销售与收款循环内部控制制度与流程.docx

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销售与收款循环内部控制制度与流程

销售和收款循环的内部控制

一、销售及收款循环

文件类别

作业项目

编号

页次

1、流程图

2、销售和收款循环内控作业程序

销售及收款循环作业流程图

销售计划作业程序

客户授信作业程序

订单处理作业程序

预收货款及签证押汇作业程序

交货作业程序

开立销货发票作业程序

应收帐款作业程序

客诉处理及销货退回作业

客诉处理及销货折让作业

收款作业程序

1-2

1-3

1-4

1-5

1-6

1-7~8

1-9

1-10

1-11

1-12

1-13

-销售及收款循环作业流程图

【内部控制制度】

文件类别

销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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销售计划作业

一、控制的作业程序

1.配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。

2.业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：

（1）以往年度销售情况。

（2）市场占有率及竞争者状况。

（3）国内外经济景气状况。

（4）产业状况。

（5）产品开发计划。

（6）售价政策及促销计划。

（7）其它可能影响销售预测之因素。

3.依据上述之基础了解后拟定未来方向。

4.未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预测目标。

5.每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。

二、控制的重点：

1.预测是否考虑政治、文化、经济、市场动态及竞争者进入等因素。

2.预测是否包含短、中、长期预测，并适时修正之。

3.预测是否考虑历史及未来之各种变量之数据。

4.公司是否依规定定期举办营业会议并做成议事录。

一、参考信息：

1.预算管理办法

2.营业会议议事录

【内部控制制度】

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销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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客户授信作业程序

一、作业程序：

1.新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表（业务部）」，并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。

2.业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依『授信管理办法』进行征信作业，再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表（财务部）」，呈请权责主管核定其信用交易金额。

3.权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。

4.若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。

5.信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表（业务部）」，再依『授信管理办法』规定办理。

6.「客户基本数据表（业务部）」、「客户基本数据表（财务部）」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。

7.征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。

二、控制重点：

1.是否建立客户征信数据并随时更新。

2.客户授信总额是否经适当核准。

3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。

4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。

5.对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。

一、参考文件：

1.授信管理办法。

二、使用窗体：

1.客户基本数据表（业务部）。

2.客户基本资料表（财务部）。

3.超出信用额度出货申请书。

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销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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订单处理作业程序

一、作业程序：

1.接单：

（1）业务人员接获客户订单或询价时，若客户价格在合理售价范围内可接单，若客户询价或订单不在合理售价范围内，则由主管确认后报价。

（2）业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。

（3）接获客户订单后，业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量，库存不足时，则依『CP-1请购作业程序』进行请购。

（4）业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印「内部订单」呈权责主管核准。

2.订单变更：

（1）受订后在未出货前才准予受理变更。

（2）「内部订单」若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」，打印变动后「内部订单」通知厂商。

二、控制重点：

1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。

2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。

3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。

4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。

一、使用窗体：

1.内部订单

2.订单变更单

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销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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预收货款及签证押汇作业

一、作业程序：

1.T/T方式：

（1）财务部出纳人员收到T/T款后，通知帐务人员及业务助理依『CS-5交货作业程序』办理出货之相关作业。

（2）退回客户之预付款

A.由业务助理填写「退回预收（溢付）款申请书」，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预收货款之「收款冲账单」转回业务助理并呈权责主管签核。

B.经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并由帐务人员于ERP《财务管理循环体系》制作「收款冲账单」冲转原收款分录。

C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后，于ERP《财务管理循环体系》将「收款冲账单」抛转传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付款给客户。

2预收信用状：

（1）业务助理接到信用状时先审核其内容，若有不符则通知客户修改信用状，然后再依『CS-5交货作业程序』制作相关文件办理出货。

（2）信用状押汇之相关文件（包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等）由业务助理汇整转交出纳人员办理。

经银行审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。

（3）出纳人员确认入帐后，通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。

二、控制重点：

1.确实注意付款条件，并于收到客户T/T或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。

2.核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。

3.客户的汇款及押汇金额入帐后，其金额是否与「销货（送货）单」相符。

一、使用窗体：

1.退回预收（溢付）款申请书。

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销售及收款循环

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作业程序及控制重点

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交货作业程序

一、作业程序：

1.出货管理

（1）业务助理每日依据客户订单或ERP《营业管理循环体系》之’’客户订单现况明细表”作为出货管制基准。

（2）出货时业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「出货申请单」，并抛转为「销货（送货）单」及「销货成品（出库）单」，前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量及出货日期。

