展会筹备工作方案doc.docx
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展会筹备工作方案doc
展会筹备工作方案
篇一：
展会（策划）执行方案
目录
一、关于展会..................................................................2
二、参展目标..................................................................2
三、参展预备..................................................................2
（一）参展产品.................................................................2
（二）宣传资料.................................................................3
（四）关于礼物.................................................................3
（五）展位设计.................................................................3
（六）参展人员.................................................................4
（七）人员培训.................................................................4
四、开展前期的工作预备.........................................................4
（一）展台的布置...............................................................4
（二）展会工作预备.............................................................4
五、展期工作及人员安排.........................................................5
（一）工作内容.................................................................5
（二）人员名单.................................................................5
六、展会活动安排...............................................................6
七、会后总结..................................................................6
八、参展人员及展品统计.........................................................6
九、费用预算..................................................................6
附一：
........................
................................................7
一、每日工作流程...............................................................7
二、展现会中的接待步骤.........................................................7
附二：
........................................................................7
一、展品信息统计表.............................................................7
二、会客信息记录表.............................................................8
一、关于展会
展会名称：
“发觉新生力量”——中国（天津滨海）国际文化创意作品展
展会地址：
天津滨海国际会展中心
（地址：
中国天津市经济技术开发区第五大街滨海国际会展中心）
展位面积：
270㎡
展会时刻：
XX年8月28日-8月31日（9:
00-16:
30）
（展商提早30分钟进馆，推延30分钟离馆。
）
展位号：
FT02
展会主办方提供的工具及效劳范围（桌椅板凳水电，用餐茶水等）：
二、参展目标
一、展览展现；二、接触新用户；3、提升企业形象；4、与用户互动；
三、参展预备
（一）参展产品
（1）种类：
工业设计作品、造型类作品、雕塑作品、其他设计类作品；
（2）数量：
（3）作品的运输：
由参展方负责；
（4）布展及撤展时刻
布展日期：
XX年8月25-26日（8:
30-17:
30）
XX年8月27日（8:
30-20:
00）
8月25日上午开始布展，27日下午展品进馆。
撤展日期：
XX年8月31日（17:
00开始至撤完）
（5）征集作品样稿与实物，不求多，但求精。
做好样品的分类和编号，整理统计作品详细信息。
（6）批量制作所有作品的画签（二维码），打印到不干胶纸上贴于样品上。
剪下每一个作品标签，贴到相关作品实物上。
（二）宣传资料
宣传单张——十六开大小，上面应有简单的企业、产品和效劳介绍。
宣传单页的画面应尽可能精美一些，纸张做得特殊一些。
宣传画册——宣传画册反映的是企业的综合实力和情形，信息范围相关于宣传单张宽泛一些，因此应“稳重一些”，在画面上以图文并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面表现出强烈的个性。
（四）关于礼物
展会进程中所派发的物品包括宣传单页等印刷品，和其它小礼物。
注意事项：
