自己总结的office技巧.docx

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自己总结的office技巧

一、扫描的PDF文件如何转WORD？

4种方法

1种方法：

　　扫描仪扫出的PDF文件是图像格式，想得到文本或word文档，可以使用尚书等OCR软件转换。

　　什么是OCR？

　　OCR是英文OpticalCharacterRecognition的缩写，意思为光学字符识别，通称为文字识别，它的工作原理为通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用各种模式识别算法分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中，由此可以看出，OCR实际上是让计算机认字，实现文字自动输入。

它是一种快捷、省力、高效的文字输入方法。

　　常用OCR软件（即能识别图片中文字的软件）有哪些？

　　有清华文通、汉王文豪、ABBYYFineReaderOCRProfessional7.0、慧视小灵鼠、尚书OCR、汉王OCR、蒙怡OCR、丹青OCR等。

　　注意事项：

转换后还需要手工对其进行排版和校对工作，因为现在市面上这类软件还没有达到完全智能化，转换率还没有真正达到100%。

有些OCR软件可能不支持中文。

2种方法：

　　如果不想安装OCR类软件，那就安装CAJ浏览器7.0版，这个软件可以打开PDF文件，最主要的是此浏览器有OCR（光学字符识别）功能，可以使用这一功能转出图片中的文字。

3种方法：

　　使用Pdf2all软件转换。

Pdf2all是一款PDF文件转换工具，使用此软件必须安装Ghostscript和Postscript，运行pdf2all安装包，启动pdf2all主程序。

Pdf2all软件的下载地址：

4种方法：

　　利用Office2003中自带的MicrosoftOfficeDocumentImaging工具。

　　使用方法：

第一步：

首先使用AdobeReader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“MicrosoftOfficeDocumentImageWriter”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。

　　编辑提示：

如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“MicrosoftOfficeDocumentImageWriter”项，那证明你在安装Office2003的时候没有安装该组件，请使用Office2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。

第二步：

运行MicrosoftOfficeDocumentImaging，并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具→将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。

这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。

二、如何在word中输入平方米，其中2在平方的右上方？

（1）、在WORD里，打好M2以后然后选中2，选择格式里字体，再选上标，确定就可以了。

意思就是把2设置成上标，还有一个就是下标，但下标2是在下面了。

（2）、用快捷键输入上（下）标：

打好m以后按（Ctrl+“+”），切换到上标，然后输入“2”。

要回到常规状态，再按上述键切换回来。

顺便说一下，要切换到下标。

按（Ctrl+“=”）。

上述操作不能用小键盘。

补充：

也可以打了m2以后再选中“2”，再按（Ctrl+“+”）。

（3）、1.通过上标方式，输入m2，然后用鼠标拖选m2。

2.点选工具菜单“编辑”下“替换”，然后点“高级”按钮，在“查找内容”处输入“平方米”，鼠标点在“替换为”处，然后点“搜索选项”下的“特殊字符”，再点选“剪贴板”内容，然后进行替换即可。

四、可以用WORD里的符号栏功能，里面专有一项㎡,在“视图”——“工具栏”选中“符号栏”，需要时可在里面选。

三、为什么有时Word输入时会将后面的文字给替换掉呀？

方法有两个：

1、按一下键盘的“insert”键；

2、点击word底部的状态栏“改写”，使它变成“插入”：

四、“Word遇到问题需要关闭。

对此问题表示道歉。

发送错误报告。

不发送。

”

插上网线就好了，拔掉网线又重复出现。

一、可能是normal.dot模板损坏了。

normal.dot是一个自动保存模板，比如写着word文档时电脑非正常关机，再启动计算机后word会启动关机前保存的文档，使你的损失降为最低。

（顺便说一句，word默认10分钟自动保存一次，我们可以到“工具/选项/保存”，将自动保存时间间隔修改为1分钟，这样可以把非正常关机引起的文档损失降为最小。

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解决办法：

1、删除你使用的用户名下的TEMP所有文件,OFFICE在你安装时的备份文件,清空所有系统的日记信息...也就是删除Normat.dot模板文件。

即删除G:

\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates\Normal.dot文件；

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2、点开始，在运行中输入“winword/a”可以启动word，此时不会有无法打开对话框出现，将word文档另存一下，会提示是否替换normal.dot，这时word用新的模板替换损坏的那个，选择是。

这样word就可以正常启动了……

二、可能是注册表包含了OFFICE的错误信息，而注册表无法智能更新。

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9j5u$A$T*U）D4L+u&G9S3\

解决办法：

1、进入控制面板的添加删除程序,WINDOWS组件,随便选择一个把打沟取消掉,确定,更新以后,在进入添加删除程序的WINDOWS组件,把打沟还原...再确定.

