设备材料供应商选择管理流.docx
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设备材料供应商选择管理流
内部资料（注意保密，不得外传）
南京仁恒流程管理体系文件
设备材料供应商选择管理流程
签发人：
签发日期：
1.目的
选择优秀的材料/设备供应商,保证采购的材料/设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。
2.适用范围
适用于公司开发建设项目的甲购及甲指乙购材料/设备管理。
3.术语和定义
3.1招标小组：
3.1.1公司设立招标机构，主要包括招标领导小组和各专业工作小组。
工作小组组长根据领导小组的决策意见，具体组织实施相关招标工作。
3.1.3招标小组决策方式：
招标领导小组中半数以上成员同意，且招标领导小组组长同意。
3.2项目分判方式的确定：
A.对于一次采购材料/设备价格在50万以上的项目，原则上必须进行招标（公开招标或邀请招标），如实在不具备招标条件的项目在经过招标小组讨论同意后可进行比价采购或直接委托。
B.对于一次采购材料/设备价格在3万—50万（含50万）的项目，可以比价采购，由物资部从《合格供应商一览表》中选择二到三家供应商报价，物资主管负责编制比价表，参照设计部专业工程师的意见，确定选择供应商的依据，提交预算部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，苗木采购及金额在三万元之内的甲供物资采购可以不签订合同，但价格必须以甲供物资价格审批表的形式报批。
C.对于一次采购材料/设备价格在3万（含3万元）以下的项目，由物资部从《合格供应商一览表》选择一家供应商报价或从市场直接采购。
4.职责
4.1公司招标小组：
4.1.1负责50万元以上的项目招标的决策工作。
4.1.2招标小组组长负责签发定标会议纪要。
4.2公司领导:
4.2.1负责审核、审批《项目材料/设备招标计划》和《项目材料/设备招标调整计划》；
4.2.2负责审核、审批3万-50万元比价采购及直接委托项目的定标（委托）方案。
4.3物资部：
4.3.1负责编制《项目材料/设备招标计划》和《项目材料/设备招标调整计划》；
4.3.2负责组织编制招标项目的招标文件；
4.3.3负责拟定合同条款及签订采购合同；
4.3.4负责组织相关部门专业人员对备选单位进行考察；
4.3.5负责招投标过程的组织工作；
4.3.6负责过程资料的整理、保密、存档和入库工作；
4.3.7组织进行供应商年度评价。
4.4预算部
4.4.1提出采购材料、设备成本限额要求；
4.4.2负责提供材料、设备采购数量；
4.4.3参与招标过程，审核商务条款，提出经济标变更的要求。
4.5项目部：
4.5.1负责编制《项目材料/设备进场计划》和《项目材料/设备进场调整计划》；
4.5.2负责下发非招标项目的《甲指乙购材料（设备）采购通知单》给总包方；
4.5.3货到工地后组织验收和移交。
4.5.4参与供应商年度评价。
4.6设计部：
4.6.1负责提供设计要求并完成建筑类选型定板工作；
4.6.2负责编制招标、议标项目的技术标书；
4.6.3参与物资部组织的发标、答疑及开标工作；
4.6.4参与供应商年度评价。
5.流程说明
序号
流程名称
责任人
流程说明（输入、输出、流程说明）
支持文件及记录
1
采购计划及产品技术要求确认
物资部
输入：
《项目施工总体进度计划》
输出：
《招标采购计划》、《招标要点确认表》
流程说明：
1.1项目部根据《项目施工总体进度计划》，编制《项目材料/设备进场计划》，经工程主管领导审批后作为项目招标计划的编制依据。
1.2设计部提供所需产品标准、技术要求，预算部提供经济限额、采购数量等经济性资料。
1.3物资部依据《项目材料/设备进场计划》编制《项目材料/设备招标计划》，计划的编制要遵循整体招标的原则，计划中应注明设备材料标段的划分及采购方式的初步建议，提交主管副总审核，总经理审批后作为招标工作组织实施的依据。
1.4如《项目的施工总体进度计划》和《项目材料/设备进场计划》发生变化，项目部应及时编制《项目材料/设备进场调整计划》，主管工程领导审批后，提交给物资部。
其中关键线路的计划变更须按总体计划变更审批程序执行。
1.5物资部依据调整计划编制相应的《项目材料/设备招标调整计划》，报主管领导审批。
1.6每个月28日前，由物资部组织编制下个月的《项目材料/设备招标计划》（含比价及直接委托项目），经主管领导审批后正式生效，并纳入下个月的部门工作计划中。
《年（月）度招标计划》
2
招标程序
物资部/
招标小组
输入：
