方志资料的搜集与整理方法.docx
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方志资料的搜集与整理方法
方志资料的搜集与整理方法
2016-08-23
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地方志书，是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。
资料是志书的基础，是志书的生命，方志没有丰富翔实的资料，就成了无源之水，无本之木。
资料的搜集、整理与运用，是方志编纂中的关键一环。
新一轮方志纂修，对方志资料的收集、整理与运用，提出了新的、更高的要求。
我们要在党的路线、方针、政策指导下，收集各地、各业在党的领导下，推进改革开放，进行社会主义现代化建设的重要现实资料，并科学整理运用，以充分反映全面建设小康社会、实现社会主义现代化这一伟大壮丽的事业。
一、资料分类 资料按其来源，大致可分为文字资料、实物资料、口头资料、网络资料4类。
1.文字资料 文字资料是指以书面文字形式存在的资料。
包括以下几方面：
文献档案。
档案是历史活动的真实记录和具体反映。
文献是指具有历史价值的文字资料，许多文献资料已经入档，但仍有大量资料没有入档，散存于各个单位和各种形式的文字载体中，应该注意收集。
档案和文献都是编志最主要的资料来源。
报刊图书。
包括各时期报纸刊物上关于某一方面或某地的报道、文章等。
报刊资料是历史活动的真实或曲折的记录，所记载的内容丰富具体，有较高的史料价值，是编修志书重要的资料来源。
有关本地区、本部门和相邻地区、部门的出版物，记载了当地的情况。
这些资料对于方志编纂也十分有用，编纂时可以批判地运用。
私人著述。
包括当事人、当地人的笔记、手稿、函电、笔记、诗文、回忆录、调查记录、演讲稿等，这些资料无论是否正式刊出，往往都具有很高的史料价值，能够补充档案资料的不足，在资料收集时应注意收录。
2.实物资料 实物资料是指具有资料价值的实物。
主要有以下几种：
遗址、遗迹。
这些资料能够提供前人日常生活、社会活动、文化发展等相关情况，对于考察历史往往能够提供极具价值的资料。
文物。
蕴藏丰富的文物，真实地记录了事物的本来面貌，甚至本身就是事物的本来面目，因此有的甚至比文字更可靠，更富有生命力。
方志部门可以和有关部门合作，把这些实物拍成照片，直接运用于志书中，并准确说明，以证实历史事实。
图片资料。
各类图片能够真实地反映当地政治、经济、文化、社会、军事、自然、人物等场景和面貌，是方志资料的重要组成部分。
碑刻。
用以刻石记事的碑刻及其碑文，内容涉及自然、经济、政治、文化等方面，从不同角度反映真实的历史，是编修方志的珍贵资料。
3.口头资料 口头资料又称活资料，是指保存在当事者、知情人记忆中的和在群众中口头流传的资料。
这些资料往往更能反映社会的真实情况，是志书记述社会关系，反映人的品格、业绩与精神面貌，从而使志书更好地体现真实性的不可缺少的素材。
4.网络资料 随着计算机网络的兴起，通过因特网获取资料成为最迅速、方便的方法。
我国已有吉林、黑龙江、福建、山东等省建立省情资料信息网，这为查阅网络资料提供了便利条件。
收集资料要尽可能在“广”和“全”上下功夫。
“广”指收集的面要广，“全”指收集应具有深度。
只有广征博采，宁多勿缺，才能使志书的编修具有坚实的基础。
特别是新一轮方志纂修，要多注意收集1978年改革开放以来，尤其进入21世纪全面建设小康社会的新情况、新资料。
二、资料收集准备 进行资料收集工作之前，应根据所编志书的大体内容，围绕每部志书的框架结构，篇、章、节、目设置，拟订资料的征集提纲，根据本地区或本部门的特点，按照每部志书的基本框架，列出各时期的重大事件与问题，划分成几大部分，研讨出可以付诸实施的资料收集提纲，形成一个完整的资料收集系统。
与此同时，要做好有关人员分工，明确各自任务。
参与编修志书人员应亲身参与资料收集，这样可以确保资料收集的质量。
在收集时应尽可能多地占有资料，不仅要收集正面资料，而且要收集反面资料，对同一事件的不同记载应全部收录，以保证资料的完整性。
