货品管理系统工作手册.docx
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货品管理系统工作手册
货品管理系统工作手册
第一章总则
一、适用范围：
公司总部、营运部、店铺、总仓
二、内容：
进、销、存、调、配、退
第二章进货的相关工作
第一节订货
由品牌买手/品牌经理负责。
具体参见第七章《品牌买货工作手册》
第二节发货
一、发货前期的准备工作：
◆品牌经理/买手应做的准备工作
1.排货：
在某个季新货开始发货前10天左右，将该季的订单重新浏览一遍，
做好排货计划。
排出每个品牌每周每店铺应到的货量，并确定拿货重点。
（即
列出哪些货是季节性较强的，必须先拿的清单。
）
2.与品牌公司货品部沟通到货情况：
每周定期（如周一下午）与品牌公司货品
部沟通，了解品牌公司仓库出货情况。
将重点拿货清单传真给其，跟进品牌
公司货品部给我司做的货单（特别是大单）是否能够应季。
（如春天从厚拿
到薄，秋天从薄拿到厚等）。
3.审核品牌公司发货前与我司确认的货品明细，确定发货顺序：
浏览品牌公司
下发的本次出货货品的相关图片（大季），按应季性的原则确定发货的先后
顺序，并将确定的订单发货先后顺序通知我公司物流部。
二、发货过程中的工作
◆品牌经理/买手www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
2
1、收到品牌公司物流部传真的发货清单后，事先作好店铺预分货。
（具体详见买
手工作手册）
◆我司物流部
收到公司物流部传真的发货清单后，负责与货运公司联系航班安排情况及具体到
货时间，催促货运及时将货品送达我司仓库。
附：
有关发货的参考原则
a）保证各品牌每个女装店铺两周有推一次新货（基本原则）。
b）每次到货上下装要有相应的比例，可以成套搭配。
c）在资金不宽裕的情况下，应季性的货先拿；在资金充裕的情况下，
保证货品的时尚性强于竞争品牌。
d）一般情况下到货率的差距控制在一定范围内，如相差3%左右。
e）在各店铺销售差距较大时，分析各品牌各店铺库存量并对比分析后
作出发货决策。
第三节收货、分货
要求：
货到总仓24小时内验货、分好货并送货上柜销售。
1、货物运抵总仓后，先电话通知我公司营运部。
2、首先检查外包装，若外包装有破损，应在货运公司人员在场时，当面开箱检
查货物是否完整无损坏，并清点数量。
若检查清点中发现货物损坏、短缺，
应立即与货运公司进行交涉，分清责任，并要求货运公司签字确认。
3、物流主管检验核对货品货号、数量、颜色、金额与预备发票装箱清单是否相
符，若核对不符应填写“乔玛公司货品验收差异报告”，（详见附表三），并
立即向公司报告。
由品牌经理与品牌公司特许经营部确认货品差异。
4、验货完毕填写验收入库单，三天内传真到品牌公司以利核对。
5、如有进销存系统的，按照物流软件要求在2个工作日内做电脑入库单，并在
入库单的备注栏上写明对应的单号，每一张入库单对应一张随货单。
6、物流部按照品牌经理/买手事先作好的分货表作好分货工作，分货操作统一要www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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求按照物流软件系统，分货完毕在2个工作日内做调拨出库单，并记帐。
7、及时将货品送到各个店铺。
店铺收货无误后在2个工作日内做调拨入库单并
记帐。
第三章销的工作
第一节数据传输
一、品牌销售数据电脑数据传输
品牌销售数据电脑数据传输责任人为品牌经理/品牌主管，每天至少必须在上
午上班后半小时、下班时各做1次数据传输和结束营业操作，及时更新本品
牌数据库。
二、店铺数据传输
店铺数据传输责任人为店铺负责人和带班，每天至少在上班后半小时、下午5
点、晚上结束营业时各做1次数据传输和结束营业操作。
