Word 实用技巧大全.docx

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Word实用技巧大全

Word实用技巧大全   2010-09-05

★插入其它语种的特殊符号

用Word进行文字处理时，往往要输入很多符号。

这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。

1.插入符号法

　　单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。

但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性。

2.利用软键盘功能法

　　Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。

它们是：

PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。

我们可以根据需要，进行不同的选择。

　　操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符号。

3.利用英文字体设置

　　在英文字体Wingdings和Webwings下，数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。

　　另外，以此类推，利用上述几种方法，还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。

方法是：

在“三维文字”的“设置”中，输入上述的英文字母、数字和字符，字体选择为Wingdings或Webdings，则出现与之对应的符号或特殊图案，如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理，屏幕保护程序图案会更加美观大方，更加多样化。

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★快速输入大写中文数字

在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：

执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁…..”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。

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★将姓名按姓氏笔划排序

　　在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。

首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。

　　在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。

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★在Word中插入当前的日期和时间

　　用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。

方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。

用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。

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★锁定插入的日期和时间

　　在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。

如果用户并需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。

还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

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★利用合并字符功能设置上下标

　　用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10、10+2-1，公式编辑器可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？

　　在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入。

　　需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。

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★使用⑩以上的数字序号

　　以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。

点击工具栏上的○字按钮，在“文字（T）”栏输入“11”，“圈号（Q）”栏中选“○”，点“确定”即可完成。

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★使用格式刷重复复制格式

　　格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？

　　其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。

再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

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★利用拖放的方式复制网页

　　在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。

　　其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。

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★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里

　　用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

　　方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

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★让光标在段落间快速移动

　　在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。

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★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”

　　用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。

通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

　　将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。

单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

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★快速显示文字格式

　　在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。

　　执行“帮助”菜单上的“这是什么？

”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文字。

屏幕上就会显示出该文字的格式。

用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文字。

如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。

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★在Word中用另类方法复制文本

　　选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。

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★去除自动添加的超级链接

　　Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？

　　有三种方法

1.即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。

2.长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。

　　需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。

3.取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

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★快速插入一对大括号

　　将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号中。

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★在Word2002中选择多个文档区域

　　用户在Word2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大大提高工作效率。

具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。

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★禁用智能标记

　　虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太烦人了。

那就将它们取消了事，方法很简单，仍然打开对话框，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了。

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★WORD字体随身携带

　　在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。

要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：

执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。

　　注意：

①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是TrueType字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

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★为WORD文本加注解

　　如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：

　　①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；

　　②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）；

　　③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一个链接：

选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印），点击该文本（在WORDXP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。

★Word快捷键

　　Shift+F4:

重复上次查找命令.

　　Shift+F5:

跳转到文档中的上一次编辑位置.

　　F6:

在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.

　　Ctrl-F6:

在打开的文档之间切换.

　　Alt-F8:

显示"宏"对话框.

　　F12:

打开另存为.

　　F8:

打开Word的选择模式!

　　Ctrl+B组合键：

使字符变为粗体

　　Ctrl+I组合键：

使字符变为斜体

　　Ctrl+U组合键：

为字符添加下划线

　　F1：

帮助

　　F2：

移动文字或图形用回车确认

　　F4：

重复上一次的操作

　　F5：

编辑里的定位

　　F12：

选择"文件"菜单上的"另存为"命令

　　Shift+F2组合键：

复制文本

　　Shift+F3组合键：

改变字母大小写

　　Shift+F4组合键：

重复"查找"或"定位"

　　Shift+F12组合键：

选择"文件"菜单上的"保存"命令

　　Ctrl+F2组合键：

打印预览

　　Ctrl+F4组合键：

关闭窗口

　　Ctrl+F12组合键：

选择"文件"菜单上的"打开"命令

　　Ctrl+Shift+F12组合键：

选择"文件"菜单上的"打印"命令

　　关于字体及字号的快捷键

　　Ctrl+Shift+F组合键：

改变字体

　　Ctrl+Shift+P组合键：

改变字号

　　Ctrl+Shift+>组合键：

增大字号

　　Ctrl+Shift+

　　　　接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态，然后将艺术字作为图片进行编辑，例如对艺术字进行三维或阴影效果处理，是不是比直接使用艺术字效果要好啊？

　　　　如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意，可点击三维（阴影）效果按钮，并选择三维（阴影）设置。

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　　★自定义新符号

　　虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如要作弧线，这时就只有通过自己来定做了。

定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文以定做弧线为例简单地说明其过程。

　　首先单击“插入”菜单栏，选择“对象”，然后在弹出的对话框中选择“新建”栏中的“MicrosoftWord图片”项，单击“确定”，这样就到了图片的编辑区中，下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。

在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就可以了。

　　另外，在选择制作Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。

依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。

如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

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　　★2字变13字的进化

　　在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。

　　小提示：

自动图文集既可包含文字，又可包含图形、表格以及它们的组合。

将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。

　　单击“插入”菜单栏，选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令，打开“自动更正”对话框；

　　单击“自动图文集”选项卡；

　　此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中，在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”；

