乱了头绪的经理人自学手册.docx

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乱了头绪的经理人自学手册

乱了头绪的经理人

时间管理与授权

自学手册

前言SSW-2

本手册包括哪些内容SSW-3

如何使用本手册SSW-4

第1单元学员在时间管理方面存在的问题SSW-5

第2单元忽视合理安排时间的后果SSW-8

参考答案SSW-16

要点总结SSW-20

前言

要想在工作中表现出色，同时又保持健康的体魄，关键就在于如何把握好两个方面：

有效合理地安排工作，以正确的方式做好工作。

《乱了头绪的经理人》这一培训课程将向大家具体介绍这两方面工作技巧的内容。

目标

本自学手册将帮助您掌握适当的时间和进度，系统地学习《乱了头绪的经理人》培训课程的全部内容。

参加了《乱了头绪的经理人》课程的学习，您将能够：

∙认识到时间管理的重要性。

∙做事更具条理性，表现在以下几方面：

-能够区分主动性和应对性任务；

-按照工作的轻重缓急，确定处理的先后次序；

-制定工作计划。

∙通过有效地授权管理员工。

∙制定行动计划，提高组织管理能力。

本手册包括哪些内容

录像部分

录像围绕着两部分内容（“毁灭”和“重生”，讲述了一家配餐公司的大区经理理查德∙刘易斯的遭遇。

他很想把工作做好，却总是显得疲倦不堪、工作过度、压力重重，而最要命的是他毫无条理性。

在录像的第一部分中，理查德被工作搞得焦头烂额，最后突发心脏病死去。

圣彼得在天国之门遇到了他，由于理查德不承认自己曾造成了混乱，圣彼得就明确指出他曾经犯下的种种错误，最后他认识到了这些错误及其后果：

不分轻重缓急、工作半途而废、越俎代庖、浪费手下员工的时间以及管理方面存在的其他严重问题。

圣彼得对他深表同情，就把他遣送回人间，让他改过自新。

在录像的第二部分中，不幸的是，理查德却不知道从何做起，圣彼得就教他如何自我管理：

把要做的工作都列出来，再分成主动性和应对性的两类，然后确定轻重缓急程度，用简单而有效的方法进行计划安排。

然后，圣彼得又指出理查德在授权时的糟糕表现。

首先帮助他克服了害怕授权的恐惧心理，接着又向他讲述了授权要采取的基本措施：

如何选拔人才、客观认识每个人的能力、了解他们需要多长时间才能胜任工作、他们需要什么样的培训、如何监督他们的工作进展以及怎样支持他们的工作，又使其不受干预。

参考答案

每个练习都配有一套参考答案，对此有两点需要说明：

∙这些答案不一定是唯一答案，仅仅是一些建议，有助于启发学员们思考练习中遇到的问题。

∙不要作弊！

独立思考并做完练习题以后再去参考答案，这样对您更有帮助。

要点总结

本手册中对录像内容中学习要点作了简短概括，可供参考。

制定行动计划

为了提高组织管理能力，要求学员在课程最后制定出自己的行动计划，并把它们记录下来。

如何使用本手册

您可以根据具体需要和自身情况，使用该手册:

分阶段学习

整个课程分为五个单元:

1.学员在时间管理方面存在的问题

2.忽视合理安排时间的后果

3.如何自我管理

4.如何管理他人

5.行动计划

您应当按照上述顺序完成整个课程内容，但是您不必一次就完成全部阶段的学习内容。

调整本课程的学习时间

如果您希望减少本课程的学习时间，只要跳过练习部分就可以了。

在练习部分中，你被要求把问题的答案记录下来。

全部课程（包括练习）的学习时间不要超过4个小时。

在本次课程的学习过程中您需要哪些设备和材料

您将需要

∙一台录像机和电视机。

第1单元：

学员在时间管理方面存在的问题

您的目标

在开始自学课程之前，请考虑一下通过自学您希望达到哪些具体目标，并把它们写下来。

我的目标：

学员在时间管理方面存在的问题

请回答以下问题：

1.您会有意识地制定工作计划吗:

是

否

∙每天?

∙每周?

∙每月?