具体操作应遵循“三先三后”原则。
一是“先内后外”。
先收集本部门、本系统的有关资料，采访本单位、本部门的知情者，然后再收集其他单位、其他地区的资料，这样可以避免舍近求远，延误时间。
二是“先急后缓”。
先收集在世人的口头资料，或即将工作变动的同志所掌握的资料，以免失去时机。
对需要销毁或可能被毁的资料，更应及时抢救或收集。
三是“先远后近”。
先收集离现在时间较远的资料，再收集现有资料，也即先收集近志书上限的资料，后收集近志书下限的资料。
以时间为序，既便于尽可能多地保存较早期的资料，又使整体资料条理清楚。
三、资料收集基本途径 方志编纂的过程实际上就是资料收集并消化吸收的过程，因此资料的收集至关重要。
在收集资料时，应尽可能多地占有资料，凡是和志书内容相关的资料都要详加收集，博采略取，对收集到的资料再进行精细加工。
方志资料收集可通过以下9条途径进行。
1.查阅档案 档案能够为修志提供重要的资料，应着重收集。
收集的过程可分两步完成：
第一步，查阅本单位自存的文书档案。
这一过程可将查阅档案和清理档案结合起来，弄清本单位自有资料的数量、类型、涉及的范围、各类资料的情况、欠缺的资料等。
因为工作量较大，可考虑多派一些人集中收集整理。
第二步，到档案馆查阅。
去档案馆查阅资料应遵循“先近后远”的原则。
查找档案线索可利用档案馆的各种检索工具，如案卷目录、重要文件目录、专业目录、全宗介绍、专题介绍、专题卡片等。
各种档案资料收集齐全后，要将属于同一范围的档案资料汇集在一起，并考证整理，便于利用。
2.查阅书籍报刊资料 书籍报刊，特别是记载本地区、本系统情况的书籍和本地区的专业性报刊，保存大量有用的信息，是资料收集的重点。
在查阅资料时，可先列出书目和报刊文章目录，直接到图书馆或有关单位查阅，这样查阅目标明确，可以提高工作效率。
除了利用历史资料外，还要注意对现有资料的利用，如当地的人口普查、地名普查、土地资源普查、农业普查、工业普查、第三产业普查等资料。
这些资料都已编印成册，查阅方便，使用可信。
3.收集活资料 由于一些因素的影响，有些史事没有书面记载，给方志编纂的书面资料收集带来困难。
这就需要通过访问当事人、见证人或对这些事情有了解的相关人士，记录这些内容，以弥补缺失。
收集活资料主要有3种方式：
一是请进来，即通过举行座谈会，邀请有关人士参加，通过座谈的方式了解当时的史事，并记录归类，考证后存档以备写作时使用。
二是走出去，修志人员登门拜访当事人。
这种方法使当事人可以不受时间的限制，尽可能多地回忆当时的情况，且还可以让其家人协助回忆，效果较好。
三是约请有关人员撰写回忆录。
4.实地调查 通过实地调查可以获得生动、具体的第一手资料，因此，实地调查也是收集资料的主要途径之一。
在实地调查时，还可以借助照相、绘图、录音录像等现代科技手段配合资料收集，使资料的类型更加丰富，表现力更强，也便于更好地保存。
5.利用方志馆馆藏资料和地情资料库所藏资料 我国已有十多个省份建立方志馆，许多市、县也建立方志馆。
作为专门的方志收藏部门，方志馆收藏许多地区性或全国性的方志资料，是方志资料存储的宝库。
资料收集人员可以通过查阅或借阅的形式，利用方志馆藏资料，复印、抄录自己所需要收集的资料。
还有一些省份建立了省情资料库，这些省情资料库收集大量丰富的地情资料或与方志有关的资料，而且形式十分丰富，声、像、图、文并存。
省情资料库的资料收集工作可通过计算机检索出所需资料，全文拷贝保存入磁盘或打印，应用十分方便，应多注意收集。
6.广泛征集资料 在组织专职人员集中力量收集资料的同时，还要广泛发动群众和基层单位提供资料。
可通过发布文告征集，布置所属重点单位写志，印发调查表、调查提纲由基层单位撰写，发动知情者提供资料等方式进行。
7.查阅外文资料 新中国成立后，特别是改革开放以来，中国对外交往日益频繁，签订许多条约、协定、合资合作项目，以及贸易合同、援外等项目，留下丰富的外文资料（以及中文资料）。
这些资料从不同角度记载一些历史事实，对方志编纂很有帮助。
为此资料收集人员可根据图书馆、档案馆的分类卡片或索引，查找有关本地的外文资料，以补充中文资料的不足，丰富志书的内容。
