文件与资料管理程序文件.docx

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文件与资料管理程序文件

西特吉企业

程序文件

文件名称：

文件与资料管理程序

文件编号：

XT-QP-04-01

版次状态：

1/0

文件分发号：

受控状态：

编制：

审核：

批准：

制定日期：

2005-3-3

生效日期：

2005-3-6

未经许可不得复印

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

1/7

修订记录

章节号

修订容

页次

修订人

审核人

批准人

版次

生效日期

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

2/7

1．目的

对质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各使用场所的文件均为有效版本，以求发行文件的一致性，可追溯性及适宜性。

2．适用围

公司和公司质量管理体系有关的文件的制订、审核、批准、发行、存档、修订、作废等作业均适用。

3．定义

3.1文件：

可用以追查为造成产品质量及质量管理体系是否有效运行的资料。

3.2受控文件：

需随时保持最新版次，持续有效并有分发及签收记录，文件失效时需依规定撤销收回者，如质量手册、程序文件、作业指导书、作业标准书、技术图面等。

3.3非受控文件：

分发当时为最新资料，临时有效，如提供客户或其他单位的质量手册、程序文件等，更改及修订时无需按规定撤销收回者。

4．职责权限

4.1文件管理员负责质量手册及程序文件、相关作业指导书等受控文件的发行、更改、回收、以及部门原版文件的管理。

4.2技术研发部门负责技术资料、作业指导书、作业标准书及技术工艺图面的管理。

4.3各有关部门负责各自部门的质量记录及专用文件与资料的保管。

5．文件分类：

5.1质量手册（QM）：

用以描述本公司质量方针、组织机构、职责及质量管理体系运行规则的文件。

5.2程序文件（QP）：

本公司各部门为达成质量目标，依据质量手册的系统运作原则，所延伸制定的工作程序及管理办法等文件资料。

5.3作业指导书（WI）：

将质量手册或程序文件上所规定的质量规格、技术标准等，作详细描述的指导文件。

如规格书、检验标准、规章制度、操作指导书、技术工艺图面等。

5.4表格记录（FM）：

用以显示各项质量活动实际运作的文件资料。

如检验报告、客户订货合同、供应商评估记录、教育训练记录等。

5.5外部文件：

客户或供应商所提供的样品、样件、标准书、技术资料及相关引用的国际、国家、部门标准或行业标准等。

5.6质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单统称四阶文件。

品质手册

程序文件

作业指导书

质量记录表单

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

3/7

6．作业程序

6.1文件的编号原则如下：

A、质量手册编号如下：

年份版本代码

质量手册代号

西特吉企业代号

如：

XTJ—QM—2005代表西特吉企业质量手册第2005年版

B．程序文件及管理办法编号如下：

序号

ISO9000:

2000章目

程序文件代号

总部及下属公司代号

如：

XT-QP-04-01代表西特吉企业总部针对ISO9000:

2000标准第4章要求编写的第1个程序文件

DJ-QP-08-03代表西特吉企业电子灯具公司针对ISO9000:

