SAP采购员工作说明书.docx
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SAP采购员工作说明书
SAP采购员工作说明书
表格索引
SAP采购员工作说明书
为保证公司所需要物料与服务的正常供应，以便使公司生产及其他经营活动能够顺利进行，特整理此工作说明书。
也为职务代理，日常工作内容作为指导。
1.SAP采购员工作内容
SAP采购员的工作内容主要包括以下几项：
表1-1：
工作内容汇总
工作内容
序号
具体内容
SAP采购申请的处理
1
常规物料采购申请转单作业
2
首次申请购买物料处理
SAP采购订单的处理
3
询价、比价、议价及订购作业
4
采购订单与供应商的确认
5
采购订单内容的变更与取消
6
采购物料交期的控制
7
公司间采购作业规范
8
机票订购事宜
供應商来料事宜处理
9
不良品客诉及不良品退换货处理
10
采购物料回厂入库确认
11
进料品质、数量异常的处理
12
维修事宜的处理
采购员岗位职责
13
负责一般性物料采购
14
开发新供应商，调查厂商的供应情况
15
负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等
16
采购合同的拟订
其他事項
17
预付款的发票追踪
18
配合对账员处理对账事宜
19
供应商材料样板的品质初步确认
2.SAP采购作业操作说明
2.1SAP采购申请的处理
SAP采购购申请是物控组根据SAP系统设定的外购物料最低库存量以及生产线缺料等情况创建的采购申请订单，采购员需要根据采购申请订单询购相符合物料。
2.1.1常规物料采购申请转单作业
生产车间使用的一般性物料，物控组会定期、定量申请采购。
采购员需要根据此采购申请采购相符合的物料。
非生产性物料，厂务部会根据需求下单至SAP采购系统。
采购人员在分配订购之前了解物料的月使用量及平常采购周期监督物控请购数量，发现异常及时反馈，杜绝因采购量的增多导致库存材料的积压，增大库存压力。
无异常的采购申请，采购员务必在三天内将请购部门的采购申请生效成采购订单。
操作说明:
进入事务代码ME57，查看批准状态的采购申请，将采购申请执行分配，选择指定的供应商进行采购。
如图所示：
图1-1
图1-2
2.1.2首次申请购买物料处理
生产需求物料在首次需求购买时，如常规国标物料，可直接向厂家询价购买。
若为特质非标物料，则需要请购部门提供样品、图纸，采购员将此样品及图纸传至供应商处确认，并要求供应商严格按照我司需求送货。
2.2SAP采购订单的处理
2.2.1询价、比价、议价及订购作业
针对所采购物料，均要求货比三家原则，在质量保证的前提下争取最优惠的价格。
为公司节约成本。
物料需求及要求均会在采购申请中体现说明，采购员根绝物料性质找相对应供应商询价，与供应商进行谈判，争取拿到最优惠的价格。
确认好价格与供应商后，进行SAP系统MM模块订购作业。
进入ME21N,根据采购申请创建采购订单，如图：
图1-3
确认创建的采购订单内容准确无误后，将其保存，并提交至OA系统签核。
采购金额在50000元以下的订单由采购杨副理签核后生效；50000元以上及固定资产订单由总经理签核后生效。
核准后，采购员列印采购订单并传真至供应商。
其中采购订单第一联白联传真至供应商，并回收留存；第二联红联给财务入账；第三联绿联采购部留档。
2.2.2采购订单与供应商的确认
采购订单生成后需要下达到供应商处，针对已经下达的采购订单，采购员需要与供应商确认采购订单的内容及交货日期。
并要求供应商签字回传。
2.2.3采购订单内容的变更与取消
请购部门根据生产使用的实际需要将会随时变更、取消采购订单，当接到请购部门的变更取消单时，立即与供应商进行沟通，请供应商配合变更或者取消。
供应商同意变更或取消时，请供应商在变更取消单上签字确认。
不同意变更或者取消时，也要第一时间反馈至请购部门，以备相关部们出具其他解决方案。
2.2.4采购物料交期的控制
交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是在必要的时间内提供生产所需要的物料，以保障生产从而达成合理生产成本之目标。
采购员要能购对自己的负责的物料的生产工艺流程有着清楚的认识，能够评估出自下单起，在什么时候供应商生产到了哪一步，以往部分哪些环节容易出问题等等因素要有所掌控在物料采购周期内的前端、中端、末端均要追踪物料的进度。
对自己负责的物料，每天要对需到货明细进行浏览确认，对于当天要到货的物料清楚明了，对于明日要到达的货要紧急追踪。
在交货期前一周要有目的与厂商进行确认。
保证物料的正常供应。
2.2.5公司间采购作业规范。
业务急单的处理，业务常接到客户急单，要求集团其他公司（以下由东莞信易作为代表距离说明）直发客户的现象时常存在。
公司严格要求业务急单如需要东莞信易先发货后补单的情况，必须经采购部门与东莞信易业务协商。
要求东莞信易尽量配合我司需求，先行发货，但我司业务部门必须在1个工作日内补单到采购（如遇特殊情况须请示上级领导批示），采购将补单给东莞信易确认。
公司间的交易都有明确的范文规定，必须参照执行。
详细查附件。
2.2.6机票订购事宜
操作流程见详细说明，附件
2.3供应商来料事宜处理
2.3.1不良品客诉及不良品退换货处理
采购物料在使用过程中会发现不良品，采购员跟据品保提供的异常矫正报告向供应商进行客诉处理。
单纯客诉无需要退货的现象，则需要供应商回复不良原因及改善方向。
若需要退货的部分，请品保部确认不良现象并将此信息反馈至供应商，要求供应商做书面回复。
