初级会计电算化教学软件使用说明.docx

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初级会计电算化教学软件使用说明

初级会计电算化教学软件使用说明2

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《初级会计电算化》考试软件使用说明

第一部分考核知识点与模块对应关系表

根据财政部《初级会计电算化》考试大纲及相应教材，实务部分共涉及约45个考核点，现将实务操作考核知识点与考试软件模块对应关系总结如下。

章节

功能点

考核知识点

模块对应

账务处理

系统初始化

建立账套

系统管理

设置操作员

系统管理

分配权限

系统管理

设置外币种类及汇率

信息门户-基础设置

设置辅助核算项目

信息门户-基础设置

设置会计科目

信息门户-基础设置

设置凭证类别

信息门户-基础设置

输入初始余额

信息门户-总账

日常业务处理

输入记账凭证

信息门户-总账

修改记账凭证

信息门户-总账

查询记账凭证

信息门户-总账

审核凭证

信息门户-总账

记账

信息门户-总账

查询账簿

信息门户-总账

信息门户-现金

信息门户-往来

结账

结账

信息门户-总账

编制会计报表

新建报表

信息门户-财务报表

定义报表格式

信息门户-财务报表

定义报表公式

信息门户-财务报表

编制报表

信息门户-财务报表

应收/应付

初始设置

建立往来单位档案

信息门户-基础设置

定义付款条件

信息门户-基础设置

录入初始数据

信息门户-采购、销售

日常使用

录入收款单据

信息门户-采购、销售

录入付款单据

信息门户-采购、销售

往来业务核销

信息门户-采购、销售

账表查询分析

信息门户-采购、销售

工资核算

初始设置

建立部门档案

信息门户-工资

设置工资类别

信息门户-工资

建立人员档案

信息门户-工资

设置工资项目

信息门户-工资

定义工资计算公式

信息门户-工资

录入工资原始数据

信息门户-工资

定义工资转账关系

信息门户-工资

日常使用

录入工资变动数据

信息门户-工资

工资计算

信息门户-工资

计算所得税

信息门户-工资

工资费用分配

信息门户-工资

账表查询

信息门户-工资

固定资产核算

初始设置

设置固定资产类别

信息门户-固定资产

设置部门档案

信息门户-基础设置

录入固定资产原始卡片

信息门户-固定资产

日常使用

资产增减

信息门户-固定资产

资产变动

信息门户-固定资产

计提折旧

信息门户-固定资产

账表查询

信息门户-固定资产

第二部分考试软件应用介绍

考试软件安装完毕，可以通过两个入口对软件进行操作。

一是“系统管理”，二是“信息门户”。

一、系统管理

系统管理是会计信息系统运行的基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配功能权限。

具体包括以下几个方面：

账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理等。

1.启动与注系统管理

.内容说明

系统只允许以两种身份注册进入系统管理。

一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份。

（1）．以系统管理员的身份注册系统管理

系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。

（2）．以账套主管的身份注册系统管理

账套主管负责所选账套的维护工作。

主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理。

操作路径

开始→程序→初级会计电算化教学软件→系统管理

关键图示

2．建立账套

.内容说明

建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。

为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。

建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：

⑴账套基本信息：

包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。

账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。

账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。

启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。

在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。

⑵核算单位基本信息：

包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

⑶账套核算信息：

包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

行业性质表明企业所执行的会计制度。

行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。

企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。

编码方案设置包括级次和级长的设定。

级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。

操作路径

账套→建立

关键图示

3．增加操作员

.内容说明

操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。

每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。

操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

操作路径

权限→操作员

关键图示

4．分配权限

.内容说明

系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。

所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。

操作路径

权限→权限

关键图示

二、信息门户

除系统管理外的其他操作均需在“信息门户”中进行，启动与注册系统管理的操作如下。

操作路径

开始→程序→初级会计电算化教学软件→信息门户

关键图示

（一）基础设置

基础档案是指系统运行必须的基础数据。

基础档案的设置包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、外币及汇率、会计科目、凭证类别等。

1．设置部门档案

.内容说明

部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位。

设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。

部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入部门相关信息。

部门档案中包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。

操作路径

基础设置→机构设置→部门档案

关键图示

2．设置职员档案

.内容说明

职员档案主要用于记录本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。

职员档案包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

操作路径

基础档案→机构设置→职员档案

关键图示

3．设置客户档案

.内容说明

企业如果需要进行往来管理，就必须建立客户档案。

建立客户档案直接关系到企业对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。

客户档案中包含了客户的基本信息、联系信息信用信息和其他信息。

如果用户设置了客户分类，客户档案必须在末级客户分类中设置，如果未进行客户分类，客户档案则应在客户分类的“无分类”项下设置客户档案。

客户档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

操作路径

基础档案→往来单位→客户档案

关键图示

4．设置供应商档案

.内容说明

企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。

建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。

如果用户设置了供应商分类，供应商档案必须在末级供应商分类中设置，如果未进行供应商分类，供应商档案则应在供应商分类的“无分类”项下设置供应商档案。

供应商档案信息分为基本、联系、信用、其他4个页签。

操作路径

基础档案→往来单位→供应商档案

关键图示

5．设置外币及汇率

.内容说明

如果企业业务结算涉及外币，那么在“填制凭证”中所用的外币及汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。

操作路径

基础档案→财务→外币设置

关键图示

6．设置会计科目

.内容说明

会计科目设置的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。

财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系。

会计科目设置的内容如下。

科目编码。

科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。

其中，各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。

科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。

通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

科目名称。

科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。

