三体系程序文件参考.docx
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三体系程序文件参考
一体化程序文件
依据GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011编制
（版本号：
A/0）
文件编号：
KDN/QES/CX
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
2013年2月25日发布2013年2月25日实施
程序文件目录
序号
文件编号
文件名称
QMS
条款
EMS/OHS
条款
1
KDN/QES/CX-01
文件控制程序
4.2.3
4.4.5
2
KDN/QES/CX-02
记录控制程序
4.2.4
4.5.4
3
KDN/QES/CX-03
信息交流沟通控制程序
5.5.3
4.4.3
4
KDN/QES/CX-04
管理评审控制程序
5.6
4.6
5
KDN/QES/CX-05
人力资源控制程序
6.2
4.4.1、4.4.2
6
KDN/QES/CX-06
设施和工作环境控制程序
6.3、6.4
7
KDN/QES/CX-07
环境因素识别与评价控制程序
4.3.1
8
KDN/QES/CX-08
危险源辨识和风险评价控制程序
4.3.1
9
KDN/QES/CX-09
法律法规与其他要求获取、确认程序
4.3.2
10
KDN/QES/CX-10
与顾客有关过程控制程序
7.2
11
KDN/QES/CX-11
采购控制程序
7.4
12
KDN/QES/CX-12
生产过程控制程序
7.5
13
KDN/QES/CX-13
销售过程控制程序
7.5
14
KDN/QES/CX-14
作业现场安全控制程序
4.4.6
15
KDN/QES/CX-15
噪声控制程序
4.4.6
16
KDN/QES/CX-16
废弃物处理控制程序
4.4.6
17
KDN/QES/CX-17
职业健康安全运行控制程序
4.4.6
18
KDN/QES/CX-18
应急准备与响应控制程序
4.4.7
19
KDN/QES/CX-19
环境、职业健康安全绩效监视和测量程序
4.5.1
序号
文件编号
文件名称
QMS
条款
EMS/OHS
条款
20
KDN/QES/CX-20
内部审核控制程序
8.2.2
4.5.5
21
KDN/QES/CX-21
合规性评价控制程序
4.5.2
22
KDN/QES/CX-22
不合格品、不符合、纠正与预防措施控制程序
8.3、8.5.2
8.5.3
4.5.3
23
KDN/QES/CX-23
事件处理控制程序
4.5.3
24
KDN/QES/CX-24
数据分析控制程序
8.4
文件控制程序
1目的
对一体化管理体系的文件进行控制，确保有关场所及时得到并使用的文件为有效版本。
2范围
适用于对一体化管理体系的有关文件进行控制（包括外部提供的有关文件）。
3职责
3.1办公室负责一体化管理体系文件和外来文件的发放和管理；负责本公司一体化管理体系文件的归档和组织对现有文件的定期评审并负责组织相关标准的查新工作；
3.2管理者代表/被任命者负责组织编制一体化管理体系文件，并对一体化手册和一体化程序文件进行审核，确定文件发放范围；
3.3各部门负责相关文件的编写和管理。
4工作程序
1
2
3
4
4.1文件的分类与编号
1
2
3
4
4.1
4.1.1文件的分类
a.一体化管理手册；
b.综合管理体系程序文件；
c.管理文件；
d.技术文件；
e.外来文件（包括国家、行业标准、法律、法规等）；
4.1.2文件的编号
KDN—为公司代号QES—质量、环境、职业健康安全一体化体系
JS—为技术文件的代号□□—文件序号
一体化管理手册、程序文件、技术文件、管理文件采用如下编号方法：
a.一体化管理手册编号为KDN/QES/SC（版本号：
A）
KDN—公司代号QES—质量、环境、职业健康安全一体化体系SC—手册
b.程序文件编号为KDN/QES/CX－□□
KDN—公司代号QES—质量、环境、职业健康安全一体化体系
CX－程序文件□□－程序文件序号
c.管理文件编号为KDN/QES/XG—□□
KDN—公司代号QES—质量、环境、职业健康安全一体化体系
XG—为管理文件的代号□□—文件序号
d.技术文件编号为KDN/QES/JS—□□
e.记录、表格编号为KDN/JL-□□
KDN—为公司代号JL-记录代号□□—记录序号
备注：
转版及文件修改以前已经印刷的记录继续使用，在记录上标注新编号。
4.2文件的编写和审批
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
4.2