三、销售周报表
店长负责每周一上午12：
00前上传（报）店铺销售周报表，并对数据准确
性负责。
第二节销售分析
一、品牌事业部
1、每周根据进销存管理系统，分析当季货品在各个店铺的销售差异，提
出货品调配建议表，提报公司领导讨论，收集反馈意见，然后作出调
货指令。
2、每周周一统计各店铺正价销售率，提供给相关部门参考。
3、每月月初（五号前）完成上月品牌分析表，包括统计各季库存、各个
品牌各个店铺的比例销售、平效、人效、同比环比增长率等，提供给
营运部负责人。
4、跟进新货中特殊货品的销售情况，每周做一次特殊货品进销存统计，www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
4
提供给相关部门参考。
并根据销售差异作出调并货指令。
二、品牌经理/买手（具体见第七章品牌买货工作手册）
第四章调拨的工作
第一节店铺间调货
一、店铺间调货的原则
1、某款式各个店铺都有，上柜销售期超过三个星期。
（1）A店铺滞销，B店铺畅销，在考虑两店铺合理库存量的前提下，
货品从A店铺调往B店铺。
（2）各个店铺都畅销，有的店铺出现断码时，则向该尺码数量多的
店铺补足尺码。
（3）各个店铺都滞销，建议实行内部促销政策。
2、某款式只有A店铺有订，上柜销售期超过三个星期，到货销售率低于
30%，则调往其他没订的店铺试销。
试销的货品销售记入调入方，库
存仍记入调出方。
3、当我司出现跨区域店铺时，当气候在各地区已经形成较大差异时，则
参照厚货品调往天气冷的地区，薄货品调往天气热的地区的原则进行
货品调配。
4、当A店铺某款式出现断码，顾客付定金订购时，有该尺码的店铺必须
无条件的将该件货品调往A店铺。
5、公司品牌事业部作出的指令性调货安排，店铺必须无条件执行。
二、店铺之间调货的注意事项
1.店铺间一次性调货在10件以内（含10件），允许店铺之间自行调货。
但调
拨完毕后，在3个工作日内必须回传调拨单报备公司营运部。
2.店铺间调货超过10件时，必须填写调拨单上报公司营运部，公司营运部在1
个工作日内审批回复后，店铺可进行调货。
3.在接到调货通知后，件数在200件以内的，调出方必须在2个工作日内将货www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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品发出；200—1000件的，在4个工作日内将货品发出；特卖前期大宗调货，
超过1000件的，由调出方报备发货安排。
4.无吊牌、无塑料袋包装的货品不允许进行店铺间调拨。
5.调拨货品必须按款式分类装箱，货品摆放整齐，且每一箱内都必须附有装箱
清单。
箱子外要按顺序写上编号、件数、货品款式。
6.不允许用破损的箱子，所有箱子必须用公司专用封口胶封好，箱子外用打包
机打包好。
（配备一套简易的打包工具）
7.特卖期间大量调货时，可将货品交给货运公司打包。
我司派专人全程跟进货
运公司的打包过程。
货量多时用编织袋装起来，但编织袋上必须醒目标识小
箱数量。
8.与货运公司签协议时，在协议内不仅要写明大件数、还必须让货运公司书面
确认小箱总数。
9.所签协议必须传真回公司，经公司营运部及法律专员审核确认，盖章后方才
生效。
10.无论采取什么运输方式，都要用门对门的服务，由发出方汇款。
11.如果需要投保，比例为批发价的20%投保。
12.货品发出当日将“发货通知书”（见附表7）及货运公司的货运单传真给收货
方，以便收货方提前作好收货准备。
发货方的“发货通知书”必须至少有物
流主管、仓管员、非物流部员工等3人以上签字方能生效。
（非物流部员工
由品牌经理指定）
13.验收方在收到货品时，当着货运公司人员的面，对照“发货通知书”来验收
货品。
无论哪个环节与通知书描述的不符，验收方必须与货运公司交涉，直