《年（月）度招标计划》
输出：
中标结果
流程说明：
2.150万元以上的采购项目应进行招标。
2.2招标项目程序
2.2.1物资部负责按计划进行招标的技术准备工作，具体包括：
2.2.1.1组织对备选的供应商进行考察，且备选单位不少于3家。
在考察时设计部、项目部、预算部、物管技术部根据专业需要派代表参加。
2.2.1.2对备选单位进行资格预审工作。
2.2.1.3根据考察情况和资格预审情况编写考察报告。
2.2.1.4设计部按照《设备材料选型定板管理流程》完成材料的选型定板工作，并根据招标项目的技术要点提供相关技术要求的文件，物资部负责组织招标文件的编制。
2.2.1.5招标文件的审批流程：
物资部经办人——相关主管副总工程师、工程师——物资部经理——预算部经理——财务部经理――主管副总——财务副总――总经理，招标文件的内容可包括：
a）招标人名称、项目名称及范围；
b）项目主要设备、材料的名称、品牌、数量，主要技术规格及相关资信材料和服务项目要求；
c）交货、竣工或提供服务的时间、期限；
d）递交投标文件的方式、开标日期、地点和有效投标期限；
e）投标人资格条件、投标文件的基本要求；
f）评标依据和标准、定标原则，主要评标办法、评标程序、确定废标的主要因素；
g）投标保证金、履约保证金要求；
h）投标价格的要求及其计算方法；
i）图纸目录、格式附录等；
j）主要合同条款和内容。
2.2.1.6物资部将考察报告（包括初步询价情况）、招标文件（包括设计图纸、选型定板单等）以传签单的形式报相关人员审批。
2.2.2物资部负责按计划进行招标的商务准备工作，具体包括：
2.2.2.1提供招标项目的商务条件。
2.2.2.2组织对备选单位进行标前询价。
2.2.3标前准备会
2.2.3.1物资部负责组织招标小组召开招标项目的标前准备会。
招标小组组长、设计部经理、预算部经理必须参加，如招标小组组长有事不能参加，可委托其他小组成员行使其职能。
2.2.3.2招标小组在标前准备会上讨论确定入围单位（入围单位应不少于3家）、评审招标文件并确定评标原则作为中标条件写入招标文件。
2.2.3.3物资部负责整理标前准备会议纪要，并发送给招标小组成员。
2.2.3.4物资部负责根据标前准备会议纪要修改招标文件，履行招标文件审批程序，招标文件正式生效。
2.2.4发标、答疑
2.2.4.1物资部负责安排发标、截标、答疑会，并通知招标小组成员和入围单位。
2.2.4.2物资部负责整理答疑会的会议纪要，并发送给招标小组或招标小组成员。
2.2.5开标、评标和定标
2.2.5.1开标：
开标工作由招标工作小组组长组织安排。
开标参加人员：
物资部、预算部相关人员。
涉及土建材料开标，工程管理部必须安排相关人员参加。
水电材料开标，设计部主管副总工程师须参加。
景观材料开标，设计部必须安排相关人员参加。
物资部负责做好记录和报价比较分析，记录上报招标领导小组。
2.2.5.2评标和定标：
领导小组组长负责组织召集领导小组成员和工作小组参加评标专题会议，评标会议分技术评议和商务评议两个议题。
首先是技术评议，由工作小组成员解答领导小组的询问，并根据招标文件和投标文件对各家投标单位进行综合评议，工作小组向领导小组推荐一家或几家意向中标单位或对投标单位进行技术等级的排序。
完成后，工作小组相关技术评标人员退场。
其次，工作小组相关成员就标书的相关商务报价结果进行分析说明，并解答领导小组的询问。
领导小组随之评议工作小组推荐的意向中标单位或评选意见，并以投票的方式正式确定中标单位。
投票表决遵循“一人一票、少数服从多数”的原则。
领导小组投票表决后，应就表决结果对工作小组作批复说明。
工作小组组长指定一名工作人员列席评标会议，负责工作小组的评分统计和领导小组的表决统计，并作会议记录。
领导小组随之评议工作小组推荐的意向中标单位或评选意见，并以投票的方式正式确定中标单位。
物资部负责整个评标会议的会议记录。
2.2.5.3属于甲购材料/设备的，由物资部根据开标结果依据商务谈判的条件与中标单位签订材料及设备采购合同，由预算部与中标单位签订设备安装合同，并按合同审批程序进行审批工作。
2.2.5.4属于甲指乙购材料/设备的，由物资部根据开标结果依据商务谈判的条件，填写《甲指乙购材料（设备）采购通知单》与中标通知书和核价书一起传至乙方，并抄送项目部和预算部。
《材料设备供方资格管理流程》
《材料、设备招（邀）标文件审批表》
3
比价采购项目程序
物资部
输入：
《年（月）度招标计划》
输出：
议标结果
流程说明：
3.1设备材料采购额度在3万-50万的项目可以进行比价采购。
3.2比价采购项目工作程序：
3.2.1物资部负责按计划进行比价采购的准备工作，具体包括：
