销售与收款流程内控底稿.docx
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销售与收款流程内控底稿
审计工作内容一览表
了解本循环内部控制形成下列审计工作底稿：
XSL-1
控制矩阵
XSL-2
基本控制矩阵
XSL-2-1
（1）订单处理
XSL-2-2
（2）发货
XSL-2-3
（3）开票
XSL-2-4
（4）收款
XSL-2-5
（5）调整
XSL-3
穿行测试
XSL-4
评价控制的设计并确定控制是否得到执行
XSL-5
控制测试汇总表
XSL-6
控制测试工作底稿
了解销售与收款流程内部控制
一、背景
X公司是一家生产销售电子产品的企业，产品全部在国内销售。
销售采用客户上门提货方式或客户委托物流公司上门提货方式；以客户或物流公司在提货单上签收作为确认收入的依据；
二、识别重要账户、列报及其相关认定
重要账户，其相关的认定如下：
认定
账户
发生/存在
准确性
完整性
截止
计价和分摊
分类
权利和义务
销售收入
是
是
是
是
不适用
是
不适用
应收账款
是
是
是
是
是
不适用
是
XSL-1销售与收款流程控制矩阵
控制编号（注）
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
是否关键控制
订单－1
确定新客户授信额度
调查新客户的信用状况并由适当层级的管理人员批准新客户的信额度
销售员对新客户的基本信息和信用状况迸行调查并填写新客户信用调查表，交给销售经理、财务经理和总经理复核批准，应收账款会计根据三位管理人员的签字批准在信息系统中添加新客户并设定赊销限额。
不定期
人工
预防性
销售收入应收账款
发生存在
否
订单－5
销售订单必须经过批准
销售条款和价格由适当层级的管理人员进行审批
所有的销售订单均交给销售经理审核；销售经理检查客户的剩余授信额度、约定价格等信息，与订单进行核对，以决定是否批准销售订单。
仓储应收账款存在部根据经批准的订单开具提货单，准备发货。
不定期
人工
预防性
销售收入应收账款
发生存在
否
发货－4
仓储经理复核装运的
发出货物的规格和数量与销售订单一致货物
仓储经理每天随意抽查1－2笔出库产品，将堆放在装运区准备发送的货物，与销售订单和提货单进行核对。
该程序无书面记录。
每天1次
人工
预防性
销售收入应收账款
准确性
否
发货－6
复核已批准未发货销售订单
经批准的订单及时安排发货
销售经理每周五查看已批准未发货的销售订单汇总表，调查延迟发货的原因并予以相应处理。
每天1次
人工
预防性
不适用
不适用
否
开票－4
异常交易条款须经过审批
发票上的价格、金额和其他信息准确
超过预定价格范围的优惠价格和超出一定比例的折扣，必须由销售经理批准。
开票人员查看了销售经理的批准签名后才开具发票。
不定期
人工
预防性
销售收入应收账款
存在/发生准确性
否
开票－6
销售收入入账前三单核对配比
根据实际发生的销售，准确记录销售收入和应收账款
应收账款会计将销售订单、客户/物流公司签收的提货单和发票三种单据进行核对，确认相关信息一致，再记入相应的销售收入明细账和应收账款明细账。
每天数次
人工
预防性
销售收入应收账款
发生准确性存在准确性
是
收款－3
收到款项与销售定单和发票核对
收款记入正确的客户应收账款明细账
应收账款会计逐笔将收到的款项与销售订单和发票进行核对，再记人对应的客户应收账款明细账冲抵对应的发票。
对无法找到对应销售订单或发票的款项，与销售部门联系，调查原因并解决。
每天数次
人工
预防性
应收账款
准确性权利和义务
是
收款－9
与客户对账以及时发现错误
确认的销售收入和应收账款余额准确
应收账款会计每月末向5家主要客户寄送月末应收账款余额对账单。
对发现的差异进行调查，向财务经理和销售经理汇报，适当时作出调整。
每天1次
人工
检查性
销售收入应收账款
准确性完整性存在/发生权利和义务
否
调整－8
所有实现的销售得到及时准确记录
所有出库的产品均在当月确认销售
仓储部每月编制当月产成品收发存明细表。
财务经理将该表中各种产品当月出库数量与应收账款会计编制的按产品列示的当月销售收入明细表进行核对，调查差异原因并决定是否需要调账。
每天1次
人工
检查性
销售收入应收账款
完整性截止发生/存在
是
XSL-2基本控制矩阵
XSL-2-1订单处理
XSL-2-2发货
XSL-2-3开票
XSL-2-4收款
