商务年会商务大会策划方案.docx

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商务年会商务大会策划方案

XXXXX2O1O年大会

策划方案

（中国XX）

批准：

审定：

审核：

编制：

XXXXXXX公司

年月日

内容提要

第一部分大会主要素

第二部分公司、宾馆布展

第三部分大会主要工作流程

第四部分整体预算报价

第五部分工作注意事项及考核

第一部分大会主要素

一、名称、时间、地点

1、会议名称：

XXXX2010年大会

2、会议时间：

2010年月日—月日

3、会议地点：

XXXXX大酒店（总机）

二、参会人员组成

序号

单位

人员

参会

人数

住宿

人数

人员组成

1

国内

经销商

总经理、销售经理服务经理、

●

2

国际

经销商

3

公司

本部

4

5

6

营销系统

特邀

嘉宾

小计

特邀

嘉宾

协会领导

新闻媒体

小计

总计

收费项目：

超出规定人数，收费600元/人；纪念品按照220元/件进行收取费用。

三、大会主要内容

1、2010年大会工作报告

2、XXXX新产品上市活动

3、2009年营销工作总结

4、2010年营销工作规划

5、2010年任务目标协议签订

6、2010年政策宣贯

四、会议主题、口号

1、主题词：

2、会场两侧：

1）主题大会：

2）业务大会：

五、会议主要议程

内容

日期/时间

项目

责任人/主讲人

主持人

报到

主题大会

合影拍摄

公司参观

晚宴、演出

业务大会主会场

业务大会

晚宴

大会结束

六、会议组织管理部门

主办：

协办：

七、领导小组：

组长：

副组长：

成员：

职责：

总体协调各小组的工作进展，对会议流程和方案进行审核、批准、对随机重大问题的决策

八、工作小组

1、小组一：

策划管理组

组长：

副组长：

成员：

策划管理组下设布展管理组、会议管理组

序号

工作任务

责任人

完成时间

1

2010年大会总体策划方案编制

2

2010年大会总体策划方案报批并下发、宣贯

3

布展方案制定、与会议布展方签订协议

4

大会各种资料收集落实：

印刷类资料、奖牌及证书、绶带、奖金袋、车辆贴花、“代表证”、“工作证”“嘉宾证”设计方案设计完毕

5

会议音响、麦克、投影、桌签、鲜花、条幅

6

颁奖主持人确定及提前预演

7

会议议程表编制、会议过程控制、摄像、照相、会场桌签打印、会场桌次安排表制定

8

大会发言人员发言材料收集、整理

9

接待、住宿全过程协调、监控、协助接待组的工作

10

会议奖项设置、授奖流程编制

11

策划管理组有权对其他小组的工作进行必要的监督、协调和管理。

临时性的费用增加须由策划管理组统一登记、领导批复

12

大会全程摄影安排（两台摄像机）

13

1月11日晚文艺节目演出联系、落实、演出协议签订

14

对临时增加得费用请示、登记

2、小组：

接待组

1）国内经销商接待组：

组长：

副组长：

组员：

接待组下设报到登记组、车辆调度组、餐饮安排组、颁奖引导组、参观接待组，各分组成员如下：

接待组主要工作任务见下表：

序号

工作任务

责任人

完成时间

1

经销商邀请人数确认、12月15日发放请柬、25日回执统计完毕

2

报到登记、房卡等报到物资分发，当天房间使用数量统计

3

餐饮菜品、酒水落实、桌签打印、12.30日前编制就餐桌次安排表

4

经销商接站方案制定并安排接站

5

大区域经理、区域经理酒店大厅协助接待

6

11日上午主题大会颁奖引导、上台领奖分组安排

7

11日中午合影人员的组织与座次安排

8

11日到公司参观接待方案制定，包含参观分组、参观路线安排等

9

11日公司参观组织、协调

10

11日傍晚挖机上市活动组织、协调

11

酒店所有活动安全总指挥，负责紧急、突发事件处置

资料装袋，发放：

3、小组：

文秘后勤组

组长：

副组长：

成员：

文秘后勤组主要工作任务见下表：

序号

工作任务

责任人

完成时间

1

公司领导讲话材料、主持稿、祝酒辞撰写

2

各种奖牌、证书等发奖物资制作、购买；各种政策、会议流程确定的印刷资料印刷准备

3

11日主题大会公司领导人员就座安排，颁奖总指挥

4

1月11日下午参观大巴车辆租用

5

1月11日下午公司参观背景音乐准备及播放安排

6

大会全程照片拍摄、通讯报导

7

媒体、政府领导来宾接待、会谈安排

8

公司领导大会期间主要工作安排

4、小组：

安全保障组

组长：

副组长：

组员：

安全保卫组主要工作任务见下表：

序号

工作任务

责任人

完成时间

1

1月11号参观车辆开道警车联系、落实，往返路线确定

2

车辆进厂停放引导

3

公司参观安全总指挥、入厂参观安全警戒、提示

4

XXXX中心安全检查、应急灯设置、应急通道保持畅通

第二部分公司内部布展

一、公司内部布展：

1、厂区一：

2、厂区二：

3、公司各角落卫生由保洁公司负责打扫、清理

4、公司大屏幕

二、酒店布展

1、会场外部布展

2、报到大厅：

设置喷绘

第三部分、大会主要工作流程

一、大会准备工作日程安排

日期

项目内容

地点

责任人/主持人

参加人员

总体会议方案制定报批

总体方案宣贯

各小组汇报工作进度

发出经销商参加大会请柬

所有印刷资料准备完毕

各小组汇报工作进展，安排有关事宜

会议策划布展组主要成员进驻会场

公司/酒店

会议主要工作人员到位

酒店

凭邀请函、身份证签到

宾馆签到处

自助午餐

餐厅

自助晚餐

餐厅

二、1月10日工作安排（接站、报到）

时间

活动内容

地点

负责人

三、1月11日大会议程（主题大会、公司参观、文艺汇演）

时间

内容

参加人员

地点

负责人/主持人

上

午

7:

