开业庆典活动方案.docx

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开业庆典活动方案

开业典礼

策划活动方案

2011年06月15日

一、活动的背景

XXXX市第一家五星级酒店隆重开业。

二、活动的目的及意义

1、正式宣布酒店开业，引起同行、目标客户及媒体朋友的关注；

2、让目标客人及竟争对手的潜在用户进一步充分了解提供的个性化服务，创造出宾客体验的强烈欲望；

3、进一步加强媒体的互动和交流，为市场销售和推广营造一个良好的舆论环境；

4、借此开业机会，建立起与市场、政府部门和合作伙伴的良好关系，为后续的市场经营及推广做好铺垫；

5、让XXXX市人们了解、认识、对酒店有个感性的认识。

三、活动的主题

人和锦江，礼传天下。

第一部分职责分工及进度总表

1、分工：

1）任务分工

2）项目分工

2、总进度表

第二部分开业庆典仪式（责任人：

刘琳）

1、分工：

2、活动方案

1）物资准备

序号

项目

内容

数量

用途

备注

1

邀请函

邀请函

400个

邀请来宾

公关部

2

签到用品

签到本

4本

来宾签到

礼仪公司

3

胸花

洋兰

350个

被邀嘉宾（媒体）

公关部，酒店内部管理人员是否需要？

4

对讲机

------

6部

用于庆典当天各部协调

保安部

5

签到笔

------

若干

来宾签到

礼仪公司

6

花饰

主席台盒花

1

用于布置讲台

根据场地情况决定是否需要

7

指示牌

酒店大堂指示牌

2-4

用于放置在大厅各个拐弯口

公关部/房务部

8

演讲台

（加花式）

2个

内外场舞台

餐饮部

9

宣传品

空飘：

热烈祝贺XXXX国际大酒店开业大吉（旗杆下四条）

50个

会场外宣传

礼仪公司/人力资源部

彩旗

300个

会场外宣传

五彩旗

宣传册

350份

放于来宾礼品袋中

财务部

10

装饰

绿色植物

两排

坡道下

采购部

红地毯

200平方

贵宾专道

礼仪公司

内外场舞台

2个

庆典仪式专用（摆放绿植）

礼仪公司

背景板内容

2条

庆典主题

人力资源部

11

媒体

新闻通稿

-----

作为资料提供给记者

人力资源部

12

文案

董事长欢迎稿

-----

人力资源部

领导发言稿

-----

人力资源部

主持人开场稿

-----

主持人

嘉宾贺稿

-----

人力资源部

13

礼品准备

来宾礼品

若干

被邀嘉宾纪念礼品

财务部

14

其它

仪式进程表

若干

放于住宿客人房间及非住宿发放

市场营销部、房务部

15

VIP室

-------

待定

重要嘉宾休息

餐饮部

16

午/晚宴

餐费

若干

烟、酒等

17

音响

-------

视情况

结合庆典公司提供

工程部

2）6月22日流程（暂定）

序号

时间

内容

责任人

备注

1

庆典前两日

典礼现场及晚会现场所有物料布置

礼仪公司

2

庆典前一日

主办方验收

酒店

3

庆典（6月22日）

4

8点半前

空飘、地毯、剪彩道具等布置准备完毕

礼仪公司

现场准备就绪

5

9点前

音响调试完毕，主持人、醒狮队及工作人员准备完毕

礼仪公司

（电子屏播放锦江宣传片暖场）

6

9：

00~10：

00

领导及来宾签到、进场，醒狮队于入口处迎宾

礼仪公司、酒店

奏迎宾曲，礼仪小姐引导嘉宾签到，协助佩带襟花，接待嘉宾至休息区休息

7

09:

