《档案建立与管理及业主入住管理 》.docx

《档案建立与管理及业主入住管理 》.docx

《《档案建立与管理及业主入住管理 》.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《档案建立与管理及业主入住管理 》.docx（22页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

《档案建立与管理及业主入住管理》

第七项

档案建立与管理及业主入住管理

第一章档案管理、业主投诉的管理模式

依据华圣欧洲城住宅小区项目的实际情况，我公司对投诉与回访记录、维修、维护记录、管理活动记录等档案以及档案建立的构想如下：

档案管理的工作原则：

符合实际、可操作、规范、严谨。

一、档案的建立与管理

规章制度的执行，需要通过档案管理手段来实现。

物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的，对相关记录进行规范、整理、归档，做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。

因此，我们将在此项目配备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

二、物业管理档案的分类

（一）竣工验收资料、房屋的单体竣工图、各单位档案、装修管理档案：

包括规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开发许可证、拆迁安置资料；红线图、竣工总平面图；地质勘察报告、开工竣工报告、图纸会审报告；工程合同、工程预决算、工程设计变更通知；竣工图；单位建筑、结构及隐蔽工程竣工图；消防、燃气等工程及地下管网竣工图；房屋消防、燃气竣工验收证明书、主要材料质量保证书；新材料、配件的鉴定合格证书；水电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料；砂浆、混凝土块试压报告；绿化工程竣工图；未完工的房屋公用设施、设备及公共场地的竣工日期；其他工程技术资料。

维修档案、巡视记录、运行档案、内部管理流程。

维修档案包括：

维修申请记录、投诉与回访记录；维修派工单；公共设施巡检记录等。

运行档案包括：

运行、维护保养及维修记录；设备管理台帐；计量器具及维保工具台帐；技术性文件资料明细表；备品备件台帐。

投诉与回访记录，维修维护记录管理服务活动记录及档案以及档案建立设想和档案管理设想。

物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据，做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

、

内部管理流程图

物业管理档案按三个层面进行分类管理：

①第一层面：

以建设部颁发的《全国物业管理示范小区标准》建立管理档案框架，对档案资料采用统一格式。

②第二层面：

融合了大庆市华圣欧洲城住宅小区项目的实际情况、ISO9001质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等，通过适应性修改，形成复合型项目物业管理档案资料。

③第三层面：

将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中，形成档案管理的终端。

三、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业主家庭资料

业主联系电话

包括：

正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、E-mail地址等。

业主室内装修管理资料

包括：

装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业主日常维修资料

包括：

维修、维修回访等记录情况。

业主反馈资料

包括：

服务质量回访记录、业主投诉及处理记录、业主意见征询、统计记录等。

四、物业档案管理的具体措施

业主档案资料是在业主入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业主的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业主档案的收集

我公司设立档案室，建立相应规章制度，对业主档案进行严格管理。

资料收集坚持内容丰富的原则。

在实际工作中从需要出发，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业主一户一档。

业主权籍资料管理

从业主入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。

管理和使用好权籍资料，动态反映业主权籍状况，为业主需求提供服务。

业主档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。

业主档案的归档

将收集到的业主资料每月五日前提交档案中心。

我公司档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

档案的利用

为业主服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业主管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