到问题落实清楚。
14.货品调拨件数在如果在1000件以内，收货方必须在1个工作日内验收，要
求至少有物流主管、仓管员、非物流部员工等3人以上在场验证。
验收完毕
1个工作日内及时向公司物流及发货方反馈验收情况。
（非物流部员工由品牌
经理指定）
15.特卖期间大宗货品调拨时，件数在1000件以上的，收货方必须在收到货品
的当日上报“验货计划”。
主要包括：
发货方货品的装箱情况、预计验货起www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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止时间，验货人员安排等。
16.货品验收完毕出现差异时，收货方必须在规定的工作日内书面通知发货方和
公司营运部，注明货品差异发生的箱号，件数、金额，以便发货方进行核查。
17.货品调出方在做货品调出时，必须做电脑调拨出库单并记帐。
记帐完后，要
通知货品调入方做确认是否收到调拨入库单。
18.调出方备好货品及打印出的调拨出库单交物流部人员或店员送到调入方。
19.调入方在收到货品后，必须与电脑核对，不相符要通知货品调出方并要求重
新开单，相符要做调拨入库单记帐。
一式四联的调拨出库单需由物流主管、
调入方、调出方三方签字确认后才能生效。
20.在货品调出之后，调拨出库、入库单必须在2个工作日之内记帐。
21.品牌经理统筹安排店铺间的货品调配，店铺间调货必须报品牌经理批准。
22.以上21项如有违规，则视情节轻重扣相关人员当月绩效分；若出现货品遗
失时，责任归违规方。
第五章存的工作
第一节货品账目管理
店铺及总仓必须做总件数、总金额的进、销、存手工明细账。
且要求作到及
时、准确登帐。
每月进销存总账必须装订成册，妥善保管。
第二节仓库货品管理
一、店铺层面
1、每个店铺都应由店长或带班负责店铺的库存。
2、店铺货仓仓位分布应按照货号、颜色、尺码分类摆放整齐；卖场的仓位和区
域应根据店铺具体陈列具体划分。
并相应有总账及明细账管理，标示管理。
3、卖场及货仓的货品都要求吊牌完整，确实无法补上吊牌的货品统一调回总仓
处理。
4、浅色容易脏或容易划破的货品一定要有包装袋。
5、皮草要吊挂起来，并要有包装袋，且要求每2个月护理一次，上一次油。
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6、鞋子原则上要求有包装盒，确实无包装盒的用橡皮筋扎起来。
7、店铺仓库负责人应每天巡视仓库，保持货品堆放整齐。
8、店铺应每日进行货品的早、晚点数工作，并将早、晚点数与软件库存数进行
核对。
如若不符，要尽快查明原因。
9、对店铺存货状况分析（如款式、尺码、颜色、数量），对断码的货品及时提出
补货申请，对存货量大的货品提出促销政策。
二、总仓层面：
1、总仓仓位分布也应按照货号、颜色、尺码分类摆放整齐，并相应有总账及明
细账管理，标示管理。
2、货仓的货品都要求吊牌完整，确实无法补上吊牌的货品统一装箱并有明显标
记。
3、浅色容易脏或容易划破的货品一定要有包装袋。
4、皮草要吊挂起来，并要有包装袋，且要求每2个月护理一次，上一次油。
5、鞋子原则上要求有包装盒，确实无包装盒的用橡皮筋扎起来。
6、对各店铺库存进行量的控制，保证店铺库存恰当（既不过量，也不过少）。
第三节盘点
我司物流部负责每月壹次对各店铺及总仓的进行盘点工作，正常盘点日期安
排为每月月末最后一周内进行，避开周末时间。
如遇特殊情况推迟或提前盘点，
必须事先提出书面申请，经公司物流部批准后方可执行。
一、盘点前的准备
1、时间
盘点前必须将盘点时间进行合理的安排。
原则是不影响财务结账；不与店铺
上新货、大减价、换季陈列冲突；不与商场的作息时间冲突。
2、人员
总仓和店铺月末实地盘点时，办公室必须安排商贸公司核算会计、物流主管
