学习使用组织结构图doc.docx
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学习使用组织结构图doc
学习使用组织结构图
概述
使用MicrosoftOffice制图工具可以在MicrosoftOfficePowerPoint®2003中创建组织结构图。
您可以生成图表和设置版式,并有效地设置样式,还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。
课程目标
在完成本课程之后,您将能够:
⏹生成组织结构图层次结构并填入名称。
⏹使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。
⏹按级别为图表着色,并增添具有专业水准的样式。
⏹使用“自选图形”和连接符来调整图表,使其符合组织的需要。
如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表,请考虑在PowerPoint中创建该图表。
理想的PowerPoint组织结构图是一种结构相当平坦的图表,在每个级别上的人员数目都不太多。
您还可以将组织结构分成几个部分显示,这样,就能把图表放在不同的幻灯片上。
在PowerPoint中绘制图表的优点是,图表将采用它所在的幻灯片的配色方案,并且,当您使用不同的配色方案时,颜色会自动更新。
本课程将引导您生成一个组织结构图,然后设置它的样式,并更改它的结构。
生成图表
有几种进入图示库的方法。
下面列出了其中的一种方法,以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图:
在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。
双击库中的组织结构图缩略图,即会插入一个图表。
正如所谓的殊途同归,在PowerPoint中,您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。
在下面这几个位置,您都能找到一个小的图示按钮:
⏹在“绘图”工具栏上,如左图所示。
⏹在一组幻灯片版式中。
⏹在“插入”菜单上,“图示”命令的旁边。
层次结构
头:
所有图表均从头开始。
“助手”位于其上司及该上司下属的中间。
下属向更高层的某人报告,其同事与之并排排列。
小灰点表示已选定该形状,并可以向其添加相关的形状。
在PowerPoint中,组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。
插入的默认组织结构图只有几个形状:
顶部的一个形状代表老板,在它下面的三个形状代表下一级别的员工。
您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图:
⏹助手
该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。
⏹下属
该类型的形状恰好位于其上司的下方,并且以水平或垂直方向上(取决于您的选择)的分支表示多个形状。
⏹同事
该类型的形状与同一级别的形状并排排列。
还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。
添加形状
图1 向组织结构图中添加“助手”形状
单击要向其添加“助手”图形的形状。
被选定的项将带有灰点边框。
在工具栏的“插入形状”菜单上,单击“助手”。
(请注意,对于此形状而言,“同事”不可用,原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。
)
图2 添加操作之后的“助手”形状。
通过“组织结构图”工具栏(每当选定该图表时,即显示该工具栏)向图表中添加新形状(即组织中员工的位置)。
若要向图表中添加新形状,需要单击要与新形状相关的形状,然后从工具栏中单击下列类型之一:
“下属”、“同事”或“助手”(参见图1和2)。
快捷方式
⏹添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。
这会在所选的任意形状下面添加一个“下属”形状,并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。
⏹请用鼠标右键单击某个形状,您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。
灰点边框
形状周围的灰点表示该形状被选定,而不是该形状中的文本被选定。
您必须先执行该选定操作,然后才能:
⏹删除形状。
⏹使用Tab遍历多个形状。
⏹选定多个形状(单击这些形状的同时按Ctrl)。
⏹使用“格式刷”按钮
,将样式从一个形状复制到另一个形状。
⏹用鼠标右键单击某个形状时,将在快捷菜单上得到图表选项。
添加名称
若要添加文本,请在形状内部单击(形状周围将出现一个阴影线边框),并键入文本。
若要添加名称和其他文本,请在形状内部单击并键入相应的文本。
