第九章 信息管理.docx
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第九章信息管理
第九章信息管理
（Ⅰ）本章教学目的
通过本章的学习，了解信息和管理信息及其在管理活动中的作用，认识管理信息系统，掌握管理信息系统的运行原理和设计原则。
（Ⅱ）本章主要内容
本章主要介绍如下内容：
管理信息的概念、类型和作用；管理信息系统的概念、工作原理及其类型；管理信息系统的建立等。
第一节管理信息
（Ⅰ）本节学习要求
了解：
（1）信息的概念；
（2）管理信息的概念；（3）内源信息、外源信息的概念；（4）战略计划信息；（5）管理控制信息；（6）作业信息；（7）管理信息的三种作用。
领会：
（1）信息与其载体间的区别；
（2）信息不同于人的感觉、意识等；（3）信息是人们之间相互沟通的桥梁；（4）信息在生产力体系中具有重要的意义；（5）管理系统是不断生产信息的系统；（6）管理信息对于现代管理的成败有着决定性的影响；（7）从不同的角度，可以对信息进行不同的分类；（8）为什么战略计划信息、管理控制信息和作业信息的分类是根据信息的功能作出的？
（9）管理系统在不断的信息输入和输出中获得生命力；（10）信息是一切系统的整体性、稳定性和生命力所在。
应用：
（1）举例说明信息与其载体的关系；
（2）举例说明信息在传递过程中的失真状况；（3）比较“信息”与“管理信息”的概念；（4）把握战略计划信息、管理控制信息和作业信息之间的联系与区别；（5）管理信息在每一个管理环节和每一项管理活动中的作用。
（Ⅱ）本节教学纲要
（一）信息
信息的概念。
信息不能等同于信息的载体。
信息与人的感觉、意识不同。
信息是人们相互间沟通的桥梁。
（二）管理信息的概念
管理信息的概念。
管理信息客观地存在于一切管理系统之中。
管理信息对于管理工作的重要性。
内源信息；外源信息。
（三）管理信息的类型
根据管理信息的功能可以分为三类：
战略计划信息；管理控制信息；作业信息。
（四）管理信息的作用
管理系统与管理信息。
管理信息在管理中的作用。
（Ⅲ）本节教学内容
一、信息
（一）什么是信息？
——信息是一定的客体传达给人并被人所理解和认识了的内容，它以语言、数据、图象、文字以及其他符号等等为载体。
●注意：
信息是语言、数据、图象、文字以及其他符号等所代表的含义和所要说明的事情，其本身还不是信息。
（二）信息与其载体的区别
1．信息的载体在被解读前，是没有意义的，就不是信息。
如：
一张病历对一般人是一堆文字，对医生则是为病人治病的重要信息依据。
2．同一信息可以通过不同的载体来承担。
（三）信息的性质
1．能被接收者接受到并理解了的东西才能称得上信息。
——信息更多地取决于它的接收者。
◆因为，信息的价值和意义必须在对两者的沟通中表现出来，信息的质量取决于发出者和接收者的状况。
2．信息与人的感觉、意识等主观存在不同：
（1）感觉、意识是人的感觉和人的意识；信息是一种完全客观性的表述，是指关于某一客观事物的信息。
（2）信息是人对某一事件的直接解读，感觉、意识在内容上具有客观性，是在这种解读之外增加了主观判断的内容，表现为二级解读，受意识主体地位、立场、思想、观点等各种因素的影响。
——信息是作出判断的前提，而感觉和意识是判断的结果。
在感觉和意识中，程度不同地包含着主观判断的内容。
3．信息是人们相互之间沟通的桥梁。
二、管理信息的概念
（一）什么是管理信息
管理信息是指那些进入管理系统，能够对管理活动产生影响的信息，是管理者与被管理者、管理者之间、被管理者之间沟通和协调的介质。