4.2.1管理手册由管理者代表/被任命者组织编写，管理者代表/被任命者审核，总经理批准。
4.2.2程序文件由办公室组织编写、管理者代表/被任命者审核并批准；
4.2.3技术文件、作业文件、工艺技术操作规程、安全技术操作规程、由生产部组织编写、审核，总经理审批，管理者代表/被任命者批准颁布；
4.2.4各类管理制度、工作标准由公司及相关部门编制、审核，主管领导批准。
4.3文件的发放、借阅和复制
4.3.1公司管理体系文件由办公室编制《受控文件清单》，经管理者代表/被任命者批准后控制发放，其它技术管理文件由各部门编制部门《受控文件清单》，经主管领导批准后控制发放。
各类文件收发均需填写《文件收发登记表》进行登记，以确保各场所都能得到相关文件；
4.3.2文件借阅需经主管领导批准，填写《文件借阅登记表》，借阅人必须承担保护文件完整、清洁和安全的责任，并在指定日期内归还，原版文件一律不外借；
4.3.3文件复制要经主管领导批准，为了对复制文件有可追溯性，要进行登记；
4.3.4要确保文件的清晰，文件破损严重时要及时向文件发放部门交回旧文件，换发新文件，文件应有唯一性编号，新文件应进行登记，沿用原文件的分发号，对旧文件要加盖“作废”印章，隔离保管，定期销毁；
4.4文件的更改与换版
4.4.1文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件更改通知单》，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据；
4.4.2文件更改审批人应由原审批人审批，当原审批人不在职时，应由接替其职务的人员审批；
4.4.3文件更改审批后，由文件编制的部门实施更改，一般更改内容不多时，可在原文件上杠改，更改过多时可进行换页，注明更改标记，更改原因、时间及更改人签名,当质量管理体系有重大变化或文件更改过多时可进行换版，收回旧版本，登记换发新版本。
4.4.4文件的修改状态由文件的版本组成，文件的修改次数用0、1、2、3、4表示，文件的版本用A、A、C、D……表示。
例如：
修改过一次的第一版文件其修改状态为A1,依此类推
4.5文件的作废和销毁
4.5.1及时收回失效和作废的文件，加盖“作废”印章，隔离保管，防止误用失效作废文件；
4.5.2为保持文件的延续性，对作废后需要保留的文件在加盖“作废”章后留一份再加盖保留印章，单独文档存放，以便查阅；
4.5.3文件销毁时要填写《文件销毁申请表》，《一体化管理体系手册》的销毁需经管理者代表/被任命者审核，报总经理批准后销毁。
其他文件的的销毁需经管理者代表/被任命者或主管领导审核批准。
4.6外来文件的控制
4.6.1各部门负责收集各最新的版本自外来文件，包括相关的国家、行业法律法规、技术标准、规范、规程等，经总工程师或主管领导审批其适用性后进行编号加盖受控标识，并登记在《受控文件清单》中，各部门负责各自外来文件在使用中的维护。
4.6.2外来文件由各部门负责于每年初核查本部门所使用的外来文件是否为有效版本，应及时更新过期的标准和文件。
各部门进行更新登记并办理受控、编号、发放手续。
4.7文件的管理
4.7.1本公司的文件以书面形式为准，存在于电子媒体文件不作为执行的依据；
4.7.2任何人不得在受控文件上进行涂划，不准私自外借，要确保文件的清晰、整洁和完好；
4.7.3每年借管理评审活动，由管理者代表/被任命者组织对现行管理体系文件进行评审，必要时予以修订。
5相关文件
5
《记录控制程序》
6记录
《受控文件清单》
《文件收发登记表》
《文件借阅登记表》
《文件更改申请单》
《受控文件作废销毁清单》
记录控制程序
1目的
对记录进行控制和管理，保证一体化管理体系有效运行以及为采取改进、纠正和预防措施提供依据。
证实质量、环境和职业健康安全管理活动的可追溯性。
2适用范围
适用于质量、环境、职业健康安全记录及记录的控制和管理。
3职责
3.1办公室负责监督各部门的质量、环境、职业健康安全记录，并汇总编制分类“记录清单”。
3.2各部门将各项目的记录负责收集、整理，并按规定送交办公室保管。
3.3各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式，报办公室编号备案。
4工作程序
1
2
3
4
4.1记录的范围
与质量、环境、职业健康安全管理体系运行有关的记录包括：
内部审核记录，管理评审记录，文件控制记录，培训记录，各服务过程记录，检查、检验、监视、测量、不合格处置记录、标识及追溯记录、统计技术应用记录、顾客服务记录、设备运行及维护保养记录，设备管理记录，信息交流记录，改进、纠正和预防措施相关记录、环境因素、安全风险因素识别和评价记录，运行控制记录，紧急事件及应急措施记录，相关方调查和施加影响记录，环境、职业健康安全投诉记录，能源、资源消耗记录，法律和其他要求的记录等。