按Enter可在形状内部换行。
阴影线边框
输入文本时,该形状周围将变为一个阴影线边框(参见左图)。
注意到这一点很重要,因为在对文本执行特定操作时(如编辑文本,或复制文本以便将其粘贴到其他位置),必需先执行这种选定(与灰点边框相反)。
对于某些涉及形状的操作(比如使用Tab切换到各个形状),则不应当让此边框出现。
例如,如果在形状的周围出现阴影线边框,并且您按了Tab,则该形状中的文本将被缩进。
组织结构图的画布
观察形状在画布内部调整大小的方式。
首先突出显示画布区域,然后添加形状,并且图表调整大小以适应画布,最后形状和文本都变得更小。
稍微变一下思路,查看一下组织结构图周围的区域和边框。
这是它的“画布”,一个为了生成图表而保留的绘图区域。
组织结构图必须位于该区域内部,以便每当您向图表中添加形状时,图表都可以相应地重新调整自身的大小。
结果,随着您向该图表中添加更多的形状,您将看到形状和文本变得更小。
稍后,将介绍通过缩放功能以及使用“组织结构图”工具栏上的“适应文字”按钮来调整图表的大小。
调整字体大小
如果插入形状之后文本变得太小,可使用“适应文字”使字号增大一个字号。
生成图表时,形状内部的文本可能变小。
使用“适应文字”按钮可以对此加以补救。
选中图表后,在“组织结构图”工具栏上单击此按钮,字号将增加一或两磅(取决于形状中的可用空间)。
有时,这是需要进行的唯一调整。
如果希望文本比“适应文字”所设置的大小更大,则始终可以使用“字体”对话框(“格式”菜单上)来选择字号。
但您可能需要首先使形状变大一些。
请通过缩放功能完成此操作(请参阅下一节)。
注意 使用“适应文字”也能够使文本变得小一些。
例如,如果某些太大的文本在形状中放不下,则“适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所需的大小使所有文本都变小。
在这种情况下,使用“适应文字”前最好先将该图表适度地放大。
缩放图表
通过向下拖动尺寸控点放大图表。
形状变大后,将为大字体文本腾出更多空间。
拖动尺寸控点时指针变成十字形。
虚线轮廓显示图表的放大幅度。
如果希望图表中的形状变大或变小,可以缩放该图表。
若要执行缩放,请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一,当指针显示为双向箭头指针
时,将边框向内或向外拖动。
拖动时指针将变成十字形。
若要仅在一侧或从一角调整图表的大小,只需拖动尺寸控点。
若要在两侧或从所有角调整图表的大小,请在拖动的同时按Ctrl。
如果您在早些时候单击了“适应文字”以放大图表中的字号,然后将该图表放大,则再次单击“适应文字”仍然会使字体变得更大一些。
移动图表 只需使用四向箭头指针
在边框拖动该图表。
您首先必须单击该图表以选定它。
板式和颜色
在此图表中,形状颜色各不相同,以便表示不同的工作等级;同时,还使用多种分支样式以提高可读性(“经理”行水平放置,而“下属”则垂直放置)。
版式和设计,可以使图表变得赏心悦目。
版式是指您如何分布图表中的各种形状。
就是说,是将其逐行排列,还是垂直堆放,或者同时采用这两种方式。
设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。
颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法。
诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业,但是不可以滥用。
图表的组成部分采用不同的分支
此图表中的所有级别都有“标准”分支,这种版式较为水平,并强调组织的级别。
此图表的底部分支使用“左侧下垂”和“右侧下垂”版式,从而使版式更加丰富,空间利用效果更好,并重点强调单个报告组而不是报告级别。
严格的“水平”类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别;缺点在于您可能很快用完从左到右的空间。
如果您想使图表富于变化,以及需要优化空间使用效率,可以使组织中的某些级别垂直排列。
要这样做,请单击要重新分支的形状的上方位置,然后转至“组织结构图”工具栏上的“版式”按钮。
在此选择一个选项,如“左侧下垂”或“右侧下垂”。
重新分支操作只影响所选的组。
默认的结构为“标准”,它将应用水平结构。
自动套用样式
组织结构图样式库。
“自动套用格式”按钮用于打开图表样式库。
样式库中可用样式的示例。
要进行“颜色处理”并设计该图表中的形状,或简或繁可由您自由掌握。
⏹简单方式:
使用“样式库”。
⏹繁琐方式(也可能更为有趣):
借助于当前幻灯片的配色方案,自己完成所有设计。
样式库
库样式可以完全满足图表的需要,它能够按组织级别对图表进行着色,并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。
库样式是一组供您选择和应用的模板(参见左图)。
在应用样式之后,能否对其进行自定义?
