国购商城收货手册.docx
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国购商城收货手册
营运规范
收货手册
二零零一年
内部资料严禁外传编号：
目录
第一章 前言
第二章收货部岗位职责
第三章收货部组织结构及责任
第四章收货区域常用器械解释
第五章收货流程
第六章收货差异、错误处理方法
第七章库存要求
第八章条形码
第九章退货流程
第十章换货流程
第十一章赠品收货注意事项
第十二章收货部安全防范措施
第十三章收货部卫生要求
第十四章收货员规章制度
第一章前言
一、适用范围
本手册适用于郴州市国大商城收货部的验收货、退换货等工作。
二、目的
制订本手册的目的：
使门店在正常营运中的商品验收工作有程序可遵循，以便收货部人员结合当地实际情况再制订适合于当地的各种管理细则和工作程序。
三、益处
快速而准确的验收货工作有以下益处：
1、把握销售时机，创造最大销售额；
2、与供应商财务结算清楚，避免繁琐的对单工作；
3、减少对供应商退货的发生；
4、减少顾客对商品质量问题的投诉；
5、提供准确的库存数量；
6、避免触犯国家法律法规；
7、加快商品周转。
通过对本手册规范内容的学习，使有关部门管理人员及员工能够在较短的时间内掌握收货的工作内容及操作要求，帮助从业人员更好的从事其本职工作。
四、概念解释
验收货即指各门店对供应商所送的商品，通过专职人员的检验，做收入工作的过程。
第二章收货部岗位职责
收货员岗位职责
直属部门：
收货部
直属上级：
收货部主管
适用范围：
收货员、退货员、收货行政文员
岗位职责：
1、严格按收货程序接收供应商货物
2、配合电脑录入员查询商品数量
3、按条码规则要求供应商将条形码贴在商品的正确位置
4、合理使用电子秤及电子秤的保养
5、合理使用叉车及叉车的保养
6、合理使用电脑及电脑的保养
7、负责收货区、办公区的卫生清洁工作
8、严格按退货程序执行退货工作
9、指挥车辆停放，指导货物码放
10、按照先进先出顺序验收供应商所送商品，不得有亲远先后情联
况。
11、不应因为供应商所送商品繁琐而挑剔选择验收供应商商品。
12、严禁向供应商索要商品的赠品或者礼品。
13、收货区和库区内禁止吸烟。
主要工作：
1、确保收货商品名称、单位与订单一致
2、确保收货数量、重量准确无误
3、严格把好收货商品的质量关
4、优先验收易化、易腐的生鲜商品及食品
5、优先验收快讯商品
6、保证条形码与电脑中的描述一致
7、按条形码规则在相应商品正确位置贴平、贴牢条形码
8、严格按商品码放原则码放商品
9、保证送货车及叉车运送通道的畅通
10、严格执行叉车、栈板、电子秤、电脑、打印机、复印机的管理
规定
11、所有收货单据的保存、整理、分类、归档
12、善待供应商，保持和其良好的合作关系
13、收货区域、收货办公室的清洁卫生工作
14、收货设备的维护工作（叉车、栈板、电脑、打印机、复印机等）
15、负责打印商品条形码。
辅助工作；
1、协助做好顾客服务工作
2、协助做好库存盘点工作
3、协助保安在收货区域内的防范工作
4、防止闲杂人员在收货区域随意进出
5、防火、防盗工作
6、协助楼面将货物送到楼面的相应位置
收货部主管岗位职责
直属部门：
门店
直属上级：
收货部主任
适用范围：
收货主管
岗位职责
1、严格遵守公司各项规定
2、负责检查收货员工的出勤状况及仪表仪容
3、负责维持正常的收货秩序
4、负责调配收货部员工的工作
5、严格要求收货员工，按收货、退货流程执行验收、退货工作
6、严把商品质量关，杜绝不合格商品进入卖场
7、负责保管所有的收退货资料及单据
8、监督收货员工对收货用具的保管
9、负责协调并维持与供应商及送货人的良好合作关系
主要工作：
1、合理安排员工上班，监督员工的着装，考勤，卫生清洁的检查
2、维护整个收货区的收货工作正常且快速的按流程动作
3、保障办公区、收货区的干净整洁
4、杜绝闲杂人员进出收货区、办公区