00

王董、王总、吴总、各部门总监

--------------

酒店正门口迎接

8

待定

水晶乐坊开场表演

礼仪公司

8

待定

主持人致开场辞，介绍领导与到场嘉宾

礼仪公司

9

待定

酒店董事长致欢迎辞

酒店

10

待定

领导致贺词

酒店

11

待定

嘉宾代表致贺辞

酒店

12

待定

开业剪彩，酒店外围启动彩烟和皇家礼炮，场内冷喷放，醒狮舞动，气氛至最高。

酒店、

礼仪公司

13

待定

主宾合影留念

礼仪公司

14

待定

宣布开业典礼结束，邀请领导和来宾一同参观酒店，宣布午宴时间，地点

酒店

邀请嘉宾参加答谢午宴

15

待定

答谢午宴

礼仪公司、酒店

午宴节目安排见另附表

16

待定

相关领导的送行工作

酒店

17

待定

现场物料撤场

礼仪公司

2、嘉宾的邀请

1）邀请形式：

✧本地客人：

派送邀请函，由市场营销部统一派送；

✧外地客人：

传真邀请函及邮寄请柬；

✧不论传真邀请或请柬发送，内附回执单，回执时间6月20日。

2）回执的接收：

✧由商务中心统一接收后，登记后转回执的联系人，回执联系人将资料统一整理后，交营销部，营销部根据客人的要求，统一安排住宿、用车等相关事宜。

第三部分开业庆典宴会

一、宴会的责任人：

王伟

二、现场服务与出品：

王伟、葛国祥

三、用餐

1）时间：

6月22日12：

00时

2）地点：

三楼锦江多功能厅

3）用餐形式：

围餐、10人/围

4）人数：

300人

5）标准：

300元/人；酒水待定

6）午宴的流程

序号

时间

内容

负责人

备注

1

待定

弦乐表演开场

礼仪公司

与酒店

2

待定

主持人开场白

3

待定

主办方领导致祝酒辞

开始上酒水

4

待定

举杯仪式

开始上菜

5

待定

开场音乐《》

午宴开始.