您可以更改字体格式,但无法更改填充颜色或线形。
还要注意:
您添加的任何新形状都将获得该样式的着色效果(例如,如果“助手”为粉红色的,则所有新的“助手”都将是粉红色的)。
如果这正是您想要的结果,则这可能是一个优点。
如果您想有更大的控制权,则这可能是一个缺点。
要打开“样式库”,请单击“组织结构图”工具栏上的“自动套用格式”按钮
。
手动设计样式
填充颜色:
纯色或图案、纹理、渐变或照片。
它可应`用于形状或图表背景。
线条颜色:
包括使用两种颜色的图案。
字体颜色。
线形:
设置边框和连接符的粗细。
虚线线形:
应用虚线或实线。
在边框或连接符上使用。
与应用样式库中的完整样式不同,这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级别并使用“绘图”工具栏(参见左图)来更改填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。
该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项;当然,您不必接受该配色方案。
但请注意,当您应用其他配色方案时,配色方案的颜色将自动更新,而其他颜色则保持不变。
重要 如果您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑(如第3课中所讨论的添加自选图形和更改连接符),则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。
按组选择
在第1课的练习中,您初步了解了按分支或组进行选择的选项。
这些选项位于“组织结构图”工具栏的“选择”菜单上。
使用这些选项可以同时对图表中的某个组设置样式。
例如,选择所有“助手”或某个级别上的所有“下属”,可以将相同的样式应用于所有形状。
您可以按以下类别进行分组:
⏹级别
⏹分支
⏹所有助手
⏹所有连接符
您可能回想起在前面的练习中,为了选定要更改字体的所有图表形状,需要单击顶部形状“玛吉”,然后从菜单中选择“分支”以选定“玛吉”下面的每个形状。
使用“自选图形”编辑图表
在顶部有两个老板:
这是一个需要通过自选图形进行编辑的结构示例。
如果组织结构图选项不能直接支持您的组织结构的某些特殊需要,这时该怎么办?
例如,您所在的组织有两个老板,而不只是一个。
怎样编辑图表,才能得到所需的特定结构呢?
本课将告诉您怎样做。
首先,必须关闭默认情况下作为图表一部分的自动功能。
然后,使用“自选图形”菜单中的形状和连接符来更改图表。
关闭自动功能
关闭“自动版式”后,可以对组织结构图的结构有更大的控制权,例如,将一个形状移至图表通常不支持的位置。
单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。
单击“自动版式”命令将其关闭。
出现了新的情况。
玛吉的助手伯纳黛特的业务能力非常出色,她现在成了公司的合伙人。
她需要与玛吉平起平坐。
当前,没有可以将她作为“同事”添加到最高级别的选项。
关闭“自动版式”
要想将形状随意移动,必须关闭该图表的自动版式默认设置,这需要关闭“组织结构图”工具栏上的“自动版式”命令(参见左图)。
当您关闭“自动版式”时,图表中的形状将遵循自选图形规则,而不遵循组织结构图规则。
但首先向您提出一些忠告...
