工程及材料设备供应商选择管理流程.docx

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工程及材料设备供应商选择管理流程

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1.目的

规范工程及材料设备供应商选择过程，降低供方选择风险。

2.适用范围

适用于公司所有工程及材料设备供应商的选择工作。

3.术语和定义

3.1工程及材料设备供应商：

本文特指工程承建商和材料设备供货商。

4.主要职责

4.1采购管理部/项目公司成本部

4.1.1审核项目《工程及材料设备供应商采购计划（总体）》。

（采购管理部）

4.1.2负责编制职责范围内的工程、材料设备供应商招标工作计划。

4.1.3负责市场调研，收集供应商信息资料。

4.1.4组织职责范围内供应商资格预审、考察。

4.1.5负责组织编制和整合职责范围内招标文件、议标文件。

4.1.6负责推荐招标和议标入围单位。

4.1.7负责组织职责范围内发标、答疑、开标、评标。

4.1.8负责组织职责范围内议标谈判。

4.1.9负责根据评标结果/议标谈判结果推荐拟中标单位并报批。

4.1.10负责提出职责范围内直接委托采购建议并报批。

4.1.11负责组织职责范围内合同的拟订、谈判、签订等工作。

4.1.12组织职责范围内工程及材料设备供应商履约评价。

4.2成本管理部

4.2.1参与职责范围内供应商资格预审、考察。

4.2.2负责编制职责范围内招标/议标文件中的经济标。

4.2.3参与职责范围内发标、答疑、开标、评标。

4.2.4参与职责范围内议标谈判。

4.2.5参与职责范围内工程供应商履约评价。

4.3设计管理部

4.3.1负责提供招标采购用图纸。

4.3.2参与重要设备供应商、四新类工程及材料设备供应商、影响设计外观效果的材料设备供应商的考察。

4.3.3配合重要设备、四新类、影响设计外观效果的材料设备招标文件中的技术标的编制，参与该类招标文件的评审。

4.4工程技术部

4.4.1参与职责范围内供应商资格预审、考察。

4.4.2参与编制和整合职责范围内招标文件、议标文件。

4.4.3参与职责范围内评标、议标谈判。

4.4.4参与职责范围内议标谈判。

4.4.5参与职责范围内工程及材料设备供应商履约评价。

4.5项目公司工程部

4.5.1根据项目进展，结合《工程及材料设备供应商采购计划（总体）》，提前提出各单项采购需求。

4.5.2根据需要参与考察。

4.5.3负责工程及材料设备类合同的执行。

4.5.4参与工程及材料设备供应商履约评价。

4.5.5负责提出直接委托采购建议并报批。

4.6财务管理部

4.6.1参与总包单位的考察，重点考察其财务状况。

4.6.2参与招标、议标文件的确定。

4.7法律事务部

4.7.1根据需要参与考察。

5.工作程序

5.1采购策划

5.1.1项目公司成本部组织编制项目总包及主要分包工程范围和采购方式建议、材料设备采购方式建议，项目公司工程部参与，按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（经项目公司分管领导、总部采购管理部、总部采购分管领导、项目公司总经理审核，总经理审批）。

5.1.2在采购方式建议中没有包括的采购事项，需单独填写《采购方式审批表》，按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批（经项目公司成本部、分管领导审核，项目公司总经理审批，报总部采购管理部备案）才能实施采购。

5.1.3项目公司成本部结合《项目开发总控计划》和《项目施工节点控制计划》,编制项目《工程及材料设备供应商采购计划（总体）》，项目公司工程部参与编制，《工程及材料设备供应商采购计划（总体）》按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（项目年度采购计划经项目公司分管领导、总部采购管理部、项目公司总经理审核，总部分管采购领导审批；项目月度采购计划经项目公司分管领导审核，项目公司总经理审批，总部采购管理部备案。

