存货的控制关键点.docx

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存货的控制关键点

存货的控制关键点

存货的收入、存储、发出、盘点都是重要的掌握关键点，运用合理的掌握方法把握住这些环节就可以实现对整个业务循环的监控，达到事半功倍的效果。

详细的掌握点主要有：

存货业务活动的授权和审批掌握点，资产的验收和保管掌握点，存货业务的单证掌握点，权责划分掌握点，监督稽核掌握点，财务系统掌握点。

（一）授权审批掌握点

企业存货业务经常发生而且内容复杂，所以为了发挥各部门的比较优势，往往实行分权管理，重要的存货业务活动都要得到批准后才能执行。

1．存货收入的掌握点

购买存货申请的审批，要通过生产、财务等部门共同审批完成，其他方式收入的固定资产也要进行审批；收入存货过程中发生的资金收益和费用支出的办理需要经过财务部门的批准；存货在企业内部的转移需要得到主管部门的批准，要以相关的审批文件为依据。

2．存货储存的掌握点

仓库管理部门进行存货保管人员配备时要得到高层管理部门的审批；存货储存地点的确定要经过生产技术部门的批准，存货储存成本的支出要得到财务部门的审核；存货离开储存仓库时，使用存货的部门或人员要出示授权审批材料，并应当取得仓库管理部门的批准；仓库管理部门在销毁有关存货簿记、备查登记等文件资料时，需要经过高层管理部门的批准，同时还要获得财务部门的同意。

3．存货清点的掌握点

稽核小组制定清点或盘点计划、确定清点时间、频率时要向有关主管部门报告，得到批准后才能实施；清点过程中确定存货盘盈、盘亏的处理方法需要得到主管部门的审批；主管会计人员对存货清点结果采取的会计核算方法要经过财务部门主管的批准。

4．存货发出的掌握点

使用存货之前，生产、销售等部门要向主管机关提出申请；各部门在使用存货时，要向仓库管理部门出具生产计划或者存货使用预算审批材料，核对审批单上的内容后仓库管理部门才能发出存货；日常零星使用存货时要获得本部门主管的批准，企业应当制定存货使用的权限安排制度，明确规定各级部门主管的审批额度，对于超出审批权限的额度要经过上级主管的批准；仓库管理部门对存货保管的调整方案要经过主管机关的批准，并确定在此过程中出现问题的责任；主管会计初步拟订了存货发出的核算方法后，要向财务部门主管报告，以便综合考虑存货发出成本计算对企业总体经营活动的影响。

（二）存货验收、保管掌握点

存货进入企业后的第一个风险点就是验收环节，假如存货验收环节掌握活动不合理，很可能导致存货的丢失和损坏。

存货保管是验收的后续环节，两者是统一的过程，只有相互协调才能达到最佳的掌握效果，同时两个环节的关键掌握点也相互关联。

1．存货验收关键掌握点

（1）存货的实物验收掌握，存货验收的掌握点又可以划分为实物验收和财务验收两个方面，实物验收是指存货的选购人员或仓库管理人员，对进入企业的存货的数量、质量、规格、功能等物理性质进行评价，只有符合合同规定的存货才能验收入库。

无论存货如何使用，选购和验收负责人首先应当保证进入企业的存货是需要的生产资料、原料，而且能够正常使用并为企业带来价值。

详细的掌握点有：

仓库管理人员负责检查到库的存货数量、质量等特征是否与经过主管部门审批的存货选购计划相符，对于以非购买方式取得的存货也应当核对有关存货记录资料，例如查询《存货委托加工计划表》、《存货自产计划表》等；有关的生产技术人员要对进入企业的存货进行抽样测试，编制《到库存货性能抽检表》，记录抽样的种类、比例以及合格率等信息，然后将结果报告到主管部门，进行退货或者修理等程序；仓库的验收人员还要对合格的入库存货进行分类整理，同时要接受仓库记录人员的监督，记录人员依据入库状况在统一格式的表格中登记有关的总分类资料和明细分类资料；假如在仓库设有财务岗位，则财务人员还要对入库存货的选购成本、生产费用、预算资料等信息进行反映。

（2）存货的财务验收掌握，财务验收是指根据会计制度、准则的规定，对进入企业的存货的有关财务管理信息、成本资料进行确认、记录、计量和报告，使右关的资料都集中在企业的财务信息系统中，这是存货内部会计掌握的核心组成部分。