业主档案的管理

业主档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立即修复，严重时追究有关人员的责任。

业主档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第二章业主入住手续的办理

一、住户入住管理

（一）入住前管理（针对部分未办理入住的业主）

华圣欧洲城住宅小区管理处在住户入住前做好以下准备工作。

1．对建筑规划图纸、文字资料、竣工验收资料（占地面积、建筑面积、道路面积、清洁面积、绿化面积）等了解并存档，以尽快掌握设施、设备的操作方法、性能及方便日后查找；

2．明确管辖区域范围划分、毗临道路名称和四周大型建筑物名称；

3．清楚了解管辖区域主干道走向、大门方向、停车场位置、室外公共场所设施配套等现场资料；

4．掌握管理区域建筑物具体数量、方向座次、户型、户数及每户建筑面积；

5．清楚明确工程各项目承建（包）单位所负责工程范围，工程负责人，联系电话；

6．要求开发商或销售商对房产二次装修提交意向文字宣传资料及可行性规范制度；

7．确定入住时间，提前一周通过传媒、报纸和现场张贴住户入住手续的办理程序；

（二）入住仪式

物业管理公司协助开发商搞好入住仪式，完成办公现场布置，完成广告牌、彩旗、宣传横幅的布置，协调检阅仪仗队、升旗仪式等活动。

为了使住户对新家——华圣欧洲城住宅小区，有一个了解、熟悉、认同的过程，展现良好形象，我们将邀请高新区领导、住户代表参加入住仪式，为共同营造安宁、祥和、积极向上的气氛和良好的物业管理大环境，获得一个良好的开端。

同时，管理处开始现场办公，采用“一站一式一日通”的形式，方便住户办理入住手续。

（三）入伙（住）管理方案

提示业主在入伙前明白办理入伙手续时应带的文件资料及准备工作，以免办理手续时徒劳往返。

为业主办理入伙手续时，应程序顺畅，手续完善，票据正规。

即时完成入伙注记。

受理代办服务手续齐全、收费合理、守时守约、保证质量。

5、业主入伙流程（针对部分未办理入住的业主）

1）业主向售房单位/开发商办理售房手续后，签订售房合同并开出入伙通知书。

2）凭售房合同与入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。

3）物业管理公司在审核资料无误后，向业主介绍物业管理服务情况、收费情况；代开发商与业主签订《临时业主规约》。

4）若业主验房发现并提出质量问题，经确认，填写返修表送交开发商，管理处应协助开发商对房屋进行整改后，请业主再次验房。

5）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。

6）业主入伙流程图如图所示。

6、租赁住户入住流程

1）签订《租赁意向书》，并交付定金。

如一次看中房子的可直接签署租赁合同。

2）签订《租赁合同书》。

合同应附有《管理公约》等有关附件。

3）由物业管理公司工作人员带业主到现场验收房屋，如发现有房屋质量问题的，由物业管理公司通知工程队整改。

4）整改后或验收房屋没问题，业主就同物业管理公司签验收单，并从物业管理公司领取房屋钥匙。

5）交付押金和首期租金。

6）如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。

7、入伙作业标准

入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。

入伙各项资料齐全，记录规范完整，按户建立业主档案。

入伙各项收费正确，做到日结月清、帐表相符。

特约服务手续齐全，收费合理，守时守约，保证质量。

内部手册登记及时，即时完成注记。

入伙按户汇总，次月5日前全部归档。

8、入伙作业规程

由房产开发商或物业管理部门向业主发出入伙通知书。

业主携带购房合同书、入伙通知书、入伙手续书前往指定地点办理手续。

业主到管理处签收入伙资料，付清物业管理费用。

由指定的业主服务人员和维修技术人员陪同业主验房，抄录水电表底数并共同确认。

业主验房后若提出质量问题，填质量返修表，管理处加签意见后，由管理处协助开发商进行工程质量问题的返修工作。

如开发商或施工单位将工程质量问题委托物业管理公司返修时，双方须签字确认。

业主验房确认后领取钥匙，办理签收手续。

5、入伙作业检查规范

为了保证“华圣欧洲城住宅小区项目”入伙工作正常有序，管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。

1）集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节，发现问题，分析原因予以解决。

每月4次抽查入伙资料、记录，发现不符合作业要求，用书面通知相关人员整改，对确属运作上的不完善处，经分析后开具纠正/预防措施通知单加以落实完善。

2）正常情况入伙阶段，管理处经理每月一次抽查入伙工作资料，收费情况、记录情况及归档情况，发现问题应以不合格项发书面通知并整改。

『入伙通知书』

女士／先生：

您好!

