发票申请操作手册+.docx

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发票申请操作手册

IT服务中心——王磊

2012-1-10

发票申请操作手册

一、新增发票申请

步骤：

1.打开“财务管理子系统”——双击“发票管理”（或点击发票管理前的“

”）——单击“申请发票”，即出现发票申请操作选择界面：

2.点击“增加”按钮，弹出发票申请界面：

3.添加发票申请信息

发票基本信息：

a.所属区域选择

共有广州、深圳、华中、华北、华东、江苏六个区域供用户选择，因该区域是和财务组织相对应，所以请注意不要选错区域，其中，福建、浙江、西南、东北事业部请对应选择深圳、华东、华中、华北区域。

b.子公司选择

选择所属区域后，点击“所属公司”，会弹出所选区域对应的子公司选项。

如选择“华东”区域，那么，对应所属公司为：

在所属公司处选择部门对应的子公司即可。

c.申请部门选择

点击“选择”按钮，弹出部门查询界面：

部门查询可按部门或组织机构查询，如果查询“上海派送部”，以按部门查询为例，可输入关键字“上海派送部”：

或输入“上海浦东”进行模糊查询，然后双击选中正确部门后点击“确定”按钮。

如果选择错误可点击“重置”按钮（或双击所选择部门）进行重新选择。

d.发票类型选择

发票类型分为：

运输发票、服务发票、定额发票三种：

1运输发票

运输发票，即增值税发票，需要正确填写收货人和发货人名称、“纳税号”及联系电话，并选择正确“受票方”：

发票总金额=重量*运价*计费里程+搬运装卸费+仓储费+保险费：

注意：

1、一个运单或小票号码只允许申请一次，不可重复申请！

2、发票总金额可通过改变搬运装卸费+仓储费+保险费金额进行修改。

带货方式可分为：

寄往部门、快递客户（现付）、快递客户（到付）三种：

如需税务部直接寄发票给客户，需填写清楚发票收取人姓名、地址、公司名称、详细地址、联系人及联系方式，如有特殊需求可添加在“备注”栏中：

2服务发票

申请服务发票需正确填写带货方式、单位名称、发票总金额，并标注是否“加急”：

如需税务部直接寄发票给客户，需填写清楚发票收取人姓名、地址、公司名称、详细地址、联系人及联系方式，如有特殊需求可添加在“备注”栏中：

3定额发票

申请定额发票需正确填写带货方式、各个面值发票本数，其中均为50张/本，系统会自动根据填写的各个面值发票本数自动算出发票总金额，如：

450元，则为：

注：

部门也可根据需要选择各个面值发票的申请数量。

如需税务部门直接寄发票给客户，需填写清楚发票收取人姓名、地址及必要的备注信息，然后点击“保存”：

如果要重新填写申请信息，可点击“清空条件”后重新输入。

二、发票信息状态查询及修改

1.查询功能

打开“财务管理子系统”——双击“发票管理”（或点击发票管理前的“

”）——单击“申请发票”，即出现发票申请操作选择界面：

点击“查询”按钮：

在弹出的查询界面输入相关查询条件，可根据申请编号、申请时间范围、总金额范围、收货人名称、发货人名称及运单号进行查询，在此以“申请部门”为例，输入“IT管控中心”，点击“查询”：

查询到发票信息为：

双击申请编号，可查看发票详细信息，如：

其中查询时显示的项目名称主要有：

显示项目可根据需要自己在相关的项目右侧

点击后下拉框中的Columns下进行选择，如“申请编号”：

2.修改操作

使用查询功能找到需要操作的申请单，如：

当“是否已冻结”选项下显示为“未冻结”时，可点击“修改区”下的

进行修改操作：

修改界面：

修改后直接点击“保存”即可，或选择“清空条件”重新输入，然后再点击“保存”。

注意：

只有“未冻结”状态下的申请单才允许修改！

对于冻结状态为“已冻结”的单据，修改后点击保存时会提示：

3.删除操作

对于开票状态为“待开票”且冻结状态为“未冻结”的申请单据，如果因特殊情况需要删除时，可将对应单据选中后点击“删除”：

注意：

只有待开票且未冻结的单据才允许删除操作！

对于“已冻结”或开票状态为“已开票”的单据不允许删除操作，保存时会提示：

三、导出功能

可通过申请发票下的“导出excel”功能将查询到的申请单据导出到excel表格进行相关操作：

可直接打开或将其保存到其他路径下：