库当天的日期，录入供应商、入库商品及其数量、单价，付款方式和金额。
然后，点击【保存】，并保存为“审核”状态。
保存为审核状态后，会增加商品库存，未付清的货款会记入该供应商的应付账中。
2.4在专业市场用现款购入一批商品，入库时怎么选择供应商？
在供应商资料中，设置一个“零散供应商”编码，对于这种采购入库业务，统一选择“零散供应商”作为入库单的供应商。
2.5收到新供应商的货，怎么选择供应商？
在录入采购入库单时，双击单据头的“供应商”栏，打开供应商资料查找界面，如下图所示：
点击【新增】按钮，新增该供应商，然后，退出新增供应商界面，回到供应商资料查询界面，选择刚才新增的供应商就可以了。
2.6录入采购入库单时，发现有新商品怎么办？
在录入采购入库单时，如果没有该商品，可以在单据的商品明细表中，按“↓”生成一个新商品行，在“商品编码”栏中随意输入一个数字，系统会自动打开商品过滤窗口，如下图所示：
在窗口的下方点击【新增】打开新增商品界面，就可以新增商品。
新增商品保存后，回到开单界面，在上图的商品过滤窗口中，点击【刷新】，然后继续开单就可能选择到新增加的商品了。
2.7怎么退货给供应商
开单方法与采购入库单一样，数量为负数就表示退货。
单据审核后，会减少库存，同时，减少供应商的应付账。
退货商品也可以和采购入库商品开在同一张单上，方便结算。
2.8已经审核的采购业务单开错了怎么修改？
若发现已审核的单据错误，需要修改单据时，选打开该单据，然后，点击则可以点击“其他→反审核”，如下图所示：
将单据反审核后，单据回到草稿状态，再点击【修改】就可以修改该单据了。
2.9付款给供应商后，怎么开单？
1、收货时付款的在采购入库单中直接录入付款方式和付款金额。
2、先记账后付款的，付款后，需要在系统中录入一张采购付款单。
操作方法如下：
点击采购管理导航图中的
图标，或点击菜单“采购→采购结算→采购付款单”打开采购付款单一览表，点击【新增】按钮，打开一张空白采购付款单，如下图所示：
选择付款的供应商后，按【选单】按钮打选单界面，查询出该供应商未结算的单据，并勾选要结算的单据后，按【确定】，即可将要结算的单据导入到采购付款单的明细中。
录入本次结算金额，或按【全结】，在单据头中选择结算类别、付款方式、付款金额、摘要等内容后，保存。
保存时可以直接保存为审核状态。
3、货未到先付款的，需要在系统中开一张其他付款单。
操作方法如下：
点击菜单“采购→采购结算→其他付款单”打开其他付款单一览表界面，点击【新增】打开一张空白的其他付款单，录入付款资料并保存。
保存时可以直接保存为审核。
2.10查看欠供应商的钱
点击菜单“采购→供应商应付账→应付款总账”，进入查询界面。
点击【确定】。
即可以查询到。
如下图所示：
选择一个供应商双击，可显示明细账，如下图所示：
双击明细账中的业务记录可打开该单据查看。
第3章批发销售管理
3.1客户订货怎么开单？
客户订货开销售出库单，并以草稿方式保存。
点击“销售管理”导航图中的“
”图标，或菜单“批发→销售出库”打开一览表再点击【新增】，打开一张空白的销售出库单，如下图所示：
录入客户及订货的内容，如果收到了订金的，录入订金的收款方式和金额，保存为草稿即可。
3.2已录入了订单的销售业务，交货给客户怎么开单？
点击菜单“批发→销售出库”打开销售出库单一览表，如下图所示：
点击【查找】按钮打开查询条件录入窗口，可将开单日期条件清空，单据状态选择未审核（即订单），然后按【确定】查询出所在订单，如下图所示：
如订单较多，可在客户栏填写要交货的客户。
查询出该订单后，双击打开该订单，再点击【修改】，将开单日期改为交货（出库）当天的日期，商品、数量、单价、收款方式、收款金额等改为实际交货的数据，然后保存单据。
保存时，直接保存为“审核”状态。
这张销售订单就变成了销售出库单了。
3.3把商品直接卖给客户要怎么操作？
直接开一张销售出库单，点击批发管理导航桌面的
图标，或点击菜单“批发→销售出库”打开单据一览表，再点击【新增】按钮打开一张空白的销售出库单。
如下图所示：
开单日期为入库当天的日期，录入客户、出销出库的商品及其数量、单价，收款方式和金额。
然后，点击【保存】，并保存为“审核”状态。
保存为审核状态后，会减少商品库存，未收取的货款会记入该客户的应收账中。
3.4开销售单时没有该客户的资料怎么办？
在开单界面双击“客户”栏打开客户资料查询界面，点击【新增】，如下图所示：
打开客户资料录入界面后，新增该客户，然后，退出新增客户界面，回到客户资料查找界面，选择刚才新增的客户就可以了。
3.5批发客户来退货怎么操作？
可直接在销售出库单中处理批发客户的退货业务。
单纯退货，直接新增一张销售出库单，开单方法与出库单一样，只需在数量处输入负数，如果客户要直接退钱，可以选择收款方式，输入收款金额（负数）。
保存时保存为审核。
