《中铁建工集团有限公司内控体系流程文件汇编》（下册）.doc
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下册
中铁建工集团有限公司
内控体系流程文件汇编
（2011年A版）
中铁建工集团有限公司编制
二○一一年三月
前言
为了认真贯彻落实财政部、证监会、审计署、银监会、保监会颁布的《企业内部控制基本规范》及其《配套指引》，提升管理水平，提高运营效率，实现公司发展战略，促进企业持续健康发展。
中铁建工集团有限公司制定了内部控制体系文件，内控体系文件由《内部控制手册》和《内控体系流程文件汇编》组成。
内控手册是对集团公司内控体系分别从五要素的描述，包含了内控体系建设工作的所有内容，内控手册规定了术语、编制依据、组织体系、部门责任、内控要点、实施程序、方法模型以及文件模板，是内控体系建设的纲领性文件，用以指导内部控制体系运行、维护、监督、评价和改进工作。
内部控制体系流程文件主要包括：
流程图、流程说明、风险控制矩阵、风险数据库以及控制文档组成。
流程图是对业务操作程序的直观展示，规定具体业务的操作步骤、责任岗位等；流程描述是对流程图中每个节点步骤的详细说明，包含每个步骤的操作要求、操作人，操作的时限等；风险控制矩阵是每个业务流程实现控制目标、可能存在的风险以及控制措施的规定；风险数据库是对识别出来的业务流程关键控制点（风险点）的描述和风险等级的判定；控制文档是业务流程运行的描述，是监督评价内控体系运行的依据。
按照内部控制管理的规定，《中铁建工集团有限公司内部控制体系流程文件汇编》已经董事会审议批准，现发布执行。
内控体系建设工作机构及人员
一、内部控制体系建设领导小组
组长：
刘荣耀段永传崔宝华
组员：
刘炳才邱振虎李成生郭俊亮刘玉华杨煜
黄振庭李选民穆亦龙卢卫平孟庆军毕彦春
周志立
二、内控体系建设工作小组
组长：
段永传
副组长：
郭俊亮、李选民、黄振庭（日常召集人）
成员：
孔德风张国华李玉侠郝宝森李磊徐悦民王树立
赵晓强年福兵邓银国刘俊峰王沧州高建彬朱宇峰
张建雄郑式村杨金祚石青山曹子牧丁明吴少勇
徐议成刘万琼杨启昉刘宇喆
三、内控体系建设办公室（战略规划部内控与风险管理处）
主任：
张国华
副主任：
丁明
成员：
杨启昉刁星伍罗小红
三、内控体系建设工作联系人
人员：
黄一粟刘宇喆杨启昉胡玉涛刁星伍肖艳敏朱骏
郭剑铮王玉霞国树军李鹏孟庆斌尹雯罗小红
王忠王敬敏李帆罗杰石青山罗卓丽王剑
目 录
COM合同管理 1
COM01合同管理 1
COM01.01施工合同管理流程 1
ITM综合管理 12
ITM01行政事务管理 12
ITM01.01交班会议流程 12
ITM01.02大型会议流程 19
ITM01.03公务接待流程 29
ITM01.04档案管理流程 37
ITM01.05发文流程 45
ITM01.06收文流程 54
ITM01.07机要文件管理流程 64
ITM01.08公务用车管理流程 75
ITM01.09办公用品管理流程 81
ITM01.10日常信访处理流程 89
ITM01.11重大群体上访突发事件处理流程 97
ITM01.12重要事项督查督办流程 106
ITM01.13重要材料起草流程 112
ITM01.14史志编制流程 118
ITM01.15领导公务活动安排流程 123
ITM01.16信息管理流程 128
ITM01.17调研工作流程 133
ITM01.18期刊管理流程 139
ITM01.19建工经济等期刊管理流程 147
ITM02证照印信管理 154
ITM02.01集团公司资质管理流程 154
ITM02.02对外经营许可证管理流程 161
ITM02.03印章管理流程 167
ITM02.04技术中心资质维护流程 178
ITM03知识产权管理 182
ITM03.01专利管理流程 182
ITM03.02施工工法管理流程 189
ITM03.03工法推荐申报流程 201
ITM03.04商标注册申请流程 206
ITM04创优管理 210
ITM04.01科技进步奖申报流程 210
ITM04.02优质工程申报验评流程 216
ITM04.03科技成果申报流程 221
ITM05技术开发管理 226
ITM05.01科技发展规划流程 226
ITM05.02重点项目施工方案管理流程 232