2000标准第8章要求编写的第3个程序文件

C．作业指导书、作业标准书编号：

序号

作业指导书代号

部门代号

下属公司代号

如：

WJ-PJ-WI-003代表西特吉五金橡塑公司品管部第3份检验标准书（或检验作业指导书）

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

4/7

D．质量记录、表单编号：

序号

表单记录代号

部门代号

下属公司代号

如：

XS-RS-FM-001代表西特吉销售公司人事部第1个质量记录（表单）

6.2企业总部及下属公司代号

西特吉企业总部XT五金橡塑公司WJ销售公司XS

电子灯具公司DJ数字通信公司TX

6.3企业总部及下属公司各部门代号

总部办公室ZB资产管理部ZC财务部CW人力资源部RL

发展规划部GH市场部SC办公室BG品管部PG人事部RS生产部MD

营销部YX信息部XX物流部WL采购部CG工程技术部GC设备SB

仓库CK工艺技术部GY技术研发部YF造粒车间ZL注塑车间ZS

6.4文件和资料分为受控文件和非受控文件。

受控文件的围如下：

（1）1-4阶文件

（2）外来文件（3）客户图面样件、样品，安规、ISO9000系列标准相关国际、国家、部门标准、行业标准等。

受控文件加盖“受控文件”印章并注明分发号，分发到各相关部门及场所，非受控文件只进行编号，加盖“非受控文件”印章，不办理更改、换版回收等手续。

6.5文件的编写、审核、批准、发行、换版回收、修订及管理

6.5.1文件的编写制订职责：

A．质量手册和程序文件由管理者代表组织各部门人员编写制订。

B．管理者代表负责组织相关部门编写作业指导书、作业标准书、包括产品标准书、技术图面、生产技术文件、采购标准、检验和试验规、QC工程图、设备维护和操作规、岗位职责和其他管理文件等。

6.5.2各类文件（质量记录除外）的统一格式如下：

文件编号

文件名称

版次

制定日期

生效日期

分发号

编制

审核

批准

页次

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

5/7

6.5.3文件的审核与批准

6.5.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。

6.5.3.2作业指导书、作业标准书由各相关部门主管审核，管理者代表批准。

6.5.3.3当文件编写人员是规定的审核人员时，由该文件编写人员的上一级职位领导审核。

6.5.4文件的登记及管理

6.5.4.1文件审核批准后，原版文件交由文件管理员填写于“受控文件清单”中，存入电脑的文件也由文件管理员进行归档登记并设置文件保护密码。

为防止文件的丢失，所有存入电脑的文件均应有备份，电脑储存的文件也应进行标识。

6.5.4.2需临时借阅文件的人员，应填写“文件借阅申请表”，经部门主管批准后方可借

阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还应由文件管理员收回，原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。

6.5.4.3文管员在每次部质量审核前负责依照“受控文件清单”检查各使用部门的文件的有效性，发现问题及时处理。

6.5.5文件的发行

6.5.5.1受控文件的发行由文件制订部门填写“文件发行审核表”，经管理者代表批准（质量手册、程序文件由总经理批准）后，由文管员注明分发号并按发放围发行文件，且需在文件正面每页标题右下角加盖“受控文件”章以便识别。

6.5.5.2文件领用人在“文件发行登记表”上签名领取有分发号和加盖“受控文件”章的文件，每份文件都有不同的分发号，便于追溯和换版时回收。

6.5.5.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“受控文件申请表”，经该部门主管及管理者代表批准后，到文管员处办理领用手续。

公司不得使用未加盖受控文件章的受控文件的复印件，一经发现立即由文管员收回销毁，并追究责任。

6.5.5.4当文件使用人的文件严重破损或遗失时，应按6.5.5.3办理申请补发手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时应作出检讨）。

文管员再补发新文件和重编新文件的分发号，并通知各部门，防止误用，同时破损文件应销毁。

6.5.6文件的更改

6.5.6.1文件需更改时，应由文件更改申请人或文件更改提出部门的主管填写“文件更改申请表”，说明更改原因，经文件更改申请部门主管批准，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

6/7

6.5.6.2文件更改的核准，应由原版次人员核准，原版次核准人变动时可由原版次核准人上级或接替其职位人员核准，但必须获得原核准背景资料后才能进行文件更改核准。

6.5.6.3文件更改批准后，由文件管理员实施更改。

文件更改时注明更改生效时间，并按“文件发行登记表”的发行更改后的文件，同时收回作废的旧文件，文件更改时应在更改处以“△”标记提醒注意。

6.5.7文件的换版与作废

6.5.7.1文件经多次修订（修订状态从0至9次）或文件需要进行大幅度修改时应进行

换版。

原版文件作废，换发新版本，“非受控文件”和“参考文件”不办理更改和换版。

6.5.7.2旧版文件由文管员按“文件发行登记表”收回并记录，需作资料保留的旧版文件，经管理者代表批准加盖“参考文件”印章后至少保留一份在文件管理员处，其它旧版文件加盖“作废”印章或销毁。

