质量管理体系文件项目采购管理程序.doc
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广东同望科技股份有限公司
质量管理体系文件
项目采购管理程序
项目采购管理程序修订记录
序号
程序文件修改状态
修改时间
修改内容概要
修改人
批准人
1
1.0
2002.7.30
根据评审意见修订
王小东
目的
本程序旨在规范管理拓展中心所有项目设备的采购工作，控制订单之发出、变更、取消等有关事宜，有效控制采购工作的进度和采购设备质量。
范围
适用于公司所有项目设备的采购过程。
参考文件
公司《采购管理程序》。
定义
项目小组的组成：
参见《项目现场实施程序》
部门经理：
参见《项目现场实施程序》
请购人：
指项目经理
职责
5.1采购主管职责
采购主管工作岗位设在拓展中心，在拓展中心主任的领导下工作，对采购的设备、材料质量负直接责任；
负责收集供应商资料，填写《供应商资料表》、《供应商信用记录表》，定期向拓展中心主任提交供应商评估申请；
负责核核对采购需求单位提交的《请购单》，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料，询问价格，整理报价资料；
负责拟订议价方式及各种有利条件；
负责与项目经理等一起参加商务谈判、定价；
负责采购合同拟定、呈报批准等；
负责采购合同的执行。
遵照财务管理规程的资金使用批准程序，进行采购合同的实施。
协助项目经理进行设备验收。
负责对验收不合格的设备进行调换等；
负责与供应商的联系与沟通。
5.2项目经理职责
参见《项目现场实施程序》
5.3拓展中心主任职责
1）对采购的设备、材料质量负领导责任；
2）负责组织对“供货商”进行综合评估；
负责对采购主管拟定的价格等进行综合评估；
对拟定的采购合同进行审批，签订采购合同；
参见《项目现场实施程序》。
6.0任职资格及培训
27.2.采购主管
大专或以上学历，具有较强的商务谈判能力，有一年以上采购经验；
获得公司工程师及以上职称；
两年以上技术工作经验和两年以上的商务工作经验。
30.2.项目经理
参见《项目现场实施程序》
7.0采购程序
7.1《请购单》的填写、递送
7.1.1请购人负责填写《请购单》，并注明设备、材料的品名、规格、数量、需求日期、编号及注意事项，依据请购审核权限，经部门经理和拓展中心主任审核、批准后，将采购联送交拓展中心采购主管。
7.1.2需求日期相同且属同一供应商供应的设备和材料，请购人应以《请购单》附表，一单多品方式，提出请购。
7.1.3紧急请购时，由请购人于《请购单》的“说明栏”内注明原因，并注明“紧急采购”字样，以急件送达。
7.1.4设备的检验如需要试用后才能明确者，请购人应在《请购单》上注明“试用检验”及“预定试用期限”。
7.1.5《请购单》核对：
采购主管收到《请购单》后，首先要核对请购内容。
7.2请购审核权限
7.2.1金额预估在1000元或以下者，由部门经理审核批准。
7.2.2金额预估在1000元以上者，由拓展中心主任审核批准。
7.3《请购单》的撤销
7.3.1《请购单》的撤销应由原请购人通知采购主管立即停止采购，同时在《请购单》的第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
7.3.2采购主管办妥撤销后，依下列规定办理：
30.3.采购主管在《请购单》上加盖“撤销”章后，送回原请购人。
30.4.《请购单》的仓库联如已送财务部待办入库时，采购主管应通知撤销，并将原《请购单》退回原请购人。
30.5.原《请购单》未能撤销时，采购主管应立即通知原请购人。
7.4供应商评估
7.4.1为了有效的控制采购设备和材料的质量，必须谨慎的选择供应商，同类型的设备、材料供应商至少要选择二至三家。
7.4.2供应商资料的收集
采购主管负责调查和收集供应商资料，然后填写《供应商资料卡》。
对已有商务合作的供应商，除了要填写《供应商资料卡》外，还应根据已发生的供货记录填写《供应商信用记录表》。
7.4.3供应商的评估
1）由采购主管提出评估申请，并准备好相关资料，由拓展中心主任组织成立评估小组，评估小组由中心各部门经理、采购主管、项目经理及财务部人员等组成，以采购主管提供的相关资料为依据对供应商进行评估；
2）填写《供应商评估记录表》、《供应商信用记录表》。
3）通过评估，同类型的供应商选择至少两家，并填写《合格供应商名单》。
7.5询价、比价、议价
7.5.1采购主管根据《购单》的内容，再依据请购作业的缓急，并根据市场行情、采购记录、《供应商评估记录表》、《供应商信用记录表》或厂商提供的其它资料等，用电话询价等等多种方式办理询价、比价，经分析后议价。