ITM05.03技术成果推广流程 238
ITM05.04科研课题立项管理流程 243
ITM05.05科研课题实施管理流程 249
ITM06党务工作 257
ITM06.01党代会组织工作流程 257
ITM06.02党员发展工作流程 264
ITM06.03党员民主评议工作流程 273
ITM07工会工作 279
ITM07.01职工代表大会流程 279
ITM07.02职工生活保障工作流程 285
ITM07.03职工信访及信息处理流程 289
ITM07.04集团工会财务工作流程 294
ITM08 共青团工作 299
ITM08.01推优评先工作流程 299
ITM08.02青年文化活动流程 306
ITM08.03青年技能竞赛流程 311
ITM08.04团内信息工作流程 317
ITM08.05团内收文管理流程 324
ITM08.06团内发文管理流程 326
ITM08.07团费收缴管理流程 330
IFM信息管理 334
IFM01信息系统控制环境 334
IFM01.01信息化子战略与五年规划编制流程 334
IFM01.02项目可行性研究流程 342
IFM01.03年度工作计划编制流程 347
IFM02项目建设 351
IFM02.01项目准备与启动流程 351
IFM02.02现状调研流程 357
IFM02.03方案设计流程 362
IFM02.04系统配置与测试流程 367
IFM02.05数据准备和培训流程 372
IFM02.06系统上线流程 377
IFM03项目验收 382
IFM03.01项目终验流程 382
IFM03.02上线后评估流程 386
IFM04系统运维 392
IFM04.01年度运行维护计划编制流程 392
IFM04.02数据与应用服务流程 397
IFM04.03巡检与监控流程 401
IFM04.04备份与恢复流程 406
IFM04.05停机检修流程 411
IFM04.06技术支持流程 415
IFM04.07日常事件处理流程 419
IFM04.08突发事件处理流程 423
IFM04.09系统升级流程 427
IFM04.10运行维护考核流程 432
IFM05信息系统安全管理 436
IFM05.01信息系统安全监控流程 436
IFM05.02信息系统安全风险评估流程 442
IFM05.03信息系统安全培训流程 446
IFM05.04信息系统安全检查与考核流程 451
IFM05.05协同工作平台管理流程 455
IFM05.06企业邮箱用户管理流程 459
IFM05.07电子显示屏使用审批流程 463
IFM05.08视频会议申请流程 467
IFM06信息技术标准管理 472
IFM06.01信息技术标准制度修订与发布流程 472
IFM06.02信息技术标准宣贯与执行流程 477
IFM06.03信息技术标准检查与复审流程 482
SSM社会保障 487
SSM01社会保险 487
SSM01.01缴费基数核定流程 487
SSM01.02社会保险及住房公积金收缴业务流程 490
SSM01.03社会保险及住房公积金支付业务流程 493
SSM01.04基金支付流程 495
SSM01.05退休审批流程 498
SSM01.06工伤认定流程 500
SSM02离退休管理 502
SSM02.01离休干部医药费报销流程 502
-334-
COM合同管理
COM01合同管理
COM01.01施工合同管理流程
1.控制目标
规范中铁建工集团有限公司施工合同的管理，以确保集团公司施工合同在签订前得到及时、有效的评审，从而避免或降低存在的风险。
2.适用范围
本流程自“标前评审”开始，到“合同归档”为止，规范了合同评审和签订的全过程，适用于中铁建工集团有限公司非施工合同的管理工作。
3.流程图及流程说明
3.1流程图
3.2流程说明
编号
【流程步骤】
【角色】
【流程步骤描述】
【时限】
01
标前评审
各子/分公司
C01
各子/分公司组织相关的部门进行标前评审，决定是否参加投标，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
02
标书评审
各子/分公司
C02
各子/分公司组织相关的部门进行标书评审，对标书及投标文件做出明确分析判断，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