到货仓、店铺协助并监督盘点。
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所有店铺在盘点开始前一天到盘点结束，禁止做店铺间的转货及退仓。
特殊
情况必须事先向物流部说明并得到许可后方可进行。
本店盘点前一天，店铺
必须安排人手对店铺分仓位进行货品的整理，提高盘点时的速度。
4、总仓
盘点前两天，总仓必须将所有店铺的退仓货品都带回总仓，以免影响盘点。
二、盘点过程
1、各盘点人员准时到位。
2、盘点负责人将盘点区域分成一个个仓位，每个仓位安排专人负责。
3、盘点时必须两人一组，严格校对。
由店铺人员负责扫描货品，办公室监盘人
员负责核对，如有疑问必须重做。
原则上每件货品都必须扫描输入，特殊情
况需手工输入时应仔细校对。
准确填写《总仓及店铺盘点明细表》。
（附表五）
4、对于没有条码的货品必须仔细查证及时补入。
若实在找不到对应条码，将货
品单独提出，并在《总仓及店铺盘点明细表》上注明。
5、监盘人员负责将每个仓位的实际盘点数和店铺手工账数据核对，如有问题，
须查明原因或将该仓位进行重盘。
7、盘点完毕后，监盘人员负责将盘点结果记录在《总仓及店铺盘点明细表》上，
表上必须有店铺负责人、监盘人员的签名。
8、在盘点完后，物流主管店铺负责人要做新的盘点单。
在生成新的盘点单之前，
要检查系统的调入、调出单是否记账，是否与实际调拨相符，没有记账的要
记账，不符的要重新开单。
9、在生成新的盘点单之后，生成盘点差异报告，有差异财务要做物理调整单。
„店铺无权进行物理调整。
„对于同一货号串码、串色、盘点后的销售这三种情况也只有财务有权做
物理调整，并在调整单的备注栏写明原因。
„其它情况的物理调整单报公司营运部批准。
10、监盘人员在参加盘点的同时，还必须检查店铺或总仓的货品管理情况。
例浅
色容易脏的货品是否按公司要求都有包装袋，货品吊牌是否完整等。
如果发
现有违规情况则发现一件罚款5元。
（责任店铺或大仓受罚）
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三、盘点报告
1、店铺和总仓必须在盘点结束后一周之内查明盘点差异，作出盘点报告，于每
月6号前寄回公司营运部。
报告必须包括以下内容：
（1）《总仓及店铺盘点明细表》
（2）盘点报告（见附表六）
（3）差异情况说明书。
（4）需要公司审批的物理调整的原由。
2、日常盘盈盘亏的相关处罚：
（1）盘点结束后一周之内查出丢货明细的，新货按货品原价7折赔偿，减价货
品按最近一次参加过减价的折扣赔偿。
（2）对于盘点结束后一周之内查不出盘盈盘亏原因的相关处罚如下：
„金额盘亏多少，就按多少赔偿。
„金额盘盈时，对店长、带班、店员分别处以：
20元、10元、10元的罚
款。
3、大减价期间丢货赔偿：
（1）单个店铺丢货部分按货品是几折销售的就按几折赔偿的原则操作。
第六章退的工作www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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一、普通过季返仓：
（决定权在品牌经理，执行权在物流）
1、店铺货仓不应季货品过季后应及时退回总仓。
总仓要整理出过季货品明细。
物流汇总后将清单发E-mail回公司及各店铺。
二、次品退货
1、残次品向上海/深圳的退货处理流程：
店铺发现破损货品应及时退往总仓，总
仓汇总。
一般原则是每个月定期一次，但如果量大，可以及时退上海/深圳总
仓。
残次品汇总清单（货号、价格、数量、破损原因）——>公司物流部——>公司财
务部——>与上海/深圳特许经营部、财务部对帐、核实
2、任何向上海/深圳的退货都需经公司批准后，方可按公司要求发往上海/深圳，
由公司物流部监控。
三、政策性退货
1、品牌经理严格按照合同约定退换货率调配需退货品，可退货品的处理，需经