（3）业务助理打印「销货（送货）单」一式四联，呈权责主管签核，核准后制作麦头、标签。

（4）业务助理将权责主管签核后之「销货（送货）单」一式四联给会计人员开立发票。

（5）会计人员开立发票后再将「销货（送货）单」之第一联（绿联）及第四联（蓝联）、发票（一式三联的第二、三联）及连同发票印出之”销货单”（一式三联）转交给仓库人员。

（6）仓库人员依「销货（送货）单」备料出货并打印销货成品（出库）单呈仓管主管签核，以确保库位及库存数量之正确性。

（7）销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥善保管。

（8）会计人员依「销货（送货）单」结转应收帐款、销货收入传票。

2.出货排程

参照『CO-4销货出库作业程』办理。

3.样品领用：

（1）客户提出申请时，业务人员先查询库存量，再填写「InternalSampleRequestForm」，经权责主管核准后，依上述程序出货，但不开立发票。

（2）若库存量不足,则由业务人员决定是否向同行调货或是向原厂申请。

一、使用窗体：

1.客户订单现况明细表。

2.销货（送货）单。

3.销货成品（出库）单。

4.InternalSampleRequestForm

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销售及收款循环

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作业项目

作业程序及控制重点

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交货作业程序

二、控制重点：

1.订单是否以客户订单现况明细表控管，准时交货。

如有逾期未交情形，应检讨其原因，提出改善对策。

2.仓库人员是否核对交货种类、数量应与「销货（送货）单」、发票上之内容一致。

3.需有核准之「销货（送货）单」始可出货。

4.仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。

5.客户订单、「销货（送货）单」及「销货成品出库单」是否续号归档保存。

6.样品「销货（送货单）」是否备「InternalSampleRequestForm」，并经权责主管核准。

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销售及收款循环

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作业程序及控制重点

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开立销货发票作业程序

一、作业程序：

1.发票开立：

（1）出货前由业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「销货（送货）单」呈权责主管核准。

（2）「销货（送货）单」经权责主管签核后，转交会计人员进入ERP《营业管理循环体系》依照『营业人开立销货凭证时限表』之规定期限内序号开立发票。

（3）发票及供客户签收用之”销货单”各一式三联，”销货单”于打印发票时连同发票一起印出来并序号开立。

发票为第一到第三联，第一联为存根联由财务部留存，第二、三联为扣抵联及客户收执联随货交给客户，”销货单”为第四到第六联，第四联为客户留存联，第五联为客户签回联，第六联为仓库存查联，合计共六联。

2.发票作废：

（1）发票作废应填写「单据修改通知书」，申请条件限于：

A.发票内容开错。

B.发票所载数量与客户签收数量不符。

C.因故退货。

（2）将原发票取回，若为当月发票则直接钉于存根联上，并加盖作废章始可重新开立。

（3）若为已申报营业税之发票，或原开立发票之收执联因故不能收回时，应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，向税捐机关办理营业税扣抵。

3.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。

4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。

二、控制重点：

1.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与「销货（送货）单」内容要一致，如有差异是否予以查明。

2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。

3.跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。

4.销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。

一、参考文件：

营业税法及相关法令。

二、使用窗体：

1.销货（送货）单。

2.单据修改通知书。

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销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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应收帐款作业程序

一、作业程序：

1.会计人员每日审核留存的红、黄联「销货（送货）单」及一联发票、进入ERP《营业管理循环体系》作「销货（送货）单」及「应收凭单」的确认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。

2.柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名称、挂号号码、支票票号及金额填入「支票签收单」，并同此单据及支票交于帐务人员，由帐务人员依支票内容登录于ERP《应收票据管理系统》并进行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托收及兑现。

3.帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料，并由相关业务人员追踪催收。

4.逾期未收之应收帐款收款依「应收帐款管理办法」办理。

业务人员必须提出「异常状况报告」详细说明债务人、金额及原因，呈权责主管签核后转交催收人员。

催收人员依「异常状况报告」作后续追踪处理，于异常状况结案或处理完毕时填写「异常处理结案报告」呈权责主管签核结案。

。

5.财务部定期审查备抵呆帐之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否认列损失。

6.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，需经权责主管核准。

二、控制重点：

1.应收帐款/票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调节。

2.业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。

3.每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应经核准。

4.因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。

5.是否不定期向客户对帐或函帐应收帐款余额。

一、参考文件：

1.应收帐款管理办法。

二、使用窗体：

1.销货（送货）单。

2.应收凭单。

3.支票签收单

4.异常状况报告。

5.异常处理结案报告。

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销售及收款循环

作业项目

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客诉处理及销货退回作业

1、作业程序：

1.业务单位接获客户DebitNote时，应查明原因并立即处理，若属产品问题则填写原厂「ClaimReport」进行产品异常处理，并将原厂处理结果的「PQA」回复客户。