03
获得合同草稿
各子/分公司
项目中标后，提供双方初步拟定的《XX工程施工合同》草稿。
04
签订评审
各子/分公司
C03
1、各子/分公司组织相关的部门进行合同评审，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送法务合约部、经济管理部等部门。
2、如该工程为招投标方式承揽的工程，应将标前评审、标书评审报送经营开发部、经济管理部、法务合约部。
05
审核合同，提出修改建议或实施风险规避建议
法务合约部
C04
1、各子/分公司提前三日将拟签订的合同报送法务合约部，法务合约部对合同的合法性、规范性、严谨性进行审核；
2、需经相关业务主管部门审核的合同，报请相关部门审核；
3、审核部门指出合同存在的问题，将相关问题及时反馈给各子/分公司，要求其对合同存在的问题进行修改完善。
06
汇总审核意见，对合同进行修改完善
各子/分公司
C05
1、汇总和整理相关职能部门的评审意见，对合同中存在的问题进行修改完善；
2、需要与对方进行协商谈判的，重新与对方进行协商，对合同进行修改和完善；
3、如果无法进行修改的，应就该情况提交由公司主管领导签字并加盖公司印章的《情况说明》。
07
用章审批
法务合约部及相关部门
C06
1、法务合约部负责人根据合同修改情况、合同用章申请、情况说明、成本分析等资料进行审批；
2、如集团公司文件要求其他部门审批的，在报请法务合约部审批前应先报请相关部门负责人批准。
08
主管领导审批
主管领导
C07
法务合约部将经相关部门批准用章的合同、用章申请单、相关材料报送集团主管领导审批。
09
签订合同
办公室、董事会办公室
1、主管领导同意后，将各项用章手续交集团公司办公室办理合同用章；
2、需董事长签字或盖章的将用章申请单复印后交董事会办公室，办理用章手续；
10
履行分析
各子/分公司
C08
各子/分公司对正在执行的合同进行履行分析，分析各方的履约情况，及时发现问题解决问题。
11
修订评审
各子/分公司
C09
合同签订后进行重大修改另行签订补充协议时，参照签订评审对补充协议进行评审。
12
履约评审
各子/分公司
C10
各子/分公司对已经竣工验收合格工程，正式移交前进行竣工履约分析，对各方的履约情况进行分析总结，防范可能发生的风险，维护自身权益。
13
合同归档
法务合约部
合同整理归档，此流程结束。
4.风险控制矩阵
目标编号*
控制目标*
风险编号*
风险描述*
控制措施编号*
控制措施
T01
保障施工合同管理工作有章可循。
R01
在施工合同管理方面没有相关制度，会导致合同管理工作混乱，增加风险
C00
已经制定了《合同评审工作指引》，对合同评审的程序标前、标书、合同签订、修订评审作出了详细规定。
T02
认真进行各阶段评审，有效识别、控制防范合同签订前各阶段风险。
R02
未按要求进行标前评审，盲目参与投标，可能增加经营风险，影响经营效果
1
C01
子/分公司组织相关的部门进行标前评审，决定是否参加投标，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
R03
未按要求进行标书评审，盲目投标，可能导致无法中标或中标后不能全面履行合同。
C02
各子/分公司组织相关的部门进行标书评审，对标书及投标文件做出明确分析判断，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
R04
未能按要求进行签订评审，可能导致未全面识别合同履行的风险，签订的合同条款不符合公司利益，合同无法正常履行。
C03
1、各子/分公司组织相关的部门进行合同评审，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送法务合约部、经济管理部等部门。
2、如该工程为招投标方式承揽的工程，应将标前评审、标书评审报送经营开发部、经济管理部、法务合约部。
T03
施工合同条款符合相关法律、法规的要求
R05
合同未经法务人员的专业审核，可能导致合同条款不符合相关法律、法规的要求，带来合同履约的法律风险。
C04
1、各子/分公司提前三日将拟签订的合同报送法务合约部，法务合约部对合同的合法性、规范性、严谨性进行审核；
2、需经相关业务主管部门审核的合同，报请相关部门审核；