手册、赠品及作品尽可能不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，而应由参展人员有目标地将事前预备好的企业印刷品或精致小礼物适时发送给互动用户。
（五）展位设计
一、展位设计原那么
（1）考虑展位利用率的最大化；
（2）考虑人流心理及流向；（3）符合参观对象的审美导向；（4）考虑施工难度及本钱因素；（5）考虑平安性。
二、展台设计要求
（1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得超级夺目，以吸引人们的注意力，还要能转达企业的某些具体信息。
（2）展会是发布新产品的好机遇，企业的最新产品应当在展台上有所表现。
（3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，如此能够方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。
3、展位设计（略）
（六）参展人员
参展职员职责包括：
布展、撤展，参展平安、后勤，展览资料的发放，物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等。
（七）人员培训
培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤能够分为如下三个部份：
一、情形介绍。
包括人员介绍、筹备情形介绍、展出情形介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。
二、展出介绍，包括展览会和展品情形。
（展览会情形包括名称、地址、展出日期、开馆时刻、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、茅厕位置等，展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价钱等）
3、技术训练。
要紧训练展台的接待和介绍技术。
四、开展前期的工作预备
（一）展台的布置
（略）
（二）展会工作预备
一、前期工作预备包括工作安排、治理安排和行政安排。
（1）工作安排。
向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、和后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必需使展台上的每一个人明白并明白得这次展出的目的。
（2）治理安排。
包括工作时刻、轮班安排、每日展台会议、记录治理等。
（3）行政安排。
包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。
二、检查查对参展的各项内容是不是到位，包括展品、产品资料、宣传资料和各设备工具等。
3、展会后勤工作：
确保展会所需的装备、陈列和人员都能够完好地在正确的时刻抵达展会现场。
五、展期工作及人员安排
（一）工作内容
一、迎宾（1-2人）：
负责接待客户进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和效劳的范围。
二、介绍员（1-2人）：
向前来观赏咨询的客户讲解作品详细信息。
负责品牌、产品展现、讲解及整体介绍。
3、信息搜集（1-2人）：
参加展览进程当中调派部份职员到其他公司或同行业公司搜集客户和同行业企业的信息资料，寻觅潜在客户并尽力与之成为朋友。
信息资料包括：
（1）产品信息；
（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）用户信息。
资料不需见人就发，可有选择性地向用意客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。
关于认真参观的客户，要具体介绍。
（二）人员名单
迎宾（1-2人）：
作品介绍（1-2人）：
信息搜集（1-2人）：
注意事项：
一、专注于客户效劳，争取和潜在客户成立基础沟通关系。
二、展会期间，天天工作终止时和员工开会，搜集整理潜在客户的联系方式。
3、爱惜好资源：
预备的宣传资料，量大的，要求人人都有，比如宣传单页；重要的，要收好，有选择性地发放。
4、尽力结交朋友，这些朋友能够是行业里的治理人员，能够是同行，能够是上游供给商、或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同
篇二：
展前预备工作
展前预备工作：
1．参展目标设置
企业依照产品特性成立参展目标。
它依托企业年度营销打算，依照产品生产周期、进出口比例、市场定位及细分后需要在必然的时刻地址完成的部份营销打算，和对市场的深切了解。
目前企业参展目标通常有以下几种：
树立、保护公司形象；开发市场和寻觅新客户；介绍新产品或服装；物色代理商、批发商或全资伙伴；销售成交；研究本地市场、开发新产品等等。
参展之前，参展企业务必要确信要紧参展目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。
2．了解目标市场的相关信息
每一个市场都有其特点，全面了解和充分预备有助于展出成功和产品成交。
参展企业第一要了解的目标市场情形包括：
市场规模、入口量、入口值、消费量、市场变更情形、市场潜力及进展趋势、对相关产品所实施的和将要实施地贸易壁垒和非贸易壁垒等。
同时，参展产品必需符合本地市场要求，因此必需了解本地市场在产品质量、尺寸、设计、性能、技术规格、贸易标准，和运输包装、消费包装等方面对产品提出的要求。
第三，了解竞争情形。
把握竞争对手的情形，作好价钱等各方面的预备；了解其他供给商的名称、供给量、市场占有率、优势及弱势及各供给商市场增减还必需况；了解市场主导产品的特性、市场价钱等。
第四，了解销售渠道。
第一要了解销售整体情形，包括销售体系、正常的销售渠道和环节、不同渠道的相对重要性及好坏势、各环节各渠道的定货数量、交货期要求、销售条件、价钱中加价幅度、售后效劳要求等。
第二是确信目标买家，入口商、批发商经销商或是零售商。
第五，了解运输条件，包括本地市场的运输业状况、运价、方式，以便计算产品报价中的运输本钱，确信交货时刻。
3．展品的选择
参展产品的选择直接决定着企业参展的成败，选择展品时应注意以下几条原那么：
