天然温泉度假村行政部管理手册.docx

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天然温泉度假村行政部管理手册

第一章岗位职责和工作内容

1、行政总监岗位职责-----------------------------------------（3）

2、行政经理岗位职责-----------------------------------------（4）

3、行政专员岗位职责-----------------------------------------（5）

4、行政秘书岗位职责-----------------------------------------（6）

5、后勤主管岗位职责-----------------------------------------（7）

6、司机岗位职责---------------------------------------------（8）

第二章工作流程与制度

一、工作流程

1、文件收发---------------------------------------------------（9）

2、档案管理---------------------------------------------------（10）

3、印章管理---------------------------------------------------（11）

4、办公制度制定-----------------------------------------------（12）

5、行政事务处理-----------------------------------------------（14）

6、行政经费预算-----------------------------------------------（15）

7、行政经费控制-----------------------------------------------（17）

8、会议管理---------------------------------------------------（18）

9、活动组织---------------------------------------------------（19）

10、接待管理--------------------------------------------------（20）

11、宿舍管理--------------------------------------------------（21）

12、车辆管理--------------------------------------------------（22）

13、司机出车--------------------------------------------------（23）

二、现行制度

1、文书管理规定------------------------------------------------（24）

2、档案管理制度------------------------------------------------（32）

3、宿舍管理制度------------------------------------------------（34）

4、车辆管理制度------------------------------------------------（36）

5、办公室准则--------------------------------------------------（38）

6、办公室奖惩制度----------------------------------------------（40）

7、值班经理制度------------------------------------------------（42）

8、办公室会务组织管理规定--------------------------------------（44）

第三章表格与单据

1、酒店司机每日工作安排表-------------------------------------（46）

2、酒店司机出车工作安排表-------------------------------------（47）

3、酒店车辆请修单---------------------------------------（48）

4、总值经理排班表---------------------------------------------（49）

5、公文呈报表-------------------------------------------------（50）

6、合同审批表-------------------------------------------------（51）

7、文件办理表---------------------------------------------（52）

8、公章使用申请表---------------------------------------------（53）

9、已批文件下发登记表-----------------------------------------（54）

10、档案借阅登记表--------------------------------------------（55）

11、固定资产验收单--------------------------------------------（56）

12、固定资产调拨单--------------------------------------------（57）

13、固定资产报修单--------------------------------------------（58）

14、固定资产报废单--------------------------------------------（59）

第一章岗位职责和工作内容

一、行政总监岗位职责（编号：

DT-EXE-001）

[直属上级]副总经理

[直属下级]行政经理、人事经理、保安经理、工程经理

[岗位职责范围]

1、规范制度管理

2、行政事务处理

3、下属人员管理

[工作内容]

1、参与制定酒店年度管理费用总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算。

2、审核人力资源、行政办公、后勤总务、安全保卫、公关、工程技术等行政管理相关规章制度。

3、审核人事、行政、办公、总务、安全、公关、技术功能年度计划和各类方案。

4、审核行政管理方针、措施和分管部门的工作细则。

5、负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施，在上级的安排下代表酒店参加重大活动。

6、负责酒店法律事务的组织工作，指导、监督、检查酒店保密工作的执行，负责重大突发行政事件的调查和处理。

7、定期对下属部门的工作进行检查并提出改进意见和要求，指导酒店后勤工作的开展。

8、负责分管部门经理考核和各分管部门主管考核结果的审核。

9、组织分管部门和人员绩效考核工作的实施，处理分管部门人员的考核申诉。

二、行政经理岗位职责（编号：

DT-EXE-002）

[直属上级]行政总监

[直属下级]行政专员、后勤主管、行政秘书

[岗位职责范围]

1、制度规范建设

2、行政事务管理

3、公共关系管理

4、文书档案管理

5、后勤总务管理

6、下属人员管理

[工作内容]

1、制定和维护酒店各项通用管理制度，组织各部门制订和完善管理流程。

2、制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。

3、制定部门工作细则，组织制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。

4、负责酒店值班工作安排和协调。

5、主持召开酒店及部门的各类会议。

6、签批酒店内部各类行文的办理意见，督导酒店档案管理工作。

7、负责印章管理和文件用印管理工作。

8、负责重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。

9、负责酒店突发公关危机的调查和处理。

10、负责酒店各类责任目标的督察、协调、反馈和考核。

11、督导酒店后勤和总务工作。

12、负责组织开展部门培训工作。

13、负责部门主管考核和各主管对下属考核结果的审核。

14、负责部门的成本管理工作。

15、组织行政人员的绩效考核过程，协助行政总监处理绩效考核的申诉。

三、行政专员岗位职责（编号：

DT-EXE-003）

[直属上级]行政部经理

[岗位职责范围]

