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公文写作讲义

公文写作讲义

第一节：

基础知识

一、公文的定义

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政机关的公文种类

行政机关的公文种类主要有13种：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、行文关系

按照发文关系分，可以分为上行文、平行文、下行文三种。

上行文包括“请示”、“报告”两种；平行文“函”一种；其余九种公文都是下行文；上行、平行、下行都可用的公文就一种，即“意见”。

实践当中使用频率较高的公文有决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要八种。

四、党委机关公文种类

党委机关公文种类有14种：

（一）决议；

（二）决定；（三）指示；（四）意见；（五）通知；（六）通报；（七）公报；（八）报告（九）请示；（十）批复；（十一）条例；（十二）规定；（十三）函；（十四）会议纪要。

对比之下不难看出，党委机关和政府行政机关的公文种类是有一定区别的。

相同的公文种类有决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要9种。

不同的公文种类是：

党委机关还有决议、指示、公报、条例、规定5种。

政府行政机关还有命令（令）、公告、通告、议案四种。

在实践工作中，必须区分好党政机关公文种类相同之处和不同之处，不能混淆，更不能张冠李戴。

五、公文格式

公文由眉首（秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人）正文（标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件）和版记（主题词、抄送机关、印发机关和印发日期）三部分构成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（文件份数序号位置在红文件头左上方；“绝密”“机密”位置位于文件下横线右上方）。

（二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号三部分。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称（附件位置位于落款处上方的正文结束处）。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注（附注位置位于落款之下版记之上处）。

（十二）公文应当标注主题词。

在国务院规定的主题词列表中挑选。

主题词列表中找不到的主题词，可以自选主题词，但是要在该主题词后加“△”。

（十三）抄送机关指除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

六、行文规则

（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（二）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（四）无论是上行、下行、平行文，党委不能对政府行文，政府不能对党委行文，但是，党委和政府可以联合对上或对下行文；同理，党委工作部门不能对政府工作部门行文或者政府工作部门不能对党委工作部门行文，但是党委工作部门或政府工作部门可以联合对上或对下对口单位行文。

七、拟文注意事项

（一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二）草拟公文应当做到：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

常用格式《xxxxxxxxxxx》（xxxxxxxxx）引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