XSL-2-5调整
XSL-2-1订单处理
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
DD－1
订单处理－按顺序对销售订单进行编号
订单的记录完整准确
销售订单按顺序预先编好。
运行系统（或人工）检查，以确保按顺序编号的订单不会遗漏、重复或使用规定范围以外的编号。
即使调查、更正和重新输入被拒的、暂记或一楼的项目。
自动
预防性
完整性
DD－2
订单处理－输入关键信息以进行下一步的订单处理
订单的记录完整准确
销售订单中包含所有与订单相关的信息，诸如：
产品规格、数量、价格、价格调整、或云要求、运费、税收和至迟条款。
系统要求必须输入所有的关键数据才能进行下一步的订单处理。
如输入的信息无小、有遗漏或不完整，将无法被输入系统（上线环境）或存置在临时文档中以作即使调查和解决。
自动
预防性
准确性
DD－3
订单处理－对数据输入的准确性进行逐笔检查
订单的记录完整准确
订单输入系统自动将输入的销售订单信息（如客户名称和编号、价格、条款和授信额度）与主文档数据进行对比核实。
如输入信息无效、有遗漏或不完整，必须得到解决后才可进行下一步的订单操作，或存置在临时文档以作跟进。
自动
预防性
准确性，计价
DD－4
订单处理－将销售订单与原始凭据进行比较
订单的记录完整准确
将销售订单与原始凭证（即客户生成的购买订单、已签署的合同等）进行逐笔核对。
如存在差异，即使调查并解决。
人工
预防性
完整性
DD－5
订单处理－计算整批订单的合计数
对批处理进行的定期更新是完整和准确的
如系统设置未将订单放入临时文档中再录入明细帐，在进行订单处理前运行批次加总。
将输入的订单文件集合在以期并计算总数（即文件个数、总金额和散列总和）。
将这些总数与订单输入后生成的报告进行比较，并对所有差异进行及时调查和更正。
人工
预防性
完整性
DD－6
订单处理－销售订单编号彼得重复
不记录重复的销售订单
系统不允许销售订单编号重复使用。
所有被拒的销售订单被存入临时文档，在对期进行调查、复核和月里琛（如必要）后才可执行下一步的处理程序。
人工
预防性
完整性
DD－7
订单处理－销售订单确认
不记录虫的销售订单
每个工作日末或下一个工作日初，将系统生成的销售订单确认单发送给客户作订单确认。
出现的差异应即使调查和解决。
人工
预防性
完整性
DD－8
订单处理－销售订单必须经过批准
销售条款和价格由适当层级的管理人员进行审批
超过一定金额的销售订单在输入系统前须由管理人员进行审批。
管理人员定期检查待批准的销售订单以进行授权。
人工
预防性
完整性
DD－9
订单处理－采用授权限制机制
销售条款和价格由适当层级的管理人员进行审批
在订单输入系统中设置各个层级的审批权限。
如果销售订单的金额超过该级别员工的授权上限，则系统无法处理销售订单。
自动
预防性
准确性，权利和义务
DD－10
订单处理－折扣和折让必须经过批准
销售条款和价格由适当层级的管理人员进行审批
系统要求管理人员审批超过预先设定限额的折扣和折让。
自动
检查性
准确性，存在／发生，权利和义务
DD－11
订单处理－验证客户数据
预防和发现向虚构的客户进行的销售（赊账）
系统将客户信息与存储的经批准客户常备数据（即地址、授信额度等）进行对比，不匹配的项目得到及时的调查和解决。
自动
预防性
准确性，存在／发生，计价
DD－12
订单处理－仅处理有效的订单
预防和发现向虚构的客户进行的销售（赊账）
订单必须以客户采购单或其他可证实客户真实有效的购买意图的文件为依据。
人工
预防性
存在／发生，权利和义务
DD－13
订单处理－确定授信额度
对客户的授信额度进行控制
在承接新客户时确定新客户授信额度。
在处理新订单之前将销售订单和未结应收账款与既定的授信额度进行比较。
对超过授信额度的订单应及时调查和解决。
人工
预防性
存在／发生
DD－14
订单为例－职责分离
适当的职责分离
保持适当的职责分离。
订单输入、授信、装运和开票的只能应与应收账款、总账和先进只能分开。
例外情况应得到调查和解决。
如果管理人员允许员工担任不兼容的职务，应当执行适当的制约控制。
人工
预防性
存在／发生
XSL-2-2发货
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
FH－1
发货－自动生成货运单据
完整和准确地记录发出的货物
发货系统根据销售订单系统中的信息自动生成提货单。