3.2.1.1物资部应从《合格供应商一览表》中选择二到三家供应商报价，必要时组织对备选的供应商进行考察，确定入围的单位（入围单位不得少于三家）并报主管副总审批。
3.2.1.2物资主管负责编制比价表，参照设计部专业副总工程师及项目部工程师的意见，确定选择供应商的依据。
3.2.1.3物资部将比价表提交预算部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，苗木采购及金额在三万元之内的甲供物资采购可以不签订合同，但价格必须以甲供物资价格审批表的形式报批。
3.2.2.价格审批流程：
物资主管——物资部经理——预算部经理——财务部经理——主管副总——财务副总——总经理。
3.2.3物资部根据审批的结果，按照合同审批程序签订采购合同，物资部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织设计部和项目部一起对合同情况进行交流。
《甲供物资价格审批表》
4
直接采购项目程序
物资部
输入：
采购计划
输出：
直接委托结果
流程说明：
4.1一次采购材料/设备价格在3万元以下的项目，按以下程序处理：
4.1.1由物资部从合格材料/设备供应商库中选取其产品符合设计要求的供应商（若供应商库中其产品不能满足设计要求则由设计部、项目部共同考察市场并确定一家供应商）并提出直接采购建议，且材料/设备价格不高于一年内公司以任何方式确定的材料/设备价格。
4.1.2属于甲购材料/设备的，由物资部签订采购合同，并按合同管理程序进行传签和审批工作并即刻组织采购。
4.1.3属于甲指乙购材料/设备的，由物资部填写《甲指乙购材料（设备）采购通知单》，交总承包方或者施工方执行。
4.1.4物资部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织设计部及项目部一起对合同情况进行交流。
5
采购资料管理
物资部
输入：
采购资料
输出：
供应商资料库
流程说明：
5.1物资部负责以上分判项目的过程资料的整理、存档和入库工作。
5.1.1招标投标文件包括考察报告、确定入围投标单位的会议纪要、招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录、定标会议纪要等。
5.1.2招标文件存档时，考察报告和确定入围投标单位会议纪要必须作为招标文件的附件一并存档。
5.1.3合同存档时，开标记录和评标会议纪要必须作为合同的附件一并存档。
5.1.4招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录和定标会议纪要书面文件由预算部、物资部负责整理、归档。
总办负责招标文件及其附件的电子文件存档。
5.1.5合同及其相关附件的电子文件和书面文件由总办存档。
5.2供应商的评定
5.2.1物资部负责组织每年对备选的材料/设备供应商进行评定。
评定内容包括：
备选单位投入的人力、物力、经济实力、工期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入《年度材料/设备供应商评定一览表》。
5.2.2评定合格的单位在取得招标小组同意后，于每年3月1日前将合格的供应商清单进入《供应商资料库》。
6
招标工作总结
物资部/
人力资源部
输入：
已完成的招标项目
输出：
《招标工作总结报告》、检查记录
6.1物资部每月结合工作总结，将招标工作开展情况进行总结分析，对存在的不足提出改进或完善的措施，形成《招标工作总结报告》。
公司人力资源部结合每年流程管理体系的内部审核，对公司招标工作的开展情况进行监督检查，形成检查记录，对存在的问题提出改进要求，并监督整改。
《招标工作总结报告》
6.支持性文件
NJY-CG-LC004《合同管理流程》
7.相关记录
7.1NJY-CG-LC002-JL001《年（月）度招标计划》
7.2NJY-CG-LC002-JL002《材料、设备招（邀）标文件审批表》
7.3NJY-CG-LC002-JL003《甲指乙购材料（设备）采购通知单》
7.4NJY-CG-LC002-JL004《年度材料/设备供应商评定一览表》
7.5NJY-CG-LC002-JL005《合格供应商资料库》
7.6NJY-CG-LC002-JL006《中标通知书》
7.7NJY-CG-LC002-JL007《甲供物资价格审批表》
7.8NJY-CG-LC002-JL008《招标工作总结报告》
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