8.收集缩微资料 缩微资料是以感光材料为存储介质，以缩微照片为记录手段而产生的一种信息存储和传播媒体，包括缩微胶卷、缩微胶片、缩微卡片、缩微印刷品等。
许多珍贵的历史地理资料，就是以缩微资料的形式保存在各大图书馆、博物馆里的。
这种资料存储方式的特点是存储密度高、体积小、价格便宜、传递方便；但也有缺点，缩微资料不能直接阅读，需要将其复制放大后方可使用。
9.网上收集资料 国际互联网的普及使人们通过网络查阅资料变得十分方便、快捷。
互联网可以让人们查阅国内外网站上的所有资料，大大方便方志资料的收集。
现在，许多档案馆、图书馆、官方的政府网站、机关网站、企业网站、行业网站等已经普遍采用计算机存储资料，不少资料已经上网，大大方便人们的网上资料收集。
另外，许多省份已经建立省情信息网，这为人们利用因特网查阅地情资料提供有利条件。
随着时代的发展，技术的不断进步，网上资料必将成为重要的方志资料。
除了上述资料收集途径外，还可以通过收集音像资料来获得方志编纂所需资料，如录音带、幻灯片、电影片、录像带、光盘等。
三、资料收集具体方法 1.全文复印或抄录 一些综合性资料，暂时无法分类的、具有很高价值的珍稀文献，或者非主题资料，准备作为旁征和参考用的，可以全部复印或抄录，以后根据需要使用，或原样收藏，或再作进一步整理。
方志工作人员在收集资料时应注意掌握收录的标准，只收取有关的资料，从而提高资料的利用率，也可以降低时间成本和经济成本。
2.摘要抄入卡片 在收集资料时可以按照一事一卡的原则直接摘要抄入文摘卡，根据各地的经验，有的以章，有的以节，还有的细到以目为一事记入一卡。
卡片表头内容有：
分类、编号、资料题目、资料种类、保存单位、原馆藏编号、原文题目、著译者、卷、期、册、页、形成年代、出版时间、被采访人、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、摘抄人、摘抄日期、摘抄内容等。
一单位卡片规格应力求一致，以便于管理和利用。
3.采访记录 采访活资料时，无论是开座谈会还是单独访谈，都应该做好记录。
采访记录要全，要忠于讲述者的原义，并使用讲述者讲话的语气记录。
采访结束后，要及时整理清楚，并交给讲述者审阅签字。
如果条件具备，采用录音或录像效果会更好。
另外，也可请讲述者事后写成材料。
在采访记录的表头上，要注明被采访者的姓名、性别、年龄、学历、职务、单位、住址、采访人、采访时间等。
但以上这些做法都应得到采访者的同意。
4.考察记录 为了考察某些历史遗迹，为了寻访新的资料，或为了印证旧志书中的记载，往往需要带着问题进行实地考察，通过亲历、亲问，了解事情的原委，辨明事情的真假，从而保证资料的真实可靠性。
实地考察时要随时将调查的情况和测量的数据记录下来，必要时还要进行摄影、摄像和测绘，以求资料的真实、准确。
在具体的收集资料过程中，应做到：
一是按照事先拟订的篇目制定资料收集提纲，资料应按照提纲去收集，做到目的明确。
二是应坚持采编结合，边收集、记录，边整理、编写，以迅速熟悉和掌握所收集资料的情况。
三是要注意资料收集的深度、广度。
收集资料时应弄清资料的来龙去脉，前因后果，这样运用资料时才会得心应手。
资料收集时还要注意收集到的统计数据齐全，既要收集点上的资料，又要收集面上的资料。
四是要注意收集资料的灵活性。
首轮修志，在资料收集上下了不少功夫。
但也存在一些问题，诸如：
“谱今有余，略古太过”，造成历史上（特别是民国时期、“文化大革命”时期）资料的重大缺漏；“静态资料多，动态资料少”，出现“见物不见人”情况；“档案资料多，口碑资料少”，难以相互印证和生动记述；“资料照抄照录，出处记载不清”，难以查对核实，等等。
在新一轮修志中，这些问题都需引起注意。
四、资料鉴别 收集、整理、保存资料，其目的全在利用，而在利用资料之前必须对资料进行鉴别和选择。
如果没有确凿无误的史料作基础，志书就很难传信后世。
志书的资料来源广，种类多，数量大，时间长，一事异载、一题几说、真伪相间、正误互见等问题在所难免。
这就需要对资料进行严格的核实、甄别、考证、校正。