7.5.2若供应商提供设备的规格与《请购单》规格略有不同或属代用品者，采购主管应检查资料并于《请购单》上予以注明，先通知请购人或使用部门并签注意见后，呈报拓展中心主任核审批准。
7.5.3属于买卖惯例超标者（如最低采购量超过请购量），采购主管在议价后，应在《请购单》的“询价记录栏”中注明，经拓展中心主任审核签字批准再向下一道程序执行。
7.5.4在对供应商的报价资料经整理后，采购主管经过深入分析后，以电话等联络方式向供应商议价。
7.5.5采购主管接到请购人以电话联络的紧急采购案件，采购主管应立即先行询价、议价，待接到《请购单》后，按正常采购程序优先办理。
7.5.6“试用检验”的采购作业，采购主管应于《请购单》注明与供应商议定的付款条件呈拓展中心主任审核签字批准。
7.6呈报审核批准及综合评估
7.6.1综合评估小组的组成：
拓展中心主任负责组织成立由财务人员、项目经理、部门经理参加的综合评估小组。
7.6.2采购主管询价、比价、议价完成后，在《请购单》上详细填写询价、议价结果，以及拟定的“供应商”、“交货期限”、“报价有效期限”等，向拓展中心主任提出综合评估申请。
7.6.3商务谈判及拟定采购合同：
根据拟定的优惠条件和实际情况进行商务谈判及拟定采购合同。
7.6.4采购合同的审批程序：
采购主管→项目经理→拓展中心主任。
7.6.6签订采购合同：
《采购合同》经拓展中心主任审核批准后，应签订《采购合同》向供应商订购，要明确付款方式、验收标准和方式、“包装方式”、交货（到货）日期等。
若属分批交货者，采购主管应在《请购单》上注明“分批交货”标记以便识别。
采购主管使用暂借款采购时，应于《请购单》注明“暂借款采购”，以便识别。
7.7进度控制及事务联系
7.7.1采购主管应根据议价、订购、交货三个阶段，以《采购进度控制表》控制采购作业进度。
7.7.2采购主管未能按既定进度完成作业时，应填写“进度异常反应单”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，送交请购人，依据请购人意见拟订对策，再呈报拓展中心主任审核批示后执行。
7.8合同执行、验收与付款
7.8.1依据公司财务制度、资金管理规定和呈报审批程序，按照《采购合同》签定的付款方式付款。
7.8.2到货验收
1）设备可直接发到施工单位，按照《采购合同》签定的验收标准和方式，由项目经理到施工现场组织验收并填写《设备验收报告》，验收完毕后向财务部门办理验收入库手续。
2）采购主管应将《请购单》、《收货单》、《验收报告表》（如免填“设备验收报告表”的部分，应在收货单上注明“免检”字样）与发票核对无误，于翌日由拓展中心主任审核批准后送财务部门。
财务部门再办理付款手续。
如为分批收货者，《请购单》的会计联须于第一批收货后送财务部门。
3）设备须待试用检验者，依据《采购合同》规定办理付款。
4）收货不足者，请购人和财务部门应依照实收数量，进行付款。
5）如收货数量大于订购数量，应经拓展中心主任审核签字批准后方能依照实收数量进行整理付款，否则只能依据订货数量付款。
7.9价格及质量复核
7.9.1价格复核与市场行情资料提供：
采购主管应将询价、比价、议价资及其它市场行情资料存档，认真做好每次的采购记录，作为采购及价格审核、供应商评估时作参考。
7.9.2采购主管应该就公司各部门所经常需要的重要设备，提供市场行情资料，供相关部门作参考。
相关记录保存《档案管理程序》执行。
7.9.3质量复核：
采购主管应就公司内所使用的设备质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。
7.9.4异常处理：
在验收中若发现异常情况，采购主管应该立即填写“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。
8.0记录
《请购单》
《月度采购计划表》
《供应商资料表》
《供应商评估记录表》
《供应商信用记录表》
《合格供应商名单》
《设备验收报告》
《紧急放行申请单》
《采购损失报告》
《收货单》
《订单取消报告》
《项目采购管理程序流程图》
《项目采购管理程序流程图》
9.0附录
附录一：
请购单
编号：
年月日
请购项目
名称
规格说明
数量
单位
单价
合计
需用日期
备注
询价记录
供应商
品牌
单价
总价
采购意见
核对
预定交货期
实际交货期
采购主管
部门经理
中心主任
总裁
财务
日期：
日期：
日期：
日期：
日期：
注：
