最完美的《文件与资料管理程序》.docx

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最完美的《文件与资料管理程序》

文件制、修、废管制表

制定部门：

质量部

制定日期：

2009年10月05日

文件与资料管理程序

文件编号：

ML2-Q0001

总页数：

14

最新版次变更记录内容

制/修

订日期

版次

修订內容

2009.10.05

A0

首次发行

会签部门

会签意见／签核

核　　准

审　　查

承　　办

发行戳记

会

签

单

位

分发

单位

会签栏

分发

单位

会签栏

管理部

财务部

工程研发部

工务课

质量部

制造部

业务部

资材部

FormNo.:

ML2-Q0001-001Rev.01

制定部门：

质量部

制定日期：

2009年10月05日

文件与资料管理程序

文件编号：

ML2-Q0001

版次：

A0

页次：

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1.目的

对与质量管理体系实施中所涉及和形成的质量管理体系文件及资料进行控制，确保各有关场所使用有效版本的适用文件。

2.范围

本公司各部门质量管理系统文件，包括适用的外来文件如国标、法律法规及顾客提供之各类规范或标准等文件均属之。

记录是一种特殊类型的文件，应根据规定予以控制。

3.定义：

无

4.作业程序与权责：

4.1手册及程序书之核准：

总经理

4.2【文件制、修、废管制表】之承办、审查、核准许可权如下:

NO

文件种类

承办

审查

核准

1

一阶文件

质量主管

管理者代表

总经理

2

二阶文件

部门主管

管理者代表

总经理

3

三阶文件

权责单位

副/课长

部门经理

4.2.1文件制作：

各责任单位

4.2.2文件分发：

文管中心（质量部）

4.2.3文件保管：

文管中心及部、课文件管理人员

4.2.4三阶文件如为涉及全公司（如规章制度、管理办法），视其需要应由总经理核准。

4.3本公司之文件类別分为以下4种：

4.3.1一阶文件－质量手册

用以说明本公司之质量政策、组织、权责及质量管理系统运作原则之基本文件。

4.3.2二阶文件－程序书　

各权责单位或相关部门间为达质量目标与指标，依手册所延伸制订之作业程序等文件。

4.3.3三阶文件

4.3.3.1作业指导书

（1）操作标准书等与机器设备操作有关之操作文件。

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

1

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质量部

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（2）制程加工作业指导书相关之文件。

（3）与工作环境、公司经营有关之管理文件。

4.3.3.2检验标准书

（1）成品检验规范、IQC检验基准书、制程检验标准（SIP）

（2）QC工程图（CP）

4.3.4四阶文件－表单、记录

指二、三阶文件所衍生之表格、表单及各项记录。

4.4文件的制定

4.4.1文件撰写时，于每页套上【文件表框】（适用一、二阶文件，三阶文件不强制使用，由各单位自行制定）。

4.4.2制定完成之文件，应附上【文件制、修、废管制表】,由相关单位会签，可由各单位填写意见，经检验后相关单位会签通过之文件，依4.2权限表之权责人员签核后，文件制定方告完成。

4.4.3制定完成之文件，应将电子档和签核完的文件送文管中心纳入管理，并依部门之需求进行文件分发。

4.5文件受控与分发

4.5.1文件在经过各权责部门审核后交由文管中心确认，确认无误后在该份文件上加盖“原件受控章”予以保存，文管中心将受控文件登录于【文件管理一览表】中。

4.5.2文管中心将需分发文件登录于【文件分发一览表】中。

文管中心作文件分发时，DCC人员对受控原件进行复印足够的份数后加盖“文件发行”章给相关部门，由各单位相关人员在【文件分发/补发/缴回签收记录表】上签收。

4.5.3各单位文件管理人员，应妥善保管分发之文件。

4.5.4文件如分发給客户或公司内教育训练使用时，则不予管制，但須于首页盖〝参考文件〞章，版本变更不予以抽换。

4.5.5各单位如发现使用文件数量不够或发现文件缺页、破损、字迹模糊等不堪使用情况，需以【文件申补单】经单位主管核准后向文管中心再申请，文管中心按需求数量复印并加盖“文件补发”章,分发给申请部门并登录签收文件。

4.5.6文件分发范围：

一、二阶文件分发为以部为单位；三阶文件分发至相关单位。

4.6文件之修订、废止、回收作业

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

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4.6.1文件修订时，文件版本须变更，文件修订部门应在该文件之首页注明修订章节之情形，由相关单位会签，并依4.2权限表之权责人员签核。