与销售订单系统的编辑检查可确保提货单的完整核准性。
自动
预防性
准确性／完整性
FH－2
发货－自动生成货运单据
完整和准确地记录发出的货物
系统对提货单按顺序连续编号。
运行系统检查以确保提货单按顺序编号。
被拒的、暂记或遗漏的项目由适当人员及时调查和解决。
自动
预防性
完整性
FH－3
发货－提货单核对
仅向客户发运实际订购的货物
仓库工作人员根据提货单选出相应货物并堆放至装运去。
装运经历将已完成的提货单与装运去的货物进行逐笔核对。
调查并解决所发现的差异。
人工
检查性
准确性／完整性
FH－4
发货－管理人员复核装运的货物
仅向客户发运实际订购的货物
仓库／装运部门主管／经理定期抽查装运情况（被装运的货物的类型和数量），以确保仅向客户发运时即订购的货物且货物及时发出。
人工
检查性
完整性
FH－5
发货－复核未完成的提货单
所有提货单和货物装运信息均输入系统待处理
系统每天生成未完成提货单报告并提交给装运经历，由其对国企项目进行调查和解决。
自动
检查性
准确性／完整性
FH－6
发货－在提货单上记录发生的日期
在正确的期间记录发出货物
一旦货物被交付给运输公司，提货单在装运系统中被更新为“已发出／已装运”状态。
此标注信息包括货物发出日期和时间。
自动
预防性
完整性
FH－7
发货－根据销售订单生成提货单
在正确的期间记录发出货物
系统直接根据销售订单记录生成提货单，以确保提货单信息的准确性。
自动
检查性
准确性，完整性，存在／发生，计价
FH－8
发货－装运系统自动更新会计记录
在正确的期间记录发出货物
根据装运的日期和时间，装运系统根据装运的数量（允许分批装运）适当更新存货／销售成本会计记录。
如果货物分批装运，剩余未发生项目在装运系统中显示为未完成的提货单。
自动
预防性
准确性，截止性，计价
FH－9
发货－装运日志与记帐系统进行调节
在正确的期间记录发出货物
将装运系统／装运日志中的装运货物信息与开票系统中的已开票的装运货物信息进行调节。
对差异进行及时调查和解决。
人工
检查性
准确性，完整性，截止性，计价
FH－10
发货－运用批次加总
对批处理的定期更新完整和准确
如系统设置为先将装运信息存入临时文档再录入明细帐，运用批次加总。
将输入的文件集合在一起并进行批次加总（即计算文件个数、总金额即散列总和）。
将这些总数与输入后生成的报告进行比较，并对所有差异进行及时调查和更正。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
FH－11
发货－职责分离
适当的职责分离
保持适当的职责分离。
存货保管和装运职能应与订单输入和开票职能分开。
例外情况应得到调查和解决。
如果管理人员允许员工担任不兼容的职务，应当执行适当的制约控制。
人工
预防性
存在／发生
FH－12
发货－安全保管空白的装运单据
预防和发现XX接触装运单据的情况
空白的装运授权单、连续编号控制的提货单应保存在上锁的柜子里。
人工
预防性
存在／发生
FH－13
发货－装运区安全
预防在XX的情况下进行装运区
装运区在不发货时应关闭。
人工
预防性
存在／发生
XSL-2-3开票
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
KP－1
开票－装运日期的更改必须经过管理的批准
对所有经批准的发出货物开具销售发票，并记入正确的期间
一旦货物经批准后从仓库发出装运，系统在同一天自动生成同一日起的发票。
装运日期未经相关管理人员批准不得修改。
自动
预防性
完整性，截止性，存在／发生，计价
KP－2
开票－发飘按顺序编号
销售发票按顺序编号
系统按顺序对发票进行预先编号，运行系统（或人工）检查，以确保发票号码不会遗漏、重复或使用了规定范围以外的号码。
及时调查和解决所有被拒的、暂记的或遗漏的项目。
自动
预防性
完整性，截止性，存在／发，计价
KP－3
开票－发飘的批次加总数和装运系统调节一致
生成的发票与实际装运的无货一致
销售人员将当天生成发票的货物总数与装运系统中的装运货物总数进行调节，运行系统（或人工）检查，以确保数据不会重复或使用规定以外的号码。
及时调查和解决所有被拒的、暂记的或遗漏的项目。
人工
检查性
完整性，存在／发生，计价
KP－4
开票－运行系统编辑和验证
发票上的价格、金额和其他信息准确
运用系统编辑控制功能，将输入的发票信息（如，客户名称和编号、定价、金额和其他信息）与经批准的常被数据和销售订单系统里的信息进行核对以验证其准确性。
