质量体系文件程序.docx
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质量体系文件程序
质量体系文件控制程序
编制
朱蓓
日期
2002-8-23
审核
唐激扬
日期
2002-8-23
批准
刘荣先
日期
2002-8-23
流程要素
流程目标：
流程时间要求
流程监控点数目
流程主要责任岗位
总经理办公室
流程涉及职位数目
修订记录
日期
修订
状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2002-10-24
A/1
4.1.3、4.1.2、4.4.2、5.1、5.3、5.4.2、5.5、5.6.4、5.7、5.7.2、5.7.3、5.10、7.3
朱蓓
唐激扬
刘荣先
2003-1-23
A/2
3、4、5.3、5.6.4、5.7.2、5.8.3、5.9.2
朱 蓓
唐激扬
刘荣先
2003-4-25
A/3
5.3、5.4.1、5.4.3、5.1.1、5.6.3、5.6.4、5.8.2、5.10.3、删除5.10.4
朱 蓓
唐激扬
刘荣先
2004-4-8
A/4
1、3.5、3.6、3.7、5.1.1、5.2.1、5.4、5.5
朱蓓
唐激扬
刘荣先
1.目的
规范公司质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指引、记录、技术文件、内部标准、标准合同文本的管理，确保使用文件的充分、适用和有效性。
2.适用范围
适用于质量管理体系文件的控制管理。
3.术语和定义
3.1.质量手册：
规定组织质量管理体系的文件。
是公司各项质量活动必须遵循的法规，是质量运行体系中需长期遵守的纲领性文件。
是对公司各项运作中与项目论证、施工、销售、售后服务等有关的活动的5W1H（WHY、WHO、WHEN、WHAT、WHERE、HOW）的描述。
3.2.程序文件：
为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件。
3.3.作业指引：
组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件。
是公司有关具体活动如何操作，操作的程度和深度如何，如何进行控制的描述文件。
3.4.记录：
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.5.技术文件：
指组织在产品实现过程中所依据的国家法律、法规、行政规章、行业标准、涉及公司质量管理体系的集团规范等外来文件的总称。
技术文件的控制过程参见本程序文件的支持性文件：
《技术文件控制作业指引》。
3.6.内部标准：
指由相关职能部门根据本公司项目操作实际，在国家行业标准基础上制定的适应公司项目操作的技术标准文件，具体操作过程参见本程序的支持性文件：
《内部标准控制作业指引》。
3.7.标准合同：
指经过经办部门制定及相关审核部门审核通过并颁布生效，统一反复适用于某一经济业务的合同。
具体操作过程参见本程序的支持性文件：
《标准合同文本管理作业指引》
3.8.文件标识：
指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。
4.职责
4.1.各部门
4.1.1.根据业务需要，提出质量体系文件编写或修订需求。
4.1.2.编写或修订属本部门职能范围的程序文件、作业指引及表格。
4.2.总经理办公室
4.2.1.负责审核各部门提出的文件编写与修订需求。
4.2.2.负责编写或修订《质量手册》
4.2.3.负责记录表格的审核、批准。
4.2.4.负责质量体系文件的标识、分类及归档工作。
4.3.人力资源部
4.3.1.负责公司组织架构、各部门职责权限及岗位职位说明书的编制、审核及维护工作。
4.4.管理者代表
4.4.1.审核《质量手册》。
4.4.2.批准程序文件、作业指引及公司总监级以下岗位职位说明书。
4.5.总经理
4.5.1.批准《质量手册》。
4.5.2.批准公司总经理级、总监级岗位职位说明书。
5.工作程序
5.1.编写或修订申请。
5.2.各部门根据工作实际提出编写或修订质量体系文件的需求，说明新编/修订原因以及是否涉及其他体系文件的修改，并将文件稿电子版以邮件形式发送总经理办公室品质管理工作人员。
5.2.1.总经理办公室根据质量体系运行状况以及流程相关部门的确认意见，确定是否需要新编或修订。
5.3.标识文件：
经审核同意编写或修订文件后，由总经理办公室负责给定文件编号，确定并标识版本号。
5.3.1.质量体系文件编号规则为：
a）质量手册编号：
VKSZ/QM001，“QM”为QUALITYMANAUL质量手册的英文缩写，公司只应有一个质量手册，所以编号为001。
