品质文件体系.docx
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品质文件体系
重庆迷你美尔斯食品有限公司
品质手册
文件类别：
品质手册文件
文件编号：
M-01
撰写单位：
MINI-MELTS策划部
版本：
第1版
发行日期：
机密等级：
□机密□一般
合计页数：
共页
核准
审核
制定
1、序言-----------------------------------------------------------------------
2、公司简介-----------------------------------------------------------------
3、品质政策-----------------------------------------------------------------
4、管理责任-----------------------------------------------------------------
5、品质体系-----------------------------------------------------------------
6、门店开发-----------------------------------------------------------------
7、门店管理-----------------------------------------------------------------
8、订单管理-----------------------------------------------------------------
9、配送管理-----------------------------------------------------------------
10、采购管理-----------------------------------------------------------------
11、生产管理-----------------------------------------------------------------
12、库存管理-----------------------------------------------------------------
13、财务管理-----------------------------------------------------------------
14、人力资源管理-----------------------------------------------------------
15、文件管理-----------------------------------------------------------------
16、内部稽核-----------------------------------------------------------------
序言
MINIMELTS（重庆）食品有限公司是由英国DotofFunLtd.（DF）公司，China-UKInvestmentDevelopmentLtd.（CHID）英中高科技投资发展有限公司与重庆正浩实业有限公司合资创办的高科技公司。
该公司专门从事于在中国地区投资发展新型高科技冰淇淋MINIMELTS。
为了达到公司经营管理的标准化，使公司成为一个系统的高品质的有机整体，为公司能够把握市场机遇、实现腾飞奠定坚实的基础，特编写此《品质手册》。
此手册的主要内容包括：
公司简介（含公司宗旨、目标、公司战略等）、品质政策和组织结构、各权责部门的品质管理责任、品质保证体系等。
此手册由总经理负责制定和颁布，由手册展开的各类管理文件是公司品质经营活动的指导纲要，手册作为公司品质体系中的一阶核心文件，其使用权属于公司高层管理人员。
而各权责部门的具体工作将由二阶程序文件及其相应的三阶指导书文件和四阶表单文件进行规定和指导（可按照相应的文件编号查阅）。
为规范品质文件的管理，品质体系文件采用统一的编号系统：
1、品质文件编号为：
M-XX
2、程序文件、指导书类和表单文件的编号规则为：
A—XX—XX
文件序号
功能种类
文件种类
其中：
文件种类代码为：
“P”代表二阶程序文件
“D”代表三阶指导书文件
“R”代表四阶表单文件
功能种类代号为：
门店开发
01
门店管理
02
订单管理
03
配送管理
04
采购管理
05
生产管理
06
库存管理
07
财务管理
08
人力资源管理
09
文档管理
10
品质稽核
11
/
/
作为公司品质管理的规范性文件，品质体系内的所有文件，包括品质文件、程序文件、指导书类文件和表单格式文件，都必须由总经理核准后方可执行。
1.
公司简介
1.1.公司简介
重庆迷你美尔斯食品有限公司是由英国DotofFunLtd.（DF）公司，China-UKInvestmentDevelopmentLtd.（CHID，英中高科技投资发展有限公司）与重庆正浩实业有限公司发起，多方参股投资创办的高科技公司。
该公司专门从美国引进专利技术，在中国地区投资发展新型高科技MINIMELTS冰淇淋。
该产品具有独特的口味和视觉感受，在欧美和香港深受欢迎。
由于产品具有特殊的技术要求，公司不仅在生产领域进行投资，而且将组建自己的销售和配送体系，创建快速食品业新的经营模式。
1.2.公司宗旨
1.3.公司目标
1.4.公司战略
2.
品质政策和组织结构
2.1.公司品质
2.1.1.目标
2.1.2.范围
2.1.3.职责
2.1.4.内容
2.2.公司组织结构
3.