7、应当使用国家法定计量单位。

8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

10、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

11、公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

12、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

13、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

14、公文的字体要求

发文字号，居中3号仿宋；

签发人，3号仿宋；姓名3号楷体字；

正文，3号仿宋；

正文大标题，2号宋体字；

二级标题，3号黑体字；

三级标题，3号仿宋加粗；

附件，与正文空一行，左空2个字，3号仿宋，附件如有序号，用阿拉伯数字“1”、“2”等；

附注，成文日期下一行居左空2格，3号仿宋，用圆括号括上，上行文“请示”还要注明联系人和联系电话号码；

主题词，反线上方居左顶格3号黑体，词目3号宋体，词目之间空一格；

抄送机关，左空一字3号仿宋，抄送机关之间用逗号，最后一个抄送机关后用句号。

第二节：

公文实务操作

一、上行文

（一）请示

1、请示的特点

①按隶属关系定向行文，呈上级领导机关。

②具有请求的性质，使其予以批复或批示。

③单一性。

一文一事，不能一文多事。

④超前性。

事前请示，不能先斩后奏。

2、请示的正文

请示的正文，包括请示缘由、请示事项和结语三个部分。

请示缘由：

写明请示的原因、由来，请示事项依据。

请示事项：

请示事项指请求指示、批准、解决的事项、问题。

提出请求的事项要注意必要性和可行性，要尽量具体、明确；请求对某项工作的指示，如有两种以上方案或意见应提出倾向意见，或具体政策措施。

结语：

请示的结语常用“当/妥否，请批复/批示”。

3、请示的范文

xx省人民政府关于要求将xx列入

国家级海洋生态自然保护区的请示

国务院：

xx及其附近海域位于我省中部沿海，处于xx的交界处，海洋环境优越，海洋生物资源丰富。

2003年经省政府批准设立省级自然保护区（以下简称保护区）。

保护区总面积为xx平方公里，距大陆最近点xx公里。

保护区远离大陆，污染较少，且气候温暖湿润、雨量充沛、四季分明、光照充足，是水鸟和海洋生物理想的繁殖与栖息场所，其岛礁区域是黑嘴端凤头燕鸥、黄嘴白鹭等珍稀濒危物种和其他国家二级保护水鸟的繁殖区和栖息地；周围海域是大黄鱼、曼氏无针乌贼等主要渔业资源的产卵场与苗种保护区，并为国家二级保护海兽江豚的较大种群分布区。

xx自建立保护区以来，在各级政府和有关部门的积极努力下，保护区的工作有了很大进展，经过多次科学考察，基本摸清了区内的自然资源情况，并完成了总体规划设计，科研、管理已有一定基础，生物多样性得到了有效保护，使濒危物种与海洋资源得到了一定的恢复，生态环境有所改善。

我们认为，该保护区已具备申报国家级自然保护区的条件。

为进一步加强海洋生态环境保护，恢复并发展海洋资源，促进经济社会的协调发展，根据《中华人民共和国海洋环境保护法》等有关规定，恳请国务院将xx列为国家级海洋生态自然保护区。