无效信息部的输入或存入临时文档以备及时调查和解决。
自动
预防性
完整性，存在／发生，计价
KP－5
开票－自动采用适用税率
发票上的价格、金额和其他信息准确
开票系统自动采用适用税率计算相关税款。
自动
预防性
准确性
KP－6
开票－超过预设金额须批准
发票上的价格、金额和其他信息准确
如果发票超出规定的金额、保函异常条款、或折扣和折让超出预设限额，管理层须予以批准。
开票人员在输入数据前查看销售订单上是否有适当的批准记录。
未经批准的将进入临时文档，由管理人员定期审核。
人工
预防性
存在／发生
KP－7
开票－管理层监控客户投诉情况
发票上的价格、金额和其他信息准确
管理层监控业绩指标，包括每月客户就发票提出的问题和投诉的数量，以及对已开除发票作除调整的数量和金额。
对于发现的问题采取改进措施。
人工
检查性
准确性，计价
KP－8
开票－例外情况报告定期的的审核
发票上的价格、金额和其他信息准确
系统生成关于超除一定金额的发票和包含一场价格、条款和折扣的发票的报告。
管理人员定期对这些例外情况进行调查和解决。
人工
检查性
准确性，存在／发生，计价
KP－9
开票－自动生成发票
预防发票重复记录
一旦销售订单进入“以发出／已装运”状态，开票系统将自动生成发票。
自动
预防性
准确性，完整性，计价
KP－10
开票－运用批次加总
对批处理的定期更新完整和准确
如系统设置为先将发票存如临时文档再录入明细帐，在完成处理前进行批次加总。
将输入的文件集合在以期并批次加总（即计算文件个数、总金额、散列总和）。
将这些总数与发票输入后生成的报告进行比较，并及时调查和更正所有差异。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
KP－11
开票－审核已发出未确认销售收入的货物
对批处理的定期更新完整和准确
开票系统将自动生成关于已发出但未在预设时间内确认销售收入的货物的报告。
管理层查阅该报告，并向装运不和销售不作进一步了解和调查。
人工
检查性
完整性
KP－12
开票－开票金额与明细帐进行调节
对批处理的定期更新完整和准确
定其将开票金额和应收账款明细帐进行调节。
及时调查和解决差异。
人工
预防性
准确性，完整性，计价
KP－13
开票－会计记录自动更新
在正确的期间准确记录销售收入和应收帐款
一旦货物经审批后从仓库发出装运，系统将自动生成发票。
开票系统随即适当更新销售收入／应收账款的会计记录。
自动
预防性
准确性，计价
KP－14
开票－职责分离
适当的职责分离
保持适当的职责分离。
信用管理、开票和现金收款职能应分开。
发现的例外情况应得到调查和解决。
如果管理人员允许员工单位不兼容的职务，应当执行适当的制约控制。
人工
存在／发生
XSL-2-4收款
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
SK－1
收款－使用保险箱存放收到款项票据（如支票、本票、汇票等）
在正确的期间准确记录收到货款
财务人员将所有货款票据存放在保险箱内。
每天编制收款汇总报告和电子版收款清单，以便将收到款项记入相应的客户帐户和总账。
人工
预防性
准确性，完整性，计价
SK－2
收款－收款与客户帐户／发票对应）
在正确的期间准确记录收到货款
货款在收到时入帐，并根据客户的汇款通知单将所收款项与客户帐户和发票对应起来。
人工
预防性
准确性，存在／发生，权利和义务，计价
SK－3
收款－调查没有汇款通知单的款项
在正确的期间准确记录收到货款
管理层对没有汇款通知单的款项进行调查以核实收款的适当性。
人工
检查性
准确性，存在／发生，权利和义务，计价
SK－4
收款－核对收到货款与存如银行的款项
在正确的期间准确记录收到货款
将收款票据每天接送银行。
每一工作日结束前将存入款项总额与收款记录互相核对。
在下一个工作日汇报和调查发现的差异。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
SK－5
收款－银行存款余额调节表
在正确的期间准确记录收到货款
定期将银行对帐单和银行存款帐户进行调节。
及时调查和解决差异。
人工
检查性
准确性，存在／发生，权利和义务，计价
SK－6
收款一审批银行余额调节表
在正确的期间准确记录收到货款
适当的管理人员定期审批银行余额调节表。
人工
检查性
