施工档案及记录管理措施.docx

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施工档案及记录管理措施

档案及记录管理

第一节目的

1、为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

2、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

第二节范围

1、包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。

规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

2、包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。

适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

第三节档案室工作职责

1、档案室的工作职责

（1）对本工程及各部门的档案工作实行统筹规划、组织协调，负责全面领导。

（2）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策。

（3）主持制定本工程档案工作制度，并检查督促档案室制订工作计划，促进工作总结。

（4）组织制定本工程档案工作制度，并检查督促制度的贯彻执行。

（5）按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，负责落实档案室，解决档案设备和必要的档案经费，配备适应工作的档案人员。

（6）负责过期档案材料销毁的审批工作。

（7）负责组织对档案人员履行档案工作职责的情况考核，根据考核结果进行奖惩。

2、档案管理员工作职责

（1）认真贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策及本工程的档案工作制度。

（2）制订本工程档案工作计划、措施、制度，开展档案工作调查研究，解决工作中的问题，认真钻研档案专业知识和理论，积极写学术文章。

（3）形成的档案，进行科学的整理和保管。

（4）按上级有关规定进行档案鉴定工作，对已超过保管期限的档案，提出存毁意见，并做好登记造册销毁工作。

（5）案检索工具和参考资料，积极开展利用工作，热情为各方面服务。

（6）检查、指导厂各部门开展档案工作，帮助他们解决工作中的困难和存在的问题，组织开展档案业务培训，不断提高档案干部业务素质。

（7）按照《机关档案工作条例》的规定，定期向档案馆移交档案。

（8）采取各种形式开发档案星系资源。

积极为机关、社会提供优质服务。

（9）工作调离时，办理好档案、资料的移交手续。

（10）接受自身履行档案工作职责情况考核。

（11）完成上级领导交给的其他任务。

第四节程序

1、确定文件种类

（1）为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

（2）外来文件：

外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

2、综合管理体系文件

（1）方针、目标和指标；

（2）实现方针、目标和指标的策划；

（3）控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

2、资料和记录

（1）相关的资料包括但不限于：

1）各类分析/评价/统计数据；

2）特种设备及其附表的安全技术监察（检测）资料；

3）建设（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

4）各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

5）专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

6）化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

7）危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

8）设施的设计、运行技术资料；

9）供应商和承包商档案；

10）作业许可证等；

11）其他资料。

（2）提出文件的编制和修改需求

1）所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

2）过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

3）指定编写人

如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制。

（3）进行编写

1）按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。

文件格式基本内容：

目的：

明确编制本文件要达到的目的

范围：

本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围。

定义：

需要对使用人解释的术语或词汇

职责：

本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：

针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：

编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：

本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：

本文件每次修改的主要概要的记录。

2）评审和审批

文件评审。

文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。

3）文件审批权限

质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。

过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。

各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4）发放控制

生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：

文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。

该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。

。

各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

5）使用控制

生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

（4）文件更新

1）文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。

同时更新《文件控制清单》。

2）生产部保存批准的文件原件。

同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

3）当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。

如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

第五节档案接收

1、档案接受人对档案的接收、整理、移交过程负责。

2、接受零散档案材料进档案室，要认真审查、清点，做好登记，分类妥善保管，防止生虫，霉变或遗失。