附件：

建立国家级自然保护区申报书

xx省人民政府

xxxx年x月x日

（联系人：

xxx,电话：

xxxxxxxx）

（二）报告

1、报告的特点：

①行文方向固定，属于单向上行文，一般不需要受文机关批复。

②内容广泛灵活。

可以一文一事，也可以一文多事。

③表述概括性。

一个优秀的报告，必须将事项的描述与恰当的概括、深度的分析相结合。

2、报告的正文

报告的正文分为开头、主体、结尾三部分。

开头：

要写清报告的主导思想和政策依据，或事情背景、缘由。

主体：

要写清工作的进展情况和效果，包括基本做法及主要经验或显著特点，存在问题或今后打算。

答复性的报告开头则要写出上级机关或领导者询问的问题，主体部分写具体的答复内容。

结尾：

用特此报告,专此报告，以上报告，请审阅。

3、报告的分类

（1）工作报告：

综合性的工作报告；专题性的工作报告。

（2）情况报告。

（3）检查报告。

4、报告的写作技巧

（1）综合性报告：

是全面反映本机关工作情况的报告，写作时要把整个工作步骤、取得的成绩、具体做法、存在的问题及原因、今后打算等逐项写清楚。

（2）专题性工作报告只报告某项工作、某个问题、阶段性工作进展情况，也有某项工作结束后进行总结性报告。

（3）情况报告。

指向上级机关报告本地区、本部门、本单位本系统的新情况新问题新动态等。

3、情况报告的范文

xx省经济贸易委员会关于当前

公用热电行业严重亏损情况的报告

省人民政府：

去年年底以来，由于煤价大幅上涨，上网电价大幅下调，我省热电企业生产经营十分困难，公用热电行业出现大面积亏损，严重影响正常供热和正常发电，各地政府和企业反映强烈。

根据省政府领导的批示精神，我委对全省公用热电企业进行了专题调查研究，现报告如下：

一、当前公用热电企业生产经营的基本情况（略）

二、主要原因分析（略）

三、热电联产行业陷入困境将导致的严重后果（略）

四、对策与建议（略）

xx省经济贸易委员会

xxxx年x月x日

二、下行文

（一）通报

1、通报的特点

（1）典型性。

通报中的事件人物，无论是正面的还是反面的，都具有一定的典型性。

（2）教育性。

通报的作用在于：

无论是表彰先进还是批评错误，都是在一定程度上教育人们，应该如何做，不应该如何做。

（3）指导性。

对于某一阶段工作具有指导意义。

2、通报的分类

（1）表彰新通报。

（2）批评性通报。

（3）情况性通报。

3、通报的正文

报通报的的正文分为开头、主体、结尾三部分。

开头：

一般写明通报缘由

正文：

一般写明通报事项及要求

结尾：

一般用“特此通报”结尾。

4、通报的范文

上海市x区教育局党委关于给予

同盗窃歹徒顽强搏斗的计xx记功奖励的通报

局属各单位党总支、党支部：

我区xx中学党支部委员、人事干部计xx同志，冒着生命危险，与盗窃歹徒顽强搏斗，保护了学校财产。

这种精神值得全体同志学习。

介绍事情简要经过（略）

计xx为了保护学校财产，把个人安危置之度外，敢于挺身而出，勇斗歹徒，表现了见义勇为，热爱集体的高尚品质。

根据《上海市国家机关人员奖惩暂行办法》的规定，经局党委讨论决定：

给予计xx奖励，并通报表彰。

希望广大干部和教职工，特别是共产党员，要很好的向她学习，学习他的好思想好品德好精神。

上海市x区教育局党委

xxxx年x月x日

（二）通知

1、通知的特点

（1）广泛性。

在机关单位广泛使用，是使用频率最高的文种之一。

（2）灵活性。

写作灵活方便，形式多样。

（3）确定性。

针对具体单位或人员发文，收文对象是确定的。

2、通知的分类

（1）批转下级机关的公文。

（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文。

（3）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（4）任免人员。

3、通知的正文

（1）原由：

开门见山简明扼要地交代制发通知的政策法规依据及行文目的。

（2）事项：

主要包括部署工作任务，阐明工作的原则、意见、措施和注意问题等。

（3）要求：

一般用“以上通知，请认真贯彻执行”、“请结合实际，认真贯彻执行”或者“特此通知”。

4、通知的范文

国务院关于进一步精简会议和文件的通知

国务院各部委、各直属机构：

近年来，国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取一些措施，取得了一定成效。

但是各类会议和文件仍然偏多，特别是内设机构召开的会议过多过滥，一些会议随意召集地方政府厅局负责人参加，给地方增加了负担；部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因。

为了进一步转变工作作风，提高工作效率，克服官僚主义，现将有关事项通知如下：

一、切实加强管理，精简各类会议

（一）继续大力压缩会议，能不开的会议坚决不开（略）

（二）严格限制邀请地方政府及其厅局负责人和中央管理的企业的负责人参加会议（略）

（三）尽量压缩会期，提高会议质量（略）

（四）大兴勤俭之风，反对奢侈浪费（略）

（五）改进会议方式，提高会议效率（略）

（六）应由各部门召开的会议，不得要求以国务院或国务院办公厅的名义召开（略）

二、采取有效措施，大力精简文件

（一）各部门要在进一步转变管理职能和减少审批事项上多下功夫（略）

（二）各部门要严格控制向地方政府发文（略）

（三）严格控制部门内设机构发文（略）

（四）各部门要各司其职，各负其责（略）

（五）要认真做好各种简报的清理整顿工作（略）

三、加强监督检查，狠抓工作落实

各部门主要负责人要高度重视精简会议和文件的工作，严格把关，从源头上控制和解决“文山会海“问题（略）

二000年十月八日

（三）函

1、函的特点

（1）灵活性。

可以广泛应用于平行或者不相隶属机关之间。

任何机关组织均可制发。

不受内容繁简、字数多少限制。

（2）种类多。

既有正式版头的公函（公文的各要素齐全），也有信函格式的便函；在发文形式上，又分去函和复函两种。

（3）有效性。

无论是用于商洽公务、询问与答复问题或者向有关部门请求批准，均代表使用机关的意志与权威，具有法定效用。

2、函的种类

（1）商洽公务。

（2）询问与答复问题。

（3）请求批准。

3、函的正文

一般包括原由、事项和结语等。

原由：

要求用简要的文字，说明发函的目的、原因和根据。

若属复函，先写:

《关于××××的复函》（××〔200×〕××号）文收悉，以说明本函的针对性。

事项：

写商洽、询问、答复、请批等具体内容，并适当申述理由。

结语：

根据公文的具体内容可写“此函，请复”、“专此函达”、“专此函复”、“烦请尽快函复为盼”、“特此致函，请予支持”、“特此致函，请予示复”“特此复函”、“此复”“请予批准”、“请予协调解决”等。

4、函的范文

（1）商洽公务的函

xx省人民政府关于xx股份有限公司

向社会公开发行股票并上市的函

中国证监会：

xx股份有限公司系由xx有限公司整体变更设立。

公司注册资本xx万元，主要从事不锈钢棒线材的研发、生产和销售。

我们认为该公司主营业务突出，募集资金投向明确，具备公开发行股票并上市的基本条件。

省政府同意推荐该公司向社会公开发行A股股票并上市。

特此致函，请与支持。

xx省人民政府

Xxxx年x月x日

（2）请求批准的函

关于成立中共深圳市龙岗区

人才流动中心支部委员会的请示

区人事服务中心党委：

我单位现有员工98名，党员33名，其中正式党员28名，预备党员5名；目前关系已转入龙岗区两新组织工委的党员11名，还有22名党员组织关系未迁入。

随着人才流动中心的发展壮大，党员人数的增加，给人才流动中心党组织管理工作提出了新的课题。

为了便于人才流动中心的党员过组织生活，根据《中国共产党党章》的有关规定，人才流动中心的党员迫切要求成立深圳市龙岗区人才流动中心支部委员会。

当否，请批复。

深圳市龙岗区人才流动中心

二〇一一年五月十七日

（3）询问与答复问题的函

中共中央办公厅国务院办公厅

关于离休、退休人员不宜再派遣出国

执行公务问题的复函

（厅子【1991】33号）

财政部：

财外局字【1991】第25号文收悉。

中共中央办公厅、国务院办公厅转发的《关于因公国人员审查的规定》（中办发【1991】8号）中提到的“已经离休、退休人员”，是指按照党和国家有关离休、退休规定和干部管理权限，经过组织批准或决定的离休、退休人员。

来函中所述的已经办了离休、退休手续，又由组织任命为经理、顾问等职务的人员，应视为已经离休、退休人员，不宜再派遣出国执行公务。

因年龄到限已经免了行政职务，又在公司、协会、学会担任职务，尚未办理离休、退休手续的人员，一般也不要再安排执行公务，个别人确因工作特殊需要，须报请上级组织批准，可以派遣出国执行公务。

中共中央办公厅

国务院办公厅

一九九一年x月x日

（四）会议纪要

1、会议纪要的特点

（1）综合性。

是对会议涉及所有内容的综合分析和概括提炼基础上形成的，综合性是其显著特点。

（2）指导性。

会议确定的工作意见，对于阶段性工作具有指导性。

（3）备考性。

会议纪要是在会议记录基础上整理而成，因此，具有备考备查特点。

2、会议纪要正文

会议自然情况+会议议题+会议议定结果+版记

（1）标题

第一种：

机关名称+会议名称+文种。

例如：

xx市人民政府第x次常务会议纪要。

第二种：

会议名称+文种。

如：

xx座谈会议纪要。

第三种：

正副标题式。

如：

以十七大精神为指导，开创冬季工作新局面——xx市市县长会议纪要。

（2）正文

开头：

介绍自然情况。

例如：

时间、地点、主持人、参加人、列席人、记录人；

主体：

开始介绍会议议题；之后详细载明会议议定结果，一般采取分段式分项式方法叙述。

结尾：

两种方式，一种是提出希望；另一种是交代会议的有关事项，如要求对某些问题进行讨论，对什么文件进行修改或汇报某种情况等。

有的会议纪要不用结尾，内容完结自然结束。

会议纪要常用词语：

“会议指出”、“会议强调”、“会议认为”、“会议号召”等标志用语。

3、会议纪要范文（略）