1、协助管理制度建设

2、行政事务管理

3、公关关系管理

[工作内容]

1、协助拟订酒店各项通用管理制度，协助各部门制订和完善管理流程。

2、协助制定办公、行政、总务、公关等功能的年度计划。

3、协助制定部门工作细则，协助制定酒店年度、季度、月度、周工作计划。

4、负责酒店经理值班、节假日值班安排。

5、负责酒店报刊的征订工作。

6、负责组织副总办公会议、部门内部会议的召开及会议决议的跟踪落实。

7、负责酒店及本部门行政管理费用的预算、决算草案编制工作。

8、负责酒店各类证照、批复的申办、保管、变更、年审及注销工作。

9、负责组织开展酒店工会、团委、义工组等相关社团工作及活动。

10、负责组织开展政府举办的酒店各项创优、评优工作。

11、协助做好酒店内外关系协调。

12、协助重要对外接待和公关事务的组织、安排和实施。

13、负责组织酒店质检工作。

14、负责组织酒店信息收集和信息调研工作的开展。

15、完成上级安排的其他工作任务。

四、行政秘书岗位职责（编号：

DT-EXE-004）

[直属上级]行政部经理

[岗位职责范围]

1、文书档案管理

2、会务组织管理

3、事务协调处理

4、领导秘书服务

[工作内容]

1、负责起草以总经理或总经办名义发出的各类公文。

2、负责起草以酒店名义发出的各类对外公文、信件。

3、负责撰写酒店总经理、副总经理参加各类活动的发言稿。

4、协助拟定酒店各类经营管理方案和年度总结计划。

5、负责酒店外部来文、内部呈文、发文等各种行文处理工作。

6、负责酒店及总经理信函、信件的接收处理工作。

7、负责酒店文件的打印、复印和装订工作。

8、负责酒店文件的汇总、整理、编号和归档管理工作。

9、负责总经理召开的各种会议的组织工作及会议决议的跟踪落实工作。

10、负责总经理召开各种会议的会议纪要整理工作。

11、负责酒店用印工作。

12、负责根据总经理的工作目标指令，协调跨部门推进的各项工作。

13、负责收集和处理同行和市场信息，为总经理决策提供参谋建议。

14、负责提供总经理日常秘书服务工作。

15、完成上级安排的其他工作任务。

五、后勤主管岗位职责（编号：

DT-EXE-005）

[直属上级]行政部经理

[直属下级]司机

[岗位职责范围]

1、后勤制度建设

2、员工后勤管理

3、总务工作管理

4、下属人员管理

[工作内容]

1、协助员工宿舍、食堂、办公、车辆、资产等后勤总务管理制度，负责后勤管理制度的监督、落实。

2、负责员工食宿安排及员工宿舍、食堂的环境、卫生、纪律等相关管理工作。

3、负责员工食宿费用的预算、结算工作。

4、负责酒店车辆的调配安排。

5、负责编制车辆年度、月度维修保养计划，组织开展车辆的定期维护、保养。

6、负责酒店车辆年检、保险、税费等相关手续的组织办理。

7、负责组织酒店车辆费用的预算、结算工作。

8、负责车辆事故的处理，开展事故原因的调查工作。

9、负责组织落实酒店办公公共环境卫生工作及节能工作。

10、负责酒店办公设施设备的申购、配置及维护保养工作。

11、负责酒店办公电话费用的统计管理工作。

12、负责酒店固定资产及低值易耗品的管理工作。

13、负责酒店经营临时所需的人力、物资调配工作。

14、负责对司机进行培训、考核。

15、完成上级安排的其他工作任务。

六、司机岗位职责（编号：

DT-EXE-006）

[直属上级]后勤主管

[岗位职责范围]

1、提供出车服务

2、车辆性能维护

[工作内容]