3、按照机关文件材料归档范围及时督促档案形成单位对已进档案室的档案材料进行补充完善，同时做好记录，一旦收集齐全，及时进行整理。

4、档案整理结束，应由档案审查人对案卷逐一审查签字，以示整理合格。

5、档案接收人要对案卷进行审查，与移交书、移交目录核实无误后在移交书上签字，并办理移交手续。

6、档案移交前，要填写移交书、移交目录一式二份，交接双方签字盖章后生效。

7、移交入库的档案必须使用本馆统一制作的卷盒、卷皮、卷内目录、备考表等。

第六节档案整理

1、档案整理人员要认真学习档案管理业务知识，熟练掌握计算机及软件操作技术。

2、档案整理须在档案室进行，不得将档案材料带出室外。

其整理质量由档案接受人负责。

3、对移送整理的档案要做好登记，做好标识，存放有序，妥善保管，防止错装或漏装。

对清理出的重复件不需归档的各类材料需在档案整理完毕时连同整理的档案交给委托人处理。

4、整理过程中，档案材料一般不能借出，若有特殊原因需要借出，需经委托人同意，并在借出登记表上记录、签字。

5、整理档案做好分卷正确，卷内材料排列有序，编号清楚，案卷题名正确，卷内目录无误，装订整齐美观，装具整洁。

6、档案整理完毕，先自行校核，再交委托人核查无误后签字。

7、保持整理室清洁、整齐、干燥、室内禁止吸烟，柜内不得存放食物。

8、爱护室内一切设备，下班要关好电器和门窗，发现不安全苗头要及时处理或报告。

第七节档案保管

1、本工程形成各种门类和载体档案由档案室集中统一管理。

2、建立科学的档案管理制度，逐步实现规范化、标准化和现代化。

3、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施。

4、定期检查档案保管情况，一个忌妒（或半年）对档案数量，损坏情况进行一次清理、检查，并做好扦插登记工作。

5、发现破损、变质、字迹褪变等情况，要及时进行抢救复制。

6、档案室不得堆放易燃、带腐蚀性物品和其它各种杂物。

保持室内清洁卫生，坚持3—5天进行一次温湿度观测记载，在高温高湿季节采取降低库房温湿度，以延长档案寿命。

7、档案收进、移出要清点，严格交接手续，严防档案丢失。

8、档案利用制度

（1）本单位现行档案，主要供单位和上级主管机关使用，对外提供利用，需经本单位领导批准。

（2）查、借阅涉及机、绝密内容的案卷，需经本单位分管档案工作的领导批准。

查阅一般档案由档案员处理，凡借阅档案都应进行登记。

（3）查、借阅档案都应爱护档案，不得将档案损坏、取页、勾抹、画线，严防污染档案。

查、借阅档案时不得吸烟；借阅档案时不得将档案轻借他人或带回家中。

（4）借出、归还档案必须履行登记、注销和检查等手续，如发现差错要及时追查责任，并采取补救措施，借出案卷一般不得超过七天。

如需延长时间，需要补办延期手续。

（5）档案室工作人员要熟悉档案内容，了解各方面需要，改变工作作风，积极主动提供利用。

（6）做好利用情况登记，收集典型事例，开展利用效果分析，提高利用效率。

第八节档案工作保密

1、认真执行上级有关档案保密工作制度、规定和划分好档案密级。

2、属于国家所有的档案，无论是单位的还是个人的都不得出卖。

3、保守机密慎之又慎，不得在公共场所谈论档案内容，不得在私人笔记本上记录档案机密，不得在私人通信中涉及档案机密，不得随意向亲友和无关人员提供档案。

4、严禁无关人员进入档案室，档案工作人员出入档案室要注意关好门窗，上下班要检查档案室有无异常现象，节假日应加强值班制度。

5、鉴定销毁档案时，应造具清册，经单位领导和有关部门批准后，至少二人一起进行销毁，不得随意当废纸出售。

6、负责文件更改内容等。

7、生产部职责：

（1）负责管理手册的编制。

（2）负责体系的认证和日常维护管理工作。

（3）各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

（4）各部门负责本部门记录的建立与管理。

第九节安全记录管理

1、建立记录清单

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。

内容包括：

记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

2、安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

3、收集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

4、储存、保护

（1）记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

（2）记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

（3）保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

5、处置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

第十节档案鉴定销毁

1、污水处理档案的鉴定、销毁工作是科学管理档案的必要环节，是一项严肃、认真、经常性的工作，要认真做好。

2、污水处理档案鉴定工作的内容是对污水处理档案价值的鉴定分析工作和对污水处理档案质量的鉴别核查工作，必须做好准确、科学。

3、污水处理档案鉴定组织包括领导小组和工作小组两个部分。

鉴定领导小组由厂主管档案工作的行政领导、主管技术业务工作领导和档案部门的负责人组成。

鉴定工作小组采取有关领导、工程技术人员和污水处理档案工作人员三结合的方式，具体承担鉴定工作。

4、污水处理档案的鉴定基本原则，凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具体长远利用价值的污水处理档案为定期保管，定期中分为30年和10年管。

5、鉴定过程中，要认真填好档案鉴定书、写明鉴定小组的组成情况，鉴定的步骤与方法、鉴定书需有关人员签字。

6、对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的污水处理档案，必须按档案资料销毁规定手续造册登记。

7、污水处理档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与销毁后需在清毁册上签字。

8、要认真做好污水处理档案鉴定后的善后处理工作，对有关的管理工具应相应修改调整，将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善保存。

第十一节档案工作奖惩

为了使档案工作制度得以认真贯彻执行，增强职工的档案意识，促进档案工作的发展，根据《档案法》有关条款，特制定此办法。

1、如有下列事迹之一的，予以表彰或奖励。

（1）对档案的收集、整理、提供利用作出显著成绩的；

（2）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学研究做出重要贡献的；

（3）将重要或者珍贵档案捐献给国家的；

（4）同违反《档案法》和有关法规行为作斗争表现突出的。

2、有下列行为之一的。

根据情况情节轻重，对直接责任人给予行政处分，造成损失的，可根据档案的价值和数量，责令赔偿损失。

（1）损坏、丢失或者擅自销毁国家及集体或个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密档案的；

（2）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有拒绝想档案室或档案室档案工作人员归档或者向档案馆移交；

（3）擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案，以及应当保密的档案；

（4）涂改、仿造档案的；

（5）领导失职和工作人员玩忽职守造成档案损失的。