办公用品或其他低值耗品管理办法.docx
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办公用品或其他低值耗品管理办法
为规范办公用品或其他低值耗品的使用和管理，提高使用效率，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司所有部门的办公用品或低值耗品申购、申领、退仓管理。
三、工作职责
1、各部门：
每月20号之间提出下一月度的办公用品需求计划并报批。
2、仓库：
负责统计各部门经总经理批准的办公用品需求计划，并列出清单，写出《申购单》申购。
发放到申领部门。
同时负责各部门不用之办公用品退仓以及需备存的办公用品申购。
3、行政部：
负责新进人员的办公用品管理，包括新进人员办公用品发放，离职人员办公用品回收。
四、具体管理办法
1、管理原则
1常规申购与备用品原则：
对于一般消耗性办公用品，每月各部门只允许申购一次，公司不会备有库存。
对于市面上比较难以购买或者需定制的耗品，或者价格比较贵且随市场行情变化较大之耗品，可以在市场价格较低时多购买以备不时之需。
具体见《备用品清单》
2特殊用品临时申购原则：
对于由于临时工程更改而需申购之低值耗品，可以随工程一起报批申购。
3以旧换新原则：
对于非消耗性的办公用品，在申购后申领时须以旧换新。
例如圆珠笔及计算器须以旧换新，而园珠笔芯或涂改液则无须以旧换新。
具体以旧换新类目详见《办公用品清单》。
2、申购
（1）各部门每月20日之前由部门文员统计其部门的下一月度之办公用品需求计划及填写《办公用品需求计划》报部门主管签批。
（2）报总经理签认后送交给辅料仓库。
（3）仓库负责对办公用品及低值耗品统一管理。
每月25日之前根据各部门报交之《办公用品需求计划》统计汇总，写出《申请单》，经总经理签审后交采购部采购。
（4）对于须保留一定库存的低值耗品，当仓库库存量达到或少于安全存量时，由仓库写出《申请单》经总经理签申后申购。
具体备用品及安全存量见《备用品清单》。
（5）行政人事部每月除本部门的办公用品需求之外，另须根据招聘计划及离职人员计划写出新进人员《办公用品月需求计划》，每月20日之前报仓库统一申购。
（6）采购部门确定好固定的办公用品供应商，每次采购前须让供应商回传报价单，并每三个月调查市场行情一次，确定好基准价格，报总经理签批。
以便采购适质适价的办公用品。
3、申领
（1）新进人员申领
行政人事部按需求计划到仓库领取新人职人员办公用品，无须以旧换新。
行政人事部建立《新进人员办公用品标准配置清单》作为申领及发放的依据。
由行政人事部按清单统一向新进人员发放，并经新进人员签收后放入其人事档案。
（2）职能部门申领
当由仓库根据各部需求计划统一申购的办公用品回厂后，仓库通知各部门到仓库领取。
并根据各部门《办公用品月需求计划》进行发放。
对于《办公用品清单》需以旧换新的办公用品，须拿旧品到仓库以旧换新。
当旧品仍有使用价值时仓库应监督各职能部门让其继续使用到其无使用价值为止方可更换。
公司建立《办公用品清单》并注明需以旧换新的用品目录。
备有库存的特殊用品申领：
各需求部门使用时，须填写《申请单》经部门主管及总经理签批后方可到仓库领取。
4、退仓
（1）一般消耗性办公用品或耗品不需退仓，非消耗性且各使用部门暂时不需且其保留价值较高之低值耗品或办公用品，方可退仓。
（2）退仓部门填写《联络单》经部门主管及总经理签字后退回辅料仓库。
（3）仓库保管以上退仓物品，当使用部门需再次使用时到仓库申请领用，从该月月需求总表中减去退仓数量，从而削减申购的数量。
（4）离职人员的办公用品亦需退仓，离职时将其入职时标准配置的办公用品退回行政部，将其部门自配的办公用品或耗品交由部门交接人签收。
确保离职人员的办公用品或耗品交接清楚。
如数量不符应在《交接单》上注明。
5、以旧换新导致无使用残值的办公用品或耗品的处理
（1）由于每个月以旧换新的办公用品积压辅料仓库，仓库应予以分类对待。
（2）对于有环保污染的废弃办公用品应称出重量，交由行政部通知垃圾回收站回收处理。
无环保污染的办公用品交给清洁工处理报废。
五、相关表格
（1）《办公用品清单》
（2）《备用品清单》
（3）《办公用品/低值耗品月需求计划》
（4）《新进人员办公用品标准配置清单》
（5）《申请单》
（6）《联络单》
（7）《离职人员交接清单》
办公用品清单
品名
规格
单位
单价
数量
是否以旧换新
备用品清单
品名
规格
使用场所
安全存量
最高存量
办公用品/低值耗品月需求计划
申请月份：
申请部门：
编号：
品名
规格
单位
需求量
品名
规格
单位
需求量
制表：
审批：
核准：
新进人员办公用品标准配置清单
品名
规格
单位
数量
备注
打孔机
大
个
1
计算器
大
个
1
剪刀
小
把
1
胶水
瓶
1
告示贴
大
本
2
笔记本
16K
本
1
园珠笔
支
1
透明胶
卷
1
申请表
申请部门：
Date:
品名
单位
数量
用途
备注
申请人：
证明人：
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