文件与资料管理程序.docx

资源描述

文件与资料管理程序.docx

《文件与资料管理程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件与资料管理程序.docx（21页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

文件与资料管理程序.docx

文件与资料管理程序

1.0目的:

规范本公司的质量体系文件之拟订、发行、分发、修改、保存、废止等管理作业程序。

2.0范围:

适用于本公司质量体系文件及外来文件的管制。

3.0定义:

3.1QM:

质量手册英文简称;

3.2QP:

程序文件英文简称;

3.3WI:

作业指导书英文简称;

3.4FM:

表单英文简称.

4.0职责:

4.1本公司文件之制订、审核、批准与收发管制职责表如下：

（备注:

文件发行前由制定部门按下表完成批准工作）

职责

类别

制定

审查

批准

编号

收发控制

质量手册

管理者代表

总经理

文控中心

程序文件

相关部门人员

随文件审查

随文件批准

文控中心

4.2外来文件

文件类别

确认

控制部门

与产品相关的技术文件、国际、国家、行业标准

技术部

文控中心

外来质量体系文件

品管课

文控中心

安全、环保、劳保、卫生等方面的法律法规

人事课

文控中心

5.0绩效指标:

5.1文件回收率100%实际回收数/已受控发行数*100%

6.0工作流程和内容:

工作流程

工作内容和说明

使用表单

6.1文件编写原则:

质量手册、程序文件与工作指导书除以文字由左至右横向书写外，且佐以表格、图片及流程图作为附件。

6.2文件打印规格:

质量手册/程序文件由文控中心依实际需要确定打印规格；程序由相关单位按6.5格式进行编写；作业指导书按6.6由各部门自行依实编写，但同部门内作业指导书格式须统一。

纸张规格为A4。

6.3文件系统架构:

文件系统架构分为：

质量手册、作业程序书、作业指导书、表单四阶。

质量手册之格式规范

6.4质量手册之格式规范:

6.4.1质量手册编号原则

UPC――――QM――――01

镇威公司文件阶别流水号

6.4.2质量手册格式

6.4.2.1首页为封面

6.4.2.2第二页为变更履历表

6.4.2.3第三页为手册目录

6.4.2.4第四页起为质量手册正文

6.4.3质量手册正文内容包括

6.4.3.1公司质量管理体系范围；

6.4.3.2公司简介、质量方针、公司级质量目标、公司组织架构图及职责描述；

6.4.3.3公司ISO/TS16949：

2002质量管理体系运作过程识别及相互关系；

6.4.3.4公司质量保证作业流程图；

6.4.3.5ISO/TS16949：

2002与本公司程序展开权责对照表；

6.4.3.6ISO/TS16949：

2002标准要素的过程管理方法的描述；

6.4.3.7顾客的特殊要求说明。

程序文件之格式规范

6.5程序文件之格式规范

6.5.1程序文件编号原则：

UPC―――QP/00―――□□

镇威公司-文件阶别/标准条款-流水号01－99

6.5.2程序文件格式

6.5.2.1首页为封面

6.5.2.2第二页为“变更履历表”

6.5.2.3第三页起为文件正文:

6.5.3程序文件分八段式编写,分别以下方式:

6.5.3.1目的：

叙述制定该作业程序之目的。

6.5.3.2范围：

说明该作业程序适用之范围。

6.5.3.3定义：

解释在本程序内容中，涉及非国际公认或特殊事项或专业名称或英文之缩写，若无需定义的名词，可标明“无”。

6.5.3.4职责：

作业内容中，牵涉到主要单位或人员所须担当之事项。

6.5.3.5绩效指标:

衡量该过程控制实施结果.