2.您认为什么工作是最难以计划和安排的？

为什么？

3.在您的工作中哪两个方面是最浪费您的时间？

（如：

打电话，临时会议，他人的打扰）

以下是时间管理方面存在的典型问题，您在多大程度上符合这些特征？

经常

有时

很少

从不

工作任务清单越来越长

办公桌凌乱不堪

经常不按期完成工作

对会议/会面的准备做得不好

经常遗忘自己的工作

时间总是花在例行工作上，没有时间处理重要工作

制定短期工作花费太多时间

制定长期计划花费时间太少

工作卖力，进展甚少

不知道时间都花在什么地方

工作时间太长

把很多工作带回家里做

第2单元：

忽视合理安排时间的后果

录像节选

∙播放录像第一部分“毁灭”的前面一段，该段录像介绍了一家配餐公司的大区经理理查德•刘易斯缺乏时间管理的能力。

∙尽量找出理查德所犯的错误。

∙录像播放到理查德到达天国之门为止。

理查德所犯的错误：

填完以后，参阅《自学手册》SSW-16页的参考答案。

录像节选

∙播放录像第一部分“毁灭”的剩余片段，观看录像的同时，记下理查德在时间管理方面的其它错误。

其它的错误：

填完以后，参阅《自学手册》SSW-16页的参考答案。

如果您也有这方面的毛病，千万不要太在意。

简单的解决办法就是改正自己的错误行为。

完全没有必要去改变自己的个性。

就象圣彼得说得那样：

“我不要你成为另外一个人，我要你成为一个有条理的人！

”

第3单元：

如何自我管理

录像片段

∙播放录像第二部分“重生”的上半部分。

∙在这部分情节中，圣彼得的任务就是帮助理查德。

使他更具条理性：

首先学会自我管理，再学习如何管理手下员工。

∙本手册将分别讲述这两个问题。

∙在观看录像的同时，请记下要点。

∙录像播放到出现“分配时间”几个字幕为止。

录像“重生”上半部分的要点：

填完以后，参阅自学手册SSW-17页的参考答案。

您的行动方案

请在以下的表格内:

∙制定出您要急需处理的工作任务。

∙把各项任务分成主动性和应对性两种类型。

∙按照1到3的分数等级，确定每项任务的轻重缓急程度（1表示最大，3表示最小）

行动方案

工作任务

主动性

应对性

重要程度

（1到3）

紧急程度

（1到3）

对付别人的打扰

当基思在对理查德漫无边际地大侃羽毛球比赛经过的时候，圣彼得要理查德立刻制止他这种浪费他人工作时间的行为。

将录像情节结合自己的经历，您将会采用什么办法来对付他人的打扰？

（而不会影响到两人之间的关系）

对付影响工作的打扰者：

参阅《自学手册》SSW-18页的参考答案。

第4单元:

如何管理他人

录像节选

录像第二部分“重生”的下半部分讲述了如何管理员工，请在观看录像的同时记下要点。

下半部分中的要点

参阅《自学手册》SSW-19页的参考答案。

您的授权计划

今后六个月之内，您有哪些工作任务需要授权给团队成员？

准备授权的工作任务：

第5单元:

行动计划

∙回顾在课程开始时写下的学习目标。

∙针对如何提高您的时间管理和自我管理能力，制定出你自己的行动计划。

行动计划：

参考答案

第2单元：

忽视合理安排时间的后果

理查德的错误之处：

∙对基思的打断不加制止。

∙想同时打多个电话。

∙在电话里详尽地指示伯纳德该怎么做，而这本应该由伯纳德来决定的。

∙没有集中精力先完成重要的工作，如给多米尼克发电子邮件。

∙忘记曾让埃里卡来找他，随后又不搭理她了。

∙事先没有计划，结果他不得不到停车场去找总经理。

∙没有履行诺言，他的总经理在赶往芝加哥的路上对他说：

“我叫你给我打个报告，你一直没消息，我还以为你解决了。

”

∙自己管理能力欠缺，却责备他的助理简（“简，难道样样都要我管”）。

∙错过了他儿子的生日聚会，忘记了曾和妻子约好去走访一个朋友。

其它几点：

∙他的助理简说到：

“他在办公室里把我整天弄得团团转，我不知道怎么办。

”

∙他的客户一位财务总监说到：

“…你考虑清楚吧，理查德。

”

∙圣彼得说到：

“你这是被动的管理！

”，“你这不是在行使分派权力，是在放弃权力”，看到理查德不明白自己哪里做错了，圣彼得说到：

“轻易的让任何人打断你的工作，把精力放在不相干的工作上，我是说你经常插手本不需要你过问的事，工作上从不设立优先级...浪费别人或你自己的时间...你整天忙乱浪费精力，根本没时间去关心下属。