您所认购的“华圣欧洲城住宅小区项目”栋号室的商品房，日前已经政府有关部门检查验收合格，准予入住。

现将有关入伙事项通知如下：

一、我公司拟定于年月日至年月日，集中办理入伙手续。

您可在回执中选定具体入伙日期前来办理，并在收到本通知后一周内将回执寄回我公司。

如您不能按时前来，在年月日后，请到销售中心办理入伙手续（法定节假日休息，恕不受理）。

二、集中入伙办理地址：

三、办理时间：

上午至，下午至。

四、集中入伙期间，我公司有关部门和物业管理公司将派员现场接待办公服务。

五、回执邮寄地址：

邮编：

传真：

特此通知。

　　　　　　合肥祥源房地产开发有限公司大庆市汉嵊分公司

年月日

『入伙通知书回执』

入伙通知书回执

合肥祥源房地产开发有限公司大庆市汉嵊分公司

兹接贵公司入伙通知书，本人购买的“华圣欧洲城住宅小区项目”号楼单元室商品房，拟定于年____月日前来现场办理入伙手续。

此复。

业主（签章）：

年月日

『入伙须知』

入伙须知

女士/先生：

欢迎您成为的业主！

我公司为提供良好的管理服务，兹先介绍有关入伙事项和有关收楼程序，以免您在接受新楼时，产生遗漏而导致不便。

请您认真阅读，以免产生麻烦。

请您在接到《入伙通知书》后，按约定的日期来办理入伙手续，以便我们及时为您提供服务。

您来办理入伙手续时请带齐以下物件：

购房预售合同；

业主身份证（或护照）及印章；

公司购买的还应带公司法人证件和公章；

《入伙通知书》；

已缴款项的收据（调换正式发票）；

未缴的购房款和物业管理应缴的款项。

如您委托他人来办理，还应带上：

您（业主）的委托书，应由律师见证；

您（业主）身份证（或护照）的复印件；

代理人的身份证或护照。

4、您办理手续时请按入伙手续书的排列顺序依次进行。

5、您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。

如有问题，请填入《房屋验收表》中，管理处将代表业主利益向开发商协商解决。

祝您顺利入伙！

*******物业管理有限公司华圣欧洲城住宅小区项目管理处

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日　

『入伙手续书』

入伙手续书

业主：

您认购的号楼单元室，现已具备入住条件，请您按如下顺序办理入伙手续。

谢谢您的合作。

1、房产收款组2、合同组

3、物业组

3、入伙组

二、住户装修管理

为了加强本小区装修工程的管理和监督，有效防止违章装修行为，保障住宅结构安全和外观统一，维护居民的正常生活秩序，根据《大庆市住宅装修管理规定》、建设部《家庭居室装修管理试行办法》等有关法规，我们将采取有效措施加强住户装修管理。

为保证华圣欧洲城住宅小区的高雅性和统一性及领先于同档次物业的特殊性，特制定严格的装修管理规定。

（一）设立装修管理领导小组

以管理处经理为总负责人，管理处经理助理、秩序维护员主管、保洁主管和设备主管为

组员，负责协调装修过程中的有关事项。

装修管理流程

1、业主向管理处装修管理小组提出装潢申请，携带装修图纸、施工单位资质证书及施工人员的身份证复印件到管理处填写《住宅装修申请表》与《施工人员登记表》，签署《安全责任书》、《装修协议书》，经管理处审批合格后，并办妥以上手续后，接待人员办理施工人员临时出入证方可施工。