若不良品在保修期内，将物料退至厂商处，请厂商补发良品至我司。
若已经过保，首先请厂商帮我们确认不良原因，协商是否可以帮我们维修或者寻找其他解决方案。
2.3.2采购物料回厂入库确认
外购物料交期降至，物料会陆续到我公司。
不论是厂商直送，还是货运快递至我司，采购必须追踪入库。
确认物料入库后，急单则可以通知请购部门已经到货。
注意事项：
所有物料来货均有资材确认收货，不得由车间生产人员直接签收领用。
2.3.3进料品质、数量异常的处理
供应商的来料时而会出现品质数量异常，采购员根据资财品保部门提供的异常，及时通知供应商，并做进一步处理。
反馈实际收到的数量，并按规定对良品办理入库。
品质不良部分则拒收退回给供应商。
2.4维修事宜的处理
车间机器发生故障时，应该先由厂内维修人员维修，可找採购查询供应商电话进行电话支援。
如不能解决问题，必须有厂家来现场维修时，则需要下采购申请。
操作方法如下：
进入me57查看需求
当接到纸质维修申请单时，若是固定资產类，要提供机器型号、机器编号及机器厂家，写明故障情况后发传真或邮件至供应商，询价。
如果是低值易耗品，可找厂家及附近可维修的供应商，比价后下单。
大型设备的维修，联繫供应商至我司维修。
②提供供应商联繫方式，请厂内维修负责人联繫沟通具体故障。
③委外维修订单处理，有物料编号的，退至委外仓后下委外维修单，请供应商带出或请资材发货。
无物料编号的，请供应商带走维修写物品放行条并请供应商签字记录或请资材发货至供应商出。
④维修物料在SAP中的操作為ME51N创建採购订单（根据採购需求，P01為标準採购订单，P02為委外採购订单，P04為费用类採购订单）在OA中提交待领导签核后，在SAP中列印订单并传真至供应商。
具体操作详见2.2.1。
⑤故障排除后，厂务下单的须由厂务收货，物控下单的须由资材收货。
采购员追踪入库。
3.采购员岗位职责
3.1负责一般性物料采购
公司所有生产性物料、非生产性物料均要求采购部门进行采购。
3.2开发新供应商，调查厂商的供应情况
公司采购的每一种物料，所供应的每一个厂家，采购员都要对此很清楚很了解。
明确对新供货商的需求后，便可依照此要求进行开发的具体工作。
物料的供应，要不断的寻求供货资源开发质优价廉的供货商。
建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免脱销。
对供货商的供货能力需要深入了解。
寻找与我公司相对应相匹配的供货商。
3.3负责与供应商谈判价格、付款方式、交货周期等
采购员需要具备采购人员道德、自我管理、与外部门协作的技巧，在与供应商谈判的同时要头脑灵活，思维敏捷。
价格、付款方式、采购周期的谈判直接关系到我司的成本利益。
优惠的价格、相对较长的付款周期与采购物料周期的缩短都为公司减少了成本。
采购员必须深入意识到此点的重要性。
采购价格的降低直接意义上就缩减采购成本，当然，前提是保质保量的情况下。
付款方式的变更可以随着与供应商合作时间加长、采购金额的提升进行要求。
为公司争取更多的资金流动空间。
交货周期的缩短相对长周期的采购缩短了我司的库存成本，同供应商协商为我们库存备货。
3.4采购合同的拟订
一般情况下，针对金额较大的物料需要签订采购合同。
合同的签订需要注意以下几点内容：
1确定签订合同的双方，2采购物料的品名规格以及产品要求确认，3交货时间及交货地点，4确认运输方式及运费承担方，5验收时间及标准，6付款方式，7违约责任.8双方确认盖章时必须为法律合同确认可生效的印章。
以上为常见的合同内容，如遇特殊要求需要根据实际情况增加条款。
4.其他事项
4.1预付款的发票追踪
需要预付货款才可以发货的产品，采购员需要和厂商沟通协商在发货时，发票要一起开具并单独快递至我司，避免随货一起造成发票的遗失。
采购员需要全程跟踪发票，直至收到正确发票。
4.2配合对账员处理对账事宜
我司采购部对账员针对采购与供应商账目往来部分在每月度进行处理。
采购员与供应商联系相对比较密切，物料价格与数量也相对更清楚，在对账员遇到疑问时采购员必须积极配合，更加有效的完成与供应商的对账工作。
4.3供应商材料样板的品质初步确认
开发新供应商或者购买新物料，部分材料需要提供样品确认。
供应商根据我司需求提供向符合的样品，采购员需填写《供应商样品试样评估表》附带样品至品保部，品保部则需要在三天内回复试样结果，采购需第一时间通知厂商其样品情况说明。
试样过程中，采购员需全程跟踪物料见样进度。
4.4供应商来货自提的操作办法
部分供应商送货采取货运的方式到当地城市托运部，采购员当接到货运公司的通知时，迅速记录货运公司的名称、地址、电话以及货物的数量等相关信息，咨询清楚有无提货费用，采购员并根据实际情况予以核实。
信息确认完毕，以联络单形式通知运输组协助提货，提货联络单由采购副理批准。
运输组接到采购部联络通知则合理安排司机、车辆提货。
有费用的情况，采购员需要将款项交给运输组，方便提货。
采购跟踪运输组提货的进度，确认运输组提回的货物交给资材收货，切勿直接交给车间人员。
5.备注
以上内容若有变更，请以新规定为准。
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说明
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新文件
2012-01-04采购课/曹桂荣
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