1、负责提供酒店内部公务用车服务和客人租车服务。

2、协助前厅部提供主楼与附楼之间的摆渡车服务。

3、负责定期对车辆性能进行检查和维护保养工作。

4、负责酒店领导车辆的检查、保洁和维护保养工作。

5、负责掌握车辆维修保养的业务知识，对车辆的一般鼓掌能快速分析、判断并及时排除。

6、负责了解当地交通管理政策法规和事故处理的业务知识，熟悉当地道路、交通、气象情况。

7、执行酒店车辆安全管理制度，确保车辆无碰撞、无刮花、无损坏。

8、负责协调保险公司、维修厂处理和解决交通事故。

9、负责监督车辆日常维修工作。

10、负责按要求做好车辆行驶记录、费用登记申报工作。

11、协助上级办理车辆相关手续。

12、完成上级安排的其他工作任务。

第一章工作流程与制度

一、工作流程

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-001

文件收发

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1．收文处理

●收到文件后，及时填写收发文件登记表

●填写收文登记表

2、文件分类及审核签发

●根据文件类型进行文书分类

●根据文件类型，拟订办公室意见

●及时送至审批领导，督促文件审批速度

●审核、签发在文件传递中要填写文件签收表，记录文书传递时间及情况

●填写公文呈报表

●填写内部公文签收表

3、发文处理

●根据审核、签发意见及时发送至相关部门

●记录文件接收情况，确保文件精神准确下发至相关部门

●填写收发文登记表

4、文件保存

●重要文件进行整理分类

●编制成卷并定期查阅、更新

●制定各类文件保存目录

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-002

档案管理

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1．档案整理

●根据档案管理标准进行文件收集，并将起整理形成档案按雏形

●《档案目录表》

2、档案分类

●根据档案性质对其进行分类，在将同一类型档案进行细分，便于档案编号

3、档案编号管理

●分好类的档案按照规定对其进行编号，以便于日后工作查找

●《分类档案目录》

4、档案归类管理

●将已分类、编码的档案进行归档、保存

●对于保存期限不同的档案进行定期检查

●

5、档案调阅管理

●根据档案登记限制档案借阅

●对档案借阅过程进行登记管理

●《档案借阅表》

6、档案清理

●定期打扫档案存放处，并对其进行盘点

●将过期或者报废的档案及时清理、销毁

●

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-003

印章管理

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1．印章刻制

●根据公司用章要求提出申请，填写申请表

●申请表报上级领导审核审批

●选择印章刻制公司进行印章刻制

●《档案目录表》

2、制定印章管理规定

●根据印章用途制定印章管理规定，明确印章的使用范围、使用程序和保管办法

3、印章保管

●根据别授权的保管权限对印章进行保管

●《分类档案目录》

4、印章使用

●严格保障使用的规范性，遵守印章使用程序

●

5、印章废弃

●根据公司实际情况提出申请

●根据国家相关规定和公司印章管理办法，印章废弃应向上级领导提出申请并备案

●《档案借阅表》

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-004-01

办公制度制定

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1．收集制度建议和要求

●了解与制度有关的人员和部门的意见和建议

●确保制度制定的有效、可行性

2、起草制度草案

●起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法

●需要参考公司其他制度和旧制度，确保同旧制度和其他制度的有效衔接

●参考国家法律法规，避免制度内容违法

3、组织会议讨论

●行政部组织讨论会议，对初步拟订的制度条款进行讨论和完善

●参会讨论人员包括公司高层领导、各部门的负责人和行政部主管级以上员工

●对参会人员的意见和建议进行汇总，在此基础上，对制度条文进行完善

4、制度草案公示

●在初稿完成后需要在公司显著位置张贴共示

●请公司员工对制度初稿提出意见，并收集员工意见

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-004-02

办公制度制定（续）

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

5、修改完善制度草案

●在公示期间收集的员工各类意见和建议，并进行汇总、分类

●在此基础上对制度进行修改完善

6、制度草案报审

●将修改完善的制度报上级领导审批

●上级领导对制度草案进行审核通过后，签字生效，如上级领导认为有待改进，则提出改进意见，交行政部修改完善，直到上级领导审核通过为止

7、制度实施

●制定发布办公制度的通知和公告

●组织公司员工了解和学习新制度

●按照新制度要求开展工作

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-005

行政事务处理

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1、制定事务处理规范

●制定行政事务处理规定

●将行政事务处理规定报相关主管领导审核、审批后执行

2、接受事务处理任务

●行政部工作人员根据各自岗位职责接受行政事务处理任务

3、明确事务处理要求和期限

●工作人员在行政处理任务时，应与任务传达者明确事务处理要求和期限

4、进行事务处理

●根据岗位职责和权限，选择合适的工作方法