.若确定为原厂责任，业务部门应知会原厂及客户办理退货或换货。

2.采退货方式处理并接到客户退回之货品、「营业人销货退回进货退出或折让证明单」及相关证明文件时，由业务单位填写「非采购入库申请通知书」并经权责主管核准后，转交仓库。

3.仓库人员清点客户退货品名及数量进入ERP《库存管理盘点体系》内做库存调整，产生「销货退回入库单」及「销货退回（折让）通知单」。

4.业务人员将「销货退回（折让）通知单」呈权责主管核准后，送交财务部帐务人员进入ERP《营业管理循环体系》做应收凭单之确认。

二、控制重点：

1.对于客诉案件业务人员是否确实查明客户反应之情况，并传达至相关部门做迅速妥善之处理。

2.客户反应之意见是否予以记录分析，以作为日后改进之参考。

若发生理赔，相关责任是否明确归属，金额是否合理，手续是否完备。

3.退货品是否适时处理，良品、不良品不可混杂。

4.退货是否取得客户出具之「营业人销货退回进货退出或折让证明单」及相关证明文件，每笔退货是否交由财务部帐务人员依规定登帐，并注意有无特定客户之退货金额及退货次数较多。

一、使用窗体：

1.ClaimReport

2.PQA

3.营业人销货退回进货退出或折让证明单

4.非采购入库申请通知书。

5.销货退回入库单。

6.销货退回（折让）通知单。

文件类别

销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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客诉处理及折让作业程序

一、作业程序：

1.若销售货款发生折让时，依据客户出具「营业人销货退回进货退出或折让证明单」（国外客户得以文书信函载明折让内容及金额），说明折让原因，并由业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「销货退回（折让）通知单」，并将客户折让金额、原因载于「销货退回（折让）通知单」上，呈报权责主管审核。

2.「销货退回（折让）通知单」经核准后，连同客户出具之「营业人销货退回进货退出或折让证明单」转交财务部。

3.财务部帐务人员依据业务助理送来之上述单据进入ERP《财务管理循环体系》做应收帐款冲销，确认应收凭单。

二、控制重点：

1.销货折让金额是否合理并经权责主管核准。

2.是否取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，并办理营业税扣抵。

一、使用窗体：

1.营业人销货退回进货退出或折让证明单

2.销货退回（折让）通知单。

文件类别

销售及收款循环

作业项目

作业程序及控制重点

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收款作业程序

一、作业程序：

1.帐务人员收到票款时应先审核票载数据与帐载数据是否相符，不符则通知业务单位填写「票据取回申请书」取回并退回客户，若无误则进入ERP《财务管理循环体系》冲销应收帐款，并打印出「收款冲账单」连同票据转交出纳人员。

2.出纳人员核对票据与「收款冲账单」内容应相符，再转给权责主管签核，签核后由出纳人员将票据存入银行兑现或托收。

3.若客户采汇款方式将货款汇入本公司账户，出纳人员应立即通知帐务人员，帐务人员则进入ERP《财务管理循环体系》冲销应收帐款。

4.应收票据由会计人员进入ERP《财务管理循环体系》确认后结转为传票。

5.票据到期入帐后，出纳人员进入ERP《财务管理循环体系》将应收票据结转为银行存款。

6.经退票之票据由帐务人员进入ERP《财务管理循环体系》先转响应收帐款，再由业务人员填写「票据取回申请书」，经权责主管核准后将票据取回处理。

7.出纳人员于每月底核对「往来对象应收票明细表」及「未兑现应收票据明细表」金额要相符。

二、控制重点：

1.销货经确认后是否按时收款。

2.收到客户款项或票据时是否依公司规定办理。

3.「收款冲账单」是否连续编号，如有作废是否收回并盖作废章。

4.呆帐发生情况及增减变动原因是否及时查明，迅速采取必要行动以期改进。

5.收到现金是否即日（或次日）存入银行。

一、参考文件：

开立销货发票作业程序。

二、使用窗体：

1.票据取回申请书。

2.收款冲账单

3.往来对象应收票明细表。

4.未兑现应收票据明细表。