●管理者必须借助于信息来实施管理。
●管理者的管理活动，一方面，是根据环境提供的信息来选择自己的管理行为的活动；另一方面，是把自己的想法以口头的或书面的形式传送给被管理者，并得到被管理者的理解和执行的活动。
——可见，管理活动实际上就是不断地把信息转化为具体行动的活动。
——决策是根据已有的信息作出行动选择；执行是把来自上级管理层的信息落实到具体行动。
（二）管理信息的意义
▲现代社会中，信息成为增加国民财富、提高社会生产效果和人民生活水平的重要工具，成为无形财富和重要资源。
▲现代管理，每一步都离不开信息；任何系统，只要有管理活动，就会有管理信息存在和发挥作用。
▲公共管理的活动表现为信息的流动：
上情下达、文件传送、公文旅行、作报告、发指示等等，都是信息的流动。
▲管理信息对于现代管理的成败有决定性的影响：
——因为，管理工作的成败取决于能否制定出有效的决策，决策质量很大程度上取决于信息的准确程度，而正确的信息则是减少不确定因素的基础。
——发现问题、解决问题、采取行动都需要信息。
信息是管理活动赖以展开的前提，又是管理的重要手段。
（三）管理信息流的流向
对具体管理活动来说，信息的流动来自两个方向：
1．外源信息流
——一些信息来自于系统之外，称之为外源信息流，包含着关于管理系统环境的信息。
2．内源信息流
——一些信息是在系统内流动的，称之为内源信息流，是在管理系统内部产生和流动的，主要是关于管理系统内部各要素、内部环境方面的信息，比外源信息流更复杂，对管理的成败有更为重要的意义。
三、管理信息的类型
按管理信息的功能，分类如下：
1．战略计划信息
——是指那些关系到管理系统高层决策的外源信息。
●越到高层，决策对信息的依赖越大。
2．管理控制信息
——是指那些影响管理控制过程的内源信息，它有助于说明目标是否合适，帮助管理者采取对本组织最为有利的行动，让管理者去发现能够提高资源利用率的途径。
3．作业信息
——是有关管理系统日常活动的信息，包括管理系统中的一些程序性的信息。
●属于具体操作性的信息。
——注意：
（1）管理者要善于识别失真的信息，以免误导管理；
（2）不同的信息，对管理的作用是不同的，有些甚至是“无用”的；
（3）即使一些暂时“无用”、而长远“有用”的信息，也应该加以正确对待。
四、管理信息的作用
◆管理系统是借助于信息的获取、传递、加工、处理，实现有效的管理的。
◆千差万别的管理系统之间的共同特征是，它们都是管理信息的输入和输出系统，并在不断的信息输人和输出中获得生命力。
◆信息保证了管理系统各要素之间的相互联系和作用，渗透到管理的各个领域、各个环节，使管理系统以整体的形式出现，并使管理行为得以进行下去。
◆信息是一种粘合剂、一种纽带，是一切系统或组织具有整体性、稳定性和生命力的重要条件。
（一）是保证决策和计划科学性的前提条件
决策和计划是管理的基本职能。
科学的决策与计划，必须以全面反映客观过程的信息资料为依据。
——这是科学地决策与计划、并使之可行的基本前提与根本保证。
（二）是管理系统控制的依据和手段
控制是管理的重要职能。
在某种意义上，管理就是按照某一目标，对系统进行相对封闭的控制。
在这个过程中，任何有效的系统控制，都必须首先掌握“活动结果应当是什么”的信息，然后，依决策和计划的要求，确定系统运行的正确轨道，使其始终指向所确定的目标。
◎否则，如何控制？
如何保证管理任务的完成，管理目标的实现？
同时，要实施管理系统的控制，还必须依靠信息，了解当前的行动，防止行为偏差，衡量实际工作成绩。