存货是企业最重要的流淌资产，它占据了企业很大一部分流淌资金，并且存货的管理关系到企业整个经营链条的顺畅运行，企业存货内部会计掌握的关铭点主要有：

存货进入企业之后，选购人员或者其他有关业务部门应当将进入企业存货的主要财务凭证汇总交给主管存货的财务人员，总账和明细账的记录人员依据有关的原始凭证编制记账凭证并登记账簿，成本核算主管会计编制和登让有关的成本核算凭证、账簿；会计人员还要记录存货信息的文件资料进行连续编号，防止漏记有关的存货入库资料；负责存货会计核算的人员要进行不相容职务分别掌握，主要有存货业务记录与审核职务分别、存货总账记录和明细账记录项分别、接触存货和记录存货职务相分别；在发生存货退回时，会计人员应当准时进行相应的会计处理，防止流淌资产虚增现象的发生；会计信息系统内部要取得各批入库存货的数量、时间等信息，为存货发出和存货成本分摊的核算顺当进行做好基础工作。

2．存货保管的关键掌握点

存货保管是保护企业存货安全的重要掌握措施，从存货业务活动的流程来看，存货保管的关键掌握点有三个，即存货出入关、存货保管人员管理和存货资料记录关。

（1）存货入库、出库关，主要是对存货的实物流转过程进行掌握。

前面已经提到，存货的验收和存货的保管是不可分割的有机统一体，存货验收工作结束后紧接着就是存货的入库。

存货入库的掌握点有：

仓库管理人员合理确定存货的存放地点，存放的顺序；企业的监督部门要对存货入库的整个过程进行监控，准时处理发觉的问题，同时防止舞弊行为的发生；仓库管理人员要和验收人员进行工作交接，在交接期间内双方应当商定各自的权利、责任，交接工作完成后，仓库管理人员和验收人员要在有关的文件资料上签章以示负责。

企业各业务部门使用或者转移存货时会发生存货的出库，存货出库的主要风险来自两个方面，一是存货发生丢失和损坏，另外还有存货出库后的不当使用或非计划性使用造成的经济效益损失。

为了降低上述两种风险，存货内部掌握的关键点有：

企业各部门在存货出库时要向仓库保管人员出示存货使用的批准材料，仓库管理人员要验证材料的真实性和有关的出库存货信息，例如存货数量、规格等；任何人进入存货储存仓库时都要出示授权材料，并且要进行登记程序，无论何种原因需要从仓库中带走存货都要取得仓库管理人员的认可，必要时要向主管部门报告，同时执行人员要签字以示负责；仓库管理人员要定期检查在库存货的质量状况，并尽可能改善仓库的存放条件，防止存货变质导致的损失；仓库的记录人员要根据内部掌握制度的规定编制有关的表格和凭证，同时还要定期统计存货使用状况，要对存货入库成本和出库成本进行核算，为财务部门的成本分析保留必要的数据。

（2）存货保管人员管理掌握，存货内部会计掌握的有效实施建立在人员的权责安排中，对存货保管人员的管理主要是权利和责任安排的管理。

存货保管人员是企业中接触存货最多、最近的人群，假如不抓住这个重要的关键掌握点就很可能导致存货管理基础的缺失。

根据现代权责安排的主导思想，即分权和集权相结合、实行扁平化管理，最大限度地削减业务活动的流程和管理机构的层级、人数，加快企业内、外部信息的传递过程。

存货保管人员管理的主要掌握点有：

存货仓库应当设立多重防盗门，任何人不能独自打开仓库，只有多个人在场的状况下才能进入仓库和接触存货；设立仓库主管职务，负责安排管理权限给基层的保管人员，同时要建立存货保管的监督制度，以便保管人员准时将存在的问题传递给各层主管部门或人员；仓库至少应当设立的岗位有存货的分类整理岗位、存货出入库管理岗位、存货资料的记录岗位、存货业务的稽核岗位，同时还要建立仓库环境维护责任制，仓库的各个管理人员轮番负责仓库的清扫等工作；加快存货管理信息系统的建立，通过计算机和网络等现代技术逐步提高存货保管的效率和效益，所以今后的趋势是仓库管理岗位还应当包括技术研究岗位。