作用是:

当你在添加或者删除WINDOWS组件的时候,系统会自动更新注册表的内容,把错误信息删除,更新.

2（当然,WINDOWS优化大师的医生程序也可以删除非法注册表信息,但不及系统自己搞定.）

2、确认上面所有操作之后,你再重新安装OFFICE。

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三、怎么，还不能搞定吗？

我这里还有一绝招，而且超简单。

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解决办法：

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点开始，在运行中输入“winword/a”可以启动word，我们打开“工具/选项/常规”，找到“打开时更新自动方式的链接”这一选项，看见前面选择框里的对勾了吗？

直接把它去掉就行了。

保存退出。

重新启动试一下，一切正常，OK！

！

！

五、Word文档没保存就断电或死机了，怎么办？

告诉你如何找回未储存的文件。

大家常常会遇到一种情形，那就是当Word打到一半的时候，此时电脑当机了，如果很久没有存档，那真是欲哭无泪，所以在此告诉大家一个小秘方。

　　当电脑突然死机或断电时，Word中来不及存档的档案，他会暂时存放在C:

\\DocumentsandSettings\\Administrator\\ApplicationData\\Microsoft\\Word，找到未保存，突然断电？

找回死机后未储存的Word所以重开机时只要到上述的地方，找个档名为ＸＸＸ.asd之类的这就是你刚辛苦打的文件了（注意：

以上的ＸＸＸ.asp的文档都是隐藏的，需要开启在工具→文件夹选项→查看中的\"显示所有文件和文件夹），再把副档名改为ＸＸＸ.doc，就可以找到刚刚辛苦打的文件了。

（当然也可以直接打开.asd的文件只是保存时要另存为.doc文件）注意：

上面的这个Administrator是指你所用的用户名,你使用的是什么用户名就在哪个下面找

　　Excel也是一样的,他也会暂时存放在C:

\\DocumentsandSettings\\用户名[url=file:

//application/]\\Application[/url]Data\\Microsoft\\Excel,

　　中找到以“ＸＸＸ.asp”结尾的文档,这就是你刚辛苦打的文件了，再把副档名改为ＸＸＸ.xls，就可以找到刚刚辛苦打的文件了。

　　对了。

以上的以ＸＸＸ.asp的文档都是隐藏的，需要开启在工具→文件夹选项→查看中的"显示所有文件和文件夹"。

6、关于目录的自动生成

1，点菜单“视图”—“工具栏”－“大纲”，在此工具条上设置需要生成的目录对应级别，目录级别依次设为1，2，3……正文部分则为“正文文本”，

2，可点击工具栏上的“文档结构图”按钮，在当前图框中显示的目录，即为要生成的目录，点击文档结构图中的目录内容可以快速定位到文档中部分，以方便自己查看以便调整修改目录。

3，级别设置好以后，点“插入”——“引用”－“索引和目录”——“目录”，（此处也可进行相关目录选项或样式的修改）确定即可。

Word2010自动生成目录：

生成目录

从前一直用word的目录功能，觉得很方便。

第一：

可以在目录的首页通过Ctrl+鼠标单击左键可以跳到目录所指向的章节；第二，可以打开视图导航窗格，然后整个文档的结构列出来，很清晰。

但是从来没有尝试自己做过一个，都是从网上下的文档，然后在别人文档的基础上更改，不知道如何创建自己的目录，今天偶有兴致从网上搜了一下，大部分都是讲03版本，虽然03、07和10实质功能是一样的，只是越来越强大，但是搜索出来的东西也都不尽人意，所以想自己写一个，其实很简单，就只有几步而已。

最后生成的样式如下：

下面讲述操作具体步骤（超详细）

1.首先单击开始--样式--右下角的小箭头，如图所示

2.调出如图所示的样式窗口

3.接下来把光标移动到你需要做目录的标题之下（键盘光标）,例如我想用1.需求分析做我的目录，把光标移动到需求分析那一行，然后右击样式窗口的标题1，更改标题1以匹配所选内容（此步骤是确定标题1的样式，也可以自定义标题1的样式，右键标题1--修改--...弹出对话框修改），接着按照上面的步骤设置你的标题2的样式，标题3标题4样式等等，如果有的话。

我的目录只有两层结构，所以我只设置标题1和标题2的样式。

4.开始设置要做目录的内容，把光比移动到想做目录的内容上（仍然是键盘光标，如下），如我想用数据库设计做1级目录，Answer表做二级目录，将光标移动打数据库设计，单击样式窗口的标题1，把光标移动到Answer表哪一行单击样式窗口的标题2，依照此步骤，重复所有要做目录的内容。