资料的考订工作要贯穿于志书编纂的全过程，以达到万无一失。
在进行资料的鉴别中，必须坚持实事求是的原则，不唯上、不唯书、只唯实。
1.鉴别资料真伪 一是从资料来源分析其真实性与可靠性。
首先要看资料的类型，资料来自档案、书刊、口头时，一般应以档案资料为准。
另外还要看资料为何人所提供，根据资料提供者的身份、地位、职业等进行判断。
由于资料来源不同，同一事件，会有不同的记载，必须经过比较分析，判断其真实性。
二是从资料内容本身判断资料的真实性和重要性。
首先从资料涉及的时间、地点、人物分析、辨别真伪；其次从史料的内容分析、判断其反映的问题是否真实，与事实是否相符合。
三是从稿本分析。
首先看稿本是原始记录还是根据原始记录整理后的成文。
其次看稿本是属于草稿、底稿还是正稿。
一般说来，正稿属于定稿，准确可靠，价值大，比其他两种形式更为可信。
2.鉴别资料正误 一是书证。
即将同一问题在同一本书内或在不同文献之间进行对照比较，其中要注意有些文献会有以讹传讹的情况。
具体可分为两类：
一类是内证法，即以本书证本书。
具体方法是根据同一部书中所记录的同一资料的同异进行判断。
另一类是外证法，即用本书以外的材料来比较分析本书记载的正误。
在占有丰富资料的基础上，将记载同一时间、地点和同一事物的各种资料集中，认真排比对证，分析研究，以判断资料的真伪。
二是物证。
即以实物资料验证文献资料或者口碑资料，以防史实不真、错漏、讹误。
必须重视调查访问和实地考察工作，用实物资料考订事实。
三是人证。
即用口碑资料验证文献资料，通过知情人和各界人士进行核实。
四是理证。
即运用逻辑推理论证资料正误。
它以验证人的思想水平、学识水平并运用辩证逻辑推理判断是非。
有些资料不需要用其他资料对比论证，只用推理的方法，找出矛盾进行分析，就能判断真伪。
有时资料的失误十分隐蔽，需要志书编修人员对之进行严密的推理论证，以辨明真伪。
五是要用阶级分析的方法进行鉴别。
编志所用的许多历史资料，来自社会的书刊、档案，打着深深的阶级烙印，对此，修志工作者应有清楚的认识，注意用阶级的观点进行分析。
六是要对资料进行若干技术性的鉴别和考核。
包括：
从鉴别原始资料出发，由保存经过和流传过程考核真伪；从制作史料的原料和技术鉴别史料的真伪；从史料的行文格式、思想主题及其变化是否适合当时当地的制度、规定考核史料；从史料印章的样式、尺寸、花纹、字体、文字内容的变化鉴别真伪；从史料的字体、文字的变化进行考订；用理证的方法进行鉴别等等。
五、资料整理与分类 通过各种途径收集到的大量资料，内容丰富，种类繁多，应认真整理，确保资料真实、可信，为方志编纂做好准备工作。
对方志资料的整理和分类，有利于检查资料、熟悉资料，提高资料的利用效率，提高方志的编纂速度，起到事半功倍的效果。
由于搜集资料工作量大，时限跨度长，不能等资料搜集齐全以后再开始整理，而应边搜集边整理。
资料的整理大致有以下几个步骤：
1．编号登记 资料收集后，首先要按先后顺序编号登记。
登记方法主要有3种：
一是建立《文献资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、编纂者、出版时间、资料来源、提供或摘抄人、资料种类（书籍、报刊、档案、账簿、合同、契约规章、手稿、书信、日记等）、备注等。
二是建立《实物资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、发现时间、地点、提供资料者姓名、单位、住址、实物种类、应付报酬、备注等。
三是建立《口头资料登记簿》，内容包括顺序号、资料名称、被采访人、性别、年龄、职业、住址、采访人、采访时间、采访地点、资料种类、备注等。
如有条件，在备注栏内要写明资料的价值、可靠程度、是否已经鉴别等，供以后考证和利用时参考。
2．建卡归类 为了方便汇编资料和编写工作，按照编写提纲，每章为一类，按照一事一卡的原则，按章归类，资料笺上的类别即为编写提纲中各章的章名。
若原一张卡片记两件或几件事的要分开。
全文复印或抄录的，若有必要，也按一事一卡的原则进行整理。
卡片建立后，要将之分别归入基本篇目的类别中，便于采摘利用。