（3）存货资料记录掌握，主要是指建立存货记录的综合报告信息系统，而不仅仅停留在原来简洁的、缺乏系统性、使用价值的数字记录和简洁汇总。

也就是说此处所指的记录掌握更注意的是存货使用效益，即通过收集和处理存货保管的有关资料，为存货的后续管理供应依据。

存货资料记录掌握的关键点主要有：

仓库保管存货的记录人员，定期将记录的有关某种存货的数量、规格、入库时间、使用状况和成本等信息进行汇总，编制《存货资料汇总报告》，然后上交给仓库主管人员；仓库主管将复核后的《存货资料汇总报告》交给财务会计部门，由特地的财务人员进行分析；财务人员主要分析各种存货保管成本的变动状况和出库成本计算方法的合理性，并使用特地的财务指标分析存货保管成本对企业净利润的敏感程度，通过降低保管成本提高企业的盈利水平；建立存货保管资料记录系统的稽核机制，例如设置汇总记录和明细记录资料，通过定期核对预防记录错误的发生。

（三）存货业务的单证掌握点

企业的任何业务活动都会反映在有关的凭证和票据上，存货业务也不例外，只有把握住存货单证掌握环节才能够了解整个存货业务活动的轨迹，可以有效降低存货经营活动风险。

存货单证掌握由企业的生产、财务、选购、销售和仓库等部门共同完成，前文已经表述了有关的掌握内容，以下主要根据部门来列举应当重点掌握的关键凭证、单据和其他资料o

1．生产部门掌握的关键单据和资料

假如企业的存货是由自产方式取得，则生产部门要保留和记录有关存货的生产成本、费用和税金等信息，主要的单据有：

存货生产领料单、存货生产费用计算表、存货自产资金支付单据等。

生产部门使用存货时，也要保留存货出库成本分摊表、存货出库单等。

假如生产部门将自产或领用的存货对外销售、安排给职工和股东，还应当记录有关的销售或发出票据，以备有关部门检查。

2．选购部门掌握的关键单据和资料

企业的大部分存货都是由外部购买取得的，选购部门是企业中距离市场最近的部门，也把握了最多的存货购买凭证和结算票据，这些票据都是进行财务核算和存货管理的重要信息，对于选购部门来说，主要的掌握单据有：

存货选购预算单、存货购买结算凭证、存货选购计划表、有关选购过程中发生的其他选购税金和费用、存货选购实际成本和预算成本的差异分析资料，还有当某些存货出现供应不足时各个业务部门供应的存货需求信息资料。

3．仓库部门掌握的关键单据和资料

仓库管理部门掌握的单据主要是存货保管凭证和记录资料，在此将前面已经提到的一些单据进行总结：

存货的出库单和入库单、进出仓库人员状况的记录和签章表、存货分类表、存货存放状况登记表、存货保管成本的记录单、仓库管理人员的责任制度资料、各部门存货使用状况统计表、存货保管对企业经营活动影响的分析材料等。

4．财务部门掌握的关键单据和资料

财务部门要将企业有关存货进出企业、使用的全部信息都反映在财务信息中，所以无论是传统的手工记账还是会计电算化系统都要搜集和处理大量的单据和价格、价值、资金结算资料。

财务部门首先应当掌握的单据和材料就是从生产、销售、选购、仓库等业务部门根据作业流程传递过来的单据，这些单据和资料是一些“感性情息”，是各业务部门依据自身需要传递或编制的格式化信息，财务部门还要经过自身的专业分析，才能使这些信息转变成为“理性信息”。

从财务会计信息系统的角度来看，财务部门要掌握的主要存货单据、资料有：

存货成本核算用到的有关凭证、存货选购的计算单据、存货生产的成本费用资料、存货预算管理计算表单、存货选购经济批量计算单、存货使用的经济效益分析资料、其他记录存货会计信息所需要的原始凭证。

（四）存货管理权责掌握点

合理划分存货管理的权责也是重要的掌握环节，内部掌握目标包括了贯彻企业既定的管理方针、政策，这个目标的实现主要是通过权责的安排和人员、业务管理来完成。

这里所指的存货管理权限主要是从公司治理结构的角度来看，如何在存货管理上实现权利、义务的协调和统一。

根据出资者财务论的观点，企业的全部者是存货的终极全部者，所以企业的全部者拥有最高的处置权和掌握权，有权对重大的存货业务活动进行审核和监督。

在两权分别的基础上，企业的经营者拥有存货业务活动的主要决策权，在取得股东大会和董事会的认可时对存货的投资、使用做出决策。

企业的生产、财务、仓库、选购、销售等部门是基层的经营者，或者说是执行者，即负责根据经理层的决策执行详细的业务活动。

通过上述的简洁分析，可以看出存货管理权限从大的方面划分为三个主要的层次，这三个层次各有自己的关键掌握点，以下依次阐述。

1．全部者层次的权限掌握点

企业应当依据自身的特点确定全部者掌握存货的数量界限，只要存货业务活动涉及的存货数量超出了这个界限，就必需通过股东大会表决；对于存货作用较大的企业，可以在董事会的特地委员会下设存货管理部，由专业人员和全部者代表共同构成；股东大会要保留存货业务活动的最终审批权和应有的监督权。