在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。

科目中文名称和英文名称不能同时为空。

科目类型：

科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：

资产、负债、所有者权益、成本、损益。

账页格式。

定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。

通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

助记码。

用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。

通常科目助记码不必唯一，可以重复。

科目性质（余额方向）。

增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。

一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。

已有数据的科目不能再修改科目性质。

辅助核算。

也叫辅助账类。

用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。

银行账、日记账核算。

一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

外币核算。

用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。

一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名，

数量核算。

用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。

计量单位可以是任何汉字或字符，如：

公斤、件、吨等。

操作路径

基础设置→财务→会计科目

关键图示

7．设置凭证类别

.内容说明

许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。

通常，系统提供五种常用分类方式供选择：

记账凭证

收款、付款、转账凭证

现金、银行、转账凭证

现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证

自定义凭证类别

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：

借方必有：

制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；

贷方必有：

制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；

凭证必有：

制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；

凭证必无：

制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；

无限制：

制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

操作路径

基础档案→财务→凭证类别

关键图示

8．设置付款条件

.内容说明

为处理有现金折扣条件的采购与销售业务，需要进行付款条件的定义。

付款条件一般用“2/10，1/20，n/30”的形式表示，其含义是：

10天内付款给予2%的折扣、20天内付款给予1%的折扣、30天内付款不给折扣。

付款条件定义的内容有：

折扣有效期限、对应的折扣率、应收账款的到期天数。

操作路径

基础设置→收付结算→付款条件

关键图示

（二）总账系统

在总账系统中，可进行总账期初余额录入、日常处理及期末业务处理。

日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。

期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。

1．输入期初余额

.内容说明

在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。

期初余额的录入分两部分：

无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。

（1）无辅助核算科目期初余额录入

余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。

如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。

红字余额用负号输入。

（2）有辅助核算科目期初余额录入

在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。

相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。

期初余额录入完毕后，应该试算平衡。

期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

操作路径

总账→设置→期初余额

关键图示

2．填制凭证

.内容说明

在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。

一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。

通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。

凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。

（1）凭证头：

反映凭证编号和制单日期等内容。

凭证类别：

输入凭证类别字。

凭证类别是在初始化时设置的。

如果没有设置凭证类别，则此处为空。

此后，系统将自动生成凭证编号。

凭证编号：

在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。

在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。

制单日期：

系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

附单据数：

本张记账凭证应附的原始凭证的张数。

（2）凭证体：

输入本张凭证的分录信息。

包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。

摘要：

输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。

科目：

科目必须输入末级科目。

科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。

如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。

辅助信息：

对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。

辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。

如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。

系统根据数量×单价自动计算出金额。

若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。

输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。

金额：

即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

操作路径

账→凭证→填制凭证

关键图示

3．修改凭证

.内容说明

虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。

为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。

修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。

可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。

未经审核的错误凭证可直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再修改。

操作路径

总账→凭证→填制凭证

关键图示

4．查询凭证

.内容说明

总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。

具体体现在：

（1）丰富灵活的查询条件

既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。

各查询条件也可组合设置。

（2）联查明细账、辅助明细及原始单据

当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。

如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。

若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。

操作路径

总账→凭证→查询凭证

关键图示

5．审核凭证

.内容说明

为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。

审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。

操作路径

关键图示

6．记账

.内容说明

计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。

经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。

系统记账过程：

（1）选择记账凭证

即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。

确定记账范围时可以单击“全选”按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第1~9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。