文件修改后电子文件用蓝色字体标示，删除的条款以“*”号表示。

4.6.2文件回收，文管中心将新版文件依4.5分发原受文单位，回收相应数量之旧版文件，加盖“作废文件章”，并在【文件分发/补发/缴回签收记录表】注明回收情形。

4.6.3文件废止时，文件制定单位于文件首页注明废止原因，经相关部门会签，并由4.2权限表之权责人员签核后，文管中心依4.6.2进行回收作业。

4.6.4旧版发行文件由文管中心回收后加盖“作废文件”章做再生纸使用（机密文件除外），作废文件之原件加盖“作废文件”章予以保留于文管中心，需保留文件最新版本的前一版。

文管中心须将作废文件登录【作废文件一览表】中管制并及时更新发行【文件管理一览表】。

4.7文件之档案管理作业

4.7.1文件最新版本管制

（1）文管中心应建立【文件管理一览表】，包括文件编号、名称、最新版本并于每月发行一次【文件管理一览表】供文件持有单位核对，以管制文件之版本。

（2）因业务需要，需将正式文件交客户或厂商时，视为参考文件。

文件变更时，视需要通知对方，旧版文件不作回收。

4.8文件保管

4.8.1文管中心对于所有列管文件之原稿，负有保管之责，为便于管制与查询，得以【文件管理一览表】依文件之类別建立目录。

4.8.2各单位保管之文件须置于工作场所易于取阅之地方,指定专人保管，并登录各单位之【文件管理一览表】（二~三阶文件适用），而劳工、环保工安法規、图面资料等外来文件资料，則登录各单位之【外来文件资料一览表】。

4.9文件编号

4.9.1一阶文件:

手册编码以ML1－Q0001编制。

4.9.2二阶文件:

ML2-XXXXX

1-23456（例如：

ML2-Q0001）

程序书编码以ML2-X-XXXX编制，第1码ML2为盟磊二阶文件，第2码为部门别（见4.9.3.2），

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

3

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第3、4、5、6为流水号，按0001～9999之顺序编排之。

4.9.3三阶文件：

ML3-XXXXXX

1-234567（例如：

ML3-QSI001）

4.9.3.1第1码ML3为盟磊三阶文件，第2码为部门编码（见4.9.3.2），第3、4码为文件类型，第5、6、7为流水号（按照001~999之顺序排之）。

备注：

文件类型代号BOM表用BM，SIP用SI，SOP用SP,QC工程表用QC,承认书用CR，其它品质类型规范用QP表示。

4.9.3.2部门别

代号

A

S

P

R

M

Q

F

G

部门

管理

业务

资财

研发

制造

质量

财务

工务

4.9.4四阶文件：

文件编号-XX（表单流水号）-版次（例如：

ML2-Q0001-01Rev.01）

四阶记录表单编号规则：

依相对应之第一、二、三文件制定之，表单使用二码流水号，表格加注版次。

4.9.4.1表单编号须具唯一性，统一编于表单左下角。

4.9.5文件编号统一由文管中心编排，文件编号須具有唯一性，若制定权责单位变更时，则编号不作更新;作废文件之编号随作废文件一并作废，不予重复使用。

4.10文件版次

4.10.1文件版次按照A0~A10方式进行，超过A10依照B0~B10方式依次类推之。

4.10.2文件內容局部修改可不需全部更新版次，将修订好的【文件制、修、废管制表】和有修改内容之页次，直接抽换。

需注意抽换修改内容之页次的版次需升级。

例：

原始版次A0版，第一次修改为A1版。

保持与文件封面【文件制、修、废管制表】的版本一致。

4.11表单修订与管制

4.11.1表单依各文件之制定产生，表单內容之更改由原制定单位执行。

4.11.2表单编号依4.9.4编号管制內容作业，表单版次按照Rev.01~Rev.99方式进行。

4.11.3表单修订废止时，由制定单位填写【表单修订/废止申请单】，经使用部门课级审核后进行。

表单如有废止后，该表单编号不得由其他表单予以替补或使用。

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

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质量部

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4.11.4表单如在文件管制之前已印制，待旧表单用完后再依文件管制作业要求统一管理。

非套表式电脑表单列印时以及吊卡、粘标类得以免标示表单编号，但需在该份文件中加以说明使用之方法及识別标示。

4.12文件撰写大纲、格式

4.12.1文件撰写大纲（适用二阶文件）

1.目的

2.范围

3.定义（若无需特别定义的，以“无”表示）

4.作业程序与权责

5.相关文件、资料（若无相关文件、资料以“无”表示）

6.相关表单、记录与附件（若无表单、记录、附件者，以“无”表示）

7.作业流程图（若无作业流程图以“无”表示）

4.12.2文件撰写格式（适用一、二阶文件）

4.12.3三阶文件不受本文件撰写大纲及格式限制，依各单位实际作业要求自行制作。

4.12.4一阶手册文件撰写大纲

1.目的

2.范围

3.作业内容

4.相关文件、资料

4.12.5以上文件撰写大纲视必要性由拟案/承办单位依文件内容增减大纲。

4.13外來文件之管理

4.13.1外來文件包括国际，国家标准（如：

ISO9001、QC080000及ISO14001最新标准，相关国家环保法规，MIL-STD，GB2828等）及客户/供应商提供之MSDS等资料或图面。

4.13.2外来文件来文时，保持来文时的状态及内容，由DCC文管中心将外来文放于【文件表框】內，文件编号依ML-WL0001~ML-WL9999进行编制,外来文件编号及版次依4.9.5和4.10.1进行管制。