一、针对性，即展品应迎合本地市场的消费特点，符合展出的目的、方针、性质和内容；二、代表性，就能够表现展出者的技术水平、生产能力乃至是行业特点；三、专门性，要有自身的独特之外，以区别于其他同类产品。
同时，参展前
应将样品、样本、货单、宣传材料及参展人员的名片预备齐全，确保可不能在展会半途用完。
4．参展人员的选择
参展人员的选择是参加展会的重要内容。
展会现场工作要求高、强度大，参展人员的选择应在以下几方面加以考虑：
一、依照展会性质选派适合类型或相关部门的人员；第二，注重人员的大体素养，如仪表、自觉性、能动性等；第三，注意做好展前培训，如关于专业知识的把握，熟悉产品性能、报价及本地的消费风俗、相关政策、法规等；第四，应有既懂外语又熟悉业务的人员参展，以利于谈判成交。
第五，企业高层治理人员应到展台现场参加相关工作，以便从中直接了解到市场及相关专业观众反映出的各类信息，从而帮忙熟悉了解用户的需求。
5．展台布置
展台布置既要能反映展出者形象，又要注重功能性。
因此展台的布置应与整体贸易气氛相和谐，不可鹊巢鸠占，布置时不能忽略展现、会谈、咨询等展台的大体功能，还要注重整洁陈列展品。
展台内应设置记录薄，以便于取得专业观众的联系方式。
另外为了增强彼此接触，还可在展台内摆放一些糖果，这些细节，能够增进企业与客户之间的情感，增加接触机遇和时刻。
6．客户邀请
主办单位会在开展前期向参展企业寄发“请柬”，参展企业收到“请柬”后能够将其别离寄给自己在展会本地的客户，邀请其到展会现场直接见面洽谈。
“请柬”是主办单位提供给展商的一项额外增值效劳，其也是参展的辅助工具。
往往在参展进程中，很多企业都会忽略这一步骤，但结识新客户之余，与老客户联络情感，能够将参展价值发挥的更大。
7．认真阅读参展商手册
参展商手册是参展商在展览会期间各方面的行动指南。
手册内容简明易懂，里面含概了有关展览会的一切内容，同时还包括有出行注意事项、应急联络方式等出行必备内容。
小摊位参展如何如何引人注目：
选择适合的场地是参展打算中重要的一部份。
但由于参展企业自身规模、资金能力等限制，往往只能购买小的摊位。
很多人以为，小摊位要想引人注意不是件容易的事，其实不然，只要合理安排，小摊位一样能吸引来观众的目光。
一、利用灯光，尽可能使小摊位“耀眼”起来。
大部份展览中心提供参展商天花板聚光灯，不然可租用便携式照明系统。
依照产业调查，照明可将展览品熟悉度提高30％—50％。
二、成立主题式展览摊位。
大企业一般是采纳传统方式展览，而且依托大规模场地，因此小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小摊位。
三、依摊位大小选择适合的展现用品及参展产品，以避免过度拥堵或稀松。
四、擅长利用组合式展览用具，幸免利用看似低廉的桌椅，应该给人“小而精”的感觉，把摊位装璜得有品有趣。
五、利用少量且较大的图片，制造出强烈的视觉成效。
太过密集或过小的图片皆不易读取，同时，限制文字的利用。
而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板36英寸以上的地址开始放置。
六、摊位装饰利用斗胆抢眼的颜色。
如此从较远距离即可凸显出来，幸免易融入背景的中性颜色。
七、成立完整效劳式展览摊位，热情接待来到摊位的参观者，对他们有问必答。
而将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实现商家与观众的互动，也非参展的目的。
展览期间注意事项
1．严格按展览规定的时刻参展和撤展，不迟到、不早退。
进入展场时需配佩带好胸卡，作为专业贸易展，无胸卡一概不得入内，因此请妥帖保管，严防丢失，万一遗失请速与主办单位联系。
2．布展时，先要检查楣板上公司名称拼写有无错误，然后注意检查展位上的大体配置是不是齐全、完好，如提早租用了额外物品，还应注意额外物品是不是配备齐全。
展板上不得利用不可清除的胶带、胶条或留有印记的胶水，更不得利用钉子等破坏展板，不然将会受到经济处惩。
关于保放展品的箱子等容器不要摆放在展台上，更不要随意抛弃，应请主办单位指定地址寄存处置，以便展品的回运。
3．
由于展馆内人员流动性强，参展人员应增强防盗意识，珍贵物品、书包等不要离开视线，更不要把包、钱等放在展台上，关于重要的展品，天天展览终止后应带回酒店，不要留在展场内。
4．在开展的第一天，每一个参展企业都将取得一本免费的展会会刊。
该会刊上标有参展企业的大体信息，是参展企业了解同行情形、展会情形的专门好的指南。
可向现场的观众登录处索取。
5．参展人员
仪表：
展会期间需着正装，鞋应注意擦干净。
仪容：
由于参展人员需要派发资料、指点产品，因此指甲应修剪干净。
姿态：
应维持精力充沛，不要歪扭的处处坐，尽可能不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡，不得在展场内抽烟，卖样品。
态度：
平易近人，不骄不躁，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应一样地尊重。
6．擅长搜集信息
为了在展台内达到最大的宣传成效，尽可能多的与专业观众接触并交流信息，企业需要使专业观众在展台内停留尽可能长的时刻，如此能够便自己的销售
人员获取更多高质量的线索和市场信息。
而现在的销售人员和顾客都在展览会中搜集特定的信息，展览又是一个忙碌复杂的环境，需要有特殊的方式以确保信息的彼此获取。
7．擅长总结参展体会
如条件许诺，参展人员在天天的展会终止后应讨论一下一天的工作成绩，评判工作的进程，哪些地址做的得体，哪些地址仍需改良。
依照需要适当高速贸易打算和安排。
8．同行之间擅长沟通
当展台上临时没有客户光临时，多名参展人员在场的情形下，能够抽出一人在展场内处处走动一下，以利于了解行情，了解竞争者情形，且增加遇上新客户的可能性，但必需注意，始终要维持有人看管展位。
9．撤展
撤展时应严格遵守撤展时刻，不得提早，因为现在极可能会有一个重要客户的光临您的展位，企业可能会因此而失去一笔大的定单；同时，空荡的展位也会阻碍企业形象。
撤展时应注意清除到展板上的胶带、宣传画等，以避免因未能将展板恢恢复样，而蒙受没必要要的经济处惩，且在国外在这方面的罚金相当高。
参加广交会后如何找定单
参加完广交会后，外贸人员应依照参展取得的相关资料，及时与客户沟通联系，如此才能保证定单得手?