6.5.3.6工作流程和内容：

说明该作业程序之流程，同时内文须提及相关程序文件、工作指导书之参考时机，与其附件或表单之使用时机。

变更履历表

工作流程

工作内容和说明

使用表单

6.5.3.7相关文件：

列举与该作业程序相关之程序文件、工作指导书。

6.5.3.8使用表单：

列举并附上该程序实施过程中需使用到之表单、记录等。

原始之表单大小不予规定，但作为作业程序之附件时，纸张规格（含首页）为A4大小。

作业指导书之格式规范

6.6工作指导书（三阶文件）之格式规范

6.6.1工作指导书（如：

检验指导书、作业指导书、设备操作规程、管理规定类等）编号原则：

UPC――-WI□□―――□□□

公司名称-工作指导书-部门汉字拼音-流水号（001-999）

6.6.2图纸的编号参见《工程图纸编号管理规定》。

6.6.3工作指导书之编写格式规范参见（6.8.5）。

6.6.4管理规定类三级文件编写格式规范同程序文件之格式规范的1.0-4.0,5.0直接描述作业内容。

表单编号格式规范

6.7受管制表单之编码格式规范：

UPC－――FM――――□□□――――-□

公司名称-表单-表单对应部门流水号版次

注：

表单之版次从“A”开始,修订则更换为“B”,依些类推。

5.7.1原则上每页表单都应在其右下角编印编号。

5.7.2修改文件需删去表单时，表单编号也随之删去，其余表单之编号不予更动，需增加新表单时从后开始编码。

文件制订规范化

6.8文件之制订

6.8.1ISO/TS16949所必须的文件制订由管理者代表统一规划，各部按规格式要求起草编制。

6.8.2根据工作的需要，相关部门/个人提出文件的制订申请，由部门主管批准必要时由管理者代表结合现有的文件评估可行后，协调主办部门制订文件。

6.8.3主办部门负责收集资料并与相关部门研讨进行文件的编制，以确保内容切实可行，文件完成后制订部门必须向文控中心查询所编制文件的“文件编号”、“版本/版次”。

6.8.4质量手册、程序文件及管理规定类三级文件编有页码的每一项均须包含下列项目。

6.8.4.1文件编号：

填写该质量手册、程序文件、管理规定之编号。

6.8.4.2版本、版次：

版本以英文字母表示（A、B、C……）；版次以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、

工作流程

工作内容和说明

使用表单

A0---A5，B0、B1---B5，C0---），当文件为5次以下修改或三分之一篇幅以下修改时，修改文件版次；当文件有5次以上或三分之一篇幅以上修改时，修改文件版本。

6.8.4.3页码;

6.8.4.3.1页码格式为第几页，共几页（文件右下角）。

6.8.3.4.2由文件正文内容开始页编列，正文总页数为页次编列的最大数字，文件内容总页数不等于文件总页数（包括封面）。

6.8.3.3.3文件改版本时，所有页次须重编。

6.8.4.4文件标题：

即为该手册或程序文件之名称。

6.8.4.5制订部门：

文件实际编写部门。

6.8.4.6制订日期：

文件实际制订日期。

6.8.4.7内容：

则依阶梯式编码如

1．0

1．1

1．1．1

6.8.5其他工作指导书编写项目包括：

文件名称/标题、文件编号、制订日期、版次、页码、修订内容、制订、审核、核准等。

文件之修订/废止

6.9文件之修订、废止

6.9.1所有文件得依需随时申请修改。

6.9.2文件修订、废止，可由公司相关人员提出，填写“文件变更申请表”说明变更的理由，经管理者代表或部门主管审核，原批准人批准，方可进行文件之修订、废止作业。

必要时得召开文件修改审查会并召集有关部门，商议文件修改事宜。

6.9.3文件修改意见经过核准后，原主办部门根据修改意见予以修正，打印后送文控中心进行后续发行作业。

6.9.4质量手册、程序文件及管理规定类三阶文件的修改，应将修订状况记录于“变更履历表”中，并修订其版次，若该文件不合时宜时应予以废止。

文件废止时原始文件编号需予以保留或销毁。

6.9.5文件之修订，其版次之管制参见6.8.3.2。

变更履历表

文件审查/核准

6.10文件之审查、核准

6.10.1质量手册、程序文件、管理规定、工作指导书及表单完成后，送文件之4.1职责主管进行审查核准。

文件分发/回收

6．11文件分发与回收：

6.11.1文件制定／修订后由文控中心对文件编号、版本、版次核对无误后登录于“文件总览表”。

6.11.2首次发行之受控文件份数、对象由文件编

文件总览表

工作流程

工作内容和说明

使用表单

制部门根据文件适用范围进行确定.

6.11.3文控中心接收经审批的正本文件后须在封页上加盖红色“发行”印章（无封页的须在每页加盖“发行”印章），按“文件总览表”中规定的发放对象复印所需份数后，必须在封页或每页（无封页时）加盖红色“受控”与“文件生效”章,并请收文单位文件管理人员于“文件分发、签收表”上签收。

6.11.4当文件修订或废止时，由文控中心回收旧版或作废文件，并将回收记录填写“文件分发、签收表”的“回收”栏内，对于回收的文件应检查数量及内容的完整性，如文件遗失不能收回，责任部门必须在回收“备注”栏内填写遗失的原因。

每月统计分析所有失效文件的回收率，填写“文件回收率分析表”评估改善文件管理的有效性。

具体参见《数据分析及应用规定》.