）

5.1.4具体采购安排以采购总控计划为指导，项目公司如提出单项采购需求，需按以下时间要求提前。

1）招标类提前于采购总控计划中该单项采购工作开始时间前30天。

2）议标类（竞争性谈判）提前于采购总控计划中该单项采购工作开始时间前20天。

3）其他类应提前于采购总控计划中该单项采购工作开始时间前15天。

4）若采购计划中无该项采购工作节点，则至少应提前于该项工作实施前45天。

5.1.5招标和议标要求

1）按照《组织权责手册-招标采购》规定，具备招标条件的必须组织招标工作。

但出现以下情况时，可采用直接委托或议标确定合作单位，当不止一家合作单位可供选择时，优先采用议标（参与议标的单位不得少于2家）。

a）政府垄断工程。

b）因技术、市场原因造成实质性垄断，投标单位不足3家，且标的物无替代性。

2）同一项目的零星工程可以集中招标（可以按年度招标，或根据年度履约评价优先考虑续签）。

3）禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零，规避招标。

5.2招标采购

5.2.1采购管理部/项目公司成本部编制单项供应商招标工作计划，项目公司参与编制总部主导的供应商招标工作计划。

5.2.2若需要按照政府规定进行公开招投标的，按照政府规定执行。

5.2.3采购管理部/项目公司成本部根据招标工作计划，进行市场调研，收集供应商的信息资料。

1）对材料设备的市场调研，应填写《材料设备调研汇总表》。

2）邀请招标时，各相关部门也可向采购管理部/项目公司成本部推荐符合公司要求的优质供应商。

5.2.4采购管理部/项目公司成本部牵头，组织成本管理部、工程技术部/项目公司工程部对有投标意向的供应商资格进行预审，了解对方信誉、资质、地域准入等信息与项目需求的符合性。

5.2.5采购管理部/项目公司成本部根据需要组织对供应商进行考察。

1）考察时成本管理部、工程技术部、项目公司工程部参加。

2）对总包单位考察时，财务管理部参与，并重点考察其财务状况。

3）考察应形成考察记录

工程类供应商考察主要内容可包括但不限于：

a）公司业绩、组织架构、经营管理等综合实力及服务质量。

b）了解对方拟派的项目经理能力与资历。

c）公司成本管理能力及支付要求。

d）技术与项目要求的符合性、施工管理能力。

e）是否存在资质挂靠。

材料设备类供应商考察主要内容可包括但不限于：

a）公司历史规模：

生产历史、占地面积、产能、人员总数等。

b）公司现场管理：

生产秩序、设备物料、产品防护等。

c）公司质量管理：

管理制度、工艺水平、产品检验等。

d）公司销售管理：

销售渠道、售后服务、销售业绩等。

e）产品性能质量：

原料性能、产品性能、产品质量、质保期限等。

f）公司合作条件：

合作意向、付款方式、供货方式等。

5.2.6采购管理部/项目公司成本部根据资格预审和考察情况，推荐投标入围单位，成本管理部、工程技术部、项目公司工程部参与，按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（采购管理部主导：

供方库内的报招标委员会审批确认，供方库外的经总部分管采购领导、项目公司总经理审核，集团总经理审批；项目公司主导：

供方库内的经项目公司分管副总审核，项目公司总经理审批，供方库外的经项目公司分管副总、采购管理部、项目公司总经理审核，总部分管采购领导审批）。

5.2.7采购管理部/项目公司成本部组织编制招标文件。

1）工程技术部/项目公司工程部负责编制技术标。

2）成本管理部/项目公司成本部负责编制经济标。

3）设计管理部提供招标采购用图纸。

4）采购管理部/项目公司成本部负责招标文件的整合。

5）法律事务部、财务管理部、项目公司工程部参与。

招标文件按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（采购管理部主导的报招标委员会审批；项目公司成本部主导的报项目公司专业委员会审批，采购管理部备案。

）

5.2.8采购管理部/项目公司成本部组织发标，并通知各投标入围单位。

答疑根据需要安排。

1）采购管理部、成本管理部、设计管理部/项目公司工程部参与答疑。

2）技术标答疑以工程技术部/项目公司工程部为主，经济标答疑以成本管理部/项目公司成本部为主，设计管理部配合技术答疑。

3）采购管理部/项目公司成本部根据需要组织安排现场踏勘，工程技术部、成本管理部/项目公司工程部参与配合。

5.2.9采购管理部/项目公司成本部组织开标会，工程技术部、成本管理部/项目公司工程部参与开标。

5.2.10开标后，成本管理部/项目公司成本部对投标文件中的经济标进行审核汇总，工程技术部/项目公司工程部对投标文件中的技术标进行审核汇总。

根据需要安排询标予以澄清。

5.2.11采购管理部/项目公司成本部负责评标的具体组织筹备工作，招标委员会/项目公司专业委员会负责评标，或由工程技术部、采购管理部、成本管理部、项目公司工程部、项目公司成本部联合进行评标。

5.2.12采购管理部/项目公司成本部根据评标结果推荐拟中标单位，报招标委员会/项目公司专业委员会审批确定中标单位。

5.2.13采购管理部负责向中标单位发放中标通知书。

5.3议标采购

5.3.1采购管理部/项目公司成本部负责进行市场调研，收集工程供应商的信息资料（含资质信息），并进行初步询价。

5.3.2采购管理部/项目公司成本部组织成本管理部、工程技术部/项目公司工程部对有合作意向的单位进行资格审查，推荐议标入围单位，按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（总部主导：