我公司财务部与品牌公司核实后，方通知我公司物流进行退货。
退换货品汇总清单（货号、价格、数量、退货原因）——>货品汇入公司物流部
大仓——>公司财务部——>与上海/深圳特许经营部、财务部对帐、核实——>
货品退回
第七章品牌买货工作手册www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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第一节品牌经理/买手的工作职责
一、买货工作
1、协助品牌经理制定年度买货计划，确定全年买货量、各季买货量和各季买货
比例。
年度买货计划必须在每年12月的最后一周完成。
2、协助品牌经理制定每季买货计划，确定本字季买货总量、各店铺买货量、各
类服装比例、上下装比例、最大订货量和最小订货量。
每季买货计划必须在接
到品牌公司的定货通知后4天内完成。
（参见附表一、二）。
3、作好订货准备，准时参加订货会，服从公司营运部的统一指挥，认真积极参
与订货，认真贯彻公司订货思想，认真结合本地及店铺实际情况进行订货。
4、完成订货后，两周内整理订货资料，并在商贸公司作定货情况汇报。
5、同品牌公司货品部保持密切联系，随时掌握货品动态。
二、货品分析及资料收集分析
6、每周至少20小时参加店铺的销售体验。
收集市场信息，包括收集市场上同类
服装的货品情况（每月10日之前提交上月的大商场品牌排名资料）、顾客对货
品的要求、一线员工对订货的建议、陈列人员对货品的建议、召集本品牌的订
货研讨会、了解历史同期的销售情况及订货的经验和教训。
7、利用跟单系统对货品进行逐一跟单研究，对各店铺的畅滞销货品及时提出货
品调配建议。
8、收集和分析每季货品畅滞销原因，为下次订货提供参考。
9、对畅销和滞销货品及时提示，对滞销货品及时向营运总监提出促销建议或其
他处理建议。
10、密切配合公司营运部做好货品分析工作和每季的订货工作。
三、推货工作及其他工作
11、根据营运部提供的标准表格制定每字季拿货计划，及时提供给公司营运部。
12、制定推货计划，供营运总监或店长监督执行。
13、审核提货单，排出拿货先后顺序。
14、制定分货方案，交由物流部执行。
15、在新货上柜前作新货培训。
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16、负责指导、培训地区员工的货品知识。
17、与陈列员沟通新货陈列方案。
第二节货品管理的工作流程
一、流程图：
买货计划的制定——>参加买货——>买货资料处理——>买货介绍——>同品
牌公司沟通——>预备发票审核——>制定拿货顺序——>制定店铺分货表
——>新货培训——>协助物流分货——>新货销售跟踪——>跟踪结果处理
销售效果分析、记录——>下一次订货计划制定
二、流程描述：
1、买货计划的制定：
买手/品牌经理根据自己的市场调查分析和公司下达的年度
销售任务，结合本地销售特点，制定订货计划：
⑴全年的订货量、各季订货比
例、各季上下装比例、最大和最小订货量、重点关注的类型和组别、本地订货
特点、斯文和休闲比例等；⑵制定预订货时期各店日均销售额；⑶及时向公司
上报订货计划；⑷同品牌公司保持密切联系，及时掌握订货信息。
2、参加买货：
按公司买货负责人统一要求，按时到达指定位置，认真积极参加
买货；认真听取和记录时尚信息和品牌本季货品的要点，重点组别，重要改变，
及时将此类信息带回公司。
3、买货资料处理：
买手订货完毕回到公司后，对订单应进行详细整理，并以书
面形式存档
（1）确定该季的到货时间及销售期
（2）总订货件数、订货金额、
总款数、各种比例；（3）对重点组别和重点款式进行整理，记录组别特点、订
货理由，以备培训和销售期的跟踪；（4）对有争议款式进行整理，记录订或不
订的理由，以备培训和实际销售期的跟踪和比对；（5）对整批订货进行分析，