（三）是管理系统中各工作环节和管理层次互相沟通、联络的纽带和桥梁
1．组织要保持自身的稳定性和发挥出最佳的组织功能，就离不开信息。
2．信息是组织的生命，组织内各要素之间，组织与组织之间的联系，都要靠信息来维持。
3．信息是组织的有序程度的标志，是系统组织性、确定性的度量。
第二节管理信息系统
（Ⅰ）本节学习要求
了解：
（1）管理信息系统的概念；
（2）管理信息系统的三种功能；（3）管理信息系统的工作原理；（4）管理信息系统的三种类型。
领会：
（1）一切管理系统中都包含着管理信息系统；
（2）电子计算机在管理信息系统中的地位。
应用：
组织中的哪些部门属于专门的管理信息系统。
（Ⅱ）本节教学纲要
（－）管理信息系统的概念
管理信息系统的概念。
管理信息系统的功能。
管理信息系统包括的子系统，电子计算机在管理信息系统中的地位。
（二）管理信息系统的工作原理
管理信息系统工作原理的主要内容：
数据的收集；数据的处理；信息的存贮；信息的传输；信息的输出。
（三）管理信息系统的类型
管理信息系统的三种类型：
手工操作系统；机械处理系统；电子系统。
（Ⅲ）本节教学内容
一、管理信息系统的概念
（一）什么是管理信息系统
——现代管理通过在管理系统中设立一个专门担负反映、认识和记忆功能的子系统，来弥补管理者自然能力的不足，这个系统就叫做管理信息系统。
◆管理信息系统是现代管理系统的一个重要组成部分，是专门为管理者提供其所需信息的系统。
◆管理信息系统专门进行资料处理存储和调用：
从环境和系统内部获取数据，进行筛选、组织和选择，并做成信息，迅速地传递给管理者，各级管理人员借助于这些信息进行有效的管理活动。
◆因此，管理信息系统也被看作是在管理系统内部设立的管理咨询系统，为管理者的决策、预测、控制、指挥、协调等管理活动提供信息支持。
◆一切管理系统都包含管理信息系统，没有管理信息系统的组织不可能正常运营。
（二）管理信息系统的功能
无论什么管理信息系统，都首先具有三种功能：
（1）确定信息需要；
——这是必须的：
面对纷繁复杂的信息，首先要明确信息的需要。
（2）搜集和处理信息；
（3）促使信息得到使用。
（三）管理信息系统的子系统
——大致包括：
◎数据的收集、整理系统；
◎输入系统；
◎加工系统；
◎传输系统；
◎存储系统；
◎检索系统；
◎输出系统，等等。
二、管理信息系统的工作原理
1．数据的收集
——基础性的工作。
2。
数据的处理
——原始数据通常是杂乱无章的，需要进行加工处埋，才能成为有用的信息。
▲数据处理的最基本的方法是：
对数据远行排序、核对、分类、比较、合并、统计、更新、选择、分配，直至对复杂的数据处理模型进行调试等。
▲数据处理能力的强弱，直接反映了信息系统的强弱。
3．信息的存储
——经过加工处理的信息，除非立即使用，都必须存储起来。
◆信息可以存储在不同的介质中，像纸张、卡片、磁带、磁盘等。
◆选择信息存储介质应当遵循的原则：
在考虑体积小、容量大、失真度低、保存时间长的同时，力求经济、方便。
◆信息的存储不单是机械地保存，也包括定期对信息进行逻辑组织，即按照信息本身内在的逻辑关系，或按照信息使用方便的要求，把信息组织成合理的结构。
4．信息的传输
——信息只有在被准确及时地送到需要者的手中，才能发挥作用。
为使信息传递的速度快、质量高，管理信息系统需要做到：
（1）拥有稳定的信息通道；
（2）编制科学合理的信息流程；
（3）尽量减少信息传递的环节和层次。
5．信息的输出
信息输出是管理信息系统的最终目的。
——数据的收集、信息的处理，都是为了输出高质量的信息，以便为管理服务。