5、收货工作所有问题应及时得到解决
6、接受供应商、楼面、财务的查单
7、所有办公设备及用具的正常维护和安全操作
8、档案管理整齐有序、便于查档
9、检查周转库，指导仓库货物的合理摆放
10、核对收货报表、解决遗留问题
11、主持晨会，布置工作及重点品项的检查
12、指导货物的正确码放，条形码的正确粘贴
13、及时处理未录入的单据和滞留的各种单据
14、指导商品条码形的打印
15、负责安排组员的专业知识的培训及业绩考核
16、负责与其它部门的沟通、协调工作，传达公司有关政策
辅助工作
1、协助做好顾客的服务工作
2、协助做好安全防火防盗工作
3、协助做好盘点工作
第三章收货部组织结构及工作责任
一．组织结构：
收货部主任（1人）
行政主管退货组主管收货组主管
（1人）（1人）（1人）
收货领班（2人）
文员（2人）退货员（1人）收货员（7人）
二．工作责任：
1、必须认真、仔细验收货物，不得马虎大意；
2、不得刁难供应商，保证其正常送货；
3、必须保持收货区内的卫生，叉车、栈板码放整齐；
4、保持电子称的干净，不得让人员称重；
5、必须保证验货区内商品码放整齐；
6、及时处理滞留的各种单据，保证供应商正常结款；
7、不得与供应商发生争吵和打架事件；
8、录入员不得让其它人员使用录入电脑，及时将单据录入电脑，不得使用电脑做与工作无关的事
9、不得接受供应商的贿赂，不得从供应商处购买任何商品；
１０、协调好与各部门之间的关系，不得与公司同仁发生争吵或打架事件；
１１、必须认真学习业务知识，熟悉工作流程；
１２、必须保持整洁的仪容仪表，正确佩戴工牌，按要求着装。
三．工作职权：
1、对于非公司人员进入收货办公区，有权阻止；
2、人员非正常使用叉车和栈板，有权阻止；
3、对错误使用电子称重，有权阻止；
4、有权阻止其它人员使用电脑；
5、有权阻止不合格商品进入卖场；
6、有权拒绝无订单收货；
7、有权拒绝其它人员的非正常要求；
8、对于辱骂和殴打公司同仁，违反国大商城收货部收货秩序的供应商有权拒绝收货。
第四章收货区域常用器械解释
一、叉车：
对放在卡板上的货物进行运输之工具。
二、栈板：
储货、码货用，使货物与地面有间隔，起到防湿、防碎的作用，更为叉车运输方便的工具。
三、电子秤：
对某些称重商品或需进行第二次加工包装的商品（如生鲜）做准确称重的工具。
四、电脑：
用于商品实收数量的录入，订单的核查，供应商及商品的核实。
五、POS机：
检查商品条码是否可读，商品描述与其商品是否一致。
六、条形码打印机：
打印店内码胶粘的机器。
七、打印机：
打印验货清单。
第五章收货流程
一、文件流程
1、供应商投单：
是指供应商持我方采购部所发订单（见下表）递交收货窗口。
商品订购单
合同编号：
单据编号：
订购类别：
经营方式：
订货日期：
收货地点
供应商：
交货起始日期：
交货截止日期：
序号
商品编码
销售条码
品牌
品名
规格型号
单位
订货数量
含税进价
进价金额
毛利率
零售价
生产日期
保质期
备
注
件数
件含量
细数
不含税价款
税率
税额
价税合计
1
合计
配送员：
录入日期：
审核审核日期：
收货员：
送货员：
买手：
2、核单：
当收货员接到订单后，对订单上所列各项仔细核对，核查其中包括供应商编号、供应商地址、电话、传真、送货地址、送货日期、订单号码、总页数、采购、货品名称、货号、订购单位、订购数量等项目是否清楚，是否是快讯商品，同时检查文件档案中是否有待退商品，然后填写收货统计清单（见下表），分发卸货卡号，等待卸货。
国大商城收货统计清单
日期
部门
厂商编号
供应商
名称
订单号
单品数
收货人
验货人
录入员
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
第页
填写说明：
1．按年、月、日各两位填写
2．商品的中分类（如：
文化用品、冲调饮品）
3．厂家电脑系统中的编号
4．填写供应商名称
5．填写订单的上的号码