7

待定

音乐续场，午宴结束

7）餐前的准备工作：

✧锦江多能厅门口：

准备一幅精美的午宴排位示意图，且附客人席位安排表，咨客带位使用；（市场营销部负责）

8）自助餐的安排：

✧用餐人员：

司机或陪同

✧人数：

✧标准：

✧地点：

二楼郁金香西餐厅

✧用餐方式：

自助餐券，特殊情况，由XX通知；

四、具体实施工作

序号

时间

内容

负责人

备注

1

6月12日

拟定菜单上报业主方并跟进

2

待定

宴会菜单与所提供的香烟、酒的明细上报业主方并跟进

3

6月16日

确定台样方案及部件准备工作

4

6月19日

厨房设备检查及清洁消毒工作，保证食品质量

5

6月19日

食品原料及酒水到位

6

6月21日

相关区域的绿植布置（台面的鲜花、舞台前方、贵宾演讲台）

7

6月22日

做好餐前准备工作、席间服务、及餐后的收尾工作

8

6月22日

安排专人负责VIP接待与宴会服务工作

9

待定

21号晚上安排庆典及演员相关人员用餐（结合市场营销部）

10

6月22日

外场舞台、内场舞台提供贵宾演讲台（配鲜花）

第四部分来宾接待

一、分工：

1、责任人：

王忠赤

2、邀请名单的确定及邀请函派送负责人：

刘琳

组别

宾客

接待负责人

市直单位领导人员

管理公司领导

省旅游局领导

各县区（管理区）领导同志

客户代表

酒店同行

新闻媒体

公安消防、卫生等主管部门

注：

以上人员名单邀请人于6月16日前确定，业主批准后开始发送工作。

3、陪同参观路小组：

✧参观路线：

市场营销部负责提供，每个参观点要有服务人员，准备矿泉水、纸巾、湿包巾；

✧陪同人员：

酒店管理人员

✧解说员：

组长：

组员：

销售员、大堂副理等人组成；

✧以上人员需提前培训，计划完成时间：

6月20日前。

二、礼品：

1、责任人：

王为诚

2、进度表

项目

内容

完成日期

礼品准备

礼品、酒店宣传册、房价表、会议手册、婚宴手册等

6月20日

礼品分装

6月20日

签到台的布置

6月21日

签到薄

礼仪公司准备

签到

准备签到台、发放、接收礼品

6月22日

3、礼品发放的细则：

序号

项目

操作要求

完成时间

1

接受酒店邀请参加庆典的人员名单。

按金卡、银卡发放的不同，分别列明。

6月18日之前

市场营销部给予提供。

2

接受业主制作的礼品（杯子）。

6月18日之前

3

礼品、礼金的接受

一、在酒店确定的前台区域等候。

二、着整洁的工作服。

三、准备好文具用品和收据、表格。

四、接受礼金开具收据，礼品接受登记编号。

五、礼品进入贵重保物品室存放，礼金存入保险箱。

六、异地客人：

✧客人电贺或传真祝贺时，由总经办统一接受；

✧客人要求送花篮时，由营销部与采购部确定

花篮的款式与价格，通知各相关部门，如此需求，将花篮的数量报营销部，统一定制，配制相关单位的恭贺字样。

（定制部门将酒店帐号报至恭贺单位）

6月22日上午

财务部员工3至4人

4

礼品的分装和发放

一、根据名单、准备足够的礼品数，包括：

酒店礼品袋、礼品、储值卡、酒店宣传册、庆典节目表。

二、金银卡以不同的信封存放，以示区别。

三、在庆典当天搬运至指定地点。

四、数量除按确定的应邀人数意外。

要有额外的数量准备（与业主沟通确定）五、凭礼品券发放礼品。

六、特殊的追加礼品发放，请业主批准人签名确认。

媒体的礼品发放与业主方人员共同操作和签名。

七、礼品领取尽可能在午宴后进行，向宾客说明，如宾客坚持，可办。

6月22日

财务部员工4至6人

5

后续操作

一、没有发完的储值卡，由财务部及做金额取消。

二、礼金和礼品向业主移交。

6月22日

6

随即应变

6月22日当天

财务部员工。

三、来宾住宿

◇6月21日——22日安排迎送人员；

◇营销部根据邀请函回执情况填写入住单，并注明接待规格，前厅部根据接待单排房号，并接待入住；

◇VIP宾客无伦有无需求，应提前按排房间，并预留贵宾室为开业开始前休息场所；

◇其他客人安排大堂吧作为开业仪式前的休息场所（西餐厅待定）

◇临时安排的客人由营销部通知。

（接待预定单）

◇进度表

项目

项目描述

完成日期

大堂布置

绿植、指示牌、公共卫生间

6月19日

接待流程培训、训练

6月20日

酒店参观

设计参观路线及培训讲解员

6月20日

采购

完成需要采购的物品

6月20日

鲜花布料

6月21日

嘉宾胸花

数量确定

6月18日

四、具体实施工作

序号

时间

内容

负责人

备注

1

确定参观客房：

总套、行政楼层、单/标间的楼层与房号，上报酒店高层批准后通知各相关部门

2

各岗位员工熟悉酒店庆典日程安排及参观路线并进行现场演练，引领，参观路线，参观场地

3

各岗位员工强化礼节礼貌、接待用语的培训

4

确定庆典嘉宾住宿楼层及房号

5

完成参观客房的设施设备的检查、维修与保养，环境布置、物品摆放、清洁卫生工作

6

各部位鲜花、绿植布置（外场舞台、大门上车道），完成相关区域清洁、保养、布置

7

结合销售部确定VIP客人住宿安排工作

8

预留庆典活动演员及相关工作人员的房间

9

协助礼仪小姐负责当天来宾签到及胸花佩戴

10

配合销售部做好嘉宾进店参观工作

11

贵重物品寄存工作

六、礼仪小姐站位点（待庆典公司与酒店各部对接后制定）

附：

各部门的工作细则

第五部分酒店内部活动的执行安排

序号

工作内容

负责人

完成日期

活动前的准备工作

1

公安、交警、城管、医务、消防等单位的审批工作；

2

确认与会嘉宾名单，落实领导、嘉宾座次，领导讲话稿的准备

3

提供嘉宾名单，人数，花篮

4

主要领导接待及陪同的分工

5

庆典前场地的施工及验收，且提供安全电源及供水

6

安排场地布置工作人员，全程协调，验收现场布置

活动当天工作

7

活动现场的质量、内容等，及验收工作

8

休息室的陪同及汇报工作，与主持人的沟通和协调工作

9

签到处的指引，礼品的发放工作

10

活动现场的音响调试、现场物料维护等

11

各工作组的活动细则

12

与礼仪公司的衔接

13

安排领导及贵宾的送行工作

活动结束

14

关闭所有设备及断水断电、拆除物料撤出现场，清扫现场