2．经营者层次的权限掌握点

经营者层次存货管理权限的划分原则是保证存货业务的经营效益最大化，使全部者和经营者目标全都。

主要的掌握点有：

总经理拥有的存货业务活动权限要处于全部者掌握权限之下，要合理确定详细的存货数量限额；在详细权利的划分上要体邵制衡的原则，即总经理、董事会、监事会在存货业务活动中形成并保持相互监督、牵制的状态；对存货管理制定有效的激励和约束机制，以实现掌握的最佳效果；存货管理权限的划分要形成制度，主要是约束执行者的行为，应当由经营层制定。

3．执行者层次的权限掌握点

执行者层次是距离存货最近的管理层，为了充分发挥执行层的积极性和利用他们拥有的信息优势，企业需要将一部分资产经营权划分给执行部门和人员，存货管理也是一样，这就是存货管理权限掌握。

主要的掌握点有：

执行层进行存货业务活动之前应当得到经营层的批准，经营者要为执行层设定详细的存货业务活动数额，超出限额的存货业务活动需要向经营者提出申请；执行层主要由业务部门构成，企业应当制定存货业务活动的规范流程，详细划分各业务部门所进行的主要工作和职责，构建高效的业务流程体系；各个业务部门的主管人员还应当依据本部门业务活动的特点和方式，将执行层的任务连续向下安排，形成权责配置体系。

（五）存货监督稽核关键掌握点

存货监督稽核主要是指，对存货业务活动的作业流程和业务人员的行为进行监控，同时还要对存货实物资产与有关的文件记录相核对，通过上述两类掌握措施实现存货资产的安全和防止存货业务活动申的舞弊、错误出现。

存货业务活动的监控可以分为两种类型，一是存货业务活动的监督，另外还有存货业务活动的稽核。

存货业务活动监督的关键掌握点主要有：

对于存货业务活动，企业主管部门应当制定职责安排制度，通过分别不相容职务达到人员之间制衡的目的；存货业务活动的文件资料要由专人妥当保管，并做好重要文件的备份工作，防止重要数据的丢失；存货进入企业后的掌握点是监督存货的验收和入库，存货使用过程的掌握点是存货出库审批材料的查看、存货出库和存货成本信息记录，存货退出企业的掌握点是计提存货跌价预备、存货期末计价掌握；对库存存货进行资产清点也是重要的监督工作，财务、仓库部门要依据企业有关的规定核对存货的数量、规格等信息，编制《存货盘点表》。

存货业务活动稽核的关键掌握点主要有：

存货进入企业时，要核对选购计划是否和实际选购状况相符合、实际购买成本与购买预算相核对，以其他方式获得的存货，主要核对有关存货全部权资料和业务单据是否与存货的实际状况相符；存货使用过程中，仓库人员要核对批准的存货使用量、品种是否与出库单的内容全都，还要核对存货需求计划与实际领用存货的内容；存货不再使用退出企业时，财务人员要核对存货市价资料和历史成本信息，检查存货跌价预备计提的合理性，要核对存货残料的价值信息与结算单据的全都性，对存货退出企业的业务活动进行资金稽核管理。

（六）财务会计信息系统关键掌握点

财务会计信息系统是反映存货经营活动信息的综合系统，具有数据含量大、内容丰富和处理方法复杂的特点，会计系统的信息是企业利益相关者了解企业经营状况的主要途径，把握住关键的掌握环节能够有效提高财务信息的有用性和真实性、这也是内部掌握的重要目标。

财务会计信息系统的关键掌握点主要和财务工作的业务程序有关，重要的掌握环节有：

1．授权审批环节

对存货资产实行严格的限制接近掌握措施，各部门的业务经办人员办理存货业务时都要得到本部门主管和存货管理部门的授权批准；使用存货业多活申的有关财务记录需要向财务部门主管申请，外借存货的财务资料要明确责任，出现问题时能够找到责任人；存货入库成本、储存成本计算方法、存货发出成本甲计算方法的确定需要得到财务部门主管和财务总监的审批；财务人员在存货盘点过程中发觉的问题以及存货盘盈或盘亏的处理要得到主管部门的授权审批。