6.11.5内部仅作为参考而不作为作业基准须加盖蓝色“非受控”印章，可不收回；对外发行之文件（如提供给客户、供应商）亦须加盖蓝色“非受控”印章。

6.11.6有遗失文件情形，或因工作需要须申请文件时，应填写“文件补发申请表”经部门最高主管必要时经管理者代表核准后，向文控中心申请补发。

文件分发、签收表

文件回收率分析表

文件补发申请表

外来文件接收与发行

6.12外来文件接收与发行

6.12.1外来文件由各收集或权责部门主管签署后统一提交文控中心登录于“文件总览表”，由文控中心存档并加盖红色“接收”章。

依其版次进行登录；若无版次时，以发行日期为版次。

外来文件须用于制造、检验时，由文件收集部门主管审查核准后由文控中心进行分发。

分发时，应在适当位置加盖“受控”章予以发行,发行时应登记“文件总览表”上。

文件总览表

文件的管理

6.13文件的管理

6.13.1所有的受控文件任何人不可以随意修订、涂改，必须保持文件清晰、易读。

6.13.2文件的发放必须确保适用的部门或场所获得文件的最新有效版本并及时撤离失效文件。

6.13.3从使用部门回收的旧版或作废文件（影印件）由文控中心统一销毁或适当标识后作再生纸张利用，其他任何部门不可私自处理作废文件。

工作流程

工作内容和说明

使用表单

6.13.4原版文件废止时由文控中心加盖“作废”章进行作废，文件须按保存期限予以销毁（原版作废文件至少保存三个版次）。

6.13.5各部门和个人都不得保留已失效或作废之文件。

6.13.6文控中心必须对所有的文件进行分类、标识、归档，并于每一档案首页建立“文件档案目录”以便文件的检索，当有新文件增加或修订时，“文件档案目录”必须每月定期修订。

6.13.7借阅文控中心有关文件、资料时，需征得文控中心同意后并填写“文件借阅登记表”.

6.13.8各部门之文件管理员亦需按以上要求对本部门文件建立“文件档案目录”进行管理。

6.13.9文控中心随时更新“文件总览表”，以供各单位核对所使用的文件是否为最新之版本与分发份数，文件使用部门须保持文件为最新版次。

文件档案目录

文件借阅登记表

文件总览表

外部文件变更控制

6.14外部文件变更控制

6.14.1与产品相关的外部文件（特别是客户工程标准、规范、图样）发生变更时，技术部应在2个工作周内或按顾客要求的时间组织相关人员对更改内容进行评审，并将更改后之内容交文控中心登记后，分发至相关部门。

参见《产品及过程变更管理规定》。

资料管制

6.15资料的管制

6.15.1资料要经适当的审核才可发出，发出时以适当的方式签收。

6.15.2资料可利用适当的目录方式管理。

6.15.3资料不可随意涂改，要求签名以示负责。

6.16经填写内容后之表单，得依《质量记录管理程序》进行保存与管理。

7.0相关文件

7.1工程图纸编码规定

7.2数据分析及应用规定

7.3产品及过程变更管理规定

7.4记录控制程序

8.0使用表单

8.1变更履历表

8.2文件变更申请表

8.3文件总览表

8.4文件分发、签收表

8.5文件回收率分析表

8.6文件补发申请表

8.7文件档案目录

8.8文件借阅登记表

公司部门代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

部门

代码

品管课

100

文档中心

101

技术部

200

设计课

201

工模课

202

数控课

203

生产部

300

生管课

301

物料课

302

橡胶课

303

冲床课

304

烤漆课

305

装配课

306

管理部

400

人事课

401

总务课

402

业务课

500

采购课

501

财务课

600

管理者代表

700

总经理

800

公司部门表单代码

部门

代码

品管课（文档中心）

001－199

技术部

200－299

生产部

300—399

管理部

400－499

业务课

500－599

财务课

600－699

变更履历表

修订日期

修订页次

修订内容

版次

修订人

批准人

UPC-FM-016-A

文件编号

版次

申请日期

文件名称

申请部门

申请人

申请部门主管

申请原因：

变更描述

变更前

变更后

原批准人

经理/管理者代表

意见

文件变更申请表

□修订□废除

UPC-FM-018-A

文件分发、签收表

文件编号

文件名称

版次

序号

部门

签收

回收

备注

签收人

时间

份数

签收人

时间

份数

销毁内容

执行者

销毁日期

确认人

UPC-FM-017-A

文件回收率分析表

序

号

文件编号

版本

已发放

份数

回收

分数

单项

回收率

未回收单位/份数

合计

部门代号

100

200

300

400

500

600

700

800

未收份数

上月平均回收率

本月平均回收率

目标值:

未回收文件对应部门分析图（每月）

文件回收率目标达成趋势图

原因分析：

改善措施

UPC-FM-019-A

文件补发申请表

文件编号

版次

文件名称

份数

备注

申请原因：

申请人/日期

文控负责人/日期

部门主管/日期

管理者代表/日期

UPC-FM-020-A

文件档案目录

序号

文件编号

文件名称

版次

发行日期

备注

UPC-FM-021-A

文件借阅登记表

N0.

文件编号

文件名称

版次

借阅日期

借阅原因

归还日期

借阅人

备注

UPC-FM-015-A

文件总览表

□质量手册□程序文件□作业指导书□外来文件□表单

文件编号

文件名称

版本

发行日期

权责

分发单位/数量

制定

单位

核准

总

经

理

QMS推行小组

技术部

生

产

部

财

务

课

管理部

品

管

课

业务课

备注：

技术部分别为（设计课、工模课、数控课）；生产部分别为（物料课、橡胶课、冲床课、烤漆课、装配课）管理部分别为（总务、人事）

说明：

若文件废除时于NO注栏前注明

核准：

复

核：

填表：

UPC-FM-022-A

展开阅读全文