关闭“自动版式”时,可能丢失一些在生成图表时可能需要的自动功能。
例如,没有“自动版式”功能,自动分支功能(“左侧下垂”、“右侧下垂”等)将不可用;因此,在关闭该功能之前,请先准备好初始版式。
而且,插入形状时,它们不会自动就位。
另一个考虑事项是如何设置图表的样式。
最好的建议是,如果您知道将会关闭“自动版式”以完成某些图表编辑或调整工作,则应手动设置图表的样式。
即使您将一个形状移至另一个位置,“样式库”样式仍将保留在该形状中。
最后,一旦“自动版式”被关闭,请将其保持关闭状态。
如果您将其关闭,手动进行调整,然后又重新将其打开,将丢失所做的调整。
因此,只有当您准备使其一直处于关闭状态时,才应将其关闭。
移动或添加形状
在关闭“自动版式”的情况下,将一个自选图形拖入新位置。
选定形状时,该形状将具有由点均匀组成的边框、尺寸控点和一个调整控点。
拖动该形状时,其目标位置会显示一个轮廓,并且其连接符与其一起移动。
在关闭“自动版式”的情况下选择一个形状时,需要注意的第一件事情是:
当您单击该形状时,它不具有常见的灰点选择模式。
其选择模式与自动图形的选择模式相同(如左图所示):
一个由点均匀组成的边框,并带有尺寸控点(白色圆形)和调整控点(黄色菱形)。
移动形状
选择该形状并拖动它,如图中所示。
连接符与其一起移动(如果在“自动版式”打开的情况下执行此操作,则该形状将只是迅速跳回到其原始位置。
)
添加形状
首先选择相关的形状,然后在“组织结构图”工具栏上单击“插入形状”。
值得注意的是,所插入的形状并未迅速跳回到指定的版式位置(这是关闭“自动版式”的结果)。
该形状只出现在相关的形状下面。
请将其拖入希望的位置。
隐藏连接符
隐藏连接符的过程。
选择连接符(红色的终点和黄色的调整控点表明它被选中)。
用鼠标右键单击该连接符,然后在快捷菜单中单击“设置自选图形格式”。
在对话框中的“颜色”列表中,选择“没有线条”。
连接符与形状一起移动当然很不错,但当您移动一个形状后,连接符的外观可能并不像您所希望的那样。
如果是这样,您必须隐藏该连接符并另外创建一个(如果您删除该连接符,将同时删除相应的形状)。
通过在“设置自选图形格式”对话框中单击“没有线条”,可以隐藏连接符(参见图片)。
然后,使用“绘图”工具栏上的“自选图形”菜单添加新的连接符。
在下一部分中,您将看到如何完成此工作。
移动或添加形状
图1 要添加连接符,首先单击“自选图形”菜单上的连接符。
图2 如何添加连接符。
指向作为连接符起点的形状,并单击要作为起点的蓝色“连接符位置”。
然后,在目标形状上执行相同的操作,以创建终点。
要添加新的连接符,需要从“自选图形”菜单中选择一个连接符(图1)。
将鼠标悬停在要连接的形状上方时,将显示蓝色的正方形,该正方形标记出可以附加连接符的位置。
请在每个形状上分别单击一个蓝色正方形,以确定起点和终点(图2)。
您将在练习中执行此操作。
需要记住的事项
⏹连接符与形状一起移动,因而,如果形状之间的连接符线条不够直,则可能需要您来负责形状对齐(从“绘图”工具栏中选择“绘图”菜单)。
⏹使用箭头键调整形状位置(以像素为增量)。
关闭“对象与网格对齐”(从“视图”菜单中选择“网格和参考线”),可以减少放置形状的限制。
⏹在单击连接符终点的同时按Shift,可使角度保持在15度以内。
将形状组合在一起以便同时移动
对形状进行组合:
选择所有要组合在一起的形状;在这里,共选择三个形状:
玛吉、伯纳黛特和连接符。
在“绘图”菜单上单击“组合”。
现在,您可以将已组合的形状拖动至所希望的位置。
如果您向图表的顶部添加了一个新形状,所有形状都将偏离中心。
要将其移至中心,请将它们组合在一切,然后拖动这些形状。
(注意:
在组合形状之后,“组织结构图”工具栏上的某些功能不可用。
例如,您不能使用“插入形状”向已组合的形状中插入形状。
)
关于样式的注释
如果您在已经手动设置样式的图表中移动形状,并且希望所移动的形状具有现在与其相邻的形状的样式,请使用“格式刷”按钮