管理责任
3.1.目标
确保品质保证体系符合公司品质政策，由此界定各部门工作人员的职责，并实施于品质系统各项管理作业中。
3.2.范围
有关品质政策/目标及组织、职责、资源、管理代表、管理审查等规定均适用。
3.3.职责
1）总经理负责品质政策的制订与颁布，并担任品质管理的管理代表。
2）品质管理审查会议由总经理召集相关人员进行，并形成正式文件。
3.4.内容
3.4.1.品质政策
重庆迷你美尔斯食品有限公司品质政策（见第页）
3.4.2.品质目标
由品质管理审查会议在年度结束前。
拟订公司下一年度的品质目标，经总经理批准后颁布实施。
3.4.3.组织结构
重庆迷你美尔斯食品有限公司组织图（见第页）
3.4.4.
部门品质职责
3.4.4.1.总经理职责：
1.负责企业全面的生产经营管理工作。
2.制定公司品质政策、品质方针、品质目标。
3.制定和颁布公司《品质手册》。
4.确立书面的组织架构并明确各部门及人员的职责分配。
5.主持制定品质管理文件体系以指导各部门循章运作。
6.主持管理评审会议，对品质体系进行监督和评价。
3.4.4.2.总经理秘书职责：
1.协助总经理制定并贯彻落实品质体系。
2.对品质体系的执行情况按规定的程序进行监督。
3.对品质体系的运行记录进行妥善保管，分类存放，以方便查阅。
4.协助总经理进行管理评审。
5.协助总经理的日常工作。
3.4.4.3.策划部职责：
1.协助董事会制定公司战略。
2.协助总经理进行品质文件体系的编写。
3.协助总经理指导各部门按品质体系文件循章运作。
3.4.4.4.人力资源部职责：
1.按品质体系的要求制定人力资源发展规划。
2.按品质文件体系规定的程序进行人力资源运作。
3.对所有与品质体系运行有关的人员进行培训。
4.协同总经理从人力资源的角度对品质体系的运行进行评价。
5.协助其他部门，研究企业发展战略。
3.4.4.5.计划财务部职责：
1.按品质体系的要求制订各类财务计划。
2.根据国家的有关法规建立公司会计制度。
3.按品质文件体系规定的程序指导各部门编制成本、费用预算。
4.按照品质系统的要求报告财务收益。
5.协同总经理以财务的语言对品质体系的运行进行评价。
6.为实现公司的品质目标进行筹资、投资活动。
3.4.4.6.后勤部职责：
1.以合理的费用、有效的方式为公司提供便捷的后勤服务。
2.按照品质体系的要求和程序，采购和管理办公用品。
3.4.4.7.市场管理部职责：
1.根据品质文件制定各种规章制度，指导各分店循章运作。
2.按程序组织和策划各种经营活动。
3.按公司品质政策处理消费者的投诉。
4.保证对风险的应变能力，以最合理的程序最大程度地减少损失。
3.4.4.8.网络开发部职责：
1.按程序进行门店的开发、选择、论证、项目谈判、签约。
2.以系统的品质报告报告门店开发全过程。
3.4.4.9.巡视员：
1.按品质体系规定的程序对分店的经营活动进行监督和指导。
2.以系统的巡视报告报告分店的经营状况。
3.4.4.10.生产部职责：
1.按品质体系规定的程序进行生产作业。
2.建立规范的产品开发和设计过程。
3.严格按照检验标准进行品质检验并记录，妥善保存记录。
4.按品质体系规定的程序进行采购作业。
5.以最经济的模式保持充足的库存。
3.4.4.11.配送中心：
1.以合理的费用准确、及时的配送货物。
2.按品质要求制定相应措施，降低配送中的风险。
4.
品质体系
4.1.目的：
确保品质保证体系符合公司品质政策，由此界定各部门工作人员的职责，并实施于品质系统各项管理作业中。
4.2.范围：
有关品质政策/目标及组织、职责、资源、管理代表、管理审查等规定均适用。
4.3.职责：
1）总经理负责品质政策的制订与颁布，并担任品质管理的管理代表。
2）品质管理审查会议由总经理召集相关人员进行，并形成正式文件。
4.4.内容
4.4.1.