1、笔记本电脑、整机电脑（兼容机及品牌机）、网络设备、打印机及外设采购期为3天，电脑配件几耗
材采购期为2天，第三方软件采购期为3-5天。
采购期是指从《请购单》最终确定开始计时到采购设备到货。
2、《请购单》一试两联，第一联请购人，第二联财务。
附录二：
月度采购计划表
编号：
序号
采购物品名称
规格、型号
计划数量
计划到货期
实际到货期
备注
编制：
日期：
审核批准：
日期：
批准：
日期：
注：
《月度采购计划表》必须在每月的前三个工作日内填好发给采购主管。
附录三：
供应商资料表
年月日 编号：
厂商名称
负责人
联络人
电话
公司地址
经营范围及主要产
品
公司资料
1.成立日期：
2.员工人数：
人，其中技术支持人
3.组织：
□股份有限□有限□合伙店铺□独资店铺
4.请提供营业执照副本复印件
1.财务状况：
2.主要设备的提供能力：
3.技术服务能力：
4.交货概况：
审核：
填表：
注：
要求提供企业法人营业执照副本复印件。
附件四：
供应商评估记录表
编号：
供应方名称
联系人
地址
电话/传真
供货方简介及供货质量评价（对产品的检测和技术服务支持情况）：
采购主管：
日期：
小批量使用情况：
项目经理：
日期：
评定结论：
中心主任：
日期：
年度复评计录
2002
是否列入合格供货商名录
批准
时间
2003
是否列入合格供货商名录
批准
时间
2004
是否列入合格供货商名录
批准
时间
2005
是否列入合格供货商名录
批准
时间
2006
是否列入合格供货商名录
批准
时间
附录五：
供应商信用记录表
厂商名称
采购日期
采购项目
数量
金额
信用记录
损失金额
等级
品质
交货
短缺
主管：
制表：
附录六：
合格供应商名单
编号：
编制：
批准：
日期：
序号
供应商名称
供应商的产品名称及类别（A、B、C）
首次列入日期
评定表序号
年度复评结果
附录七：
设备验收报告
编号：
项目名称：
产品名称
型号规格
供应商名称
进货日期
进货数量
验货数量
验货方式
验货项目
标准要求
验货结果
合格否
验货结论
合格（）
不合格（）
验货人：
日期：
不合格品处置：
退货（）让步接收（）返回维修（）
批准：
日期：
附录八：
紧急放行申请单
编号：
项目名称：
申请放行部门
申请放行设备
型号规格
进货日期
申请放行数量
申请紧急放行原因：
申请人：
日期：
备注：
批准：
附件九：
采购损失报告
年月日
编号：
一、损失批号
制造编号：
产品名称：
订货数量：
二、损失说明
三、原因分析
四、损失金额
1、本公司客户索赔金额：
2、退货损失：
3、运费：
4、退货处理费用：
5、订单取消（附复印件）
6、合计金额：
经办：
主管副总：
总裁：
日期：
附件十：
收货单
类别
申请号码
厂商名称
预交日期
收货日期
统一发票号码
□材料□半成品□成品
序
号
订单号码
品名规格
材料编号
申请数量
单位
实收
单价
金额
累计数量
数量
件数
说
明
检
验
结
果
收
货
部
门
部门
经办
附件十一：
订单取消报告
年月日
编号：
一、订单内容:
1、请购单编号：
2、产品名称、规格：
3、数量：
二、订单取消原因：
三、损失金额：
项目名称
单价
已支付部份
剩余部份
损失价值
数量
金额
数量
价值
人工成本
分担费用
合计
成品价值
损失金额
主管：
经办：
制文日期：
2002年4月 20
项目采购管理程序流程图
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版本号:
A
修改次数:
0
相关
程序
请购人采购主管拓展中心主任
说明
核对请购单采购内容
请购单
注
（1）NO
供货商评估
查阅供货商资料、确定供应商名单
注
（2）
YES
查阅“采购记录”；
询问价格；
整理报价资料；
拟订谈判条件。
NO
YES综合评估
注（3）
商务谈判、定价。
注（4）
资金使用批准程序
NO
采购合同审批
拟定采购合同
YES
采购合同
采购合同实施
设备验收
NO
YES
结束
入库、出库
注
（1）：
请购人填写好“请购单”后，由部门经理和主管领导签字批准后送交拓展中心采购主管。
注
（2）：
采购主管核对请购单内容后，查阅“供货商资料”、查阅“采购记录”等，参加由项目经理、部门经理、中心主任组成的“供货商”评估。
注（3）：
由财务人员、项目经理、部门经理、中心主任进行“综合评估”。
注（4）：
根据拟订的议价方式及各种有利条件，由采购主管、项目经理与供货商进行商务谈判、定价。
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