管理处经理助理协同秩序维护员主管向业主和施工队介绍小区管理规定。

现场跟踪：

秩序维护员部主管和领班必须每天到装修户施工现场跟踪视察，了解施工情况并做好记录，必要时请设备人员同往。

装修完毕后，经秩序维护员主管或设备部主管验收后，在装修申请表上填写装修验收情况，并签名。

跟踪时，如发现有违章和妨碍公共利益的行为，应及时采取措施进行整改，必要时填写《整改通知单》，并现场拍照，以备留用与归档。

对违反装修规定者将依照有关条例采取如下措施：

批评、规劝

责令停工整改

报开发商、或政府有关部门。

对于材料进出、施工人员办证、施工工具的管理：

业主的装修材料搬运出小区时，必须由业主亲自到管理处办理出门证，签字认可，否则任何人一律不准把材料带出小区。

办理临时施工人员出入证和工具出小区手续必须由业主或施工负责人来管理处办理，其它人不得办理。

管理处经理每月不定期抽查4次装修管理情况。

（二）装修管理办法

装修申请登记程序：

业主办完所有入伙手续并仔细阅读《装修管理办法》。

业主携带装修图纸、施工单位资质证书到管理处填写《住宅装修申请表》，签署《装修协议书》。

施工单位填写《施工人员登记表》。

管理处审验业主、施工单位装修资料时，如发现有不合理处，应立即告知业主、施工单位对方案进行修改，直至修改合格后，方准予施工单位办理施工管理手续，开始施工，发放施工许可证。

施工单位负责人带好施工人员身份证或暂住证到管理处办理施工管理手续，交纳管理工本费，领取施工人员出入证。

为避免有损政府和邻居的利益，维护全体业主的共同利益促进物业的保值升值，在装修过程中，请业主和施工单位在装修前仔细地阅读有关规定。

（三）、装修资料管理办法

业主室内装修资料整理、归档工作由管理处经理助理负责。

装修资料包括：

《住宅装修申请表》、《施工人员登记表》、《装修协议书》、《安全责任书》等。

施工队伍联系地址及施工人员身份证复印件。

每户的装修资料必须齐全，每户装修资料与入伙资料放在一起，一户一袋，作为业主资料的一个组成部分，以便将来查阅。

资料中的所有文字，按规范填写，表格和责任书需打印，更正内容需规范。

业主装修结束，设备主管或秩序维护员主管验收房屋合格后，在申请表上签字，档案由管理处经理助理整理和归档。

【相关表式及告知性文件】

『装修申报表』

年月日物业编号

住户

姓名

电话

地址

装修

公司名称

注册地址

法人代表

电话

工地负责人

电话

项目

主要材料

时间

年月日起至年月日止

物

业

管

理

处

审批意见：

年月日批准人：

验收意见：

年月日验收人：

『装修管理协议』

甲方：

*********物业管理有限公司

乙方：

（装修业主）

为了共同维护本物业的房屋完好、环境整洁、优美，维护广大业主的利益，甲、乙双方根据《物业管理条例》和大庆市【2003】35号文件《住宅室内装饰装修管理办法》特制订本管理合同。