”

第3单元:

如何自我管理

要点

∙明确目标：

强调明确目标的重要性。

录像中大多数要点是关于如何正确地处理好自己的工作事务，提高工作效率。

但是我们很容易犯的错误是偏离自己的工作目标。

让大家多想一想：

公司招聘我们是做什么的？

重视目标，工作安排才更合理有效。

制定工作计划：

圣彼得说：

“你为什么从来不计划？

”理查德回答到：

“我倒想，只是没有时间。

”正因为这样，他每天都是盲目地工作，像驴拉磨一样，被动地应付出现的各种事情。

制定工作方案：

分析主动性任务和应对性任务的区别时，圣彼得是这样解释的：

-“主动、积极性的工作是指那些能帮助你实现目标的工作。

”

-“而那些应对性工作，是指，那些日常工作中不停出现的，你不得不去处理的那些工作。

”

确定先后次序。

突出说明重要性工作和紧急性工作的区别。

-越是重要的工作，越要腾出更多时间来处理。

-越是紧急的工作，越要尽快去完成。

正如圣彼得说的那样，“主动性工作几乎往往都是重要的。

”

合理分配时间。

在录像中简是这样认为的：

-每天的首要任务就是处理电子邮件，这是应对性的活儿，但是它往往是紧急的。

-事先周密安排好时间，对于确实重要的工作，有时甚至要抽出一整天时间，比如要和区域经理在一起。

-安排时间接见来访客人。

-对于重要的长期计划工作，要多安排些时间。

-有效利用一些辅助方法，比如专用图表等。

-每天工作结束前要抽出十五分钟时间，考虑一下第二天的工作计划。

（有人喜欢在每天开始工作前这样做）

就像简说的那样：

“幸福的出现需要计划。

”

如何对付影响工作的打扰者：

∙先打断他的话，理查德不能由着他没完没了地说下去。

∙站起来，这个动作表示谈话就要结束了。

∙把握好时间，理查德是这样说的：

“你不是说只说几句话吗？

”

∙把握好谈话内容，理查德是这样说的：

“要想长谈我们另约时间吧”。

通常还可以这么说：

“你有什么事情需要我帮助？

”，这样可以使其他人直截了当。

∙态度要友善。

要做到“对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气”。

第4单元:

如何管理他人

要点：

∙定义：

授权就意味着把自己的一部分工作分给他人去做。

∙障碍：

管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：

-要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做。

正如圣彼得说的那样：

“对此有个说法，叫做长大”。

-克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控。

对此，圣彼得是这样说的：

“你可以把任务和权利委任下去，但责任还是你的”。

但是经过一定的培训和正确的计划，完全可以把风险控制在最低程度。

∙步骤。

要做到有效授权，要清楚以下这些问题：

-哪项任务？

-由谁负责？

-如果让他来做，能胜任吗？

-如果要对他培训，需要多长时间培训，他才能胜任工作？

-制定出培训计划，让被培训人员认识到：

自己需要多长时间培训，才能够完全胜任这项工作。

∙支持和监督.在给伯纳德授权时，理查德差点酿成大错。

一旦把工作分派出去，必须要：

-提供必要的支持，这并不是说要去干预别人的工作。

对此圣彼得是这样说的：

“所以授权也是这样，你是放手了，但是眼睛还看着。

”

-在关键处把关，监督他们的工作进展。

如果把握好时机和方法，就不会显得对别人指手划脚。

要点总结

录像中的学习要点包括：

自我管理

∙把工作分成两类

-主动性任务

-应对性任务

∙按照工作的轻重缓急，确定处理的先后次序：

-重要性（处理重要的工作需要足够的时间）

-紧迫性（紧迫的工作需要立即着手处理）

∙合理安排时间

-安排时间完成主动性任务

-腾出时间处理应对性任务

管理他人

∙克服授权时的心理障碍

-要舍得放弃自己喜欢的工作

-克服恐惧感，不要担心控制不住局面

∙如何授权，要自我提问：

-哪项任务？

-由谁负责？

-他们能胜任吗？

-他们需要多长时间才能胜任这项工作？

-如何监督他们的工作进展，并提供必要的支援？