5.然后将光标（键盘）移动到你想创建目录的地方，点击引用--目录，如下，然后弹出如下窗口，点击自动生成目录即可（手动生成课更改目录显示内容，一般自动即可）。

自此就完成了所有的操作，如果对文章内容进行了修改，想相应的修改目录的话，只需在目录上右击更新域即可,如下图

点击视图--导航窗格，如下图，可以看到导航目录，如下图

是不是很简单？

如果还不会的话请留言，我们互相讨教讨教。

11、关于目录页码如何从1开始

关于自动生成目录一直是我身边同学们最为难的地方，经常因为目录问题，被要求修改。

我所制作的office2010的使用教程都是以高校应用为主要案例的，望各位看官明白。

我接触的第一个word2003开始，word就提供了自动生成目录的功能。

在这里不得不提到如果要使用自动生成目录功能，需要对文章中对应的标题设置成相应的标题格式。

具体操作如下：

     “标题样式”在word中，为了与正文区别，专门为标题单独创建了一组样式，即标题样式，可以看到标题样式中包括标题1，标题2等标题格式，它是根据标题由大到小的顺序排列的，标题1就是我们认为的一级标题，标题2就是我们认为的二级标题，以此类推。

在样式组中不仅仅有标题1，2，3还有标题，副标题等其它样式，这种标题是只针对文档中只有两级标题所设置的，根据自己的具体需要选用即可。

本例中要求显示三级标题，所以需要使用标题1，标题2，标题3作为标题样式，现在文档中虽然未显示标题3，只是在默认情况下隐藏了，只要设定了标题2就会立刻出现标题3样式。

    按照我在“word2010—分隔符/分页符”中所述的分隔符的不同种类，为了方便起见，在本例中直接在首页使用分隔符“下一页”，这样就可以对目录单独进行格式编辑，在下面的演示中大家就会看到这样操作的优势所在。

引用选项卡—目录组—自动目录1，这样便在刚才插入的新页上生成了目录

     现在目录是按照要求生成了三级目录，但是页码现在仍然是从第二页开始，也就是说现在文档自动将目录所占的这一页默认为第一页，这样仍不符合要求，所以我们需要再进行一些编辑。

    在这里大家就应该明白为什么在开始的时候是使用分隔符下一页来新插入一页，这样可以对文档正文单独编辑，不在与目录相联系，我们将“链接到前一页眉/页脚”这个功能关闭。

重新在首页底端中间插入页码

设置页码格式

默认情况是续前节，修改为：

起始页码1

    插入的目录是一个word控件，所以我们不需要再次插入目录，只需要点目录上方的更新目录即可，在弹出的对话框中选择只更新页码即可。

（也可以直接右键点击目录区域）

Demo

Demo

      在这里需要注意的问题：

1如果需要对某一页/某几页单独进行格式编辑，而不想影响其他页的格式，基本上都是使用分隔符“下一页”；2在插入分隔符“下一页”之后，需要在页眉/页脚编辑模式下，将“链接到前一页眉/页脚”功能关闭，此时便可单独编辑；3无论目录占据了多少页，只需要根据上述方法，在需要显示为第一页的页面双击页码进入页脚编辑模式，在设置页码格式中将续前节改为"起始页码1”（当然可以改为0）。

      以上内容都是根据我的使用经验所写，若有错误，请批评指正。

若有异议，可与我联系共同探讨。

Word2010常用设置

设置不同的页眉和页码

设置自动生成目录

一．页眉和页码的设置

第一步：

第二步：

第三步：

经

经过这三步就可以任意设置不同的页眉了。

对于与页脚的设置同理，页脚的设置主要用于设置想要的页码，比如罗马页码ⅠⅡ……..等等。

二．自动生成目录设置

第一步：

写好文章，初定好标题和副标题如：

1绪论（标题）

1.1智能小车的意义和作用（小标题）

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx……….

注意：

字体可按论文要求来，由于是初定标题和副标题所以可暂定有几小标题，在第二步中还要说明。

第二步：

1.（大纲视图下）

2．（大纲视图下）

选择要做标题或副标题的内容后，在“开始”菜单下选此处可生成相应的标题

3.（大纲视图下）

选中相应的标题设置其级别注意这一步与后面你所要生成的几级目录有关。

选中标题在相应的级别前打√

4.（页面视图下）

在正文前面：

引用-------目录------自动目录----

12、如何将Word中的表格后面的一空白页删除？

删去空白页第一行之后的空行，然后在空白页最前面第一行，段落设置中将行距设置为固定值为一磅即可删除空白页。