◎信息输出可以根据要求，以文字、报表、图形的形式出现。
三、管理信息系统的类型
根据所应用的技术不同，可以分为三种主要形式的管理信息系统：
1．手工操作系统
通过人工方式进行信息收集，以及根据人的经验对信息进行处理的管理信息系统。
——这类系统非常简单。
2．机械处理系统
利用机械协助人工来处理信息，即数据的记录和处理通过机械装置来进行，它在技术上的要求稍高一些。
3．电子系统
——是一种电子信息系统，由于信息处理主要是通过计算机来进行的，所以也称作电子计算机信息系统。
◎运用计算机进行各种数据的处理，速度非常快，处理后的信息可以在各种存贮器中加以保存，存储和使用都方便。
第三节管理信息系统的建立
（Ⅰ）本节学习要求
了解：
（1）建立管理信息系统的必要性；
（2）合格的管理信息系统必须满足四个方面的要求；（3）设计管理信息系统应遵循的原则。
领会：
（1）现代管理信息系统的形成与发展；
（2）现代管理信息系统给管理带来的革命。
应用：
搞一个管理信息系统的设计方案。
（Ⅱ）本节教学纲要
（一）自觉建立管理信息系统
建立管理信息系统的必要性。
衡量合格的管理信息系统的标准。
（二）现代管理信息系统的发展
现代管理信息系统发展的四个阶段。
现代管理信息系统的发展趋势。
管理信息系统给管理带来的革命。
（三）管理信息系统的设计
设计管理信息系统应遵循的原则。
（Ⅲ）本节教学内容
一、自觉建立管理信息系统
（一）为什么必须重视建立管理信息系统？
1．管理对外部信息的需求决定了管理信息系统的重要性。
◎现代管理者面对着复杂的管理环境和种种难题。
现代管理面对的种种与可持续发展有关新问题，使管理者如果不借助于管理信息系统的工作，就无法顺利地进行管理。
2．管理系统内部的沟通对建立管理信息系统提出了要求。
现代组织的管理体系，规模大、内容广、层次多、结构复杂，管理者必须通过逐层分权来实施管理。
——这就需要运用信息来加以沟通，维护整个系统的整体性，使组织不致因管理层次和部门的多元化而受到破坏。
3．现代技术为建立专门的、高效的管理信息系统提供了可能。
计算机的出现，使信息的收集、处理、储存、传输都极其快捷和准确，因而，现代管理信息系统必须以计算机为工具来开展工作。
（二）建立管理信息系统必须满足哪些要求？
1．任何一个管理信息系统的建立，都必须从解决实际存在的管理问题出发；
2．管理信息系统所提供的信息必须是准确的和高质量的，错误信息势必导致决策失误；
3．信息必须及时；
4．信息量要适中，不可过多；
（三）管理信息系统的建立必须体现其“参谋”性质
管理信息系统仅是向管理者提供决策与管理信息的系统，不能代行决策和管理的职能：
（1）管理信息系统以报告等形式向管理者提出决策和管理方面的建议，但这些建议应保证具有客观性；
◎一般说来，建议应当包括多重备选方案，不应是惟一方案。
（2）管理信息系统提供给管理者的报告应具有以下作业性要求：
第一，应当简洁明了，不要含糊不清；
第二，所用语言、术语等应通俗易懂；
第三，报告应注意突出那些重要的发现、结论、见解等信息，以引起管理者的特别注意。
二、现代管理信息系统的发展
管理信息系统真正革命性的变迁，是以计算机的使用为标志的。
1946年，第一台计算机问世。
第一阶段：
1954年开始，计算机被用于商业数据的处理，这就是现代管理信息系统的起点。
第二阶段：
1965－1979年间，这期间，由集中式的数据处理，扩展到能为管理和作业活动提供辅助信息。
第三阶段：
20世纪80年代，这个阶段的发展是使个人计算机变得普及。
第四阶段：