4.2记录的形式及填写要求
4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。
4.2.2记录的样式和要求在的体系文件中规定（具体详见管理记录清单）。
4.2.3填写要求：
填写及时，内容真实、正确完整、字迹清晰、能准确识别，签全名，不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，用划线的方式进行更改、签名并注上日期。
4.3记录的收集、标识和归档
4.3.1各部门负责资料管理的人员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。
4.3.2对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般情况各部门对记录每年检查、整理一次，装订成册，在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称、记录编号（表码）、月份等。
4.4记录的保存和销毁
4.4.1办公室编制“记录清单”，填写记录名称、表码、保存期、编写部门等内容，交该部门负责人审批，并汇集备案记录的样本。
4.4.2各部门应按“记录清单”的期限要求保存记录。
记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防蛀、防潮、防霉等工作；对保存在磁带、软盘中的记录要做好防压、防磁、防晒等工作，并及时备份，防止贮存的内容丢失。
4.4.3记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门负责人核实后方能处置。
4.5记录的发放、借阅
4.5.1各部门填写“文件发放登记表”，向办公室领用所需的记录空白表格。
4.5.2经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还。
4.5.3经记录保存部门负责人核实后,记录可提供给顾客或其代表查阅。
4.6记录样式的批准、更改
4.6.1各部门记录的样式由各使用部门组织编制，经部门负责人批准，交办公室编号备案。
4.6.2各部门需更改记录样式，应将记录样式及其“文件更改申请单”由与该记录相关的文件批准人批准，交办办公室备案。
4.7外来记录的控制
一般外来记录（如供应商提供的原材料检验报告单、质保书、计量检定报告、环境、职业健康安全监测报告等）由相关部门保存，如果没有特别规定，保存期为3年。
5记录
《管理记录清单》
信息交流沟通控制程序
1目的
为了保证公司一体化管理体系信息交流的及时性、有效性，确保一体化管理体系的有效运行，特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于公司一体化管理体系信息交流的传递和处理。
3职责
3.1公司办公室负责编制本程序并组织实施。
3.2办公室是信息交流的归口部门，负责信息的收集、分析汇总，并向管理者代表/被任命者汇报。
3.3办公室负责采用多种形式（如：
板报、简报等）宣传公司一体化管理体系方针、目标、指标。
3.4各部门负责本部门业务范围内的信息接收、传递、处理工作。
4工作程序
4.1总则
4.1.1信息交流的途径以书面或电子邮件文件为主，以及其他可利用的通讯和宣传工具。
4.1.2一体化管理信息包括内部信息和外部信息。
4.1.3一体化管理信息的内容应及时、准确、可靠。
4.1.4办公室不定期召开一体化管理体系信息交流例会。
4.1.5信息交流要做好信息交流记录。
4.1.6办公室负责收集、整理、传递报刊等新闻媒体上的环保信息。
4.2内部信息交流的主要内容：
a法律、法规和其他要求的遵循情况；
b一体化目标、指标、管理方案完成情况和效果；
c内审、外审、管理评审结果；
d监测、测量结果；
e不符合与纠正情况；
f应急准备与响应情况；
g一体化管理体系培训情况；
h各部门之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等；
i一体化管理体系各运行控制程序执行情况。
4.3外部信息交流的主要内容：
a来自作业区周边居民的投诉和抱怨；
b来自供方或相关方的信息；
c来自上级部门的信息；
d来自职工的信息；
e其他外部相关方的信息；
f公司的环境和职业健康安全管理要求向外部传递的信息。
4.4内部信息交流
4.4.1公司的一体化方针、一体化管理体系的有关要求、质量、环境和劳动保护知识，由办公室负责向有关部门宣传。