,从一个形状向另一个形状复制样式。
您将在练习单元中执行此操作。
课程摘要卡-使用母版进行有效设计
图表总结
开始使用图表
单击“图示库”中的组织结构图缩略图。
要打开该库,请执行下列任一操作:
⏹在“幻灯片版式”任务窗格中,单击在屏幕提示名称中包含“内容”的任意版式。
然后,单击该幻灯片上的“插入组织结构图或其他图示”按钮
。
⏹在“绘图”工具栏上,单击“插入组织结构图或其他图示”按钮
。
⏹在“插入”菜单中,单击“图示”。
注意 除了MicrosoftPowerPoint®以外,还可在Microsoft®Word和MicrosoftExcel中使用“图示库”。
添加形状
1.选定与新形状相关的形状。
2.单击“组织结构图”工具栏上的“插入形状”菜单,并选择一类形状。
快捷方式 单击“插入形状”(不必显示菜单)可快速添加“下属”形状。
缩放图表
指向位于某个边或角上的白色圆形尺寸控点之一,使指针显示为双向箭头
。
然后,在所需的方向上拖动。
如果您希望同时调整两个边(从某个边尺寸控点拖动)或同时调整全部四个角(从某个角控点拖动),请在拖动的同时按Ctrl。
只需在一个方向上拖动即可调整图表大小。
调整字体
一些原则:
⏹如果在您生成图表的过程中,形状中的文本已经变小,请单击“组织结构图”工具栏上的“适应文字”,将字号增大一磅或两磅。
在设置完图表的版式后,字体可能再次减小。
此时,最好将该图表放大一点,并再次单击“适应文字”。
⏹如果某些文本对于形状来说太大,则“适应文字”会减小这些文本的大小,以使其适应形状,并将统一减小其余图表文本的大小。
一种备选方法是放大该图表,使其略高一些或略宽一些,直至文本适应相应的形状。
另外,您始终可以使用“字体”对话框(“格式”按钮)来调整字体。
要这样做,请选定图表并应用不同的大小。
版式和设计
按组选定形状或连接符
使用“组织结构图”工具栏上的“选择”按钮,进行下列类型的选择:
⏹所有助手:
单击图表上的某个“助手”形状,然后单击“所有助手”。
⏹一个分支:
单击您要选择的分支的顶部,然后单击“分支”。
⏹所有分支:
单击图表的顶部形状,然后单击“分支”。
⏹一个级别:
在您要选择的图表级别中单击一个形状,并单击“级别”。
⏹所有连接符:
选择该图表,然后单击“所有连线”。
更改版式
1.选择要更改的分支的顶端。
2.在“版式”按钮上,单击某个分支样式(如“左侧下垂”或“标准”)。
使用自动设计
在“组织结构图”工具栏上,单击“自动套用格式”按钮
,并从库中选择一种样式。
要恢复默认样式,请在样式列表中单击“默认”。
手动设计
使用“选择”按钮选择形状组,然后使用“绘图”工具栏添加填充、线形、字形、阴影和类似的内容。
在关闭“自动版式”的情况下编辑图表
关闭“自动版式”
1.单击“组织结构图”工具栏上的“版式”菜单。
2.单击“自动版式”命令将其关闭。
⏹关闭“自动版式”后不会自动完成的工作:
将版式分支;插入形状时自动放置形状;添加或删除形状时自动重新设置版式。
请记住:
如果在移动形状后打开“自动版式”,将撤消您手动完成的移动操作。
⏹仍然会自动完成的工作:
使用“选择”按钮进行组合选择(但请注意,您手动添加的形状不会包括在所选范围中);应用“样式库”中的样式;单击“插入形状”时将添加一个形状但不会设置其版式,您必须将其拖入相应的位置。
隐藏连接符
1.单击要隐藏的连接符。
2.用鼠标右键单击该连接符,然后在快捷菜单上单击“设置自选图形格式”。
3.在“颜色”框中,单击向下箭头,并单击“没有线条”。
绘制连接符
1.在“自选图形”菜单(“绘图”工具栏)上,指向“连接符”子菜单,并单击一个连接符。
2.指向第一个形状,单击某个热点;指向第二个形状;单击某个热点。
组合或对齐形状
组合形状或取消形状组:
⏹选择这些形状;然后,在“绘图”菜单(“绘图”工具栏)上,单击“组合”或“取消分组”。
对齐和分散形状:
⏹选择这些形状;然后,在“绘图”菜单上,指向“对齐或分散”,并单击所需的命令。