20世纪90年代，主要特征是交互网络的出现，管理者不再仅仅是终端用户，而且在他与其终端用户之间，建立了联络机制，借助于交互网络，一位管理者的计算机可以与其他计算机进行通讯联系。
●网络使组织中的通讯更加开放、灵活，人们可以越级交流，从而使管理者的管理工作在形式上、性质上、内容上，都发生了重大的改变。
——管理信息系统给管理带来革命：
首先，它改变了组织的结构，传统的部门界限不再严格地按照部门、小组、地理位置和组织层次来划分，它使组织的层次更少，更有机化。
——使管理者可以管理更多的下属。
其次，改变了传统的官僚制控制方式。
——在管理信息系统的支持下，管理者可以放松集中程度，增大分散化来增强组织的有机性，同时又可不削弱任何控制。
◆计算机技术可以使最高层管理者，能够迅速对各种决策后果进行评价，而且允许他们对不符合要求的决策采取纠正行动。
第三，改变了组织的权力关系。
——权力与信息联系在一起。
◆在传统的组织形式中，有多大的权力就能够接触何种密级的信息；
◆现代管理中管理信息系统却改变了这一点，它使绝大多数的信息都可以公开查询，每一个层级的管理者，都有了更多的机会去判断更高层级管理指令的正确性。
第四，促进信息流动模式的改变。
▲组织中的传统信息交流方式集中在向上交流和向下交流，主要的正式信息交流是垂直进行的。
▲现代管理中的管理信息系统，允许更多的正式信息以横向或越级方式进行交流。
三、管理信息系统的设计
管理信息系统的设计应遵循以下基本原则：
1．要有明确的目的性
管理信息系统为管理系统提供信息服务，→→→→它的设计必须要依据管理系统的性质、规模及所需信息在数量、质量、时间等方面的要求。
2．要坚持系统的完整性和统一性
（1）完整性，就是根据信息加工需要，必须具备的环节不能缺少，同时要保证各环节的相互联系和正常运转；
（2）统一性，就是要求整个信息系统的工作要统一，要制度化，整个系统各个工作环节所加工和输送的信息在语法、语意和格式上要标准化、规范化。
3．要具有可靠性
——集中表现在所提供的信息的准确性、适用性和及时性。
◎只有这样，才能真正成为管理的助手，→→→→可靠性是管理信息系统的生命所在。
4．要有相对的独立性
——允许管理信息系统拥有相对的独立性，以保证信息的真实性和可靠性，不受管理者的主观意志和情感好恶的影响。
◆尽量避免某些长官意志和过多的行政千预。
5．要注意其适应性和灵活性
——现代管理要有很强的适应性和灵活性，才能适应社会快速变化的需要。
●管理上的这种适应性和灵活性，主要靠及时获取信息来达到。
→→→→管理信息系统的适应性和灵活性。
6．要讲究经济效益
在信息系统设计中，不但要考虑所提供信息的准确性、适用性、及时性，而且要考虑获取、加工和输送这些信息的费用或成本，包含着管理信息系统的工作效率。
（1）在进行管理信息系统设计时，要从实际需要出发，使其实用、经济、高效。
▲不要因为信息在管理中的重要性而把管理信息系统建得过大，设备也并不是越先进越好。
（2）管理信息系统所提供的信息并不是越多越好。
▲设置管理信息系统的目的就是要对信息进行筛选，以保证把那些真正需要的信息传递到管理者那里。
▲过多的信息，可能会形成“信息垃圾”，造成管理环境的污染，使管理者淹没在信息的海洋中，形成一些管理障碍，对于管理者来说，信息的质量要比数量更重要，管理者所需要的信息，应该是准确、完整、可靠、及时和有针对性的信息。
（3）还要避免管理者对管理信息系统的完全依赖。
——这就可以减少建立管理信息系统的成本。
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