4.13.3外来文件在经过DCC文管中心编排确认无误后，在该份文件上加盖“原件受控章”予以保存，文管中心将受控文件登录于【外来文件资料一览表】中管制。

4.13.4外来文件管制，各权责确认单位应随时关注及检查其最新版本狀況。

ISO国际标准与法规由管

FormNo.:

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文件编号：

ML2-Q0001

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理代表确认，MIL-STD，GB2828等标准由质量部经理确认，客户或供应商提供之资料或图纸由工程部确认。

4.13.5外来文件如因业务需要转发时，DCC文管中心依4.5.2之程序分发。

外来文件变更时，得须收回旧版文件。

4.14机密文件

4.14.1机密文件之定义：

本公司文件之机密等级，分为机密级及一般级文件二种等级。

机密：

对本公司之安全、利益与信誉有重大影响者，采直接签收方式。

4.14.2一般级文件：

不影响本公司营运或无利于竞争厂家者属之。

机密级文件可分为：

1.公司重要政策、重要会议记录。

2.有关研发中之新产品图面、资料。

3.有关制造技术上之机密。

4.长程业务计划、投资计划。

5.重要之人事查核资料。

6.财务报告、投资分析资料。

7.业务计划、投资计划。

8.与客户合约、谈判资料。

9.供应商提供之重要资料及对其稽核的报告。

4.14.3机密文件之管制：

1.机密文件之管理由各制定单位或直接接收单位负责。

2.机密文件存放于各制定单位和直接接收单位。

3.机密文件销毁由各制定单位和直接接收单位将其粉碎。

4.15磁片管理

4.15.1文管中心人员必須核对确认完成文件之版次及编号与该磁片一致之后，才将制作之文件予以发行及归档。

4.15.2文件磁片档案或备份保管：

由文管中心人员妥善保管。

4.16部门职责

4.16.1承办单位

1.文件内容正确性与质量的维护。

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2.文件之修正与更新，过时文件之鉴别与处置。

3.相关技术文件发行之登录与管制。

5.作废文件作废的管制。

4.16.2文件控管单位

1.负责文件之发行、更新、回收、作废及销毁管制。

2.文件查询服务及资料备份。

3.文件分类，整理保存。

4.准备文件相关表格、印章（原件受控章、文件发行章…）。

4.16.3文件使用单位

1.文件分类，整理保存。

2.文件的正确运用。

3.相关记录表单之保存。

5.相关文件、资料

5.1记录管理程序（ML2-Q0002）

5.2文件格式使用办法（ML3-QQP001）

6.相关表单、记录与附件

6.1文件制、修、废管制表（ML2-Q0001-001）

6.2文件表框（ML2-Q0001-002）

6.3文件分发一览表（ML2-Q0001-003）

6.4文件分发/补发/缴回签收记录表（ML2-Q0001-004）

6.5文件申补单（ML2-Q0001-005）

6.6文件管理一览表（ML2-Q0001-006）

6.7外来文件资料一览表（ML2-Q0001-007）

6.8表单修订/废止申请单（ML2-Q0001-008）

6.9作废文件一览表（ML2-Q0001-009）

6.10文件管制用印章（如附件1）

7.作业流程图

7.1文件制定流程（如流程图1）

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7.2文件发行流程（如流程图2）

7.3文件变更、修改流程（如流程图3）

7.4文件补发流程（如流程图4）

7.5文件回收、作废、销毁流程（如流程图5）

FormNo.:

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附件1：

文件管制用印章

1.原件受控章（蓝色）

2.文件发行章（红色）

3.文件发行章（红色）

4.作废章（红色）

5.参考文件（蓝色）

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

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流程图1：

文件制定流程

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文件与资料管理程序

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流程图2：

文件发行流程

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

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质量部

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文件与资料管理程序

文件编号：

ML2-Q0001

版次：

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流程图3：

文件变更、修改流程

FormNo.:

ML2-Q0001-002Rev.01页次:

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制定部门：

质量部

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2009年10月05日

文件与资料管理程序

文件编号：

ML2-Q0001

版次：

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流程图4：

文件补发流程

FormNo.:

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制定部门：

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文件编号：

ML2-Q0001

版次：

A0

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流程图5：

文件回收、作废、销毁流程

FormNo.:

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