（2）记账报告

系统自动记账前，需要相应的检查，检查完成后，系统显示记账报告，呈现检验的结果，如期初余额不平或哪些凭证未审核或出纳未签字等。

（3）记账

记账之前，系统将自动进行硬盘备份，保存记账前的数据，一旦记账过程异常中断，可以利用这个备份将系统恢复到记账前状态。

操作路径

总账→凭证→记账

关键图示

7．查询账簿

.内容说明

查询账簿包括基本账簿查询和辅助账簿查询。

1、基本账簿查询

基本账簿查询包括总账、余额表、明细账、日记账的账簿的查询。

打开“总账→账簿查询”菜单，可查询总账、余额表、明细账等账簿。

打开“现金→现金管理→日记账”菜单，可查询现金日记账和银行存款日记账。

2、辅助账簿查询

辅助核算账簿包括个人往来、部门核算、客户往来和供应商往来的总账、明细账查询输出。

打开“总账→辅助查询”菜单，可查询个人往来、部门核算辅助账。

打开“往来→辅助”菜单，可查询客户往来、供应商往来辅助账。

操作路径

总账→账簿查询→总账

关键图示

8．结账

.内容说明

通用账务处理子系统都设有结账功能。

根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作。

计算机的结账工作也应按此办理，稍有不同的是：

计算机每次记账时均已结出各科目的发生额和余额，因此结账工作主要是计算机控制系统改变某些状态，确定本月的数据已处理完毕，不再增加新的凭证。

结账工作应由具有结账权的人员进行。

由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。

通用账务系统结账工作的一般处理步骤：

（1）停止本月的记账工作。

（2）进行数据保护：

数据保护的过程与记账基本相同。

（3）进行试算平衡。

（4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。

操作路径

总账→期末→结账

关键图示

（三）财务报表

1、定义报表格式

.内容说明

报表格式设置的具体内容一般包括：

设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。

报表定义需要在“格式”状态下进行。

操作路径

格式→表尺寸

格式→组合单元

格式→区域画线

格式→行高、列宽

格式→单元属性

数据→关键字→设置

数据→关键字→偏移

关键图示

2、定义报表公式

.内容说明

报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。

计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。

定义计算公式就是指明报表中的数据来源。

因此定义报表的计算公式，是自动生成报表数据的基础。

计算公式输入即可直接输入，也可引导输入。

操作路径

选定被定义单元，单击“fx”按钮

关键图示

3、编制报表

.内容说明

报表数据处理包括生成报表数据，报表审核，报表舍位平衡，表页管理等内容。

报表数据处理需要在数据状态下进行。

生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。

生成报表数据分成两步：

一是输入关键字、二是表页重算。

操作路径

数据→关键字→录入

关键图示

4、调用报表模板生成报表

.内容说明

财务报表系统中一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模板，企业可以以系统提供的报表模板为基础，实现财务报告的快速编制。

财务报表系统提供的报表模板包含了19个行业的70多张标准财务报表（包括“现金流量表”），还包含用户自定义模板。

用户可以根据企业所在行业挑选相应的报表，套用其格式及计算公式。

操作路径

格式→报表模板

关键图示

（四）采购管理和销售管理（应收应付核算）

应收/应付账款核算模块主要实现对往来款项进行核算与管理，其日常业务的基本处理流程是：

输入赊购、赊销业务的有关单据，记录收付的往来款项，核销往来款项，进行账龄分析，生成与往来账款核算和管理有关的账表。

1．设置往来单位档案

应收/应付款核算模块主要用于核算客户/供应商往来款项，因此，首先必须把往来单位基本信息输入系统，主要是客户/供应商代码和名称，此外，银行账号、联系电话、地址等资料也可以根据需要输入。

往来单位档案已经在基础档案中设置完毕。

2．设置付款条件

为处理有现金折扣条件的采购与销售业务，需要进行付款条件的定义。

付款条件已经在基础档案中设置完毕。

3．输入应收应付期初数据

.内容说明

使用应收账款核算模块前，要将启用时未结算完的所有往来单位的应收/应付/预收/预付款等数据录入计算机，以便于以后使用中进行核销处理。

操作路径

采购→采购发票

关键图示

应付系统的日常业务主要包括输入采购发票、输入付款单、采购核销和应付账表查询；应收系统的日常业务主要包括输入销售发票、输入收款单、销售核销和应收账表查询。

由于应收和应付系统日常业务非常相似，此处只介绍应收系统的日常业务处理。

4、输入销售发票

.内容说明

销售开票是销售业务的重要环节，它是销售收入的确认、销售成本计算、应交销售税金确认和应收账款确认的依据。

销售发票是指给