甲方作为本物业的管理单位，有责任对业主的装修工作进行检查、监督和管理。

乙方在实施装修过程中，愿意接受物业管理单位的监督和管理，遵守《住宅室内装饰装修管理办法》。

乙方应严格按照管理处审验备案的装修方案施工，不得擅自增加项目，改变施工图纸，不得擅自变动户内原有的设备及设施，严禁损坏承重墙。

乙方装修施工期为天，自年月日起，至年月日装修施工结束。

乙方把装修建筑垃圾袋装后，集中堆放至小区处，并保持周边环境的整洁。

乙方应督促所委托装修房屋的施工队到管理处办理施工许可证和施工人员出入证。

管理处的服务人员有权查验施工人员的出入证和身份证，如发现伪造、冒用、证件过期、无证作业，甲方可向施工单位罚款100元/人次，同时停止违规者进场作业。

乙方装修施工时间为8：

00—20：

00之间，并确保20：

00—次日8：

00期间不发出影响他人休息的噪声；提倡使用绿色涂料，在周围业主休息或做饭时，不宜进行污染性涂料施工。

乙方搬运装修材料，须听从甲方的指挥，搬运时间为周一至周五10：

00~15：

00，节假日不可搬运装修材料。

乙方装修施工时遵守下列禁止行为：

在外墙上开门、窗，在承重墙上凿、拆、打洞，扩大承重墙上原有的门窗尺寸，拆除连接阳台的砖、混凝土墙体；

2、凿、挖地坪、顶面；

3、随意封闭阳台。

4、侵占公共部位、走道。

5、在指定以外的位置安装空调机、排放冷凝水。

6、在阳台、外墙、门外塔建、加建、悬挂任何建筑物及晾衣架。

7、随意改变或移动电话、电视、煤气、水管、电线管等设施。

8、将没有防水要求的房间改为卫生间、厨房间；

9、损坏房屋原有节能设施，降低节能效果；

10、其他影响建筑结构和使用安全的行为。

乙方装修施工而造成的漏水、渗水等，应立即整改修复，并作相应赔偿。

乙方应督促施工队在搬运建筑材料和建筑垃圾时要注意保护楼内公共设施、设备，不损坏、污染楼梯、台阶、扶手栏杆，如有违背，甲方可作出处罚。

十三、甲方有责任向乙方提供在业主房屋内预埋水、电暗管的走向，乙方在装修施工时严禁在这些管道20厘米范围内撞击、打孔，如不按规定操作，造成管线损坏，责任自负。

十四、乙方须告知装修施工队，严禁电源线直接接在漏电开关上，严禁用电炉做饭，施工（木工、油漆）现场不许抽烟，需动用明火作业时要事先向甲方提出申请，经批准后方可施工。

十五、甲方应随时检查装修工作情况，发现有违章情况要及时制止。

十六、甲方有权停止违规施工人员的装修工作，因此产生的误工，由责任方自负。

十七、甲、乙双方应共同遵守本协议，如有违反，应承担相应的法律责任。

十八、本协议一式两份，经签字盖章后生效，具同等法律效力。

甲方：

乙方：

签订日期年月日

『安全责任书』

为了确保物业管理区域的公共设施的安全和施工安全，维护辖区的宁静、安全和外貌，本施工单位在为业主室内装修时严格遵守下列规定：

一、认真贯彻国家、大庆市和上级劳动保护、安全生产主管部门颁发的有关安全生产、消防工作的方针、政策，严格执行有关劳动保护法规、条例、规定。

二、负责进行对施工人员安全生产进场教育，督促施工人员遵守施工安全操作规程，按照规定采取必要的安全防护和消防措施，负责日常的安全检查、监督工作。

三、严格按经管理处备案的装修方案作业，自觉接受管理处对装修过程的检查。

四、装修施工期间严格遵守物业管理区域的大庆市【2003】35号文件《住宅室内装饰装修管理办法》和各项安全、防火的管理制度，如有违反愿意承担因此产生的一切后果。

五、施工现场不准乱泼水、乱扔垃圾，不准乱堆物、乱接电线，管理单位可收回违反者的出入证，取消施工资格。

六、施工期间要保持楼层公共设施的清洁、完好，如有损坏，须照价赔偿损失，情节严重将追究刑事责任。

七、严格执行防火、防爆制度，室内放有易燃物品时及木工、油漆阶段的现场不准吸烟、动明火，严禁使用电炉。

在电焊、气割等动火作业前，必须按规定办理动明火审批手续。

八、因装修施工造成管道堵塞、漏水、漏电、坠落等事故，需负责修复，并视情况予以必要的赔偿。

九、在装修活动中严禁出现影响建筑结构和使用安全的行为。

十、禁止使用国家明令淘汰的建筑装修材料和设施。

如有违反以上规定的行为，本施工单位愿意接受管理处的处理，并承担全部责任。

施工单位盖章

年月日

『施工人员登记表』

年月日编号：

住户姓名

地址

省市/县街楼室

电话

施工单

位名称

注册地址

经营范围

企业资质

法人代表

电话

工地

负责人

电话

装修项目

施工时间

主要材料：

主要施工机具：

施工人员登记

工种

姓名

性别

年龄

籍贯

身份证号

出入证

收发日期

出入证

已发

已收

补发

编号

工本费

施工证发放日期：

工本费共计：

（大写）

********物业管理有限公司华圣欧洲城住宅小区项目管理处

『临时出入证』

编号：

姓名

工种

照片

施工单位

装修住户

地址

华圣欧洲城物业管理处

签章

有效期

年月日年月日

发证日期：

年月日

『房屋质量整改通知书』

编号：

地址

楼层室

产权人

项目

整改内容

要求完工日期

整改情况：

开发商确认：

管理处确认

业主验收

*******物业管理有限公司华圣欧洲城项目管理处

年月日