本品质手册展开的各类管理文件，是公司品质经营活动的指导纲要。
4.4.2.本企业的品质文件体系架构
4.4.2.1.一阶文件：
品质手册
4.4.2.2.二阶文件：
程序文件
4.4.2.3.三阶文件：
指导书类
4.4.2.4.
四阶文件：
表单格式
4.4.3.本企业的品质保证系统
4.4.3.1.品质体系架构图（第页）
4.4.3.2.程序书与企业权责部门关系图（第页）
4.4.4.各权责部门必须依品质系统规定的品质手册、程序文件、工作指导书类文件，有效地实施各项规定，保证公司品质目标的实现。
4.4.5.
（附一：
品质系统图）
4.4.6.
（附二：
程序文件与组织关系表）
总经理秘书
计划财务部
资讯中心
人力资源部
市场管理部
网络开发部
会计部
巡视员
后勤部
生产部
人事专员
培训中心
重庆门店
成都门店
销售处
配送中心
维修中心
开店专员
市场调研室
采购
制造车间
检验室
库管
门店开发
门店开发计划程序
门店选址程序
门店装修、设备安装程序
门店开业筹备程序
门店业绩评估程序
门店停业管理程序
门店管理
门店门市作业程序
门店促销管理程序
客户投诉处理程序
订单管理
门店订货程序
订单接收程序
配送管理
调度令管理程序
车辆维修保养程序
送货管理程序
配送意外处理程序
缺货
交通意外
设备意外
门店投诉处理程序
采购管理
供应商管理程序
原材料采购计划程序
原材料采购程序
配送车辆采购程序
门店设备采购程序
办公用品采购程序
紧急采购程序
不合格品处理程序
总经理秘书
计划财务部
资讯中心
人力资源部
市场管理部
网络开发部
会计部
巡视员
后勤部
生产部
人事专员
培训中心
重庆门店
成都门店
销售处
配送中心
维修中心
开店专员
市场调研室
采购
制造车间
检验室
库管
生产管理
生产计划管理程序
机器设备维修、保养程序
生产过程管理程序
产成品检验程序
不合格产品处理程序
生产意外处理程序
库存管理
日常盘点程序
原材料入库程序
原材料领用程序
产成品入库程序
产成品出库程序
财务管理
预算管理程序
采购支付程序
门店收入入账程序
费用报销程序
薪酬福利支出程序
筹资管理程序
投资管理程序
人力资源管理
人力资源计划程序
人员聘用程序
员工培训程序
员工业绩考核程序
员工解聘程序
员工考勤管理程序
劳动纠纷处理程序
文档管理
文件归档程序
文件借阅程序
文件销毁程序
总经理秘书
计划财务部
资讯中心
人力资源部
市场管理部
网络开发部
会计部
巡视员
后勤部
生产部
人事专员
培训中心
重庆门店
成都门店
销售处
配送中心
维修中心
开店专员
市场调研室
采购
制造车间
检验室
库管
品质稽核
品质内部稽核程序
5.
