行政文秘必备知识（共4页）2300字.docx

行政文秘必备知识（共4页）2300字.docx

《行政文秘必备知识（共4页）2300字.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政文秘必备知识（共4页）2300字.docx（4页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

行政文秘必备知识

　　一、红头文件的制作及标准

　　1.进行页面设置

　　选择&;文件&;&;&;&;页面设置&;选择&;页边距&;附签，上：

3.7厘米下：

3.5厘米左：

2.8厘米右：

2.6厘米。

选择&;版式&;附签，将&;页眉和页脚&;设置成&;奇偶页不同&;,在该选项前打&;&;&;。

选择&;文档网格&;附签，&;字体设置&;，&;中文字体&;设置为&;仿宋&;;&;字号&;设置成&;三号&;，单击&;确定&;按钮，选中&;指定行网格和字符网格&;;将&;每行&;设置成&;28&;个字符;&;每页&;设置成&;22&;行。

然后单击&;确定&;按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

　　2.插入页号

　　选择&;插入&;&;&;&;页码&;，&;位置&;设置为&;页面底端（页脚）&;，&;对齐方式&;设置为&;外侧&;。

然后单击&;格式&;按钮，&;数字格式&;设置为全角的显示格式，单击&;确定&;按钮，再次单击&;确定&;按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成&;四号&;;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

　　3.发文机关标识制作

　　选择&;插入&;&;&;&;文本框&;&;&;&;横排&;菜单项，鼠标将会变成&;┼&;，在版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键&;&;&;设置文本框格式&;，在这里来设置红头的属性。

　　选择&;颜色和线条&;附签，&;颜色&;设置成&;无填充颜色&;。

选择&;大小&;附签，&;高度&;设置成&;2cm&;;宽度设置成&;15.5cm&;。

注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

选择&;版式&;附签，单击&;高级&;按钮，水平对齐：

&;对齐方式&;设置成&;居中&;，&;度量依据&;设置成&;页面&;;垂直对齐：

&;绝对位置&;设置成&;页边距&;，&;下侧&;设置成&;2.5cm&;&;&;平行文标准，&;8.0cm&;&;&;上行文标准，注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击&;确定&;。

　　选择&;文本框&;附签，左、右、上、下都设置成&;0cm&;，单击&;确定&;完成。

文本框属性全部设置完成，单击&;确定&;按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色设置成&;红色&;，字体设置成&;小标宋简体&;，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

　　4.红线制作

　　首先将&;视图&;&;&;&;工具栏&;&;&;&;绘图&;选中，单击&;绘图&;工具条的直线工具，鼠标会变成&;十&;字形，左手按住键盘上的键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择&;设置自选图形格式&;，红线的属性在这里进行设置。

选择&;颜色和线条&;附签，&;颜色&;设置为&;红色&;;&;虚实&;设置为&;实线&;;&;粗线&;设置为&;2.25磅&;。

选择&;大小&;附签，&;宽度&;设置为&;15.5cm&;。

选择&;版式&;附签，单击&;高级&;按钮，水平对齐：

&;对齐方式&;设置成&;居中&;，&;度量依据&;设置成&;页面&;，垂直对齐：

&;绝对位置&;设置成&;页边距&;，&;下侧&;设置成&;7cm&;&;&;平行文标准，&;13.5cm&;&;&;上行文标准，注：

用户可根据实际情况进行调节。

单击确定。

　　5.文号制作

　　平行文文号：

文号&;&;三号仿宋、居中显示。

　　上行文文号：

文号&;&;三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人&;&;三号仿宋字体;签发人姓名&;&;三号楷体、右空一个字的距离。

　　注：

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法：

选择&;插入&;&;&;&;符号&;&;&;&;符号&;附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击&;插入&;按钮即可。

　　6.主题词制作

　　选择&;表格&;&;&;&;插入&;&;&;&;表格&;，选中表格，单击鼠标右键&;&;表格属性&;&;&;表格&;附签，&;对齐方式&;设置为&;居中&;;然后单击&;边框和底纹&;按钮，在&;预览&;窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：

主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

　　7.保存成模板文件

　　单击&;文件&;&;&;&;保存&;，&;保存类型&;：

选择&;文档模板（*.）&;;&;文件名&;：

给模板命名;&;保存位置&;：

模板所在路径（一般不做，默认即可）。

至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：

选择&;文件&;&;&;&;打开&;，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击&;打开&;按钮调出模板即可进行修改。

　　二、公文正文排版

　　1依据模板建立新公文：

选择&;文件&;&;&;&;新建&;&;&;&;常用&;附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

　　2制作公文正文内容：

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

　　标题&;&;二号小标宋字体，居中显示;主送机关&;&;三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

　　正文&;&;三号仿宋字体;

　　成文日期&;&;三号仿宋字体，右空四个字的距离，&;○&;和六角符号的输入方法一致，不能使用&;字母o&;或&;数字0&;代替。

　　文号、签发人、主题词&;&;按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。