确定订单中每批到货（第一批和第二批）中拿货的先后顺序，要结合上下装的
搭配和组别的前后衔接问题；（6）根据订单和公司标准表格制定拿货计划；（7）
对订货的有关资料应妥善保管，办公室为买手配备专门的订货资料文件夹和专
门存放的文件抽屉，对遗失订货资料的每次罚款50元。
4、买货介绍：
在买货回到公司两周内，品牌经理/买手应在对买货资料的整理的
基础上及时对地区和店铺的管理层作买货介绍，介绍流行信息、货品特点、www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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本季货品特点、重点款式。
5、同品牌公司沟通：
在销售期内，品牌经理/买手应积极同品牌公司商品部和特
许经营部沟通，掌握发货情况，根据自己地区的需要，沟通本地区需拿货品的
单，品牌公司做好单后，将出货单E-MAIL给我公司品牌经理及物流部主管，
我司人员作好了的出货单与订单核对，如有异常及时同品牌公司交涉。
6、预备发货单：
买手接到发货单后应与本品牌的订单进行核对，核对内容是否
是本地区近期急需的、与本地天气是否适应、与前几批的货品是否搭配，核
对是否是本地区所定款式，数量是否超出订单范围，每款的颜色和尺码是否
齐全、比例是否符合要求，到货量是否符合店铺陈列要求，如有异常立即通
知品牌公司。
审核工作必须在接到预备发货单后2个工作日内完成，报备营
运部，并反馈品牌公司。
7、制定拿货顺序表：
买手/品牌经理核对预备发货单与订单无误后通知品牌公
司拿货的先后顺序，此项工作必须在一个工作日内完成。
拿货顺序必须结合
财务部资金情况，最后组织资金向品牌公司拿货。
8、制定店铺分货表：
买手/品牌经理接到品牌公司已发货的通知后，立即根据订
货时的考虑、货品的数量和货品的属性，结合各店铺的不同特色及近期市场
活动的需要，制定店铺分货表，不仅只确定各个款式、色号应发货的店铺，
还应该包括具体尺码、数量、价格带的调控。
买手将分货表一式两份，一份
给物流部做作分货依据，一份留底作上柜销售的跟踪表。
9、新货培训：
买手/品牌公司制定完新货分货表后，根据整理后的订货资料及品
牌公司提供的新货培训资料，按到货先后顺序，在货品上柜前完成培训，应
讲清货品所属组别的主题及特点，款式的基本特点，款式的买点和面料的特
点，货品的FAB，款式的搭配方法。
制定书面培训教材并发至店铺。
10、协助物流分货：
接品牌公司已发货的通知后，买手立即通知我司物流部作好
收货准备，物流主管即开始跟进品牌公司仓库发货时间、发货方式，跟进货
运公司在第一时间将货送到我司总仓。
物流主管负责安排好收货人员、收货
时间和地点。
买手应协助物流部进行分货。
分货完毕后，物流部人员负责送
货到各店铺。
11、新货销售跟踪：
新货上柜一周后，买手和物流部应立即开始跟进货品在各个www.maishou-买手网—零售管理知识的最佳分享平台
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店的销售情况。
买手将销售的实际情况与订货和分货的目的进行比对，分析
畅销或滞销的原因并进行记录，并根据销售情况进行补货，如一定时间周期
内A、B店铺之间销售有差异，则进行店铺与店铺之间的调换货，给畅销的
店铺及时补足数量和尺码。
如果出现已分货店铺货品滞销或有较大量时，需
要调往未分货的店铺时，买手和营运部负责人应进行充分协商，最后由买手
决定，物流部执行。
其他的货品调配原则遵循公司相关规定。
12、货品销售跟踪结果处理：
新货上柜的跟踪结果处理；买手对上柜超过一周的
新货跟踪后，
（1）应及时对销售较好的店铺及时作出补货安排，
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