客户购货时顺便退货，可以在一张销售出库单中同时录入销售和退货的商品，便于收款。
3.6发现已经审核的销售出库单错了怎么修改？
若发现已审核的单据错误，需要修改单据时，选打开该单据，然后，点击则可以点击“其他→反审核”，如下图所示：
将单据反审核后，单据回到草稿状态，再点击【修改】就可以修改该单据了。
3.7客户来付货款，要怎么操作？
客户来结算之前的应收款，在系统中开销售收款单来处理。
点击菜单“批发→销售结算→销售收款”进入“销售收款单一览表”，点击【新增】，打开一张空白的销售收款单，如下图所示：
选择客户后，点击【选单】系统会自动弹出未付款的单据，如下图所示：
勾选要结算的单据后→点击“确定”，系统将勾选的未结算单据导入到销售收款单中，如下图的结算明细表所示：
按【全结】，或在明细里勾选“收款”，或在本次结算金额中填写具体的金额。
再在收款表中选择“结算类别”、收款方式，填写收款金额和摘要（相当于备注），收款金额合计必须等于本次结算金额合计。
保存单据时，直接保存为审核状态即可。
3.8查看客户的欠款
点击“批发→客户应收款→应收款总账”进入查询界面，在弹出的查询条件窗口中，点击【确定】可以查询所有客户的欠款情况。
如下图所示：
双击列表中的记录可以查看该客户的明细账，如下图所示：
双击明细账中的业务记录可以查看该单据。
第4章零售管理
4.1如何进行前台开单时的设置
首先，在系统未使用过前，我们必须进行打印格式的设置，以方便零售和打印，在“零售→零售设置→小票格式与收款机参数设置”，更改打印方式，打印机选择等等（凡下图有下拉式选项的格式，系统都自带有不同的选择，可根据不同需求而选择合适的）也可修改打印小票的格式，更改标题备注等内容。
其他设置项中，可对收款机参数做设置，其中快捷键可设置为客户习惯的快捷键。
也可在本机设置时，可选择不同的分仓作为默认仓库，系统将在默认仓库中直接销售，减去默认仓库的库存。
4.2怎么录入会员卡资料
需要使用会员卡的，在“零售→会员卡管理→会员资料”中建立会员资料。
可以选择批增会员卡，将制作好还未发放的会员卡批量录入到系统中。
当会员卡发放给具体的会员时，需要登记领用该卡的会员的基本信息（姓名、电话等），然后，再在会员卡列表中双击该卡号打开会员卡资料，点击【修改】，填写会员资料，完成后按【保存】即可。
如下图所示：
上图中的会员卡优惠方式及会员卡积分规则，需要在“系统→系统配置→数据库配置中设置”，如下图所示：
4.3零售开单
点击“零售→零售开单收银”打开零售单界面。
这个界面的各项数据都在下窗口左上角
这个地方录入。
录入完成后再按一次回车（键盘上的“enter”键）就可以收款。
1）怎么录入商品
打开零售单界面后，直接用条码枪扫商品的条形码，商品就会被录入到单据中，并默认数量为1。
如果条码枪认不出条码，可在输入处直接输入商品条形码或商品编码，或拼音助记码，或五笔助记码。
输入后按回车，与用条码枪扫商品条形码的效果一样。
如下图第一条记录“可口可乐”的效果。
连续扫同一商品的条形码，数量会自动累加。
2）怎么修改商品的数量
顾客客买同一种商品的数量较多时，扫条码后可以直接按键盘中的数字键输入数量，再按“+”号表示改数量。
如上图中的“百事清柠”，扫条形码后输入“10”再按“+”，数量就由1变为10了。
3）怎样修改商品的价格
输入商品和数量后，如果需要修改单价，可以按键盘的数量键输入目标单价，再按“PageDown”表示改单价。
注意，只能修改最后一行商品的单价，所以，要修改单价，必须在输入下一个商品前修改。
改单价是有权限控制的，有修改商品价格权限的操作员才改。
4）怎样对单个商品打折
当遇到不是会员卡的情况，又需要打折优惠时，操作方法是：
在输入处输入折扣后再按键盘左边的“/”，即可改变折扣，如下图所示：
5）对整张单打折
如果需要给整单打折，则先输入折扣，再按“=”则整张单里的内容都会被打折，有单件商品打过折的，即现在就可以享受的是折上折，如下图所示：
6）怎么输入会员卡号
在零售开单过程中，按“F9”弹出会员卡输入界面，如下图所示：
输入或用设备读取卡号，按回车确认。
系统会自动根据该会员卡的优惠方式，打折或是按会员价出售商品，如下图所示（9折会员卡）：
7）怎么删除录错或录多了的商品？
解决方法：
将光标定位在要删除的行，按键盘“Delete”直接删除。
4.4零售收款
录入完顾客购买的所有商品、会员卡、折扣等信息后，按回车，收取现金，或按F2或F3收取购物券或支票。
如果收款金额中有几毛几分的小金额时，想要为客户优惠免去时，直接按“F6”会弹出下图对话框，可在抹零金额中输入小金额，（如下图所示）再按回车确认，那么收款时就只收取整数了。
4.5挂单取单
当有客人在买单时发现少拿了商品再回去拿时，这个时候可以选择挂单，这样既不影响其它
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