4.4.2一体化管理体系运行中产生的信息由办公室及时传递到有关部门，接收信息的部门要做好记录。
4.4.3紧急状态下的信息具体执行《应急准备和响应控制程序》。
4.4.4实施不符合纠正和预防措施的部门必须在整改过程中将信息传递到有关部门。
4.4.5发生重大信息应立即传递到管理层或管理者代表/被任命者，一般信息应及时传递到部门负责人。
4.5外部信息交流
4.5.1相关方要求提供信息时，销售部、生产部将公司的一体化管理方针及有关要求传递给相关方。
4.5.2销售部、生产部在收到有关环境和职业健康安全法律、法规和其他要求时执行《法律、法规与其他要求获取、确认控制程序》。
4.5.3相关方抱怨及其他信息，由销售部接收，要求答复的要将处理结果及时传递给相关方。
5相关支持性文件
（各《程序文件》）
6记录
《信息交流计划》
《信息交流记录》
《顾客和相关方意见与投诉处理记录》
管理评审控制程序
1目的
对一体化管理体系进行评审，确保体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2适用范围
适用于本公司一体化管理体系的评审。
3职责
3.1管理层主持管理评审。
3.2管理者代表/被任命者负责向管理层报告一体化管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的评审报告。
3.3办公室负责进行管理评审计划的编制和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，并负责对评审后的改进、纠正和预防措施进行跟踪和验证。
3.4相关部门负责、提供本部门有关的评审资料，并负责评审中提出的相关纠正和预防措施的实施。
4工作程序
4.1管理评审计划
4.1.1管理评审每年至少进行一次，可结合内审结果，也可根据需要安排。
4.1.2办公室于每次管理评审前一个月编制管理评审计划，经管理者代表/被任命者审核后，提交管理层批准，计划主要内容包括：
a.评审时间；
b.评审目的；
c.评审范围及评审内容；
d.评审的准备工作要求；
e.评审组织。
4.1.3当出现下列情况之一时，由管理层提出，适时进行相应的管理评审：
a.公司的组织结构、项目范围、资源配置发生重大变化时；
b.发生重大质量事件、环境事件、职业健康安全事件或顾客相关方连续投诉时；
c.当法律法规、标准及其他要求有变化时；
d.市场需求或顾客相关方发生重大变化时；
e.即将进行第二、第三方审核或法律、法规规定的审核时；
f.管理层认为有必要时，如审核中发现严重不合格。
4.2管理评审输入
a.审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核；
b.顾客或顾客相关方反馈，包括满意程度的调查结果；
c.过程业绩和项目的符合性，包括过程、产品、环境、职业健康安全的监视和测量结果；
d.改进、纠正和预防措施的有效性，包括内外环境的变化，如法律法规的变化，新技术、新工艺、新应用；
e.可能影响一体化管理体系的各种变化；
f.一体化管理体系的运行状况，包括方针、目标、指标的适宜性、有效性。
4.3管理评审准备
4.3.1预定评审前15天，办公室将管理层批准的评审计划分别发至各部门，由部门负责人准备并提供与本部门有关的评审资料。
4.3.2办公室及时收集、整理各部门准备的资料，制定评审的具体内容。
经管理者代表/被任命者批准后在评审前5天将评审会议时间、地点、参加人员、评审内容以“管理评审通知单”形式发给参加评审的人员。
4.4管理评审会议
4.4.1管理层主持评审会议，各部门负责人及有关人员参加，对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格、不符合项提出纠正和预防措施。
4.4.2管理层对涉及的评审内容作出结论（包括进一步调查、验证等）。
4.4.3管理层对评审后改进活动提出明确要求，对纠正和预防措施确定责任人和整改时间。
4.5管理评审输出
4.5.1管理评审的输出，通过采取相应措施，最后导致：
a.一体化管理体系及其过程有效性的改进，包括对方针、目标、指标、组织机构、运行控制等方面；
b.与顾客或相关方要求的项目、环境、职业健康安全的改进，对其符合要求的评价；
c.资源需求等。
4.5.2会议结束后，由办公室根据管理评审输出要求进行总结，编写“管理评审报告”，经管理者代表/被任命者审核，交管理层批准，并发至相应部门，并监督执行。
4.5.3管理评审报告的内容包括：
a.评审目的；
b.评审日期；
c.评审参加人员；
d.评审内容及结论；
e.改进、纠正预防措施。
4.6改进、纠正和预防措施的实施和验证