3、审核部门指出合同存在的问题，将相关问题及时反馈给各子/分公司，要求其对合同存在的问题进行修改完善。
T04
实现合同用章有效管理，在用章前完善施工合同，最大限度的降低合同风险，实现合同目标。
R06
未能对合同用章进行认真审核，可能导致不能有效识别、防范和控制合同风险，影响合同顺利履行，损害公司利益。
C05
1、汇总和整理相关职能部门的评审意见，对合同中存在的问题进行修改完善；
2、需要与对方进行协商谈判的，重新与对方进行协商，对合同进行修改和完善；
3、如果无法进行修改的，应就该情况提交由公司主管领导签字并加盖公司印章的《情况说明》。
C06
1、法务合约部负责人根据合同修改情况、合同用章申请、情况说明、成本分析等资料进行审批；
2、如集团公司文件要求其他部门审批的，在报请法务合约部审批前应先报请相关部门负责人批准。
C07
法务合约部将经相关部门批准用章的合同、用章申请单、相关材料报送集团主管领导审批。
T05
认真对拟修订的合同及补充协议进行评审及审核，完善合同条款，降低合同风险。
R07
如未能认真进行评审及审核，可能导致修订条款不完善，损害公司利益。
C08
各子/分公司对正在执行的合同进行履行分析，分析各方的履约情况，及时发现问题解决问题。
T06
认真进行履行分析和竣工履约分析，及时发现解决履行中存在的问题，降低合同风险。
R08
如未能认真进行履行分析，可能导致履行中的问题不能被及时发现并解决，延误问题的处理，可能导致影响扩大，损失增加。
C09
合同签订后进行重大修改另行签订补充协议时，参照签订评审对补充协议进行评审。
C10
各子/分公司对已经竣工验收合格工程，正式移交前进行竣工履约分析，对各方的履约情况进行分析总结，防范可能发生的风险，维护自身权益。
5.风险数据库
风险编号*
风险描述
风险类别*
发生可能性*（1-5）
影响程度*
（1-5）
风险等级*
对应关键控制编号
战略风险
经营风险
报告风险
合规风险
资产安全风险
R01
在施工合同管理方面没有相关制度，导致管理无章可循。
√
1
1
一般风险
R02
未按要求进行标前评审，盲目参与投标，可能增加经营风险，影响经营效果。
√
2
3
重要风险
R03
未按要求进行标书评审，盲目投标，可能导致无法中标或中标后不能全面履行合同。
√
2
3
重要风险
R04
未能按要求进行签订评审，可能导致未全面识别合同履行的风险，签订的合同条款不符合公司利益，合同无法正常履行。
√
√
1
3
一般风险
R05
合同未经法务人员的专业审核，可能导致合同条款不符合相关法律、法规的要求，带来合同履约的法律风险。
√
1
3
一般风险
R06
未能对合同用章进行认真审核，可能导致不能有效识别、防范和控制合同风险，影响合同顺利履行，损害公司利益。
√
√
1
3
一般风险
R07
如未能认真进行评审及审核，可能导致修订条款不完善，损害公司利益。
√
√
2
3
重要风险
R08
如未能认真进行履行分析，可能导致履行中的问题不能被及时发现并解决，延误问题的处理，可能导致影响扩大，损失增加。
√
2
2
一般风险
6.控制文档
步骤编号*
流程步骤*
流程步骤类型*
流程步骤描述
控制类型*
（事前/事中/事后）
控制方式*
控制频率*
（随时/日/月/季/年）
实施证据*
责任部门*
责任岗位*
控制措施编号*
控制措施*
S01
标前评审
一般控制
C01
各子/分公司组织相关的部门进行标前评审，决定是否参加投标，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
事前
人工
随时
标前评审
各子/分公司
S02
标书评审
一般控制
C02
各子/分公司组织相关的部门进行标书评审，对标书及投标文件做出明确分析判断，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送经营开发部、法务合约部、经济管理部等部门。
事前
人工
随时
标书评审
各子/分公司
S04
签订评审
一般控制
C03
1、各子/分公司组织相关的部门进行合同评审，经过子/分公司负责人签字同意，将评审意见报送法务合约部、经济管理部等部门。
2、如该工程为招投标方式承揽的工程，应将标前评审、标书评审报送经营开发部、经济管理部、法务合约部。
事前
人工
随时
签订评审
各子/分公司