2．审核或复核掌握环节

财务人员要将存货会计核算的有关凭证单据，特殊是原始凭证，在进行账务处理之前：

，传递到财务主管部门进行复核，同时财务主管要在存货的有关于年卡签章以示审核，最终才能作为会计核算的依据；审核的重点是存货业务活动单据的真实性，存货业务记录的格式、内容是否完整；另外，还有一项重要的审核工作就是对存货业务活动的资金管理凭证进行掌握，无论采取何种方式取得存货，企业都会支付或多或少的费用，财务部门一方面要进行资金收付的管理，另一方面还要对存货业务活动的资金收付状况进行会计核算，对于存货业务活动中产生的结算单据，出纳、会计人员应当在编制记账凭证之前传递给财务主管，财务主管要复核存货业务活动资金收付的合法性并签章，然后再返回给基层的会计人员进行必要的会计处理。

3．账簿记录掌握环节

企业存货的种类繁多，而且存货业务会经常发生，所以企业的财务部门对存货的经营活动进行账簿记录，主要包括存货总账和明细账。

总账是反映存货经济业务总额和总体状况的簿记资料，总账记录的关键掌握点有：

存货主管会计人员应当在期末（月末、半年末和年末）依据仓库和生产、选购部门供应的存货业务资料编制《存货业务金额、数量汇总表》，在表中要反映企业存货总额信息，同时还要对存货进行分类以反映有关的存货构成信息；总账会计根据收集的存货汇总资料和原始凭证登记存货总账，总账会计不得负责明细账的登记业务；总账的建账、结账都要规范和准时，内部审计部门要定期评价企业财务会计系统掌握的有效性。

明细账反映的是存货业务活动的详细状况和具体信息，主要描述大类存货的小类信息，明细账记录的关键掌握点主要有：

存货主管会计应当依据来自于其他业务部门的存货单据和信息，对各项存货进行分类、汇总，编制存货业务明细表格，为登记日记账或明细账作预备；明细账会计根据有关的原始凭证、单据和存货业务明细表登记存货明细账；明细账会计不得负责总账的登记工作；明细账的内容至少要包括各类存货的数量、历史成本、结存状况、发出数量和金额，对于细分类别较多的存货可以将性质相同的存货品种归为一类，而一般状况下至少要在存货类别中设置两个层次的明细。

4．账簿核对掌握环节

账簿核对是依据财务会计公式的平衡以及财务数据之间的对应关系，以有关的账簿、单据、报表为工具进行的监督工作。

账簿核对是会计信息系统内部进行稽核监督工作的构成部分之一，通过账簿之间的核对实现掌握目标。

存货的账簿核对主要的内容有，存货记录明细账与总账的核对、存货业务活动的单据与存货总账和明细账的核对、存货仓库财务记录与财务部门存货账簿的核对、企业各部门存货使用状况记录与财务部门有关账簿的核对。

总账会计和明细账会计应当定期或不定期核对存货总账和明细账的记录，使用汇总或者采用审计方法将两者的结果相对比，检查存货业务活动会计核算是否存在错误，对于重大的差错，要查明原因，假如证明存在舞弊行为需要向财务部门主管报告。

存货业务活动的单据各部门都要保留，这些是形成会计信息的基础，尽管账簿在记录之前经过了复核，但是对于重要的存货业务活动仍旧需要抽取一部分单据与存货的有关会计账簿进行核对，最大限度地减小存货业务的记录错误风险。

为了便利管理，大部分企业都在存货仓库管理部门设置本部门的财务人员，负责记录有关的存货财务信息和核算存货保管成本，他们的工作虽然没有财务部门会计的工作重要，但是两者的记录与核算存在着数量上的关联性，通过两者的核对一方面能够削减财务部门稽核人员的工作量，另一方面两者合作能够提高企业存货成本管理的效益。

存货的使用范围遍布企业的各个部门，所以各部门在使用存货的过程中都会记录有关的存货信息以便利管理需要，这些单据和记录资料往往与存货收入或发出的成本、数量有勾稽关系，两者的核对可以检查存货使用的状况和存货业务活动记录的精确性，同时还能够满意财务预算和生产计划考核的需要。