6．填写实际收货的数量
7．收货员工姓名
8．验货人员姓名
9．行政文员姓名
10．备注栏目
注：
每页只限填写当日收货，并按顺序填写
3、打印验货清单：
经核对无误后，在电脑上通过订单上订单号码打印出验货清单（见下表）一式四联，第一联财务部保存，第二联供应商对帐使用，第三联收货部保留，第四联营运部保留。
商品验收入库单
订购单号：
状态
经营方式：
收货地点：
单据编号：
供应商：
买手：
收货日期：
序号
商品编码
销售条码
品牌
品名规格型号
单位
收货数量
含税进价
进价金额
毛利率
零售价
零售金额
生产日期
保质期
备注
件数
含量
细数
价款
税率
税额
价税合计
1
合计
录入日期：
审核员：
审核日期：
收货员：
送货员：
买手：
4、外箱辨识：
检查外包装是否有破损，再详细检查外箱上商品描述、含量、规格是否与订单内容相符。
5、检查数量品质：
抽箱拆封检查某一箱内商品单品的条形码、包装、商品标识、保质期限、重量，并做数量统计，收货员在完成以上工作后在验货清单验货员处签字。
6、复查数量品质：
同一商品再由另一位收货员做复查，经核实无差异后，收货员与供应商分别在验货清单上签字，收货员盖收货章（见下表）。
将验货清单供应商联交给供应商，供应商的送货单附于验货清单收货联其后。
商品验收入库单
订购单号：
状态
经营方式：
收货地点：
单据编号：
供应商：
买手：
收货日期：
序号
商品编码
销售条码
品牌
品名规格型号
单位
收货数量
含税进价
进价金额
毛利率
零售价
零售金额
生产日期
保质期
备注
件数
含量
细数
价款
税率
税额
价税合计
1
外箱数符合品质及内容待验
国大商城收货章
合计
录入日期：
审核员：
审核日期：
收货员：
送货员：
买手：
7、输入电脑：
完成上述验货工作后，将验货清单收货联交给电脑录入员，录入员仔细核查验货清单上所列项目，特别是数量填写是否清楚，再做电脑录入。
8、单据复核：
1）、每天收货工作结束后，录入员应核对每一笔验货清单上所填数量与电脑录入数量是否相同。
2）、第二天收货部副主管复查收货报表数量与前一天验货数
量是否相同。
9、归档：
收货部副主管依据日期、商品类别将验收单据分类保管，收货资料保存期为一年。
二、实物流程
在投单处送货人应准备:
1.由供应商交货
供应商应在送货单与订单复印件上同时注明实际送货量。
2.由货运行交货:
货运行应持货运单、两联供应商送货单及本公司订单传真件投单。
收货员应告知送货人在何处卸货、货物在卡板上如何码放、在何处等待点数。
经收货主管同意后方可帮助货运行卸货。
外箱辩识：
为防止供应商的非订单商品验收进场，验货人员需详细检查、仔细核对验货单上品项与实物品项：
1.如有非订单商品时一律拒收货，退还供应商。
2.所有收货均为整批收货，未交品项将被自动取消，若需再
订货则由采购部或楼面另下订单。
3.如有破箱、破件的商品，该收货员工可将破损货物直接
还给供应商。
第一次检验数量品质：
1.数量：
A.如每整箱是国大商城的销售单位，应照国大商城量贩销售单位点收。
已贴国大商城标签商品，应检视标签位置是否符合公司要求。
B.如箱内包含数个国大商城销售单位的商品，收货员需开箱抽检内含国大商城单位商品是否符合要求，清点箱数，统计国大商城单位商品总数。
C.认真检查包装内含国大商城销售单位个数及包装是否牢固。
D.送货数量多或少于订货量（高或低于10%以上）时,由收货部副主管通知楼面主管,楼面主管决定收货或不收货。
如楼面主管当时同意收，由其签字,收货员在验货清单上填写正确收货数量,然后由收货员与供应商在验货清单上签字,并按实际送货量收货。
如由货运行送货，实际送货量多于或少于订货量时,则由楼面主管同意并在验货清单上签字方可收货，收货部电脑录入员将按实际收货数量录入电脑，并由收货部开具收货差异通知单（见下表），多于订货量的商品由收货部通知供应商载回；少于订货量时，由收货部通知供应商已按实际送货量收货。
商品退货单
NO.