4.6.1办公室根据“改进、纠正和预防措施控制程序”对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
4.6.2管理评审结果引起的文件更改，按“文件控制程序”执行。
4.6.3管理评审的相关记录办公室室按“记录控制程序”负责保管。
5相关文件
《不符合、纠正和预防措施控制程序》
6相关记录
《管理评审计划》
《管理评审通知单》
《管理评审报告》
《管理评审会议记录》
人力资源控制程序
1目的
对承担一体化管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规定要求。
2范围
适用于承担一体化体系规定职责的所有人员，包括临时工。
3职责
3.1办公室负责编制各部门负责人的《岗位工作任职要求》，并负责制定公司年度培训计划并监督实施，负责上岗培训教育，负责组织对培训效果进行评估。
3.2各部门负责编制本部门员工的《岗位工作任职要求》，并实施本部门员工的岗位技能培训。
3.3总经理负责批准部门负责人的《岗位工作任职要求》，批准公司年度培训计划。
3.4管理者代表/被任命者批准各部门员工的《岗位工作任职要求》。
4工作程序
4.1人力资源配置
4.1.1各部门负责人编制本部门员工的《岗位工作任职要求》，报管理者代表/被任命者审批。
4.1.2办公室编制各部门负责人的《岗位工作任职要求》报总经理审批。
4.1.3经审批后的《岗位工作任职要求》作为人事选择、招聘和定岗的依据。
4.2能力、意识和培训
4.2.1应识别从事对质量、环境、职业健康安全有影响的人员的能力需求，分别对新员工、在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员、内审员等根据他们的岗位责任制定并实施培训要求。
4.2.2新员工培训
a.公司基础教育：
包括公司简介、厂纪厂规、管理方针和目标、指标、质量、环境、职业健康安全意识、相关法律法规等培训内容，在进入公司一个月内由办公室组织实施；
b.部门基础知识：
学习本部门工作必须了解的管理知识和质量、安全和环保要求，由本部门负责人组织进行；
c.岗位职能培训：
岗位相关工艺技术操作规程、相关设备性能、安全技术操作规程、本专业岗位服务过程程序、现场实际服务出现异常、紧急情况时应变的措施等内容，由所在岗位车间组织进行，并进行理论和技能考核，合格后方可上岗。
4.2.3特殊工作人员培训
a.关键工序人员由所在岗位负责人培训，培训合格后持证上岗，每年对这些岗位人员还应进行培训或考核；
b.质量控制人员培训，由所在岗位负责人进行，培训合格后方可上岗；
c.管理体系内审员需取得国家授权机构培训的资格证书。
4.2.4在岗人员培训
按培训计划每年应对在岗员工至少进行一次岗位技能的培训。
4.2.5技术管理人员培训
专业技术和知识更新培训由办公室安排培训老师或外送培训。
4.2.6转岗人员的培训（同4.2.2c）
4.3培训计划及培训的实施
4.3.1办公室根据公司的发展方向和基本培训需求制定下年度培训计划（包括受培训部门、培训对象、培训方式、培训内容）并报总经理批准后执行。
4.3.2每次培训各相关部门应填写《培训记录表》，记录培训人员、时间、地点、教师、内容及考核成绩、效果评价等。
4.3.3公司办公室将每个员工的培训记录存档，记录在员工培训档案上。
5相关文件
《岗位工作任职要求》
6相关记录
《年度培训计划表》
《培训实施记录表》
《外出培训申请表》
《岗位能力确认单》
设施和工作环境控制程序
1目的
确定、提供并维护为产品实现、环境、职业健康安全的符合性所需要的设施，为产品实现、环境、职业健康安全符合性所需的工作环境进行认别并管理。
2适用范围
适用于对产品实现、环境、职业健康安全符合性所需的设施，如工作场所、建筑物、硬件和软件、工具和设备、支持性服务如通讯或信息系统、运输设施等，对工作环境进行控制。
3职责
3.1生产部负责对各作业设备、作业设施、通讯或信息系统的管理。
3.2办公室对办公设备、办公设施的管理。
3.3办公室对产品实现符合性及相关管理活动所需的工作环境进行控制。
4工作程序
4.1设施的识别、提供和维护
4.1.1设施的识别
公司为实现服务质量、环境、职业健康安全符合性所需的设施包括：
工作场所、作业设备和工具、软件（包括计算机网络）、环保/安全设施支持性服务（水、电、气供应）、通讯设施、运输设施等。
4.1.2设施的提供
a.使用部门根据服务质量、环境、职业健康安全需要提出作业设施的配置申请，在《材料计划表》上注明设施（设备）名称、规格、用途、技术参数、单价、数量等经生产部审核，报管理层批准后，由办公室
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