对于图件、照片、图像等，按照资料编目归类，分别装订到相应的资料中去，不另行造册，以便使用。
为了便于查阅，归类时可根据章、节编制代号，标于卡片上，如5—4，代表第五章第四节。
3．立卷保存 从管理、利用相结合的角度考虑，对通过建卡归类的大量资料必须仔细核对，分章装袋。
资料装袋不能跨章，但一章资料可装数袋。
各袋资料均在袋面附上本袋资料的目录．内容包括：
序号（即指该资料在本袋资料中的顺序号）、资料名称、登记流水号等，这些都应与“资料登记簿”一致。
无论是从什么渠道搜集来的资料，都要一律按照一事一卷编号储存。
这样，撰写时只需取出此卷，便可获得查阅、考订、研究某事的全部资料。
4．资料汇集 采用排列的方法，把同类的原始资料进行初步的筛选和集中，根据志书篇目的顺序，对资料进行有条理的排列。
汇集资料不仅比较系统而且保留着资料的原始性，极具存档价值。
在微机中进行汇集更便于存储，也便于进一步的加工制作，为资料汇编或长编打下基础。
5．专题资料汇编 专题资料汇编是在资料立卷储存后，对所收集的资料进行的再加工。
它在资料汇集的基础上，运用马克思主义的观点统率资料，记录某事物产生、发展、变化的全过程，剖析事物之间的内在联系和因果关系，揭示事物发展的规律。
汇集专题资料，能够发现现有资料中的缺失、错讹之处，从而有利于对资料的补充、丰富和订正。
6．资料长编 资料长编是在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后，按照志书篇、章、节、目对资料进行的初步纂辑，以完成从资料收集到志书试写的过程。
它是资料整理工作的最后阶段，具有半成品的性质。
长编是志书正式编纂的一次练兵，有利于发现问题，避免在正式编纂志书时出现大的失误。
泉州市级专志（部门志）编好送审时，要求一同报送资料长编，以便审核。
方志资料长编，就是按照志书确定的篇目要求形成的粗具条理的书稿。
长编不同于一般的资料汇编。
一般资料汇编，可以列出一些专题，各专题之间不一定有密切联系，没有纲目统摄。
而长编则已经初步具备了条理化、系统化，是由资料到志稿之间质变过程中的一种过渡形体。
这种过渡形体具有两个基本特征：
即基本按照志书的篇目编写，基本保持资料原始面貌（长编里允许保留未经加工的资料原文）。
整理方志资料长编的作用主要有5点：
（1）对资料搜集工作的全面检查。
资料搜集得齐备不齐备，有没有广度和深度，很难把握。
通过整理长编，把分散的资料，按照篇目对号入座，纳入各个章节之中。
当资料对号入座之后，就很容易发现：
某章某节，或某个目的资料不足，或者有空缺，进而弥补前段资料工作的疏漏。
（2）为总纂提供经验。
为避免从资料直接进入总纂可能出现的大改动，甚至推翻重来，造成人力、物力和时间巨大浪费的情况发生，提供可靠的保障。
（3）为总纂提供完整、坚实的资料基础。
有了一个资料完备的长编，编者在编纂时，就不必把过多的精力耗在临时查找资料、补充资料上，而是专心致志于推敲笔削。
这样就大大提高效率。
（4）因为长编基本上采录资料原文，这就为志稿的审查提供资料依据。
一般不需要再去查核资料卡，只要给审稿人提供一份长编即可，这就给志稿的审定工作带来很大便利。
（5）为本单位、本系统保留一部比志书成稿的字数多数十倍以上的资料。
志书受篇幅所限，容纳资料的量是有限的，而长编的容量，一般为志稿的三四倍，一旦志书定稿，长编可以存档，仍然可以发挥它的使用价值，为本单位、本系统提供服务。
长编的质量要求和志稿的质量要求大体一致，要求观点正确、资料翔实、体例完备、结构合理、特点突出。
与志稿不同之处在资料的容量上超出志稿三四倍，而且基本采录资料原文，保持资料原貌，文字上不做什么修饰。
并强调一定要逐一注明资料出处，无资料出处的长编，既不能成为笔削成书的基础，也不能成为审改志稿的依据。
编写长编有助于熟悉有关资料的存放卷号、数量和内容。
只有对资料了若指掌，才能运用自如。
可以选择某一段进行试写，由大家评议，统一认识、统一要求，然后全面铺开。
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