供应商编号
日期
供应商名称
退货部门
货号
品名
单位
清点数量
实退数量
退货原因
审批：
主管：
申请人：
收货部主管：
退货人员：
防损员：
注：
此单一式两联，第一联收货部，第二联营运部
2.品质：
A.品名：
收货员检查商品品名是否清楚，核对商品品名与验货清单上的商品描述是否一致，着重检查国大销售单位包装的描述。
B.条形码：
抽取一个国大销售单位商品在POS机上扫描条形
码，核对POS机界面所显示的商品描述和商品品名是否一
致，如POS机界面显示条码非法字样则需加贴店内码。
C.克重：
检查商品实际克重与POS机界面所显示商品克重描述是否一致。
D.保质期：
检查商品是否已过保质期或快到保质期。
E.中文标识：
检查进口商品上的中文标识,若无中文标识收货员应拒收。
F.防伪标记：
检查特殊商品的防伪标记，收货员应拒收假冒商品。
如烟、酒等商品。
G.说明书：
检查家电等商品的使用说明书。
H.检验合格证：
检查商品是否带有质量检验合格证或卫生检验
合格证。
国大商城商品允许收货时间表
保质期
生产日期与送货日期时间
1天
当天
3天及以内
当天
7天及以内
2天
10天及以内
3天
15天及以内
5天
30天（1个月）及以内
10天
90天（3个月）及以内
1个月
180天（6个月）及以内
2个月
360天（12个月）及以内
4个月
1年以上，2年以下
8个月
2年以上
1年以内
以上送货日期请送货厂商严格执行，超出商品允收期限的情况，收货部有权予以拒收处理。
综上所述，收货员若发现有商品品名描述不清或不对、条形码无法解读、克重不符、保质期已过等商品均应拒收，以下各类商品如出现下列情况均应拒收：
食品类：
●罐头食品：
凹凸罐，外壳生锈，有刮痕，有油渍等；
●腌制食品：
包装破损，有液汁流出；
有腐臭味道；
液汁浑浊或液汁太少；
真空包装已漏气。
●调味品：
罐盖不密封；
有杂物掺入；
包装破损潮湿；
有油渍。
●食用油：
漏油；
包装生锈；
油脂混浊不清；
有沉淀物或泡沫。
●饮料类：
包装不完整，有漏气；
有凝聚物或其它沉淀物；
有杂物、凹凸罐。
●糖果饼干：
包装破损或不完整；
内含物破碎、受潮；
有发霉现象。
●冲调饮品：
包装不完整，有破损，凹凸罐；
内含物因受潮成块状；
真空包装漏气。
●米及面食：
内含物混有杂物；
内含物受潮、结块；
内含物生虫或经虫蛀；
内含物发芽或发霉。
百货类：
商品有破损、断裂、划伤；
外表有油渍不净者；
商品有瑕疵。
第二次检验数量品质：
另一位收货员重复第一次的检验工作。
送卖场：
经两次检验数量品质后，符合要求的商品由一检员、二检员、送货人三方在验货清单上签字，并贴上绿色“OK”签（如图），由收货员将货送至卖场相应位置。
如有疑问，贴上桔红色“？
”签（如图），等待解决运出。
拒收商品原因：
（1）无商品订单；
（2）交货商品与订单品项、数量不符合；
（3）商品订单重复送货；
（4）商品交货日期与订单日期不符合；
（5）商品无国际条码，且未贴店内码；
（6）商品包装、规格、型号与订单不符合；
（7）商品破损或品质不良；
（8）商品保存期限不符合所规定之标准；
（9）商品标示不符合国家有关规定；
（10）商品交货总数量未达订单三分之一以上，超交部分退回；
（11）标签规格、印刷、位置不符合规定或无法扫描。
生鲜类
非称重生鲜食品收货流程按照干、百货收货流程执行。
称重生鲜品流程如下：
投单：
供应商携带一张空白或已填写生鲜商品品名（无数量）的