门店开发
5.1.品质目标
确保公司门店开发符合公司的整体利益，同时在门店建设中充分体现公司的核心价值，使门店的设备、装潢和人员能满足“口感、视觉、环境的清爽”的要求。
5.2.适用范围
凡涉及门店开发、建设和业绩评估的作业均适用。
5.3.权责
5.3.1.门店的开发计划：
网络开发部、计划财务部、人力资源部、总经理
5.3.2.门店的建设（含选址、装潢和安装）：
市场管理部、工程队
5.3.3.门店开张：
市场管理部、人力资源部
5.3.4.门店业绩评估：
市场管理部、计划财务部、网络开发部
5.3.5.门店停业：
市场管理部、计划财务部、人力资源部
5.4.内容
5.4.1.门店开发计划按照《门店开发计划程序》执行。
5.4.1.1.网络开发部根据公司经营计划的要求，制定本年度、季度、月度的门店开发计划和相应的预算；
5.4.1.2.计划财务部从投资的角度审核该计划，并提出意见；
5.4.1.3.该计划得到计划财务部支持后报总经理批准；
5.4.1.4.将计划的相关部分抄送相关部门（配送中心、分店管理处）。
5.4.2.门店选址按照《门店选址程序》执行。
5.4.2.1.根据门店开发计划，选定拟开发的地区；
5.4.2.2.对该地区进行商圈的调查，选定适合的区域；
5.4.2.3.对选定区域进行全面的调查，进行投资的可行性分析；
5.4.2.4.对可行的开发点，由网络开发部签署意见，报总经理批准。
5.4.2.5.和业主签订租赁协议。
5.4.3.门店建设按照《门店装修、设备安装程序》执行。
5.4.3.1.现场考察，由公司按规定设计店面的装修图纸，并报网络开发部批准；
5.4.3.2.装修施工并安装设备；
5.4.3.3.对工程进行验收，合格后即可准备开业。
5.4.4.门店开业按照《门店开业筹备程序》执行。
5.4.4.1.市场管理部进行开业前的准备，包括各类证件的申请、各项文件的整理；
5.4.4.2.人力资源部进行店主和服务生的招聘和培训；
5.4.4.3.市场管理部进行开业促销准备；
5.4.4.4.配送中心进行送货的准备；
5.4.4.5.按规定时间正式营业。
5.4.5.门店业绩评估按照《门店业绩评估程序》执行。
5.4.5.1.计划财务部收集有关门店的财务数据；
5.4.5.2.市场管理部提供门店的销售数据；
5.4.5.3.综合分析营业业绩，并考察其提高业绩的潜力；
5.4.5.4.对不同业绩表现的门店，提出相应的处理意见，并报总经理批准。
5.4.6.门店停止营业按照《门店停业管理程序》执行。
5.4.6.1.市场管理部发出停业通告；
5.4.6.2.市场管理部处理营业证件、房屋退租事宜；
5.4.6.3.人力资源部负责人员的安排；
5.4.6.4.市场管理部处理停业后的设备；
5.4.6.5.财务部负责清算事宜。
5.5.相关文件
5.5.1.门店开发计划程序（P-01-01）
5.5.2.门店选址程序（P-01-02）
5.5.3.门店装修、设备安装程序（P-01-03）
5.5.4.门店开业筹备程序（P-01-04）
5.5.5.门店业绩评估程序（P-01-05）
5.5.6.门店停业管理程序（P-01-06）
6.
门店管理
6.1.品质目标
加强销售现场管理，确保门店提供的产品和服务符合公司品质政策，同时保障公司资产的安全。
6.2.适用范围
凡门店的日常管理项目均适用。
6.3.权责
6.3.1.门店门市作业管理：
门店、巡视员
6.3.2.促销管理：
门店、市场管理部、巡视员
6.3.3.客户投诉：
门店、市场管理部、巡视员、总经理秘书
6.4.内容
6.4.1.门店日常门市作业按照《门店门市作业程序》执行
6.4.1.1.门店店长在上班前组织员工进行营业前准备，检查店内的各项财物是否正常，并清洁店面；
6.4.1.2.召开班前会，分析前日工作，布置当日的任务；
6.4.1.3.进行销售服务；
6.4.1.4.下班前同样进行检查和清洁，并注意安全防范。
6.4.2.门店促销事务按照《门店促销管理程序》执行
6.4.2.1.店长根据本店的经营实际提出促销活动申请，报市场管理部审批；
6.4.2.2.公司后勤部、市场管理部协助门店做好促销准备工作；
6.4.2.3.活动后2天内，巡视员、店长必须就促销活动的效果作出评价，并形成报告交市场管理部经理。
6.4.3.门店客户投诉处理按照《门店客户投诉处理程序》执行
6.4.3.1.店长、巡视员均可接受并处理投诉；
6.4.3.2.接到投诉后应立即进行处理，了解情况，稳定客户情绪，并形成处理意见；
6.4.3.3.处理意见应及时反馈给客户，并征求其意见；
6.4.3.4.填写品质记录，并限期改进。
6.5.相关文件
6.5.1.门店门市作业程序（P-02-01）
6.5.2.门店促销管理程序（P-02-05）
6.5.3.门店客户投诉处理程序（P-02-06）
7.
订单管理
7.1.品质目
升级会员 