供方库内的报招标委员会审批确认，供方库外的经采购分管领导、项目公司总经理审核，集团总经理审批；项目公司主导：

供方库内的经项目公司分管副总审核，项目公司总经理审批，供方库外的经项目公司分管副总、采购管理部、项目公司总经理审核，总部分管采购领导审批）。

5.3.3采购管理部/项目公司成本部组织编制议标文件，工程技术部/项目公司工程部编制技术标，设计管理部配合，成本管理部/项目公司成本部编制经济标。

法律事务部、财务管理部、项目公司工程部参与。

议标文件按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（总部主导：

经采购管理分管领导、项目公司总经理审核，报总经理审批；项目公司主导：

经项目公司分管副总审核，项目公司总经理审批。

）

5.3.4采购管理部/项目公司成本部负责议标文件的发放，并受理入围单位的回标。

5.3.5采购管理部/项目公司成本部组织议标谈判（竞争性价格谈判），成本管理部、工程技术部/项目公司工程部参与。

5.3.6采购管理部/项目公司成本部根据议标谈判结果，推荐议标中标单位，按《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（总部主导：

经采购管理分管领导、项目公司总经理审核，报总经理审批；项目公司主导：

经项目公司分管副总审核，项目公司总经理审批。

）。

5.4直接委托采购

5.4.1采购管理部/项目公司成本部负责进行市场调研，收集供应商的信息资料。

5.4.2采购管理部/项目公司成本部对供应商的资格进行审核，工程技术部/项目公司工程部配合，提出直接委托采购建议，按照《组织权责手册-招标采购》进行审核审批。

（总部主导：

采购金额在50万元（含）以下的，经项目公司总经理审核后报采购分管领导审批；采购金额在50万元以上的，经项目公司总经理、采购分管领导审核，报集团总经理审批；项目公司主导：

采购金额在10万元（含）以下的，经项目公司分管副总审核，项目公司总经理审批，采购管理部备案，采购金额在10万元-50万元（含）的，经项目公司分管副总、采购管理部、项目公司总经理审核，总部分管采购领导审批，采购金额大于50万元的，经项目公司分管副总、采购管理部、总部分管采购领导、项目公司总经理审核，集团总经理审批。

）

5.5合同管理

5.5.1中标单位或直接采购单位确定后，采购管理部/项目公司成本部负责组织合同的拟订、谈判、签订等工作，具体按《工程合同管理作业指引》执行。

5.5.2项目公司负责合同的执行。

5.6供应商评价管理

5.6.1过程履约评估，项目公司工程部组织，经项目公司成本部审核，报项目公司总经理审批，总部采购管理部备案。

5.6.2工程结束后，项目公司成本部组织项目公司工程部、成本管理部、工程技术部对供应商的履约情况进行评价，报采购管理部备案。

5.6.3评定内容包括：

合作单位投入的人力、物力、经济实力、交期（工期）、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该单位是否能满足我方的要求，即合格或不合格。

5.6.4年度供方等级评定，由采购管理部组织，项目公司工程部、项目公司成本部、项目公司分管副总、工程技术部、成本管理部参与，报招标专业委员会审批，并根据评价结果更新《合格供应商名单》。

6.支持文件

6.1-CG02《材料设备采购实施作业指引》

6.2-CG03《招投标管理作业指引》

6.3-HT01《工程合同管理作业指引》

7.相关记录

7.1OP-CG01-R01《工程及材料设备采购方式建议（参考模板）》

7.2OP-CG01-R02《采购方式审批表》

7.3OP-CG01-R03《工程及材料设备供应商采购计划（总体）》

7.4OP-CG01-R04《工程及材料设备采购招标工作计划》

7.5OP-CG01-R05《材料设备调研汇总表》

7.6OP-CG01-R06《工程供应商考察记录表》

7.7OP-CG01-R07《材料设备供应商考察记录表》

7.8OP-CG01-R08《投标人资格审查表》

7.9OP-CG01-R09《招标文件审批表（工程、材料设备类）》

7.10OP-CG01-R10《答疑会记录》

7.11OP-CG01-R11《开标记录表》

7.12OP-CG01-R12《投标情况对比分析表》

7.13OP-CG01-R13《评标定标审批表（工程、材料设备类）》

7.14OP-CG01-R14《中标通知书》

7.15OP-CG01-R15《合格供应商名单》

7.16OP-CG01-R16《工程供应商评价表》

7.17OP-CG01-R17《材料设备供应商评价表》