00-8:

00

8:

10-8:

30

8:

30-8:

40

8:

40-9:

20

9:

20-10:

00

10:

00-10:

30

10:

30-11:

15

11:

15-12:

00

中

午

12:

00-12:

30

12:

30-14:

00

下

午

14:

00

14:

30-17:

00

17:

00-18:

00

晚

上

18:

00

19:

00-20:

30

20:

00-22:

00

四、1月12日工作安排议程（业务大会）

时间

内容

参加人员

地点

负责人/主持人

上

午

7:

00-8:

00

8:

10-8:

30

8:

30-9:

20

9:

20-9:

50

9:

50-10:

50

10:

50-11:

30

11:

30-12:

00

中午12:

00-13:

00

下

午

14:

00-14:

40

14:

40-15:

20

15:

20-16:

00

16:

00-16:

30

16:

30-18:

00

晚上

18:

30-20:

00

国际业务分会场会议流程由国际营销事业部单独制定。

第四部分、整体预算报价

一、住宿用房（预计：

38.1万元）

日期

房间类型

预计用房/间

房间价格

元/间/天

天数

合计（元）

住宿人数

10、11、12日住宿费用

豪华单人间

标准间

合计

●超出规定人数的代理商缴纳800元/人。

●代理商提出单人住单间的另外需缴纳1500元/3天。

二、餐饮杂费（餐饮预计：

万元）

1、餐费（35.86万元）

日期

时间

地点

方式

预计人数

价格（元/人）

合计（元）

10日

12:

00-14:

00

一楼餐厅

自助

19:

00-21:

00

一楼餐厅

自助

11日

12:

00-13:

00

一楼餐厅

自助

18:

30-20:

00

多功能A厅

围桌

12日

12:

00-13:

00

多功能厅C厅

自助

18:

30-20:

00

多功能厅D厅

围桌

13日

中午自助

合计

2、自购酒料、香烟、水果等

序号

自购酒类

数量

价格

金额/元

1

自购白酒

（五粮液、江泉液）

2

红酒

3

啤酒

4

饮料

5

自购香烟

会场茶歇

6

自购其他

以上小计

三、会议室费用

日期

会议名称

时间

会议室

价格

（元/半天）

使用次数

（半天）

会议室费用/元

1月11日

主题大会

1月12日

业务大会

1月12日

海外经销商会议

合计

会议室总体费用约8万元

会议室提供:

⏹免费提供会议欢迎牌、会议指示牌；

⏹免费提供优质的音响服务和话筒；

⏹免费提供纸、铅笔、白板服务。

四、布展及照相

分类

序号

项目

数量

价格

金额

公司

1

道路两侧灯杆刀旗

2

立柱拱门，包含条幅

3

道路两侧空飘气球

4

道路两侧充气立柱

5

车辆及附具展示说明牌

6

红色地毯

7

公司内部红黄蓝竹杆刀旗

酒店

（气球第二天起50元/天）

8

道路两侧灯杆刀旗

9

拱形门包含条幅

10

酒店入口空飘气球

11

喷绘费用

12

条幅

13

集体合影

14

合影站台费

15

花篮

16

演讲台鲜花及桌花

17

主席台鲜花布置

18

主席台两侧XXXX旗帜

合计

五、演出费用：

文艺汇演，约计20万

六、杂费（4.6万）

1、主持人费用：

元

2、大会全程摄影费用：

元

3、车辆租用：

元

4、奖牌及证书制作：

元

合计费用

序号

项目

总金额/万元

1

住宿费

2

餐饮

3

会议室

4

布展合影

5

文艺演出

6

杂费

7

礼品费用（防寒服）：

8

金融系统、政府领导、行业领导礼品，演出期间活动抽奖礼品费用

9

不可预见

合计

备注：

1、以上费用计入公司运营费用；

2、以上费用不含接送站差旅费。

第五部分工作注意事项及考核

1、各小组根据职能职责组织本小组二次分工，制定细化工作方案，按要求开展工作，及时沟通，按照时间节点完成相应工作。

对于未按时完成相应工作的给予具体责任人100元/次的处罚，并给予小组负责人50元/次的处罚。

2、会议期间，工作人员着公司西装工装，白色衬衣，蓝色领带；产品驾驶人员着公司工作服，讲解人员着公司西装工装。

3、所有工作人员务必注意安全，有保护自身安全和提示他人安全的责。

如遇突发事件，在第一时间报告安全负责人，安全责任分工：

●接送站安全负责人：

●酒店活动安全负责人：

●公司内部活动安全负责人：

4、所有参会人员务必保持手机开机，联系畅通。