●在事务处理过程中遇到疑问及时提出

●工作人员根据自身的权责范围内调配信息处理，协调各种信息处理疑问，并解决问题

5、汇报任务完成情况

●工作人员向任务派发人及主管上级汇报事务处理情况

6、相关资料和信息整理

●工作人员根据公司规定对事务处理过程中的表单及其他信息进行整理归类

●将整理归类的表单及信息资料汇总归档

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-006-01

行政经费预算

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1、各部门指定、上报年度经费预算

●每年年初，各部门根据上年度行政经费开支情况，结合本年度工作进度与实际需求制定年度经费需求

●行政经费预算实施细则

●各部门年度经费需求计划表

2、汇总、审核各部门年度经费需求计划

●受理各部门的年度经费需求计划并根据公司《行政经费预算实施细则》及相关规定进行初审

●对于超支或不合理的经费要求予以驳回

3、编制行政经费年度预算计划

●汇总各部门合理的经费需求计划

●根据各部门的计划表编制公司级《行政经费年度预算计划表》（初版）

4、报审、修改

●年度预算计划编制完成后，报行政部经理审核

●行政部经理根据上年度各部门行政经费的支出情况、本年度的实际需求及公司本年度总体预算情况，审阅《行政经费年度计划》

●工作人员根据经理审核意见，与相关部门负责人商议后，修改预算计划

●修改后的《行政经费年度计划》（第2版）经行政部经理审核后，报上级领导审批

●根据上级领导审批意见，修改预算计划，直至符合公司相关要求，形成正式《行政经费年度预算计划》

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-006-02

行政经费预算（续）

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

5、颁发年度预算计划

●根据公司公文管理制度，将《行政经费年度预算计划》编号、印制、发文

6、编制月用款预算计划

●工作人员根据《行政经费年度预算计划》在财务部配合下编制各部门每月用款计划

●各部门月用款计划经相关部门负责人审阅后，报行政部经理审核、总经理审批

7、行政经费拨款申请

●工作人员根据每月用款计划，向财务部提出经费拨款申请

●财务部根据每月用款计划结合各部门的业务情况及行政部资金结存情况给予拨款

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-007

行政经费控制

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1、下达行政经费年度计划

●每年年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门

《行政经费年度预算计划》

2、分解行政经费控制目标

●根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标

●制定目标管理体系的具体指标

3、各部门提出行政经费申请

●各部门根据实际业务的开展情况，提出行政经费申请

●各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据

4、按控制目标逐级审核

●各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核

●行政部审核各项费用是否符合预算计划的项目、内容、额度，并签署相关意见

●对于预算外的费用，需报上级领导审批

●对于未得到批准的费用由发生部门承担

5、财务部办理报销

●对于预算范围内的费用，经行政部负责人审核后，到财务部办理报销

●对于预算外费用需上级领导审核批准后，交财务部报销

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-008

会议管理

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1、确定会议主题

●询问上级领导，确定会议主题

2、确定会议时间

●选择合适的会议时间，便于参会者全部出席

3、选择会议地点

●根据会议性质和与参人员选择理想的会议地点

4、会议议程安排

●根据会议主题、时间、参会人员等因素拟订《会议议程安排表》

《会议议程安排表》

5、会议布置

●根据会议场地特点和会议性质合理地布置会议现场

6、会场通知

●将《会议议程安排表》与《会议通知单》一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场

7、会议资料、用品准备

●制定《会议用品明细表》，根据该表准备会议资料及用品，确保会议顺利进行

《会议用品明细表》

8、会议过程服务

●引导参会人员签到并入席，及时统计到会人员数量

●提前安排会场服务

9、会议记录

●安排专人采用适当、有效的方式对会议内容进行记录，保证会议内容记录完整

10、会后跟踪

●对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P-EXE-009

活动组织

步骤-STEP

标准-STANDARD

提示-TIPS

1、确定活动主题

●根据年度活动计划表确定活动主题

●安排相应人员进行活动策划

2、确定活动内容

●根据活动主题选择活动内容，达到活动组织的目的

3、确定活动人数

●进行活动参加人员统计，

●向不能参加活动人员的了解原因

4、活动预算

●根据公司活动预算规定进行计算

5、活动申请

●制定《活动策划方案》与活动申请表一同报上级领导审核、审批

6、活动实施

●审批通过后，进行活动实施，活动负责人在活动过程中进行控制

7、活动总结

●活动负责人在活动结束后对活动整个过程进行总结，并提出改进意见

政策和程序Policy&Procedure

编号：

P&P