建设工程资料档案整理规范.docx
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建设工程资料档案整理规范
惠州市建设工程档案整理规范
一、建设工程文件的归档范围
市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A,惠州市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B,惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。
二、建设工程档案归档的质量要求
1．归档的工程文件应为原件。
2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），图纸应采用国家标准
图幅。
7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8．所有竣工图均应加竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：
"竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图尺寸为：
50mm×80mm。
竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
竣工图示例如下：
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3---89）。
详情请参考附录G折叠方法。
三、建设工程档案的立卷
1．立卷的的原则与方法：
立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。
2．卷内文件的排列：
卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。
3．案卷的规格：
文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过5厘米。
印刷成册的工程文件保持原状。
4．案卷的编目：
（1）卷内文件页号的编制：
卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
（2）卷内目录的编制：
卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。
序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：
填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：
填写文件标题的全称。
日期：
填写文件形成的日期。
页次：
填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
（3）卷内备考表的编制：
卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。
卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（4）案卷封面的编制：
案卷封面采用外封面形式。
示例样本请参考图例3。
档号、档案馆（室）号和缩微号由惠州市城市建设档案馆填写。
案卷题名：
应简明准确地揭示卷内文件内容，由①工程名称、②分部工程或专业名称、③卷内文件内容三部分构成，其中③卷内文件内容必须是《惠州市建筑工程档案移交一览表》、《惠州市市政工程档案移交一览表》、《惠州市管线工程档案移交一览表》中所列的案卷内容（标题），且最多不得超出24个汉字。
当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。
编制单位：
填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。
编制日期：
填写案卷内全部文件形成的起止日期。
5．案卷装订：
案卷可采用装订和不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
6．案卷的装盒：
建设工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒。
卷盒的填写：
卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。
7.卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。
备考表和案卷封面打印请下载附录I《案卷封面打印》和附录J《卷内备考表打印》通用表格进行打印,直接打印成A4规格的白纸上,纸质采用专用纸张或如相片纸等较厚纸张。
8．档案移交目录汇总表填写。
下载附录D《档案移交目录汇总表》表格后，按表格要求填写工程名称和移交档案第一卷到最后一卷的案卷题名，编制单位和日期。
其中带*的空白栏由城建档案馆填写。
填写完毕后打印成A4规格，并附上电子版移交档案馆。
示例样本请参考图例4:
9、建筑工程概况表填写，下载附录E《建筑工程档案概况表》或附录F《市政工程档案概况表》表格后，按表格要求填写相关内容，填写完毕后打印成A4规格，并附上电子版移交档案馆。
示例样本请参考图例5。
四、电子档案编制
电子档案的编制要求,请参考《惠州市建设工程电子档案编制及移交规定》进行编制。
图例1（卷内目录示例样本）
图例2（卷内备考表示例样本：
）
图例3（案卷封面示例样本：
）
图例4（档案移交目录汇总表示例样本）
8/10
图例5（建筑工程档案概况表示例样本）
建筑工程档案概况表
工程名称
XX花园101栋
工程地点
江北三新南路
责
任单位
建设单位
XX房地产开发有限公司
建设工程施工许
可证号
4413
勘察单位
惠州市XX工程勘察院
建设用地规划许
可证号
设计单位
惠州市XX建筑设计院
建设工程规划验
收合格证号
惠市规验（2010）-0122
监理单位
惠州市XX监理有限公司
建设工程规划许
可证号
惠城规证（2008）-0442
施工单位
惠州市XX建筑工程有限公司
专业特征
单位工程名称
建筑面积
（m2）
高度（m）
层数
结构类型
地下
地上
101栋
32000
60
2
18
框剪
工程包含项目
地下窒
是
钢结构
是
是否
基础类型
预制桩
电梯
否
幕墙
是
智能建筑
是
档案移交状况
移交目录
（册）
1
总卷数
50
文字（卷）
10
扫描电子版
（卷）
30
图纸
10
（卷）
图纸
（张）
350
照片
（张）
2
电子光盘（张）
2
移交单位
惠州市XX房地产公司
移交人
张三
联系电话
137XX2552356
排检与编号
由档案馆填
档号
分类号
进馆日期
案卷号
密级
保管期限
接收人
审核人
写
惠州市城建档案馆制
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