?
关于广交会的客人，一样归为以下几类：
1.已签合同的客户
篇三：
参展前的预备工作
参展前的预备工作
假设一旦决定参加某一个展览会，那么需尽速开始进行筹备。
以下是咱们建议展出者不妨从这几方面入手：
1）展品选择：
展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。
据不完全统计，在参观这的经历因素中，展品具有吸引力可占到39％的比重，因此，应给予专门的重视。
选样三原那么：
a）针对性----是指展品要符合展出的目的，方针，性质和内容。
b）代表性----是指展品要表现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。
c）专门性----是指展品要有自己的独到的地方，以便与其他同类产品相较，明显有别。
2）展现方式：
展品本身在大部份情形下，并非能说明其全数性能，显示全数特点，需要通过借助其他材料或设备等手腕，来加以说明，强调及渲染。
要考虑让参观者在现场踊跃参与，并预备一些小包装样品免费派{TodayHot}发。
这些都是为了引发参观者的爱好,增加客商们的购买欲。
3）展台设计：
从表面上看，展台设计的任务应着重美观，其实，并非如此简单。
主若是展台要能充分反映出参展商的形象，能吸引参观者的注意力。
因此，还要注意以舷录傅悖篴）展台设计要与整体的贸易气氛相和谐；b）展台设计是为了衬托展品，不可鹊巢鸠占；c）
展台设计需考虑参展商的公众形象，不可过于独树一帜；d）
展台设计时，不要忽略展现，会谈，咨询和休息等大体功能。
4）人员配备：
它是展览成功与否的关键所在。
展台的人员配备可从四个方面加以考虑：
a）按展览会的性质选派适合类型或相关部门的人员；b）依照工作量的大小来决定人员数量；c）注重人员的大体素养；d）增强专业知识的培训及产品性能的了解,如专业知识、产品性能、演示方式等等。
展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付。
若是公共消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其不同凡响的地方；产品如具独创性，那么应强调其在技术上的冲破性。
5.客户邀请。
展览会上假设能顾客盈门固然梦寐以求，便有时不免会显现门庭冷落的情形。
这就要求参展者除被动地等客户到，还要成心识地请客户来。
可采取直接登门造访、通过媒体做广告、现场宣传，派发资料等手腕，邀请和吸引客户。
总之，要未雨绸缪，把工作做在前面{HotTag}
附表：
参观者经历统计因素
---------------------------
展品有吸引力39%
操作演示25%
展台设计14%
展台人员表现10%
散发资料8%
展出者的名望4%
---------------------------
以下是连年来国外参展所积存的专业体会，仅供列位参考：
打算时刻表：
（一）12个月前
一、从展览的规模、时刻、地址、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览打算；
二、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一样而言，第一次参加国际大展，较难取得最正确位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务打算
（二）9个月前
一、设计展览结构；
二、取得展览治理公司的设计批准；
3、选择并预备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
五、制作展览宣传册；
（三）6个月前
一、以广告或邮件等进行推行活动；
二、确信旅行打算；
3、支付展览场地及其他效劳所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并预备必要和翻译；
五、安排展览期间翻译员；
六、向效劳承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3个月前
一、继续追踪产品推行活动；
二、最后确信参展样品，并预备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、打算访客回应处置程序；
五、训练参展员工；
六、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
八、购买外汇；
（五）四天前
一、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
二、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
一、抵达，饭馆记录；
二、视查展览厅及场地；
3、咨询运输商，确信所有输送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品输送至会场；
五、连系所有现场效劳承包商，确信一样预备就绪；
六、与展览组织代表连系，告知通信方式；
7、访问本地顾客；
（七）两天前
一、确信所有物品输送完成；
二、查看所订设备及所有效品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
一、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
二、将促销用品发送直接分派中心；
3、与公司参展员工、翻译员等
升级会员 