b）其他体系文件的编号由四部分组成：
公司代码/文件级别/级内类型+数字流水号。
例：
《内部质量审核程序》编号
VKSZ/QP/CH001
表示文件是测量改进类
附表一：
文件级别及类型代码：
文件级别及类型
代码
质量手册
MA
程序文件
QP
作业指引
WI
记录表格
QR
技术文件
TD
标准合同
HT
内部标准
NB
附表二：
程序文件、作业指引及记录表格
级内代码一览表
级内类型
代码
文件控制
DC
管理职责
MA
资源管理
RS
产品实现
PR
测量分析与改进
CH
职位说明书
HR
c）技术文件的级内代码见《技术文件控制作业指引》
d）内部标准的级内代码见《内部标准控制作业指引》。
e）标准合同文本的级内代码见《标准合同文本管理作业指引》。
5.3.2.质量体系文件有效版本标识。
a）所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号。
b）其编号规则为：
文件每修订一次，修订状态从0、1…到9依次递增，超过10次时其版本由A、B…到Z依次递增。
5.4.质量体系文件的审核、批准
5.4.1.文件编写完毕，报总经理办公室审核，涉及部门接口问题的新编/修订内容需要经各部门负责人确认。
5.4.2.质量体系文件采用电子审批方式，通过ISO9000文件控制程序进行，文件批准后，由总经理办公室负责打印出最终文本送批准人签名确认后正式发布。
文件的审核批准权限如附表三。
附表三：
文件类型
审核
审核
批准
批准方式
质量手册
管理者代表
总经理
电子
程序文件
部门经理
总经理办公室主任
管理者代表
电子
作业指引
部门经理
总经理办公室主任
管理者代表
电子
表格
部门经理
总经理办公室主任
电子
职位说明书
部门经理
人力资源部经理
管理者代表
总经理：
总监及以上岗位
电子
5.4.3.技术文件、标准合同、内部标准的审批权限按相应作业指引的规定执行。
5.5.文件的生效及发布
文件经批准人批准后，由总经理办公室在文件控制系统中统一进行文件生效及发布操作：
5.5.1.总经理办公室保存一套有权人签字的批准件，如有修订，旧版本即销毁。
5.5.2.公司全体可通过ISO9000文件控制系统查阅新文件，最新修订情况在文件中用蓝色加粗字体明确表示。
5.5.3.生效的记录表格、标准合同文本、内部标准，为方便使用，除在ISO9000文件控制系统中发布外，特在内部网“质量文件”栏目下提供可下载版本。
5.5.4.记录表格需在表头栏标明表格生效日期，根据工作衔接需要，为表格换版特设10天的过渡期，即自新版表格生效之日起十日（日历天）内，使用新旧版表格均为合格，第十一日起必须采用新版表格。
5.5.5.体系文件电子版本的管理规定：
a）质量体系文件由总经理办公室保存完整的一套电子版本。
电子版本的利用规定按照5.7条执行。
b）电子文件的发布、生效、版本更新及使用权限等管理均通过ISO9000文件控制软件完成。
其数据库每天由系统自动备份，每周由总经理办公室信息技术人员手工作异地备份，以确保数据安全。
c）公司内部网ISO9000文件控制系统中可根据权限查询所有版本的电子文档。
d）电子版本永久保存。
5.6.文件的评审
5.6.1.在下列情况下，总经理办公室须组织相关部门对文件进行评审，以确保文件的适宜性和充分性：
a）当质量体系或其过程需要发生变化时。
b）管理评审时提出需要改进时（包括纠正预防措施）。
c）测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时。
d）新产品（项目）策划时。
5.6.2.对需要更新的文件应按照体系文件修订程序执行。
5.7.质量体系文件的利用规定
5.7.1.质量体系文件是公司经营管理和业务运作的保证，内部网上公布的文件版本仅供全体职员查询参考，严禁复制传播。
5.7.2.如集团内各公司需要借用公司质量体系文件，需提交《文件利用申请单》，经总经理办公室主任确认，并呈公司管理者代表批准后，方能由总经理办公室提供文件。
5.7.3.体系文件一律不向集团以外单位提供阅览。
5.7.4.对违反以上规定擅自提供体系文件者，一经发现，按公司工作失误处罚管理办法处理。
5.8.质量记录的管理按照《质量记录和档案管理程序》文件执行。
6.支持性文件
6.1.VKSZ/QP/DC002《质量记录及档案管理程序》
6.2.VKSZ/WI/DC001《技术文件控制作业指引》
6.3.VKSZ/WI/DC/006《标准合同文本管理作业指引》
6.4.VKSZ/WI/DC/007《内部标准控制作业指引》（试行，未正式发布）
7.相关记录及表格
7.1.VKSZ/QR/DC007《文件利用申请单》
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