　　在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项，以便今后可在任何情况下使用该自动图文集；

　　复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项。

　　该选项的作用在于，只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称，系统就会显示出该自动图文集的完整内容，并允许用户快速将其插入到Word文档中，这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。

用户若不选择该选项，则只能通过菜单命令插入自动图文集，这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷）；

　　单击“添加”按钮，将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中；

　　单击“确定”按钮，关闭“自动更正”对话框；

　　这样，我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。

此后我们只需在文档中输入“中央”字样，系统就会弹出一个浮动显示框，将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来，如图，我们只需按下回车（或F3）键即可将它们插入到文档中（按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集）。

另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的，操作非常方便。

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　　★怎样防止打印信封时打偏

　　在使用Word打印信封时，每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封，可是由于手动送纸盒上没有刻度标，因此经常将信封打偏。

其实可以通过修改打印机的送纸方式，使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了，设置方法如下：

　　单击Word菜单栏上“工具”菜单，选择“信封和标签”，单击“选项”，在“选项”对话框中选择“打印选项”，选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式，单击“确定”即可。

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　　★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件

　　在日常办公中，常常要在另一台机器上打印本机Word文件，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台机器上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台机器上又未安装该字体，那么打印时就会遇到麻烦。

要想打印该字体，是不是也要在另一台机器上安装该字体呢？

　　其实大可不必。

首先，单击“工具”菜单栏，选择“选项”命令，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台机器上打开此文档时，即使这台机器没有安装创建此文档的字体，仍可用这些字体来查看和打印文档。

　　补充两点：

一是以上功能实现的前提，需要用户创建文档的字体必须是TrueType字体（这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准）；二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时，为减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”（此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活）。

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　　★在Word中打印海报

　　有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报？

其实，用户的打印机完全可以胜任。

　　将文字打在Word中，编辑完以后，取个临时性的名字（比如说china.doc）存好。

然后打开Excel空工作簿，估计用户需打印的实际大小，比如5×5，即25张A4纸，在行号上拖动鼠标选中5行，单击“格式”，选择“行”，单击“行高”命令，输入行高的最大值409；在列号上选中5列，同理设置“列宽”值为50，使行与列相匹配，这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。

　　缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来，拖动鼠标选中所需部分，单击“文件”菜单栏，选择“打印区域”，单击“设置打印区域”命令，单击“视图”菜单栏，单击“分页预览”，便可看到带页码的分割视图了。

　　单击“插入”菜单栏，选择“对象”，单击“由文件创建”命令，然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档，单击“确定”，Word文档便出现在Excel工作簿中了。

将文档拖至打印范围内，选中文档，单击鼠标右键，单击“图片对象”选择“document转换”，将“输出类型”定为“MicrosoftWord图片”，然后将“图片”拖至适当的大小（如不进行转换，Word文档改变大小后格式也将跟着改变）。

　　选中“图片”，单击鼠标右键，选择“设置图片格式”，单击“颜色与线条”命令，将填充颜色设为无填充色，将线条颜色设为无线条色。

　　　　双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改，因为它还是Word格式。

再单击“打印预览”，选择“设置”，点“工作表”，勾上“网格线”和“行号列标”，便可以看到每一页的实际情形了，而且每一页都有行列的标号，张贴的时候就不会贴错了。

　　　　如果预览的效果不十分理想，没关系，只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了，同时将页边距及页眉页脚都设为0，因为行列的标号处已足够用户粘贴了，不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。

用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字，如果用彩色打印机打印，那效果当然就别提了，当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。

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　　★Word的复印机缩放功能

　　当用户编辑了一篇Word文档，需要打印到A3（29.7×42厘米）的纸张上，而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4（21×29.7厘米）的幅面，怎么办呢？

　　其实，如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同，用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能，就是说用户可以通过“缩放”命令，让Word为文档设置格式，使其符合打印机的纸张尺寸。

操作步骤如下：

　　单击“文件”菜单中的“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，在“缩放”下，在“按纸型缩放”下拉列表框中，选择要使用的纸型，比如我们选择A4纸型。

单击“确定”按钮。

　　　　这时，Word将调整文档的页面使其适合所选纸型，在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档，通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上，这类似于复印机的“缩小／放大”功能。

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　　★Word的复印机缩放功能

　　当用户编辑了一篇Word文档，需要打印到A3（29.7×42厘米）的纸张上，而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4（21×29.7厘米）的幅面，怎么办呢？

　　其实，如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同，用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能，就是说用户可以通过“缩放”命令，让Word为文档设置格式，使其符合打印机的纸张尺寸。

操作步骤如下：

　　单击“文件”菜单中的“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，在“缩放”下，在“按纸型缩放”下拉列表框中，选择要使用的纸型，比如我们选择A4纸型。

单击“确定”按钮。

　　　　这时，Word将调整文档的页面使其适合所选纸型，在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档，通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上，这类似于复印机的“缩小／放大”功能。

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　　★将图片移到合适的位置

　　当用户在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格