准确性，完整性，截止性，存在／发生，计价
SK－7
收款一业绩评价
在正确的期间准确记录收到货款
管理层实施定期的业绩评价，将应收账款实际余额与预算余额、上期余额和行业统计数据进行比较，调查异常的趋势。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
SK－8
收款一建立收款清单与明细账连接以自动过账
收到货款与销售收入关联并记入正确的客户账户
电子版的收款消单与应收账款明细账之间建立连接界面，根据对应的客户名称、编号、发票号等将收到货款对应到相应的客户账户。
无法对应的款项存入临时文档以备调查和作手工核对。
人工
检查性
准确性，完整性，存在／发生，计价
SK－9
收款一一复核应收账款账龄分析
收到货款与销售收入关联并记入正确的客户账户
管理层每月复核按客户细分的应收账款账龄分析表，并调查长期未结余额或其他异常余额（即贷方余额）。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
SK－10
收款一收款记录与对应至客户账户的收款进行调节
所有收到货款均输入系统进行处理
收款汇总报告（见SK－1）总金额与对应至客户账户的收款总金额进行调节。
及时调查和解决差异。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
SK－11
收款－运用批次加总
对批处理的定期更新完整而准确
如系统设置为先将收款记人临时文档再录入明细账，在完成处理前运用批次加总。
将输入的文件集合在一起并运行批次加总（即计算文件个数、总金额、散列总和）。
将这计价些总数与收款输入后生成的报告进行比较，并对所有差异进行及时调查和更正。
人工
预防性
准确性，完整性，计价
SK－12
收款－明细账与总账调节
总账中的现金和应收账款金额准确
定期将应收账款明细账与总账进行调节。
调节项目得到及时调查和解决。
人工
检查性
准确性，完整性，计价
SK－13
收款－明细账自动过账至总账
总账中的现金和应收账款金额准确
会计系统自动生成分录将应收账款明细账中的交易总金额更新至总账。
自动
预防性
准确性，完整性，存在／发生，权利和义务，计价
SK－14
收款－向客户寄送对账单以检查是否存在错误
总账中的银行存款和应收账款金额准确
定期向客户寄送包含一定期间内发生交易与期末余额信息的对帐单。
即使调查和解决争议和调节项目。
自动
预防性
准确性，完整性，存在／发生，权利和义务，计价
SK－15
收款一职责分离
适当的职责分离
保持适当的职责分离。
收款职能应与支付职能分离，且这两项职能应与所有相关职能分离。
收款职能应与银行余额调节表编制和审批职能分离。
收款和存款准备职能应与记录收款和总账分录的职能分离。
发现的例外情况应得到调查和解决。
如果管理人员允许员工担任不兼容的职务，应当执行适当的制约控制。
人工
预防性
存在／发生
SK－16
收款一限制接触
收到款项在存人银行前得到恰当保护
在记入系统之前只有负责收款的人员可以接触所收到票据（如使用上锁的抽屉/保险箱）。
不兼容的职能及相关责任应由相关管理人员定期复核。
发现的差异和例外事项应立即调查。
人工
预防性
完整性，存在／发生，
SK－17
收款一管理层制定并贯彻保护货款的措施
收到款项在存入银行前得到恰当保护
管理层制定并贯彻保护货款的措施，如：
一使用连续编号的收据；
一每天将收到款项解送至银行；
一会计收款记录与收款收据进行调节；
一将会计收款记录与银行对账单进行比较。
人工
预防性
完整性，存在／发生，
子流程：
调整和账目维护
控制编号
控制名称
控制目标
控制描述
控制频率
人工/自动
预防性/检查性
账户
认定
TZ－1
政策和程序
政策和程序符合适用的会计准则
管理人员建立并更新针对如何对销售收入和应收账款作出手工调账的书面政策和程序。
人工
预防性
准确性
TZ－2
复核调整的准确性
根据政策和程序输入调整项目
根据书面的政策和程序，管理人员复核调整所依据的假设的合理性、数字的准确性以及输入数据的完整性和准确性。
销售收入和应收账款的调整应事先得到批准。
人工
检查性
准确性
TZ－3
根据原始凭据调整进行验证
完整准确地输入经批准的调整
管理人员将调整被输入系统后生成的报告与调整的原始凭据进行逐笔核对，以
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