永续订单即可进行生鲜商品收货。
质量检验：
1.冷冻食品：
A.注意解冻商品是否有软化现象，若有则表示此商品温度过
高，有变质的可能；
B.商品形状应完整，颜色正常，不能有破碎、变色情形发生。
2．加工肉品：
A．商品不应发黑无光泽；
B．商品过白的则表示可能有漂白剂存在。
3．冷藏食品：
A．奶制品不应颜色混浊、有沉淀物、结块；
B．豆制品不应发霉，有酸臭味及粘液。
称重：
1.如有容器、栈板或筐等包装，在称重时要将其重量扣除；
2.将过磅后的重量填入永续订单内；
3.有重量差异时，应以现场过磅重量为准，经收货员、供应商、
生鲜部人员三方签字后方可收货；
4.如永续订单没有填写重量，应由供应商、收货员、生鲜部人员共同对商品进行称重。
永续订单填写：
因生鲜商品价格变化幅度大，需生鲜部人员每日与供应商当场面议价格，确定重量后再填写永续订单上的价格、重量。
电脑录入：
电脑界面上录入收货号后即可录入商品货号，并在实收数量中录入实收数量，同时产生订货数量，订货数量等于实收数量，然后录入商品单价、进货单价，一般情况下此类商品变价频繁，故在确定商品进货数量后，必须重新做商品价格录入，存盘后即产生订单号，在永续定单上填写订货号及收货号。
送卖场：
验收后的生鲜食品需迅速送卖场，否则会影响生鲜食品的品质。
第六章收货差异、错误处理方法
收货数量差异：
参照第三章中实物流程部分第一次检验数量、品质，数量。
收货数量错误：
收货员在收货时，常出现实收数量填写错误或由于某种原因在收货确认后才发现商品短缺，从而使实收数量发生错误。
若在两天内发现这种情况，收货部可直接填写收货数量更正单（见下表）并在商品收货系统中进行收货数量差异更正；若超过两天则需填写电脑输入数量更正单（见下表），并交店经理签字同意后，方可在ALC中进行电脑系统库存更正。
国大商城收货数量更正单
供应商名称
供应商编码
收货编号
第
联
：
x
x
联
货号
数量差异
品名
备注
注：
正数时请加“+”，负数时请加“-”
日期：
填表者收货主管：
经理：
输入者：
注：
此表一联收货部，一联ALC
国大商城电脑输入数更正单
日期：
订单号码
验收单号
商品名称
数量（电脑）
差异
第
联
原录入
实际
填单人：
主管：
店长（核准人）：
备注：
1、本单据仅限收货超过2天内无法直接更正。
且由财务处或厂商查询后所作数量增加之更正。
2、为便于厂商请款，请填妥些单据后快递至财务处，同时附上“部门联络函”以便审核。
该表格一式两联，一联收货部，一联电脑部
第七章库存要求
库存要求：
1．任何商品在收货区内不得停留24小时;
2．大箱包装应标示商品进货日期;
3．商品应按卖场商品分类储存;
4．为防止商品受潮及方便运输,商品需码放在栈板上;
5．为充分利用周转库空间，库内应架设钢架、木架；
6．库存商品码放时不可与墙壁接触，需留有空隙;
7．体积大而又较重商品应码放于底层，轻而小的商品应放在上面，以防商品被压碎；
8．为方便补货，轻而小的商品应码放在体积大、重量重的商品前面；
9．清洁日化用品与食品不应码放在一起，以防食品受污染；
10．商品应按收货先进先出这一规则出库；
11．为防止商品变质，周转库应保持干燥、通风；
12．周转库内需备有防火设备；
13．禁止闲杂人员出入周转库，以维护商品安全；
14．保持周转库每日清洁卫生；
15．需退货、换货及报废商品应集中于固定
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