6.5.7.3质量记录表单（FM）随相关的文件一同分发控制，其更改时，单独按6.5.6的相关容进行。

6.6外部文件的管理

6.6.1直接引用的各类外部文件，由管理者代表批准后方可使用，文件的发放管理参照6.5.5条执行，并加盖外来文件受控章。

6.6.2技术研发部门负责定期（每年初）到有关部门核查所用的国际标准、国家标准、部门标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。

6.6.3文件管理员对发放到企业外部的受控文件（供应商、外协厂的加工图纸、技术规等）进行发放管理、更改及作废的控制。

6.7电脑文件的管理

6.7.1电脑中的质量管理体系文件由文件管理员统一管理，未经管理者代表批准不得擅自更改。

6.7.2文件管理员打印的文件应经审核批准后才能发放。

6.7.3电脑中的质量管理体系文件应有备份。

6.7.4任何人不得擅自复印质量管理体系文件，需要复印质量管理体系文件时，须经管理者代表批准后才能复印。

6.7.5电脑的受控文件也应有受控文件清单。

7．相关文件

记录管理程序

西特吉企业

文件编号

XT-QP-04-01

文件名称

文件与资料管理程序

版次

1/0

制定日期

2005-3-3

生效日期

2005-3-6

分发号

编制

审核

批准

页次

7/7

8．表单和记录

8.1文件借阅申请表XT-ZB-FM-001

8.2文件发行审核表XT-ZB-FM-002

8.3受控文件清单XT-ZB-FM-003

8.4受控文件申请表XT-ZB-FM-004

8.5文件发行登记表XT-ZB-FM-005

8.6文件更改申请表XT-ZB-FM-006

西特吉企业

文件借阅申请表

NO：

序号

文件编号

文件名称

版次

借阅日期

归还日期

借阅人

备注

XT-ZB-FM-001版次：

1/0

西特吉企业

文件发行审核表

NO：

文件名称：

文件编号

总页数

文件类别

版次

文件编写部门

编写人

文件拟发放至以下部门/人员：

核准意见：

核准/日期：

XT-ZB-FM-002版次：

1/0

西特吉企业

文件发行审核表

NO：

文件名称：

文件编号

总页数

文件类别

版次

文件编写部门

编写人

文件拟发放至以下部门/人员：

核准意见：

核准/日期：

XT-ZB-FM-002版次：

1/0

西特吉企业

受控文件清单

NO：

序号

文件编号

文件名称

版次

生效日期

备注

XT-ZB-FM-003版次：

1/0

西特吉企业

受控文件申请表

年月日NO：

文件名称

文件编号

申请部门

版次

申请事由：

申

请

人

审

核

批

准

XT-ZB-FM-004版次：

1/0

西特吉企业

受控文件申请表

年月日NO：

文件名称

文件编号

申请部门

版次

申请事由：

申

请

人

审

核

批

准

XT-ZB-FM-004版次：

1/0

西特吉企业

文件发行登记表

NO：

文件名称

办公行为规

总页数

1

发行日期

2005-6-3

文件编号

\

版次

1/0

编写部门

总部办公室

分发号

使用部门

签收

日期

旧版回收

备注

001

总裁

002

管理者代表

003

人力资源部

004

财务部

005

五金橡塑公司生产部

006

五金橡塑公司厂长

007

数字通信公司厂长

008

数字通信公司市场部

009

数字通信公司材料仓库

010

副总裁

011

数字通信公司生产部

012

数字通信公司采购部

013

数字通信公司品管部

014

数字通信公司技术研发部

015

数字通信公司成品仓库

016

五金橡塑公司技术部

017

五金橡塑公司品管部

018

五金橡塑公司生产车间

019

五金橡塑公司仓库

020

销售公司总部

021

资本运营部

022

销售公司信息部

XT-ZB-FM-005版次：

1/0

西特吉企业

文件更改申请表

年月日NO：

文件名称

文件编号

申请单位

版次

原编写人

原编写部门

申请更改事由：

更改前容：

更改后容：

申

请

人

审

核

批

准

XT-ZB-FM-006版次：

1/0