S05
审核合同，提出修改建议或实施风险规避建议
一般控制
C04
1、各子/分公司提前三日将拟签订的合同报送法务合约部，法务合约部对合同的合法性、规范性、严谨性进行审核；2、需经相关业务主管部门审核的合同，报请相关部门审核；3、审核部门指出合同存在的问题，将相关问题及时反馈给各子/分公司，要求其对合同存在的问题进行修改完善。
事前
人工
随时
审核意见
法务合约部
S06
汇总审核意见，对合同进行修改完善
一般控制
C05
1、汇总和整理相关职能部门的评审意见，对合同中存在的问题进行修改完善；2、需要与对方进行协商谈判的，重新与对方进行协商，对合同进行修改和完善；3、如果无法进行修改的，应就该情况提交由公司主管领导签字并加盖公司印章的《情况说明》。
事前
人工
随时
反馈意见及情况说明
各子/分公司
S07
用章审批
一般控制
C06
1、法务合约部负责人根据合同修改情况、合同用章申请、情况说明、成本分析等资料进行审批；2、如集团公司文件要求其他部门审批的，在报请法务合约部审批前应先报请相关部门负责人批准。
事前
人工
随时
合同用章申请、签订评审记录、情况说明、成本分析材料
法务合约部及相关部门
S08
主管领导审批
一般控制
C07
法务合约部将经相关部门批准用章的合同、用章申请单、相关材料报送集团主管领导审批。
事前
人工
随时
合同用章申请、签订评审记录、情况说明、成本分析材料
主管领导
S10
履行分析
一般控制
C08
各子/分公司对正在执行的合同进行履行分析，分析各方的履约情况，及时发现问题解决问题。
事中
人工
随时
履行分析记录
各子/分公司
S11
修订评审
一般控制
C09
合同签订后进行重大修改另行签订补充协议时，参照签订评审对补充协议进行评审。
事中
人工
随时
修订评审记录
各子/分公司
S12
履约评审
一般控制
C10
各子/分公司对已经竣工验收合格工程，正式移交前进行竣工履约分析，对各方的履约情况进行分析总结，防范可能发生的风险，维护自身权益。
事中
人工
随时
竣工履约分析记录
各子/分公司
7.相关执行文件及附录
7.1相关执行文件
7.1.1《合同评审工作指引》的通知（中铁建工法〔2009〕132号，关于印发）
7.2附录
7.2.1《标前评审》
7.2.2《标书评审》
7.2.3《合同草稿》
7.2.4《签订评审》
7.2.5《合同审核意见书》
7.2.6《用章审批表》
7.2.7《正式合同》
7.2.8《履行分析》
7.2.9《修订评审》
7.2.10《履约评审》
8.修订情况
版次
修订人
文件修订原因
发布日期
修订页
ITM综合管理
ITM01行政事务管理
ITM01.01交班会议流程
1.控制目标
规范中铁建工集团有限公司机关交班会议程序，充分发挥会议传达、部署、通报、协调、沟通等功能，确保会议结果被及时传达和执行。
2.适用范围
本流程自“下发会议通知”开始，到“归结存档”终止，规范了交班会议的全过程。
适用于中铁建工集团有限公司机关办公室执行的交班会议管理工作。
3.流程图及流程说明
3.1流程图
3.2流程说明
编号
【流程步骤】
【角色】
【流程步骤描述】
【时限】
01
会议通知
办公室秘书
1.交班会议分大交班会议和小交班会议。
无特殊情况，每月第一个星期一为大交班会议，其余每周一为小交班会议。
会议时间为当日上午8:
30。
会议地点：
小交办会议在机关二楼中会议室，大交班会议在机关二楼大会议室。
时间、地点若有变化由办公室（党办）另行通知。
2.交班会议通知由办公室秘书在即时通讯办公平台，以广播消息的形式下发。
如参加人员范围扩大，则通过电话或传真等形式予以通知，确保通知及时准确覆盖参会范围人员。
02
会议考勤
办公室秘书
C01
1.小交班会议参加人员为：
公司党政领导副职、董事会秘书、三总师副职、安全生产总监、纪委副书记、工会副主席、团委书记、总部各部门负责人和纪委办、工会办、信访办主任负责人。
需要在交班会上通报情况的有关单位也可派员参加。
如有重大或紧急事项，股份公司党政正职也可参加会议。
大交班会议参加人员除小交班会议人员范围外，集团公司总经理、党委书记参加。
2.大交班会议、小交班会议均由经理层副职轮流主持。
3.考勤由办公室秘书负责。
03
会议召开，汇报工作
相关职能部门负责人
1.会议主持人宣布会议开始。
2.相关职能部门负责人传
升级会员 